Доверенность. Оформляем передачу полномочий (И. Зернова, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.)

Доверенность. Оформляем передачу полномочий

Передача отдельных полномочий руководителя учреждения определенным лицам оформляется доверенностью. Например, посредством выдачи доверенности передаются полномочия на представление сотрудником интересов учреждения в определенных организациях, подписание документов, получение товарно-материальных ценностей. Порядок ее выдачи должен быть урегулирован в учреждении графиком документооборота. В этой статье рассмотрим последовательность действий в случае выдачи доверенности и приведем образцы ее оформления.

Исходя из положений ст. 53 ГК РФ и 273 ТК РФ в качестве законного представителя юридического лица выступает его исполнительный орган (коллегиальный или единоличный). Выполнение функций единоличного исполнительного органа возложено на руководителя учреждения. Он осуществляет непосредственное руководство этим учреждением. Его полномочия подтверждаются документами, удостоверяющими его должностное положение, а также учредительными и иными документами. Следовательно, руководитель учреждения вправе осуществлять действия от имени учреждения без доверенности.

Кроме того, он вправе выдавать доверенности для совершения иных юридически значимых действий. Это право предусмотрено пп. "б" п. 8 типовой формы договора*(1), заключаемого с руководителем государственного (муниципального) учреждения. Таким образом, руководитель учреждения вправе передавать выполнение отдельных своих полномочий другим лицам путем оформления доверенностей.

Оформленная соответствующим образом и выданная сотруднику доверенность подтверждает его право представлять интересы руководителя учреждения на законных основаниях и осуществлять от его имени определенные юридические действия.

Однако ст. 182 ГК РФ установлены некоторые ограничения при совершении отдельных действий:

- лицо, которому выдана доверенность, не может совершать сделки от имени учреждения в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является (п. 3);

- не допускается выдача доверенности на совершение сделки, которая по своему характеру может быть совершена только лично (п. 4).

Примечание. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Последовательность действий в случае выдачи доверенности

Рассмотрим последовательность действий в случае выдачи доверенности.

Утверждаем график документооборота. Как было указано выше, выдача доверенности должна производиться в соответствии с утвержденным графиком документооборота. То есть этим документом должны быть установлены ответственные лица за оформление доверенности, срок исполнения, по контролю за совершением лицом, которому выдана доверенность, определенных действий, соблюдению срока хранения корешков доверенностей и другой информации по усмотрению ответственного за составление графика документооборота лица.

Утверждаем перечень лиц, имеющих право на получение доверенности. Конкретный перечень сотрудников, которым передаются полномочия руководителя учреждения по выполнению отдельных функций, непосредственно связанных с их должностными обязанностями, должен быть утвержден приказом руководителя учреждения. Приведем образец такого приказа.

Приказ
об утверждении списка лиц, имеющих право получения доверенностей от учреждения

14 января 2014 г.

г. Калуга

Приказываю:

1. Вменить в обязанность нижеуказанным работникам с их согласия:

а) получение товарно-материальных ценностей в сторонних организациях:

- начальнику снабжения;

- экспедитору;

б) представлять интересы учреждения в налоговых органах и во внебюджетных фондах:

- главному бухгалтеру;

- зам. главного бухгалтера.

2. Утвердить список сотрудников учреждения, имеющих право получения доверенностей от учреждения:

а) на получение товарно-материальных ценностей в сторонних организациях:

- начальнику снабжения;

- экспедитору;

б) на представление интересов учреждения в налоговых органах и во внебюджетных фондах:

- главному бухгалтеру;

- зам. главного бухгалтера.

3. Обязать лицо, которому выдана доверенность на получение товарно-материальных ценностей, не позднее следующего дня после их получения, независимо от того, получены они по доверенности полностью или частями, представлять в бухгалтерию документы о выполнении поручений и сдаче на склад полученных товарно-материальных ценностей. Доверенности, по которым товарно-материальные ценности не получены, должны быть возвращены в бухгалтерию на следующий день после истечения срока действия доверенности.

4. Не производить выдачу новых доверенностей лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия.

5. Главному бухгалтеру оформить договоры о полной индивидуальной материальной ответственности с лицами, перечисленными в пп. "а" п. 2 настоящего приказа.

6. Довести приказ до сведения работников, под расписку.

Руководитель учреждения

подпись

В том случае, когда нужно выдать доверенность лицу, не указанному в приказе, следует представить заявление на имя руководителя учреждения с обоснованием возникшей необходимости.

Обращаем ваше внимание, что в Гражданском кодексе отсутствуют положения, запрещающие выдавать доверенности лицам, не являющимся штатными сотрудниками учреждения. Из этого следует, что доверенности могут выдаваться и иным лицам, а не только сотрудникам учреждения.

Выдаем доверенность. Доверенность от имени учреждения выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Обратите внимание! Печать на доверенности ставить не обязательно. Однако в отдельных случаях в законодательстве прописано дополнительное требование наличия печати, в частности на доверенностях для участия в гражданском и арбитражном процессах, а также в исполнительном производстве (п. 3 ст. 53 ГПК РФ, п. 5 ст. 61 АПК РФ, п. 2 ст. 54 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ).

Выдача доверенности на получение товарно-материальных ценностей производится утвержденным приказом руководителя учреждения лицам на основании предъявленных ими накладных поставщиков, счетов и т.д.

Выдача доверенности на представление интересов учреждения в налоговых органах и во внебюджетных фондах осуществляется согласно утвержденному руководителем приказу.

Выписывать доверенность можно на любой срок. Если же он не будет указан, то доверенность будет действовать в течение года с момента ее выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Какие формы нужно использовать при составлении доверенностей?

Положения Закона о бухгалтерском учете*(2) и Приказ N 173н*(3) не обязывают учреждения использовать в работе унифицированные формы.

В Законе о бухгалтерском учете определены только требования к первичным учетным документам и указано на наличие в них обязательных реквизитов.

С участием доверенности не оформляются факты хозяйственной деятельности учреждения, то есть на ее основании не заносятся записи в регистры бухгалтерского учета, поэтому ее нельзя рассматривать как первичный учетный документ и применять к ней требования Закона о бухгалтерском учете не обязательно.

Отсюда следует, что форму доверенности учреждение вправе разработать самостоятельно, утвердив ее в учетной политике, или оно может воспользоваться унифицированными формами доверенностей (при их наличии).

Однако обязательным требованием Гражданского кодекса является то, что доверенность должна быть оформлена в письменной форме (п. 1 ст. 185) и содержать необходимые сведения:

а) номер доверенности;

б) дату выдачи (п. 1 ст. 186);

в) срок действия доверенности (ст. 186);

г) сведения о праве передоверия полномочий в случае их наличия (об этом читайте ниже);

д) реквизиты учреждения, от имени которого (прямая доверенность) или за которое (в случае передоверия полномочий) уполномоченное лицо представляет интересы:

- полное наименование учреждения;

- ИНН/КПП учреждения;

- место нахождения учреждения;

- фамилию, имя, отчество руководителя учреждения;

е) реквизиты лица, выдавшего и подписавшего доверенность, если оно не является руководителем учреждения (в случае передоверия);

ж) реквизиты уполномоченного лица, которому передаются полномочия:

- фамилию, имя, отчество (полностью);

- паспортные данные (номер паспорта, дату выдачи, наименование органа, выдавшего документ) или данные другого документа, удостоверяющего личность физического лица;

з) реквизиты нотариуса (в случае нотариального заверения доверенности): фамилию, имя, отчество нотариуса;

и) сведения о полномочиях.

Передоверие полномочий

Согласно ст. 187 ГК РФ лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Кроме того, оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также если вынуждено к этому силою обстоятельств с целью охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие.

Лицо, передавшее полномочия другому лицу, должно известить об этом в разумный срок выдавшее доверенность лицо и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение данной обязанности возлагает на передавшее полномочия лицо ответственность за действия лица, которому оно передало полномочия, как за свои собственные.

Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена. Однако это правило не применяется к доверенностям, выдаваемым в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Лицо, передавшее полномочия другому лицу в порядке передоверия, не утрачивает соответствующие полномочия, если иное не указано в доверенности или не установлено законом.

Гражданский кодекс запрещает производить последующее передоверие, то есть передачу полномочий лицом, получившим эти полномочия в результате передоверия, другому лицу, если иное не предусмотрено в первоначальной доверенности или не определено законом.

Основания прекращения действия доверенности

Согласно ст. 188 ГК РФ действие доверенности может быть прекращено, в частности, вследствие:

- истечения срока доверенности;

- отмены доверенности лицом, выдавшим ее, или одним из лиц, выдавших доверенность совместно;

- отказа лица, которому выдана доверенность, от полномочий;

- прекращения юридического лица, от имени которого или которому выдана доверенность, в том числе в результате его реорганизации в форме разделения, слияния или присоединения к другому юридическому лицу;

- смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;

- смерти гражданина, которому выдана доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим.

Одновременно с прекращением доверенности теряет силу передоверие.

Образцы оформления передачи полномочий

Образец оформления доверенности на передачу полномочий по представлению сотрудником интересов учреждения. Такая доверенность оформляется в простой письменной форме.

Доверенность N 18

г. Нижний Новгород, двадцатое февраля две тысячи четырнадцатого года

Казенное учреждение "N" (местонахождение: г. Нижний Новгород, ул. Переходникова, дом 29, ИНН/КПП - 5200000001/520001001) в лице руководителя учреждения Прозорова Василия Ивановича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью уполномочивает:

Карпову Ирину Михайловну (главного бухгалтера учреждения, дата рождения - 02.05.1980, паспорт - номер 22 04, серия 567854, выдан ОВД Автозаводского района г. Нижнего Новгорода 5 марта 2001 года, место регистрации: г. Нижний Новгород, проспект Мира, дом 10, кв. 27) осуществлять от имени учреждения следующие полномочия: представлять интересы учреждения в отношениях с территориальными органами ФНС в РФ, государственными внебюджетными фондами; подписывать бухгалтерские и финансовые документы, бухгалтерскую, статистическую, налоговую отчетность, отчетность в государственные внебюджетные фонды, которую учреждение обязано представлять в соответствии с действующим законодательством, и иные документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения; совершать все действия, связанные с представлением интересов учреждения в налоговых органах и государственных внебюджетных фондах, с правом подписи, получения, представления документов, а также иными правами, предусмотренными действующим законодательством о налогах, сборах и страховых взносах.

Доверенность выдана без права передоверия вышеуказанных полномочий другим лицам сроком на три года.

Директор школы	Прозоров	(Прозоров Василий Иванович)
	(Подпись)	(ФИО)

Образец заполнения доверенности для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица учреждения при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Как было указано выше, учреждение может использовать самостоятельно разработанную форму доверенности на получение ТМЦ. При этом можно взять за основу унифицированные формы и при необходимости доработать их в соответствии со спецификой своей деятельности.

Приведем образец заполнения типовой межотраслевой формы М-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а, на стр. 52.

Типовая межотраслевая форма N М-2

Утверждена постановление Госкомстата России

от 30.10.97 N 71а

                                                              /---------\

                                                              |  Коды   |

                                                              |---------|

                                                 Форма по ОКУД| 0315001 |

                                                              |---------|

Организация      Казенное учреждение "N"              по ОКПО |         |

            ------------------------------------              |         |

                                                              \---------/

                        Доверенность N     30

                                       ----------

Дата выдачи "05"    марта   2014 г.

             --  ----------   --

Доверенность действительна по "24"     марта     2014 г.

                               --  -------------   --

      Казенное учреждение "N", г. Н. Новгород, пр-т Гагарина, д. 15

-------------------------------------------------------------------------

                   (наименование потребителя и его адрес)

      Казенное учреждение "N", г. Н. Новгород, пр-т Гагарина, д. 15

-------------------------------------------------------------------------

                  (наименование плательщика и его адрес)

         хххххххххххххх

Счет N      хххххх          в             ххххххххххххххххх

       --------------------   -------------------------------------------

                                         наименование банка

Доверенность выдана экспедитору               Зеленцову П.Т.

                    -----------  ----------------------------------------

                    (должность)         (фамилия, имя, отчество)

Паспорт: серия     22 04     N                  254300

               -------------   ------------------------------------------

Кем выдан            УВД Нижегородского района г. Н. Новгород

          ---------------------------------------------------------------

Дата выдачи "08"   сентября    2001 г.

             --  -----------   ----

На получение от                    поставщика N 1

                ---------------------------------------------------------

                              (наименование поставщика)

материальных ценностей по            счету N 26 от 04.03.2014

                          -----------------------------------------------

                                           (наименование,

_________________________________________________________________________

                         номер и дата документа)

                              линия отреза

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Номер доверенности	Дата выдачи	Срок действия	Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность		Расписка в получении доверенности
1	2	3	4		5
30	05.03.2014	24.03.2014	Экспедитор Зеленцов П.Т.		Зеленцов
Поставщик		Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения		Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения
6		7		8
Поставщик N 1		Счет N 26 от 04.03.2014		Товарная накладная N 38 от 06.03.2014

Оборотная сторона формы N М-2

Перечень материальных ценностей, подлежащих получению

Номер по порядку	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)
1	2	3	4
1	Компьютер	Шт.	Два

Подпись лица, получившего доверенность              Зеленцов

                                       ----------------------------------

удостоверяем.

Руководитель            Сидоров                   Сидоров И.П.

                  ------------------  -----------------------------------

                       (подпись)             (расшифровка подписи)

М.П.

Главный бухгалтер      Петрова                    Петрова И.М.

                  ------------------  -----------------------------------

                      (подпись)              (расшифровка подписи)

Учет доверенностей

Поскольку Инструкция Минфина СССР от 14.01.1967 N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" утратила силу, утратили силу и ее положения об учете выданных доверенностей.

Однако для внутреннего контроля за подотчетными лицами вести учет выданных доверенностей целесообразно, особенно если в учреждении их выдается много.

В этих целях выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ________ листов". Количество листов указывается прописью.

В журнале учета доверенностей могут быть предусмотрены следующие графы:

- номер доверенности;

- дата выдачи;

- срок действия доверенности;

- должность и фамилия лица, которому выдается доверенность;

- наименование поставщика;

- номер и дата накладной (счета и другого документа);

- расписка лица, получившего доверенность;

- отметки о выполнении поручения по выданной доверенности.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия.

При возврате неиспользованной доверенности в корешке книжки доверенностей или журнале учета выданных доверенностей в графе "Отметки о выполнении поручения по выданной доверенности" производится соответствующая запись. На этих доверенностях делается надпись "Не использована". Такие доверенности хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года неиспользованные доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

* * *

В статье приведены положения Гражданского кодекса о выдаче доверенностей, а также основные моменты организации их выдачи и учета. Надеемся, что учреждения примут их во внимание при организации выдачи доверенностей.

И. Зернова,

эксперт журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Типовая форма трудового договора с руководителем государственного (муниципального) учреждения, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.04.2013 N 329.

*(2) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(3) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".