Если работник сменил фамилию (О. Егоркина, "Арсенал предпринимателя", N 9, сентябрь 2013 г.)

Если работник сменил фамилию

Законодательство позволяет любому совершеннолетнему лицу изменить свои фамилию, имя, отчество (далее - Ф.И.О.). Поводов для этого много: вступление в брак, развод, неблагозвучная фамилия и т.д. При этом работодателю изменение данных работника приносит только лишние хлопоты. О том, какие действия следует предпринять, мы вам и расскажем.

Перемена имени

Лица, достигшие возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее фамилию, имя и отчество (п. 1 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", далее - Закон N 143-ФЗ). Перемена имени производится в ЗАГСе по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего переменить свои данные (п. 2 ст. 58 Закона N 143-ФЗ).

К сведению. Изменение гражданином в установленном порядке фамилии, имени, отчества влечет замену паспорта. Документы и личные фотографии для замены паспорта должны быть сданы гражданином не позднее 30 дней после наступления данных обстоятельств. На это указано в п. 12 и 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828.

Чаще всего смена Ф.И.О. происходит в связи со вступлением в брак, разводом и переменой неблагозвучной фамилии, так что работник приносит вам, кроме нового паспорта, один из следующих документов: свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство о перемене имени. С указанного документа следует снять копию.

К сведению. При смене фамилии, имени, отчества ИНН, присвоенный физическому лицу, не меняется (п. 16 Порядка и условия присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика, утвержденного приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@).

Пенсионное свидетельство

В случае изменения фамилии, имени, отчества работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства. Это следует из п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н "Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах" (далее - Инструкция N 987н).

Работодатель в двухнедельный срок со дня получения от работника заявления передает его в Пенсионный фонд вместе с описью документов (п. 27 Инструкции N 987н).

Заявление об обмене страхового свидетельства заполняют по форме АДВ-2 (см. Пример 1) и сопровождают описью документов по форме АДВ-6-1. Указанные формы утверждены постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению" (далее - Инструкция N 192п).

Пример 1. Образец заполнения заявления об обмене страхового свидетельства (Форма АДВ-2)

                                                                                /--------\

 Форма АДВ-2                                                       Код по ОКУД  |        |

                                                                                \--------/

 Заявление об обмене страхового свидетельства

 Заполняется застрахованным лицом печатными буквами:

Страховой номер .0.7.2.-.0.5.2.-.2.5.7. .5.2. ------- ------- ------- ----- Ф.И.О., указанные в страховом свидетельстве Фамилия .Р.О.М.А.М.А.Ш.К.И.Н.А. . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Имя .Е.Л.Е.Н.А. . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Отчество .А.Н.А.Т.О.Л.Ь.Е.В.Н.А. . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Новые анкетные данные (указать только изменившиеся данные) Фамилия .С.К.О.Р.О.Б.О.Г.А.Т.О.В.А. . . . . . . . . . --------------------------------------------- Имя . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Отчество . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------- Пол . . (м/ж) ---- Дата рождения ". . ." . . . . . . . . . . . . . года ------- ---------------- --------- Место рождения: город (село, дер.,...) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- район . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- область (край, респ.,...) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- страна . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- Гражданство . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------- Адрес постоянного места жительства Адрес индекс. . . . . . .адрес. . . . . . . . . . . . . . регистрации --------------------------------------------------- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- Адрес места индекс. . . . . . .адрес. . . . . . . . . . . . . . жительства --------------------------------------------------- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- фактический . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- (заполнять при отличии от адреса регистрации) Телефоны . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . --------------------------------------------------- (домашний и/или рабочий) Документ, удостоверяющий личность Вид документа .П.А.С.П.О.Р.Т. .Р.О.С.С.И.И. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------------------------------------- (указать название документа: паспорт, удостоверение личности и др.) Серия, номер .6.1. .0.2. . . . . . . . . . .7.8.2.7.6.2. ------------------------------------------- Дата выдачи ".0.8." .А.В.Г.У.С.Т.А. . .2.0.1.3. года ------- ----------------- --------- Кем выдан .О.К.Т.Я.Б.Р.Ь.С.К.И.М. .Р.О.В.Д. .Г. .Р.А.З.А.Н.И. --------------------------------------------------- . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ---------------------------------------------------

   Дата заполнения                                    Личная подпись

   ".1.5."  .А.В.Г.У.С.Т.А. .  .2.0.1.3. года         застрахованного лица    Скоробогатова

   -------  -----------------  ---------                                   -------------------

При оформлении формы АДВ-2 нужно заполнить следующие данные: страховой номер; указанные в страховом свидетельстве фамилию, имя, отчество, дату заполнения. В свою очередь в строках "Новые анкетные данные" пишут только те сведения, которые изменились (п. 21 Инструкции N 192п).

Пенсионный фонд в месячный срок после получения от работодателя заявления принимает решение об обмене страхового свидетельства либо об отказе (п. 28 Инструкции N 987н).

Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства выдает его сотруднику. Работник проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений и расписывается в сопроводительной ведомости (п. 14 Инструкции N 987н).

К сведению. Может получиться и так, что работодатель не имеет возможности выдать страховое свидетельство в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением работника в командировке, его болезнью или по иной причине. В этом случае предприниматель проверяет правильность содержащихся в свидетельстве сведений, расписывается за работника в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче свидетельства сотруднику (п. 14 Инструкции).

Работодатель в месячный срок после получения страхового свидетельства возвращает в фонд сопроводительную ведомость (п. 17 Инструкции N 987н).

Трудовая книжка

При изменении Ф.И.О. работника следует внести изменения в его трудовую книжку.

Указанные исправления производит работодатель по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это следует из п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила).

Изменения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. При этом нужно поступить следующим образом (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 N 69):

1) одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество;

2) записываются новые данные;

3) на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на соответствующие документы, их номер и дату, которые заверяют подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.

Пример 2

Часто возникает вопрос, что делать, если к вам пришел работник с уже неверно заполненными сведениями на титульном листе? К примеру, не была изменена фамилия в соответствии со свидетельством о браке. При этом неверно заполненные сведения могут препятствовать расчету стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и назначению пенсии.

Бытует мнение, что в этом случае достаточно внести исправления по последнему месту работы. Мы же считаем, что в данной ситуации сотруднику следует обратиться в суд для признания трудовой книжки принадлежащей именно ему. Подтверждением тому служит п. 44 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555. В данной норме сказано, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его данными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке. Ну а новому работодателю оптимально будет завести новую трудовую книжку на такого сотрудника. Для этого сотрудник должен подать работодателю соответствующее письменное заявление (ст. 65 ТК РФ).

К сведению. Суд рассматривает дела об установлении факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении (п. 5 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ).

Судебная практика. В судебном заседании установлено, что истица, носившая на момент начала ведения трудовой книжки фамилию Б., в связи со вступлением в брак и расторжением брака неоднократно меняла фамилию и ей присваивались фамилии В., Д., П. Указанные обстоятельства подтверждаются свидетельством о рождении, справкой о заключении брака с В.В.А., свидетельством о расторжении брака с В.В.А., справкой о расторжении брака с Д.А.С., приказом от 24.09.1980 N 87-к, свидетельством о заключении брака с П.В.В., а также свидетельскими показаниями Ш.Е.Ф. и Ш.Л.Д. Таким образом, суд пришел к правильному выводу о принадлежности трудовой книжки истице (определение Рязанского областного суда от 25.06.2008 N 33-1179).

Кадровые документы

Для внесения изменений в персональные данные издайте соответствующий приказ (см. Пример 3).

Пример 3. Образец приказа о внесении изменений в персональные данные работника

Индивидуальный предприниматель Денежников Владимир Владимирович

Приказ

02 сентября 2013 г.

N 52

О внесении изменений в документы и компьютерную программу, содержащие персональные данные работника

В связи с изменением фамилии экономиста Меньшиковой А.П. на Богатыреву

Приказываю:

Инспектору по кадрам Резцовой Д.А. внести изменения в документы и компьютерную программу, содержащие персональные данные экономиста Меньшиковой А.П.:

- изменить фамилию "Меньшикова" на "Богатырева";

- изменить паспортные данные "серия 61 07, N 457457, дата выдачи 08.10.2010, выдан Октябрьским РОВД г. Рязани" на "серия 63 55, N 134134, дата выдачи 15.08.2013, выдан Железнодорожным РОВД г. Рязани".

Основание:	1) Свидетельство о браке серии VI-КК N 234457 от 20.07.2013.
	2) Паспорт России серии 63 55, N 134134, дата выдачи 15.08.2013, выдан Железнодорожным РОВД г. Рязани.

ИП В.В. Денежников           Денежников

С приказом ознакомлены:

Инспектор по кадрам          Резцова        Д.А. Резцова       02.09.2013

                                                               ----------

Следует изменить сведения о работнике в бумажных документах: в личной карточке (см. Пример 4), лицевом счете, графике отпусков, книге учета трудовых книжек и т.д. Все исправления заверяют подписью работника кадровой службы.

Пример 4. Фрагмент п. 1 и 11 раздела I личной карточки работника (форма N Т-2)

Личная карточка работника

I. Общие сведения

                                                     /------------------\

                                    Трудовой договор | номер |   147    |

                                                     |-------+----------|

                                                     |  дата |25.01.2011|

                                                     \------------------/

1. Фамилия Меньшикова Богатырева Имя    Анна    Отчество Петровна

           ---------------------     ----------          ----------------

           Инспектор по кадрам Резцова Д.А.

               63 55 134134               15      августа      2013

11. Паспорт: N 61 07 457457  Дата выдачи "08"     октября      2010    г.

               --------------             --  --------------- -------

Выдан Октябрьским РОВД г. Рязани  Железнодорожным РОВД г. Рязани

      -------------------------------------------------------------------

                  (наименование органа, выдавшего паспорт)

                      Инспектор по кадрам Резцова Д.А.

      -------------------------------------------------------------------

      -------------------------------------------------------------------

      -------------------------------------------------------------------

В законодательстве нигде не прописана обязанность работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении фамилии, имени, отчества работника. Тем не менее мы советуем это сделать. Косвенно это подтверждает ч. 3 ст. 57 ТК РФ, где сказано, что трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями, которые вносят непосредственно в текст трудового договора.

Если вы ведете кадровый учет в какой-либо программе, то и там поменяйте сведения о соответствующем сотруднике.

К сведению. Перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ).

О. Егоркина,

бухгалтер-консультант

аудиторской компании "Визавис"

"Арсенал предпринимателя", N 9, сентябрь 2013 г.