Документы для работника: готовим и выдаем (Т.В. Шадрина, "Отдел кадров коммерческой организации", N 11, ноябрь 2013 г.)

Документы для работника: готовим и выдаем

Нередки ситуации, когда работник обращается к работодателю с просьбой о выдаче тех или иных документов, связанных с работой, - копий приказов, локальных нормативных актов, справок, выписок и пр. Причем такое обращение возможно как во время работы, так и после увольнения. Сегодня расскажем, в какой форме работник должен запросить документы, какие документы работодатель обязан выдать работнику, установлены ли сроки для такой выдачи, как оформить справки, выписки и иные необходимые работнику документы.

Какие документы может запросить сотрудник?

На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать документы, связанные с работой:

- копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

- выписки из трудовой книжки;

- справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.

Не стоит думать, что иные документы работник потребовать не вправе. Верховный суд Республики Саха (Якутия) в Апелляционном определении от 12.08.2013 по делу N 33-2996/13 указал, что перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62 Трудового кодекса РФ, не является исчерпывающим. Помимо названных работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы. А это значит, что работник может попросить выдать ему положение об оплате труда, коллективный договор, акты о несчастном случае, документы, подтверждающие прохождение аттестации, и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Отметим, что есть и иное мнение судов относительно выдачи запрашиваемых работниками локальных нормативных актов. Например, Московский городской суд в Определении от 08.02.2012 по делу N 33-3328 указал, что на работодателе исходя из смысла ст. 62 ТК РФ лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику документы, содержащие персональную информацию о нем, но не локальные нормативные акты, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя только ознакомить сотрудников с ними под роспись (ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Мы не разделяем данную точку зрения и считаем, что работодатель обязан выдать любой документ, включая локальные нормативные акты, который связан с работой конкретного сотрудника, содержит перечень прав и обязанностей, гарантий и льгот, установленных для него. Например, если он требует копию штатного расписания, не нужно копировать весь документ: достаточно сделать выписку относительно конкретного работника.

Помимо ст. 62 обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу, а на основании ст. 84.1 - копию приказа (распоряжения) об увольнении.

Обратите внимание! Чтобы получить копию приказа о приеме на работу или увольнении, работнику достаточно устно этого потребовать, поскольку обязательность письменной формы обращения за такой копией ст. 68, 84.1 ТК РФ не установлена.

Кроме этого, работодатель обязан предоставить работнику копии любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". На это указывает ст. 89 ТК РФ, предоставляя такое право работникам в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя.

Статья 80 ТК РФ устанавливает, что в последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению последнего.

А вот экземпляр трудового договора согласно ст. 67 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику без всяких его требований. Без заявлений и требований работодатель обязан выдавать и расчетные листки (ст. 136 ТК РФ).

Но не только Трудовой кодекс устанавливает требования о выдаче работодателем документов работнику - такое требование содержится и в иных федеральных законах. Назовем некоторые из них.

1. Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации" требует выдавать справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3).

2. Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" - справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой (ст. 4.1, 4.3).

3. Федеральный закон от 30.04.2008 N 56-ФЗ "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений" - одновременно с предоставлением расчетного листка работодатель дает застрахованным лицам информацию об исчисленных, удержанных и перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц (п. 8 ст. 9).

К сведению. Для получения единовременного пособия при рождении ребенка сотрудница должна предоставить документы, названные в п. 28 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей (утвержденных Приказом Минздравсоцразвития РФ от 23.12.2009 N 1012н), одним из которых является справка с места работы мужа о том, что пособие ему не назначалось.

4. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" - копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже выдается работникам:

- подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, - в течение 10 календарных дней со дня подачи заявлений;

- в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы (в данном случае работодатель должен получить от работника подтверждение передачи этих сведений).

Сроки выдачи документов

Большинство документов, требуемых работниками, должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня обращения за ними или подачи заявления. В частности, в этот срок должны быть выданы:

- копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу;

- копия трудовой книжки;

- справка о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ);

- справка в службу занятости о среднем заработке за последние три месяца;

- копии любой записи, содержащей персональные данные работника.

Для некоторых документов установлены иные сроки, зависящие от обстоятельств и времени обращения. Для наглядности представим их в таблице.

Наименование документа	Срок предоставления работнику
Копия приказа об увольнении	Срок выдачи работнику зависит от времени обращения. Это надо сделать либо в последний день работы, либо в течение трех рабочих дней со дня обращения после увольнения
Экземпляр трудового договора	Срок выдачи зависит от обстоятельств приема на работу: по общему правилу - в день приема на работу или не позднее трех дней со дня фактического допущения сотрудника к работе
Расчетный листок	В день выплаты заработной платы
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой	Выдается в последний день работы или после увольнения - не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления работника
Копия сведений, направляемых в ПФР для индивидуального (персонифицированного) учета	Выдается одновременно с подачей таких сведений в отделение ПФР - не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, которым признается первый квартал (полугодие, девять месяцев, календарный год)
Копия сведений персонифицированного учета для установления пенсии, представленных в ПФР	Выдается в течение недели с даты приема формы СПВ-1 территориальным отделением ПФР
Копия индивидуальных сведений о работнике и сведений о его трудовом стаже за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, представленных в ПФР	Выдается работнику в недельный срок с даты приема территориальным отделением ПФР форм СЗВ-К, СЗИ-5

Не стоит игнорировать названные сроки - их нарушение может привести к судебным спорам. Так, суд Ханты-Мансийского автономного округа - Югры удовлетворил требования истицы о компенсации морального вреда, поскольку работодатель хоть и выдал затребованную ей копию графика работы, но с нарушением сроков, установленных ст. 62 ТК РФ (Апелляционное определение от 18.06.2013).

Кроме этого, нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.

Порядок выдачи документов работнику

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые необходимы работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления на стр. 52.

Директору ООО "Восход"

Л.Е. Кузнецову

от корректора А.И. Карасевой

Заявление
о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

копию приказа об увольнении с работы;

копию трудового договора.

Также прошу выдать мне справку о доходах физического лица в двух экземплярах.

Карасева, 14.10.2013

Иногда работодатели не принимают подобные заявления от сотрудников, уволившихся из организации. А зря. Выдача документов должна осуществляться не только работающим в настоящее время, но и уволенным. В случае отказа в выдаче копий или документов уволенному лицу работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

К сведению. Нельзя взимать с работников плату за предоставление копий документов, так как ст. 62 ТК РФ обязывает делать это на безвозмездной основе. Московский городской суд в Постановлении от 29.08.2011 по делу N 4а-1742/11 указал: довод надзорной жалобы о том, что допущенное К.В. нарушение в части внесения в Правила внутреннего трудового распорядка ОАО "КАРАТ" положений о платности выдачи копий трудовых книжек является малозначительным нарушением, так как данные нормы на практике не применяются и не причиняют какого-либо вреда, не может быть принят во внимание, так как нарушением является не взимание платы как таковой, а само установление такого порядка, который противоречит требованиям действующего трудового законодательства, а потому данное нарушение нельзя признать малозначительным.

Копии должны быть надлежащим образом заверены. Давайте разберемся, что же это значит. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы*(1). Заверенная же копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, уже имеет юридическую силу. Что понимается под надлежащим заверением документа?

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, определен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ N 9779-X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

О верности копии документа свидетельствуют печать и подпись руководителя или уполномоченного должностного лица. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2) регламентирует оформление такой заверительной надписи.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность заверившего копию лица, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения. Довольно часто вместо слова "Верно" пишут "Копия верна". Будет ли это ошибкой? Нет, так как ГОСТ носит рекомендательный характер.

Кроме данной записи, надо сделать отметку о том, что подлинный документ находится в организации. Этого требует п. 1 Указа N 9779-X.

Приведем пример.

Копия верна.

Менеджер по персоналу                 Комарова              О.Д. Комарова

16.10.2013            МП

Подлинник находится в ООО "Восход".

Кто может заверять копии? Любое уполномоченное на заверение лицо - обычно это кадровые работники, секретари или сотрудники бухгалтерии. Лучше всего зафиксировать в локальном нормативном акте (например, в положении об отделе кадров или инструкции по делопроизводству), кто, какие документы и какой печатью может заверять.

Обратите внимание! Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа N 9779-X).

Если заверить нужно один лист - все ясно. А как быть, если у документа несколько страниц? В такой ситуации возможны два способа: заверить каждый лист документа отдельно или же прошить все листы документа, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью (например, "Копия на 8 листах верна").

Вопрос: Как подготовить копию трудовой книжки?

В данном случае есть несколько вариантов. Некоторые кадровые работники копируют трудовую таким образом, чтобы на листе А4 помещались два разворота, потом ставят печать так, чтоб она захватила оба разворота, и один раз указывают должность, фамилию, подпись и дату. А некоторые при таком копировании заверительную надпись проставляют два раза.

Другие специалисты каждый разворот трудовой копируют на отдельном листе и заверяют его. Полагаем, что этот вариант предпочтительней - во избежание разногласий с органами, запрашивающими копию трудовой книжки.

В любом случае на каждом листе копии необходимо сделать запись "Копия верна", проставить дату, должность сотрудника, удостоверяющего копию, и печать организации. А на копии последнего листа трудовой книжки кроме заверительной надписи сотрудник, удостоверяющий копии, должен написать "Работает по настоящее время" и также указать свою должность, поставить подпись и заверить ее печатью.

Еще один вариант - подготовка выписки из трудовой книжки. Об этом мы расскажем ниже.

Важный момент - получение от работника подтверждения того, что запрошенные документы им получены. Обычно это или отдельная расписка, составленная в произвольной форме, или отдельная запись на заявлении о том, что документы получены такого-то числа, или подпись получателя в журнале учета выдачи сотрудникам документов, связанных с работой. Как показывает судебная практика, если достоверных и достаточных доказательств выдачи запрашиваемых документов работодатель представить не сможет, иск о возложении обязанности по выдаче документов будет удовлетворен (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 05.07.2013 по делу N 33-4172/2013).

Отметим, что если работник не явился за документами по истечении срока их выдачи, работодателю лучше составить акт об этом, чтобы снять с себя ответственность за задержку выдачи копий.

Примеры выписок из документов

С копиями разобрались. Но как быть, когда работник на основании ст. 62 ТК РФ написал заявление о предоставлении копии штатного расписания, графика сменности и пр., то есть такого документа, где содержится информация не только о самом работнике, но и о других? Не будет ли представление документа в полном объеме нарушать законодательство о персональных данных?

В таком случае мы рекомендуем выдавать выписки из документов, ведь согласно ст. 88 ТК РФ не допускается разглашение окладов и иных выплат относительно других лиц, перечисленных в штатном расписании.

Например, если работник обратился с просьбой о предоставлении копии штатного расписания, нужно оформить выписку из него, в которой отразить только сведения о должности и соответствующих выплатах для конкретного работника. Выглядеть такая выписка может следующим образом.

Общество с ограниченной ответственностью "Март"

(ООО "Март")

Выписка из штатного расписания N 3
на период с 14.03.2012 по 23.12.2013

Структурное подразделение	Профессия (должность)	Кол-во шт. ед.	Фамилия, имя, отчество	Оклад (тарифная ставка), руб.	Надбавки, руб.	Всего в месяц, руб.
Транспортный цех	Водитель	1	Иванов Иван Сергеевич	15 000	2 000	17 000

Директор

Рушко

П.Л. Рушко

Аналогично может быть оформлена выписка из графика сменности и иных документов, содержащих информацию о других работниках.

Нередко просят выписку из трудовой книжки. Конечно, гораздо удобнее сделать копию трудовой и надлежащим образом ее заверить. Но полагаем, что не составит труда сделать и выписку. Она будет выглядеть примерно так:

Общество с ограниченной ответственностью "Март"

г. Нижний Новгород

16 октября 2013 г.

Выписка
из трудовой книжки серии XI N 2010356

Фамилия                    Шатров

        ---------------------------------------------------

Имя                       Михаил

    -------------------------------------------------------

Отчество                   Иванович

         --------------------------------------------------

Дата рождения                22.04.1976

              ---------------------------------------------

Образование                  высшее

            -----------------------------------------------

Профессия, специальность           юрисконсульт

                         ----------------------------------

Дата заполнения                10.07.2000

                -------------------------------------------

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью "Апрель"
				(ООО "Апрель")
1	10	07	2000	Принят в договорной отдел	Приказ от 10.07.2000
				на должность юрисконсульта.	N 21-к
2	22	09	2004	Трудовой договор расторгнут в связи	Приказ от 22.09.2004
				с ликвидацией организации, пункт 1	N 8-у
				части первой статьи 81 Трудового
				кодекса Российской Федерации.
				Закрытое акционерное общество
				"Сентябрь" (ЗАО "Сентябрь")
3	23	09	2004	Принят на должность старшего	Приказ от 23.09.2004
				юрисконсульта.	N 94
4	21	12	2008	Трудовой договор расторгнут	Приказ от 21.12.2008
				по инициативе работника, пункт 3	N 52
				части первой статьи 77 Трудового
				кодекса Российской Федерации.
				Общество с ограниченной
				ответственностью "Зима"
				(ООО "Зима")
5	10	01	2009	Принят заместителем начальника	Приказ от 10.01.2009
				юридического отдела.	N 2-п
Работает по настоящее время, 16.10.2013.

Выписка верна.
Начальник отдела кадров	Лобова	/О.В. Лобова/
МП

Т.В. Шадрина,

редактор журнала

"Отдел кадров коммерческой организации"

"Отдел кадров коммерческой организации", N 11, ноябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.

*(2) Введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.