Забалансовый учет (И. Зернова, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.)

Забалансовый учет

Инструкция N 157н*(1) предписывает вести учет отдельных материальных ценностей, иных активов, расчетов и обязательств за балансом на утвержденных ею забалансовых счетах. Что нужно учитывать за балансом и как вести учет на забалансовых счетах, расскажем в данной статье.

В каких целях ведется учет на забалансовых счетах? Учет на этих счетах осуществляется учреждением в целях обеспечения контроля за использованием и сохранностью (п. 332 Инструкции N 157н):

- ценностей, находящихся у него, но не закрепленных за ним на праве оперативного управления;

- материальных ценностей, учет которых предусмотрен вне балансовых счетов;

- расчетов;

- обязательств, ожидающих исполнения;

- дополнительных аналитических данных об иных объектах учета и проведенных с ними операциях, необходимых для раскрытия сведений о деятельности учреждения в формируемой им отчетности.

Как нужно вести учет на забалансовых счетах? Учет материальных ценностей, иных активов, расчетов и обязательств следует вести без применения двойной записи, как это требуется при учете на балансовых счетах. Иными словами, забалансовый счет либо дебетуется при постановке на учет материальных ценностей, иных активов, расчетов и обязательств, либо кредитуется при списании их с учета.

При организации учета на забалансовых счетах особое внимание нужно уделять своевременному оформлению документов на поступление и выбытие материальных ценностей, иных активов, расчетам и обязательствам.

На каких забалансовых счетах учитываются те или иные материальные ценности, иные активы, расчеты и обязательства? Инструкцией N 157н утверждены 26 забалансовых счетов, при этом учреждениям предоставлено право вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета.

Определенный вид материальных ценностей, иных активов, расчетов и обязательств подлежит учету на соответствующем забалансовом счете.

Имущество, полученное в пользование, учитывается на счете 01. На этом счете ведется учет объектов движимого и недвижимого имущества, полученных учреждением в безвозмездное пользование, земельных участков, закрепленных за учреждением на праве постоянного (бессрочного) пользования, объектов движимого и недвижимого имущества, полученных в возмездное пользование (кроме финансовой аренды, если объект имущества находится на балансе лизингополучателя), а также объектов недвижимого имущества в течение времени оформления государственной регистрации прав на него (до момента принятия к учету недвижимого имущества).

Основаниями для постановки вышеперечисленных объектов на забалансовый учет являются:

- акт приема-передачи (иной документ, подтверждающий получение имущества и (или) право его пользования) - в отношении объекта имущества, полученного учреждением от балансодержателя (собственника);

- документ (свидетельство), подтверждающий право пользования земельным участком - в отношении земельных участков, используемых учреждениями на праве постоянного (бессрочного) пользования (в том числе расположенных под объектами недвижимости).

К забалансовому учету объекты имущества, полученные учреждением от балансодержателя (собственника) имущества, принимаются по стоимости, указанной (определенной) передающей стороной (собственником), а земельные участки - по их кадастровой стоимости (стоимости, указанной в документе на право пользования земельным участком, расположенном за пределами территории РФ).

Выбытие объекта нефинансовых активов с забалансового учета по основанию возврата имущества балансодержателю (собственнику) отражается на основании акта приемки-передачи, подтверждающего принятие балансодержателем (собственником) объекта, по стоимости, по которой они ранее были приняты к забалансовому учету.

Для аналитического учета по счету 01 используется карточка количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). Он ведется в разрезе арендодателей и (или) собственников (балансодержателей) имущества по каждому объекту нефинансовых активов и под инвентарным (учетным) номером, присвоенным объекту балансодержателем (собственником), указанным в акте приема-передачи (ином документе).

Материальные ценности, принятые на хранение, подлежат учету на счете 02. Этот счет предназначен для учета материальных ценностей, принятых учреждением на хранение, в переработку, изъятых в возмещение причиненного ущерба. Например, на этом счете учитываются давальческие материалы.

Материальные ценности, полученные (принятые) учреждением, учитываются на забалансовом счете на основании полученной от заказчика накладной (акта о приеме-передаче) по стоимости, предусмотренной договором, или на основании акта о приемке материалов (ф. 0315004) (если накладной не было) в условной оценке "один объект - один рубль".

Основанием для списания материальных ценностей с забалансового учета являются соответствующие оправдательные документы (например, акт о списании материальных запасов (ф. 0504230)) по стоимости, по которой они были приняты к забалансовому учету.

Аналитический учет ведется учреждением в карточке учета материальных ценностей (ф. 0504041) в разрезе владельцев (заказчиков) по видам, сортам и местам хранения (нахождения).

Бланки строгой отчетности учитываются на счете 03. На указанном счете отражаются находящиеся на хранении и выдаваемые в рамках хозяйственной деятельности учреждения бланки строгой отчетности (бланки трудовых книжек, вкладыши к ним, аттестаты, свидетельства, сертификаты, квитанции и иные бланки строгой отчетности).

Учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения. В зависимости от выбранного способа, закрепленного в учетной политике учреждения, их учет может вестись в условной оценке "один бланк - один рубль" или по стоимости приобретения.

К этому счету можно открыть, например, следующие счета:

- 03-1 "Бланки строгой отчетности на складе";

- 03-2 "Бланки строгой отчетности в подотчете".

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Основанием для списания бланков строгой отчетности при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) является акт (акт приема-передачи, акт о списании). Списание с забалансового учета осуществляется по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету.

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков строгой отчетности в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц и мест хранения в книге по учету бланков строгой отчетности.

Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов подлежит учету на счете 04. На нем указанная задолженность учитывается в течение пяти лет в целях наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

В течение этого срока задолженность может быть списана в случае возобновления процедуры ее взыскания или поступления средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов. Списание производится на дату возобновления взыскания или на дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений.

Для аналитического учета по счету используется карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов, по дебиторам (должникам) с указанием их полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения задолженности (дебитора) в целях возможного ее взыскания.

Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению, учитываются на счете 05. Материальные ценности, оплаченные вышестоящей организацией - заказчиком и отгруженные учреждениям (грузополучателям) в рамках централизованной закупки, подлежат учету на этом счете.

Принятие вышестоящим учреждением - заказчиком к учету на забалансовый счет 05 материальных ценностей отражается на основании первичных документов, подтверждающих их отгрузку в пользу учреждения-грузополучателя в сумме выплат на их приобретение.

Списание стоимости указанных материальных ценностей с забалансового учета заказчика производится на основании извещений (ф. 0504805) учреждений-грузополучателей с отметками о принятии ими к учету полученных по централизованному снабжению материальных ценностей.

Аналитический учет по счету ведется в книге учета материальных ценностей, оплаченных в централизованном порядке, по каждому учреждению (грузополучателю), виду материальных ценностей.

Задолженность учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности подлежит учету на счете 06. На нем учитывается задолженность учащихся и студентов за не возвращенное ими имущество. При этом размер задолженности, подлежащей возмещению учащимися и студентами, определяется в сумме расходов учреждения, необходимой для приобретения аналогичного имущества.

Сумма указанной задолженности списывается с забалансового счета 06 при ее погашении учащимися, студентами.

Аналитический учет по счету ведется в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе видов поступлений по каждому учащемуся, студенту, виду материальных ценностей.

Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры нужно учитывать на счете 07. На нем учитываются материальные ценности:

а) учрежденные разными организациями и полученные от них для награждения команд-победителей, в том числе призы, знамена, кубки в условной оценке "один рубль - один предмет" в течение всего периода их нахождения в учреждении;

б) приобретенные учреждением для награждения (дарения), в том числе ценные подарки, сувениры по стоимости их приобретения.

Указанные ценности списываются с забалансового учета по мере их вручения (дарения).

Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества.

Путевки неоплаченные учитываются на счете 08. Данный счет предназначен для учета путевок, полученных безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций. Основанием для постановки их на учет являются первичные документы, подтверждающие их получение учреждением. Их учет ведется по номинальной стоимости, указанной в путевке, а в случае ее отсутствия - в условной оценке "одна путевка - один рубль". Путевки подлежат хранению в кассе учреждения наравне с денежными документами.

Списание с забалансового учета бесплатных путевок целесообразно производить не в момент их выдачи, а при предъявлении в бухгалтерию отрывного талона к путевке. В этом случае в рабочий план счетов вводятся два дополнительных аналитических счета:

- 08-1 "Путевки неоплаченные в кассе";

- 08-2 "Путевки неоплаченные, выданные".

Аналитический учет ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения по видам путевок, их количеству и номинальной стоимости (условной оценке).

Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных, следует учитывать на счете 09 в целях осуществления контроля за их использованием. Перечень материальных ценностей, учитываемых на этом счете, определяется учреждением самостоятельно и отражается в его учетной политике. В частности, на забалансовом счете 09 могут учитываться двигатели, аккумуляторы, шины, покрышки и другие запасные части, выданные для ремонта транспортных средств.

Материальные ценности принимаются к забалансовому учету в момент их выбытия с балансового учета для проведения ремонта транспортных средств и учитываются в течение периода их использования в составе транспортного средства. Их списание осуществляется на основании акта приема-сдачи выполненных работ, подтверждающего их замену на новые запасные части.

Аналитический учет по забалансовому счету 09 ведется в количественном выражении в карточке количественно-суммового учета (ф. 0504041) в разрезе лиц, получивших материальные ценности, с указанием их должности, фамилии, имени, отчества и транспортных средств по видам материальных ценностей. При этом в карточках количественно-суммового учета указываются заводские номера выданных запчастей (при их наличии), а также дата их выдачи для проведения ремонта.

Обеспечение исполнения обязательств означает имущество (за исключением денежных средств), полученное учреждением в качестве обеспечения обязательств (залог, поручительство, банковская гарантия, задаток, иные обеспечения). Для его учета применяется забалансовый счет 10.

Принятие имущества на забалансовый счет 10 производится в сумме обязательства, в обеспечение которого получено имущество, на основании договора о залоге, банковской гарантии, поручительства и иных документов.

При исполнении обязательства, в обеспечение которого было получено имущество, производится списание суммы обеспечения с забалансового счета 10.

Аналитический учет ведется в многографной карточке (ф. 0504054) в разрезе обязательств по видам имущества, его количеству, местам его хранения.

Спецоборудование для выполнения научно-исследовательских работ по договорам с заказчиками учитывается на счете 12. Причем на нем осуществляется контроль за спецоборудованием, приобретенным заказчиком для выполнения научно-исследовательских, опытно-конструкторских работ, полученным учреждением при исполнении им работ по соответствующей теме, а также спецоборудование учреждения, переданное в научное подразделение для выполнения научно-исследовательских, опытно-конструкторских работ по конкретной теме заказчика.

Принятие спецоборудования к забалансовому учету на основании оправдательных первичных документов производится:

- по стоимости, указанной заказчиком, - в случае его предоставления заказчиком;

- по фактической стоимости объекта - при передаче его в научное подразделение учреждения.

Выбытие спецоборудования с забалансового учета отражается по стоимости, ранее принятой к учету:

- по факту возврата в соответствии с условиями договора заказчику предоставленного им спецоборудования;

- при принятии спецоборудования в состав объектов нефинансовых активов учреждения для использования их в его деятельности с одновременным отражением объектов на соответствующих балансовых счетах учета нефинансовых активов.

Для аналитического учета по счету применяется карточка количественно-суммового учета материальных ценностей. Учет осуществляется в разрезе заказчиков (тем научно-исследовательских, опытно-конструкторских работ), материально ответственных лиц, мест хранения, по виду (наименованию) оборудования (с указанием производственных номеров, при их наличии) и их количеству.

Экспериментальные устройства (установки, образцы машин и приборов, стенды для испытания и т.д.) - при их изготовлении используются материальные ценности, которые подлежат учету на счете 13 до момента проведения демонтажа этих устройств.

Они принимаются к забалансовому учету по стоимости объектов, отнесенных на увеличение затрат по выполняемым научно-исследовательским (опытно-конструкторским) работам. Их списание производится после проведения демонтажных работ. Возможные к использованию материальные ценности, приборы отражаются на балансе по рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения по видам материальных ценностей (с указанием производственных номеров при их наличии), их количеству и стоимости.

Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия средств на счете государственного (муниципального) учреждения, нужно учитывать на счете 15. На нем осуществляется учет предъявленных платежных поручений, инкассовых поручений по платежам в бюджеты бюджетной системы РФ, по судебным исполнительным листам, оформленным в установленном порядке уполномоченными органами исполнительной власти и не оплаченным в срок из-за отсутствия средств на счете государственного (муниципального) учреждения.

Аналитический учет по счету ведется в карточке учета расчетных документов, ожидающих исполнения, в разрезе счетов учреждения по каждому документу.

Поступления денежных средств на счета учреждения отражаются на счете 17. На этом счете учитываются как поступления денежных средств на банковские счета, на лицевые счета автономного учреждения получателя государственных (муниципальных) субсидий, открытые ему органом Казначейства (финансовым органом), так и возврат указанных поступлений.

Операция по уточнению невыясненных поступлений отражается по счету через уточнение видов поступлений (доходов (источников финансирования дефицита бюджета)).

Показатели (остатки) счета по завершении текущего финансового года на следующий финансовый год не переносятся. Заключение показателей по счету отражается со знаком минус.

Аналитический учет по счету ведется в многографной карточке и (или) в карточке учета средств и расчетов в разрезе счетов (лицевых счетов) учреждения и по видам выплат средств бюджета или видам поступлений.

Выбытия денежных средств со счетов учреждения отражаются на счете 18. На нем осуществляется учет выплат денежных средств (восстановлений выплат) с банковских счетов с лицевых счетов учреждения, получателя государственных (муниципальных) субсидий, открытых ему органом Казначейства (финансовым органом).

По завершении текущего финансового года показатели (остатки) счета по соответствующим видам выплат на следующий финансовый год не переносятся. Заключение показателей по счету отражается со знаком минус.

Аналитический учет по счету ведется в многографной карточке и (или) в карточке учета средств и расчетов в разрезе счетов (лицевых счетов) учреждения и по видам выплат.

Списанная задолженность, не востребованная кредиторами, подлежит учету на счете 20. Задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета.

Ее списание осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

При регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, установленном законодательством РФ, задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств.

Аналитический учет по счету организуется в разрезе видов выплат (поступлений), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность учреждения по кредиторам, с указанием его полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения кредитора и задолженности в целях регистрации принятого денежного обязательства (требования кредитора) и его оплаты.

Основные средства стоимостью до 3 000 руб. включительно в эксплуатации (за исключением объектов библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества, находящихся в эксплуатации), подлежат учету на счете 21. Принятие их к учету осуществляется на основании первичного документа, подтверждающего ввод объекта в эксплуатацию, в условной оценке "один объект - один рубль" или по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта. Выбранный способ учета закрепляется в учетной политике учреждения.

Движение объектов основных средств стоимостью до 3 000 руб. на этом счете отражается на основании следующих документов:

- оправдательных первичных документов путем изменения материально ответственного лица и (или) места хранения - при внутреннем перемещении объектов основных средств в учреждении;

- акта приема-передачи путем изменения материально ответственного лица с одновременным отражением переданного объекта на соответствующем забалансовом счете "Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)" либо "Имущество, переданное в безвозмездное пользование" - при передаче введенных в эксплуатацию объектов основных средств в возмездное или безвозмездное пользование;

- акта (акта приема-передачи, акта о списании) по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету при выбытии объектов основных средств с забалансового учета, в том числе в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи и (или) принятием решения об их списании (уничтожении).

Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики.

Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению, нужно учитывать на счете 22. На этом счете учреждение (грузополучатель) ведет учет полученных от поставщика материальных ценностей до момента получения учреждением извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика на отправленные ценности в его адрес.

Обособленное подразделение (филиал) может пользоваться имуществом (до получения указанных документов) при наличии разрешения учреждения, его создавшего.

Аналитический учет по счету ведется в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики.

Периодические издания для пользования (газеты, журналы и т.п.), приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, подлежат учету на счете 23. На нем издания учитываются в условной оценке "один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль". Выбытие периодических изданий отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

Аналитический учет по данному счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Имущество, переданное в доверительное управление, учитывается на счете 24.

Объекты имущества принимаются к учету согласно акту приема-передачи имущества по стоимости, указанной в нем.

Выбытие объектов имущества с забалансового учета производится на основании акта по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.

Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе управляющих имуществом, мест их нахождения, по видам имущества в структуре групп, его количества и стоимости.

Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду), подлежит учету на счете 25 в целях обеспечения надлежащего контроля за его сохранностью, целевым использованием и движением.

Принятие к учету объектов имущества осуществляется на основании первичного учетного документа (акта приема-передачи) по стоимости, указанной в акте.

Выбытие объектов имущества с забалансового учета производится на основании акта по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.

Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе арендаторов (пользователей) имущества, мест его нахождения, по видам имущества в структуре групп, его количеству и стоимости.

Имущество, переданное в безвозмездное пользование, следует учитывать на счете 26. На нем осуществляется контроль за сохранностью, целевым использованием и движением имущества, переданного учреждением в безвозмездное пользование.

Принятие к учету объектов имущества осуществляется на основании первичного учетного документа (акта приема-передачи) по стоимости, указанной в нем (акте).

Выбытие объектов имущества с забалансового учета производится на основании акта по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.

Аналитический учет по счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе пользователей имущества, мест его нахождения, по видам имущества в структуре групп, его количеству и стоимости.

Подлежат ли инвентаризации материальные ценности, иные активы, расчеты и обязательства учреждения, учитываемые на забалансовых счетах? Согласно п. 1.3 Методических указаний по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, а также производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Следовательно, фактическое наличие имущества и обязательств, учитываемых за балансом, следует подтверждать результатами инвентаризации.

Используются ли показатели по учету материальных ценностей, иных активов, расчетов и обязательств, отраженных на забалансовых счетах, в бухгалтерской отчетности? На основании показателей по учету материальных ценностей, иных активов, расчетов и обязательств, отраженных по забалансовых счетах, формируется справка о наличии имущества и обязательств на забалансовых счетах к балансу (ф. 0503730), а также сведения о движении нефинансовых активов учреждения (ф. 0503768), входящие в состав пояснительной записки к балансу.

И. Зернова,

эксперт журнала "Автономные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 10, октябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.