Опасные реквизиты отчета о проведении рекламной акции (А.А. Каспер, "Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2013 г.)

Опасные реквизиты отчета о проведении рекламной акции

Зачастую в целях увеличения продаж компании проводят рекламные акции. Практика показывает, что во избежание налоговых рисков организации целесообразно заручиться отчетом о проведении такого рода мероприятий, в котором, в частности, отразить материально ответственных лиц, а также цель и дату их проведения.

Практика показывает, что при проведении выездных проверок налоговики с пристрастием относятся к расходам, которые компания осуществляет при проведении различного рода рекламных акций. И зачастую отказывают в признании подобных затрат, а также в вычете соответствующих сумм НДС по причине их недостаточного документального подтверждения.

С целью снижения налоговых рисков организации целесообразно заручиться внутренним документом - отчетом о проведении рекламной акции. Независимо от того, проводила компания мероприятие самостоятельно или же с привлечением рекламного агентства, в отчете указываются все подробности рекламной акции с приложением необходимых подтверждающих документов.

Отметим, что законодательство не предусматривает форму отчета о проведении рекламной акции. Однако при его составлении важно обратить внимание на реквизиты, которые позволят снизить риски предъявления налоговых претензий (см. образец справа).

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель      ООО "Компания"

            -------------------------

           (наименование организации)

 Макаренко       Макаренко С.В.

----------- -----------------------

 (подпись)    (ФИО руководителя)

                               ОТЧЕТ 

                    о проведении рекламной акции 

г. Нижний Новгород                             12 августа 2013 года

/-\

|4|1. Название рекламной акции - "Пирожное в подарок".

\-/

/-\

|4|2. Цель рекламной акции - формирование  положительного   имиджа фирмы,

\-/повышение     ее престижа и репутации, знакомство потребителей с новой

продукцией, увеличение       объема продаж, рост прибыли, увеличение доли

занимаемого фирмой рынка.

/-\

|3|3. Дата проведения рекламной акции - с 12 по 30 августа 2013 года.

\-/

/-\

|3|4. Место проведения   рекламной   акции - сеть ресторанов и   кафе ООО

\-/"Сладкоежка".

/-\/-\

|1||5|5. Рекламораспространитель    (материально      ответственное лицо,

\-/\-/назначенное  приказом организатора рекламной акции) - С.В. Воронин.

Основание: приказ руководителя от 09.08.13 N 05/Пр.

/-\

|2|6. Потребители рекламной продукции - все желающие лица (неопределенный

\-/ круг лиц).

/-\

|5|7. Рекламораспространитель (п. 5 настоящего отчета) получил на  складе

\-/по товарной накладной от 12.08.13 N 15 следующую рекламную продукцию:

N п/п	/-\ Наименование рекламной |5| продукции \-/	Количество продукции	Цена за единицу продукции
1	Листовки с условиями и сроками проведения рекламной акции	10 000 шт.	0,2 руб.
ИТОГО		10 000 шт.	2000 руб.

     8. Остаток рекламной продукции на момент окончания рекламной  акции,

числящийся за рекламораспространителем, составляет 0 штук на сумму 0 руб.

00 коп.

РЕКЛАМОРАСПРОСТРАНИТЕЛЬ      Воронин        Воронин С.В.

                          -------------- ------------------

                            (подпись)          (ФИО)

ГЛ. БУХГАЛТЕР ООО "КОМПАНИЯ"       Морожко       Морожко Т.В.

(лицо, проверившее акт (отчет))  ----------- --------------------

                                  (подпись)         (ФИО)

1. В документе целесообразно сделать ссылку на приказ руководителя о проведении рекламной акции. По сути, приказ руководителя компании является основанием для всех последующих действий, связанных с организацией и проведением рекламной акции. Поскольку в нем отражаются, в частности, цель акции, рекламные материалы, используемые в акции, ответственное лицо за проведение мероприятия и за количество распространенного рекламного материала. Так, например, Девятый арбитражный апелляционный суд указал, что условием для включения затрат в налоговые расходы является возможность на основании имеющихся документов сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. Следовательно, подтверждением услуг на проведение рекламных акций может служить, в частности, приказ руководителя с указанием даты, места и времени ее проведения (постановление от 05.08.13 N 09АП-21205/2013).

Соответственно графа, содержащая ссылку на приказ руководителя о проведении рекламной акции, позволит соотнести данные такого документа с отчетом и установить факт проведения мероприятия, в рамках которого компания понесла расходы.

2. Указание в отчете на то, что мероприятие направлено на неопределенный круг лиц, подтвердит рекламный характер расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, а также позволит воспользоваться льготой по НДС (п. 4 ст. 264 и подп. 25 п. 3 ст. 149 НК РФ). На практике наиболее частая ошибка, которую допускают компании, - это нарушение принципа безадресности проводимых рекламных мероприятий. В частности, такое условие вытекает из сути такого мероприятия, как реклама. При этом под рекламой понимается информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке (ст. 3 Федерального закона от 13.03.06 N 38-ФЗ "О рекламе").

Таким образом, если распространение информации о товаре происходит среди неопределенного круга лиц, затраты на подобные акции налогоплательщик вправе учесть в налоговых расходах на основании пункта 4 статьи 264 НК РФ (письма Минфина России от 26.01.12 N 03-03-06/1/34 и от 29.08.08 N 03-03-06/1/485).

В отношении НДС столичные налоговики со ссылкой на письмо ФНС России от 25.04.07 N ШТ-6-03/348@ также напомнили, что под неопределенным кругом лиц понимаются лица, которые не могут быть заранее определены в качестве получателя рекламной информации и конкретной стороны правоотношения, возникающего по поводу реализации объекта рекламирования. Соответственно при соблюдении указанных требований налогоплательщик вправе воспользоваться льготой по НДС и не облагать этим налогом переданные в рекламных целях товары, расходы на приобретение единицы которых не превышают 100 руб. (письмо УФНС России по г. Москве от 09.02.10 N 16-15/13276).

3. Заполненная графа "дата проведения рекламной акции" подтвердит дату признания расходов в целях налогообложения прибыли, а графа "место проведения рекламной акции" - реальность ее проведения. Минфин России в письме от 31.10.11 N 03-03-06/1/703 отметил, что если акт о выполнении услуг на проведение рекламной акции стороны подписали после оказания таких услуг, но до заключения договора на проведение рекламной акции, то расходы на оплату услуг сторонней организации по проведению такой акции компания вправе учесть в расходах на дату подписания акта. При этом в договоре важно предусмотреть условие о том, что его действие распространяется на отношения сторон, возникшие с момента осуществления услуг. Если же стороны подписывают акт об оказании услуг после заключения договора на оказание услуг, расходы на проведение рекламной акции целесообразнее учесть в целях налогообложения прибыли на дату подписания договора.

Более того, при проверке налоговики не только проверяют экономическую обоснованность и документальное подтверждение расходов, но и тщательно сопоставляют все представленные налогоплательщиком документы.

Так, например, в одном из дел налоговики признали фиктивными документы, которые компания представила в обоснование расходов на проведение рекламных акций. Основанием послужило то обстоятельство, что к отчетам о проведении рекламных акций в разных городах были приложены одни и те же фотографии. При этом все фотоснимки были сделаны в летнее время, в то время как из документов следовало, что рекламная акция проводилась в январе-феврале 2011 года (постановление ФАС Уральского округа от 28.11.12 N А60-7356/2012).

В деле, которое рассмотрел ФАС Западно-Сибирского округа, налоговики ссылались на невозможность идентификации мест размещения рекламы, в том числе в почтовых службах в сети интернет, банерообменных сетях. Соответственно рекламные услуги, по мнению контролеров, не оказывались.

Однако суд с такими выводами не согласился и отметил, что организация располагала документами, подтверждающими произведенные услуги: помесячными сметами на выполнение работ, актами приема-сдачи выполненных работ, актами о выполненных работах, отчетами на выполнение работ, в которых указано наименование работ и их стоимость. Такие документы, по мнению суда, подтверждают реальность проведения рекламных мероприятий, соответственно спорные расходы компания отразила в налоговом учете правомерно (постановление от 24.08.09 N Ф04-4764/2009(12410-А27-49), Ф04-4764/2009(18723-А27-49)).

4. Указание в отчете на то, что к нему прикладываются материалы, подтверждающие факт проведения рекламной акции, докажет реальность осуществления затрат. Как правило, компании прикладывают к отчету о проведенном рекламном мероприятии фото- или видеоматериалы.

Однако здесь важно учитывать следующее. Так, Двадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 27.12.12 N А68-5527/12 указал, что фотоснимки проведения рекламной акции сами по себе не являются надлежащими доказательствами по делу и не подтверждают факт проведения рекламной акции. Главное, чтобы отображаемые на снимках ситуации соответствовали описанию рекламных акций в приказах об их проведении, а также, к примеру, свидетельским показаниям работников.

Отметим, что нередко налоговики отказывают в признании расходов по причине того, что организация не представила документы, которые бы подтвердили использование при проведении рекламных кампаний разработанных слоганов, сценариев для аудиороликов, а также размещение рекламы в интернете. Однако суды со ссылкой на письмо Минфина России от 30.04.04 N 04-02-05/1/33 указывают, что акта оказания услуг в данном случае достаточно (постановление ФАС Центрального округа от 06.09.10 N А62-249/2010).

При этом имеются решения, в которых суды приходят к выводу, что акты оказания услуг наравне со счетами-фактурами, а также договором на размещение рекламы не являются достаточными доказательствами, подтверждающими, что размещенная в СМИ информация является рекламной и посвящена деятельности организации.

Учитывая противоположные выводы судов, компании, например, безопаснее располагать текстами рекламных статей, размещенных по ее заказу в СМИ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.02.09 N А13-5043/2007).

5. Отсутствие граф "материально ответственное лицо" и "наименование рекламной продукции" может послужить основанием для признания рекламной акции фиктивной. По мнению контролеров, одним из документов, подтверждающих списание товаров, является отчет о проведении рекламной акции, который заверяется подписями материально ответственных лиц и утверждается руководителем организации.

Так, в одном из дел несоблюдение такого требования, а также отсутствие расшифровки раздаваемых рекламных пакетов (наименования фасовочного материала, способа их формирования) послужило основанием для доначисления налога на прибыль, НДС и пеней (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.12.12 N А68-5527/12).

А.А. Каспер,

аудитор московской аудиторской компании

"Российский налоговый курьер", N 18, сентябрь 2013 г.