Как организовать архивное хранение документов бухгалтерии? (Д. Бессонов, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2013 г.)

Как организовать архивное хранение документов бухгалтерии?

Действующее законодательство содержит требования об обеспечении сохранности бухгалтерских документов в течение определенных сроков, а также устанавливает ответственность за их несоблюдение. О том, как правильно организовать архивное хранение данных документов, расскажет эта статья.

Требования законов и подзаконных актов

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и иные документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, подлежат хранению в течение не менее пяти лет после истечения периода, к которому они относятся, или после последнего периода использования данных документов для составления отчетности*(1). Конкретные сроки хранения, в частности, устанавливаются нормативными актами в области организации государственного архивного дела*(2).

При этом ответственность за отсутствие документов в целях ведения бухгалтерского учета предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ (при условии, что в результате их отсутствия имеет место искажение любой строки формы бухгалтерской отчетности или занижение суммы налога (сбора) не менее чем на 10%).

Для целей налогообложения обязанность налогоплательщиков по обеспечению сохранности документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, установлена пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Отсутствие нужных документов для целей исчисления и уплаты налогов может повлечь за собой привлечение организации к ответственности по п. 1 или 2 ст. 120 НК РФ, а в случае занижения налоговой базы - по п. 3 ст. 120, ст. 122 или 123 НК РФ.

При этом о необходимости документов, подтверждающих нарушение прав организации, для целей их отстаивания, например, в суде и говорить не приходится.

Также стоит отметить, что в настоящее время, помимо обязанности обеспечить хранение документов в течение установленных сроков, для организаций, кроме государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек, организаций РАН, на федеральном уровне не определены требования к порядку хранения документов*(3). То есть вопрос организации хранения документов решается в каждом учреждении самостоятельно.

Варианты организации хранения документов

Возможны три основных варианта организации хранения документов:

1. Передать все документы на хранение в специализированную организацию-архив по договору хранения (ст. 886 ГК РФ). Но данные услуги могут стоить недешево. Кроме того, в таком случае имеется риск утраты документов, если контрагент недобросовестен.

2. Организовать хранение всех документов внутри организации. Но в организации далеко не всегда имеются свободные площади, и не все организации могут обеспечить подходящие условия хранения документов.

3. Часть документов передать по договору хранения в надежный архив (особенно документы с длительными сроками хранения), а часть - хранить самостоятельно.

Если с вопросом передачи документов на хранение в специализированную организацию все более или менее понятно, то порядок организации безопасного хранения документов внутри компании вызывает много вопросов. Можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов*(4). Но можно пойти другим путем и определить минимальные требования к условиям хранения документов с целью нахождения оптимального соотношения рисков утраты документов и затрат на организацию их хранения.

В результате анализа нормативных требований к условиям хранения документов можно, в случае если учреждение не является архивом, выделить некоторые рекомендации к организации их хранения, систематизированные следующим образом.

Требования к условиям хранения. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

1) в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

2) стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранить документы на полу или подоконниках не допускается;

3) в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;

4) хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;

5) в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка и обеспыливание пылесосами или влажными материалами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;

6) в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;

7) в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения тепло- и влагообмена с документами.

Организация учета архивных документов. Обеспечить безопасное хранение документов - хорошо, конечно. Но это не ведет ни к какой практической пользе, если в определенный момент времени вы не сможете найти нужный документ. Таким образом, встает вопрос о том, как обеспечить учет документов в месте их хранения минимальными средствами, чтобы иметь возможность отыскать необходимый документ в любой момент времени.

С этой целью нужно обозначить отдельные площади хранения документов определенными кодами, а также обеспечить ведение журналов регистрации документов и посещений архива.

Если планируется хранить документы в отдельных помещениях, то стеллажи и шкафы нумеруются слева направо от входа, а если они располагаются параллельно стене с входом в несколько рядов, то нумерация осуществляется сначала по каждому ряду в направлении от входа (рис. 1, позиция I). Полки в стеллажах и шкафах нумеруются сверху вниз. Отсеки в стеллажах и шкафах нумеруются по направлению удаленности от входа (рис. 1, позиция II) (см. рис. на стр. 58).

   /----------------------------\

I  |/------\  /------\  /------\|

   ||В     |  |Е     |  |И     ||

   |\------/  \------/  \------/|

   |/------\  /------\  /------\|

   ||Б     |  |Д     |  |З     ||

   |\------/  \------/  \------/|

   |/------\  /------\  /------\|

   ||А     |  |Г     |  |Ж     ||

   |\------/  \------/  \------/|

   |            \               |

   |             \              |

   \-----------   --------------/

           1          2

II /----------------------------\

   |            |              I|

   |------------+---------------|

   |            |             II|

   |------------+---------------|

   |            |            III|

   |------------+---------------|

   |            |             IV|

   \----------------------------/

   направление от входа

  -----------------------

Рис. 1. I - схема нумерации стеллажей (шкафов) в месте хранения, II - схема нумерации полок и отсеков для хранения в стеллаже (шкафу).

Нумерация стеллажей (шкафов) производится буквами русского алфавита. При достижении буквы Я нумерация продолжается таким образом: АА, АБ и т.д.

Нумерация полок осуществляется латинскими цифрами: I, II и т.д.

Нумерация отсеков на полках производится арабскими цифрами:

1, 2 и т.д.

Нумерация наносится непосредственно на стеллажи, шкафы или их элементы водоустойчивой краской, чернилами, маркерами или на таблички, надежно прикрепляемые к элементам стеллажей и шкафов.

Учет архивных документов осуществляется в книге учета поступлений и выбытий архивных документов, открываемой на каждое место хранения. Для целей облегчения поиска в архиве необходимых документов данная книга должна содержать следующие графы:

- наименования документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, от которых документы передаются на хранение;

- период, к которому относятся документы;

- момент времени, до которого нужно обеспечить хранение;

- код места хранения документов (например, Г-Ш-2);

- дату принятия документа на хранение;

- дату выбытия документа;

- подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения;

- комментарий.

В данной книге отражаются записи о передаче документов на архивное хранение и безвозвратном выбытии документов из места хранения (в последнем случае заполняется графа "Дата выбытия документа", которая содержится в записи, сделанной в момент поступления документа на хранение). В графе "Комментарий" отражается информация, которая может быть полезной по усмотрению лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения (например, в случае изъятия документов следует указать лиц, изъявших документы).

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов делится на разделы таким образом, чтобы в одном разделе книги содержались документы одного наименования (одного подразделения, работника) с целью облегчения их поиска. Также допускается для каждого наименования документов (подразделения, работника) заводить отдельную книгу учета поступлений и выбытий архивных документов. В результате становится возможным определить место расположения нужного документа.

Книга учета поступлений и выбытий архивных документов хранится у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения.

Если вы заметили, в книге учета поступлений и выбытий архивных документов не содержится информация о временном изъятии документов из архива, а также о лицах, которые имели доступ к архивным документам. При этом в случае отсутствия необходимого документа в месте его хранения данная информация была бы очень полезна для установления его реального местонахождения.

Для такой цели имеет смысл организовать ведение учета посещений места хранения документов в журнале посещений, содержащем следующие графы:

- дату посещения;

- фамилию, имя и отчество посетителя;

- наименования временно изъятых документов. Если в организации возможно образование документов с одинаковыми наименованиями разными подразделениями (должностными лицами), для удобства их дальнейшего поиска разрешается включение в наименования документов или выделение в качестве отдельной графы наименования подразделения или должности лица, к которым относятся временно изъятые документы;

- период времени, к которому относятся временно изъятые документы;

- код места хранения временно изъятых документов;

- дату возврата документов;

- подпись посетителя. Заполняется с целью подтверждения посетителем своего посещения и временного выноса указанных документов;

- подпись лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения. Заполняется с целью контроля за соответствием данных, указанных посетителем, фактическим обстоятельствам;

- комментарий. Посетитель или лицо, ответственное за организацию хранения документов в месте хранения, может оставить информацию, которую сочтет нужной (например, о предполагаемом сроке возврата временно полученных документов).

В случае временного выноса архивных документов заполняются соответствующие графы о наименованиях изъятых документов, периоде времени, к которому они относятся, коде места их хранения. При возврате этих документов делается отметка о дате возврата в записи о посещении места хранения для временного выноса документов, произведенной ранее. Таким образом, при временном выносе каких-либо документов из данного журнала становится возможным определить лицо, у которого должны находиться временно изъятые документы.

В случае посещения места хранения для пополнения его новыми архивными документами или их безвозвратного изъятия журнал не заполняется.

Журнал посещений и ключи от места хранения документов должны храниться у лица, ответственного за организацию хранения документов в месте хранения, с целью исключения доступа к архиву посторонних лиц без соответствующих полномочий.

Передача документов в архив. В целях исключения возможных недоразумений в отношениях с работниками рекомендуем включить в их трудовые договоры (должностные инструкции или коллективные договоры) обязанности по передаче документов, оконченных делопроизводством, в архив.

При этом в целях обеспечения архивного хранения документы должны быть определенным образом сгруппированы (сшиты, переплетены или иным образом надежно соединены (объединены)) и на них водоустойчивой краской, чернилами, маркерами должны быть указаны:

- наименования документов (в соответствии с действующей номенклатурой дел, если она имеется);

- наименование подразделения или должности работника, передающего документы (в случае необходимости в данной информации);

- период времени, к которому относятся документы;

- момент времени, до которого требуется обеспечить сохранность документов.

* * *

Универсального решения в отношении того, как организовать хранение документов, не существует. При любом способе организации их хранения возникают риски утраты документов, которые нужно анализировать в каждом конкретном случае. Самый простой способ - передать документы на хранение в специализированный архив, но и этот способ таит в себе определенные риски, к тому же за такие услуги придется платить.

В статье мы рассмотрели в качестве варианта хранения документов организацию системы их хранения с возможностью поиска документов собственными силами с минимальными затратами хоть в отдельном помещении, хоть в рабочей зоне.

При этом также отметим, что остались нерассмотренными документы в электронной форме, переход на которые позволяет организовать их хранение в компьютерной базе данных. Данный переход, как представляется, и будет задавать основной вектор развития архивного дела, что позволит снизить затраты на хранение документов. Ну а пока в организации не произошла полная замена бумажных документов на электронные, предлагаем организовать ведение журналов регистрации документов и посещений архива в электронном виде, что автоматизирует получение отчетов на основании информации, содержащейся в них.

Д. Бессонов,

к.э.н., начальник отдела ревизии, аудита и методического обеспечения

ФГАОУ ВПО "Уральский федеральный университет", аудитор

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 11, ноябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Статья 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

*(2) Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

*(3) Пункт 5 ст. 14 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

*(4) Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 N 19.