Оформляем изменение личных данных сотрудника (Н. Колосова, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2013 г.)

Оформляем изменение личных данных сотрудника

В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. О последовательности действий кадровой службы работодателя при внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, расскажем в нашей статье.

Несмотря на то что законодательством предусмотрена обязанность работодателя вносить изменения только в трудовую книжку и личную карточку Т-2 работника, а также заменять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, на практике перечень документов, требующих внесения изменений, гораздо шире. Рассмотрим их.

Заявление работника о внесении изменений в учетные документы

Работнику, чьи персональные данные изменились, следует подать заявление о внесении коррективов в документы, их содержащие. Заявление составляется в произвольной форме с указанием причины произошедших изменений. Если речь идет о смене фамилии, заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока работник со старой фамилией (см. рис. 1). К заявлению работник прилагает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т.д.). В случае изменения фамилии в связи с заключением брака работнику недостаточно предоставить только свидетельство о браке, обязательным документом будет и паспорт на новую фамилию.

Рис. 1. Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы

Подготовлено с использованием системы "Гарант"

Генеральному директору

ООО "Актавия"

Смирнову Н.И.

от Цветковой В.С.

Заявление о внесении изменений в учетные документы

Прошу внести изменения в учетные документы в связи со вступлением в брак и изменением фамилии "Цветкова" на фамилию "Василькова".

Приложение:

1. Свидетельство о заключении брака серия 1-ПР N 555555, выданное Отделом ЗАГС Западного административного округа г. Краснодара 1 июля 2013 года.

2. Паспорт с новыми данными.

10.07.2013 г.

Цветкова

Цветкова В.С.

Приказ о внесении изменений в учетные документы

Трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию приказа об изменении персональных данных сотрудника, но, чтобы донести информацию до всех заинтересованных лиц (кадровой службы и бухгалтерии), данный приказ, с нашей точки зрения, необходим.

С 1 января 2013 года упразднена обязанность применять в учете только унифицированные формы первичных документов. Таким образом, с указанной даты каждая организация самостоятельно разрабатывает и утверждает формы первичных учетных документов, к таковым относится и приказ об изменении персональных данных. При утверждении формы приказа следует соблюдать требования законодательства о бухгалтерском учете*(1).

Дата составления приказа должна соответствовать дате подачи заявления работником с предоставлением копий документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации (расторжении) брака, об изменении фамилии, имени, отчества и т.д.). С приказом необходимо ознакомить работника под подпись (см. рис. 2).

Рис. 2. Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах

Подготовлено с использованием системы "Гарант"

Общество с ограниченной ответственностью "Актавия" (ООО "Актавия")

Приказ
о внесении изменений в учетные документы

10 июля 2013 г. N 5-к

г. Москва

В связи с изменением фамилии (Цветковой В.С.)

с	Цветкова	на	Василькова
	прежние данные работника		новые данные работника

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести необходимые изменения в документы, содержащие персональные данные Цветковой Валентины Степановны, табельный номер 1111, экономиста Финансового управления.

Основание:

Личное заявление работника.

Свидетельство о заключении брака серия 1-ПР N 555555, выданное Отделом ЗАГС Западного административного округа г. Краснодара 1 июля 2013 года.

Паспорт с новыми данными.

Генеральный директор	Смирнов	Н.И. Смирнов
С приказом ознакомлены: Работник	Цветкова	В.С. Цветкова
Сотрудник кадровой службы	Колязина	Р.И. Колязина
Бухгалтер	Рабинович	Н.И. Рабинович

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Внесение изменений в трудовой договор работника

Вопрос о внесении изменений в трудовой договор при изменении персональных данных работника прямо законодательством не урегулирован. Некоторые работодатели предпочитают вносить изменения путем оформления дополнительного соглашения к трудовому договору сотрудника, но в соответствии со статьей 72 Трудового кодекса соглашение оформляется в случае изменения определенных сторонами условий трудового договора. При изменении сведений о работнике условия трудового договора остаются неизменными. Таким образом, изменения персональных сведений (поправки) рекомендуем вносить непосредственно в текст трудового договора (как на экземпляре работника, так и на экземпляре работодателя), заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.

Изменение данных в трудовой книжке работника

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производится на основании паспорта, свидетельства о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

При изменении работником фамилии, имени, отчества нельзя забывать и о внесении изменений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Законодательством не установлен порядок внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек. По нашему мнению, в этой ситуации имеет смысл применять правила исправления фамилии, имени, отчества в трудовой книжке работника.

Заметки на полях. При изменении персональных данных сотрудника не нужно заключать дополнительное соглашение. Все изменения вносятся в сам трудовой договор. При этом изменившиеся данные зачеркивают одной чертой, а новые - дописываются. Подобные поправки вносятся в экземпляр работодателя и в экземпляр сотрудника.

Изменение данных в личной карточке работника

В личную карточку работника вносятся соответствующие изменения в сведения о работнике, а также указываются реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений. Изменившиеся данные следует зачеркнуть одной чертой и сверху указать новые, сделать ссылку на подтверждающие документы в разделе "Х. Дополнительные сведения", заверить изменения печатью, подписью работодателя или специально уполномоченного им лица. Копии подтверждающих документов желательно хранить в личном деле работника (если получено письменное согласие работника о передаче копий этих документов).

Замена свидетельства обязательного пенсионного страхования

Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде РФ в течение всей жизни застрахованного лица и не изменяется, при изменении персональных данных застрахованного лица новые данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.

Для передачи измененных персональных данных работника в Пенсионный фонд РФ работодателю необходимо оформить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1.

Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости из ПФР.

Далее, в течение месяца после получения свидетельства страхователь должен возвратить сопроводительную ведомость в территориальный орган ПФР.

Действия работника без участия работодателя

В данном случае речь идет о замене свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, полиса обязательного медицинского страхования и банковского лицевого счета работника.

ИНН

При изменении данных физического лица сам номер ИНН не изменяется, но замене подлежит свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ, поскольку произошло изменение приведенных в нем сведений. При изменении фамилии замена свидетельства о постановке на учет осуществляется налоговым органом по месту жительства. Если изменяется место жительства, замена свидетельства производится налоговым органом по новому месту жительства.

Полис обязательного медицинского страхования

С 1 мая 2011 года действует новый порядок выдачи полисов ОМС, в соответствии с которым оформление и переоформление обязательного медицинского страхования работников перестало быть обязанностью работодателей. Для замены полиса ОМС работник должен самостоятельно обратиться в страховую медицинскую организацию в течение одного месяца со дня изменения персональных данных.

Банковская карта

В случае перечисления заработной платы на банковскую карту внесение изменений в банковский лицевой счет осуществляется также по заявлению работника при личном обращении в банк.

Н. Колосова,

старший специалист отдела кадрового администрирования

аутсорсингового подразделения BDO

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ