Расплата за просрочку выплаты отпускных и пособий (Л.А. Масленникова, А.В. Вольдейт, "Зарплата", N 11, ноябрь 2013 г.)

Расплата за просрочку выплаты отпускных и пособий

Если бухгалтер перечислил пособие или отпускные с опозданием, работнику положена компенсация. Рассмотрим, как рассчитать период просрочки, определить сумму выплаты, а также особенности ее оформления и налогообложения.

За задержку выплаты пособий и отпускных установлена материальная ответственность, предусмотренная статьей 236 Трудового кодекса.

Достаточно часто бухгалтеры нарушают законодательство не по злому умыслу, а вследствие ошибки или неосведомленности. Поэтому вначале напомним, в какие сроки необходимо выплачивать работникам отпускные и пособия.

Сроки выплаты отпускных

В Трудовом кодексе установлен минимальный срок до начала отпуска, в который работодатель должен успеть выплатить отпускные.

Календарные или рабочие дни?

Согласно статье 136 Трудового кодекса работнику нужно выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска. В Трудовом кодексе не уточняется, какие дни имеются в виду: рабочие или календарные. В письме Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 указано, что срок следует исчислять в календарных днях.

Пример 1. А.Н. Кравцова, работающая менеджером в ООО "Старт", использовала очередной отпуск в период с 23 сентября по 6 октября 2013 года включительно. Однако отпускные ей были перечислены только вместе со второй частью заработной платы за сентябрь - 4 октября 2013 года. За какой период времени работнице положена компенсация?

Решение. Отпускные нужно было выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, то есть последний срок - 20 сентября 2013 года. По факту деньги перечислили лишь 4 октября. Следовательно, А.Н. Кравцовой полагается денежная компенсация за 14 дней - за период с 21 сентября по 4 октября включительно.

Отметим, что отпускные можно выплатить работнику и раньше. Это актуально, когда он использует отпуск сразу после праздников.

Например, сотрудник уходит в отпуск с 10 января. Оплатить его следует не позднее 7 января. Однако, как правило, в праздничные дни бухгалтерия не работает. Поэтому удобнее выплатить работнику отпускные в последний рабочий день декабря предыдущего года.

Возможность избежать выплаты компенсации за просрочку отпускных

Итак, работник не получил отпускные за три дня до начала отпуска. Это означает, что ему полагается компенсация. Правда, здесь есть интересный момент.

Работник, не получивший отпускные, имеет право перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок (ст. 124 ТК РФ). Для этого ему необходимо подать руководителю соответствующее заявление. Тогда работнику, перенесшему отпуск на другой период, компенсация не полагается.

Примечание. Директор может сесть в тюрьму за невыплату пособий и отпускных

За невыплату свыше двух месяцев заработной платы, отпускных, пособий и прочих выплат руководителю грозит штраф от 100 000 до 500 000 руб. или даже лишение свободы на срок до трех лет (ст. 145.1 УК РФ).

Обязанность выплатить компенсацию не зависит от причин просрочки

По каким причинам работодатели нарушают сроки выплаты отпускных? Самая частая причина - сложное финансовое положение, отсутствие свободных денежных средств. Другая причина, к сожалению, также часто встречающаяся, - неосведомленность бухгалтера в трудовом законодательстве. Однако при задержке отпускных компенсацию необходимо начислить в любом случае, какой бы уважительной причина ни была.

Сроки выплаты социальных пособий

Выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, а также ежемесячного пособия по уходу за ребенком регулируется Федеральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ (далее - Закон N 255-ФЗ).

Крайний срок для выплаты пособий

Начислить каждое из перечисленных пособий бухгалтеру нужно в течение 10 календарных дней с момента, когда работник представит все необходимые для назначения пособия документы. А выплатить деньги - в ближайший после начисления день, установленный для выдачи заработной платы (ч. 1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

Как определить, в какой срок нужно выплатить пособие, покажем на примере.

Пример 2. О.В. Иванов, работающий в ЗАО "Весна" с 2008 года, был на больничном с 16 по 22 октября включительно. 23 октября 2013 года он вышел на работу и сдал в бухгалтерию листок нетрудоспособности. Коллективным договором в ЗАО "Весна" установлена выплата заработной платы 5-го и 20-го числа каждого месяца. В какой срок бухгалтер должен выплатить О.В. Иванову пособие?

Решение. По общему правилу для назначения пособия по временной нетрудоспособности работник должен представить:

- больничный лист;

- справку о сумме заработка, если в предшествующие два календарных года он трудился у других работодателей (ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

По условию примера О.В. Иванов в 2010 и 2011 годах работал в ЗАО "Весна". Значит, для начисления пособия достаточно больничного листа. Этот документ был подан в бухгалтерию 23 октября 2013 года. Следовательно, не позднее 3 ноября 2013 года О.В. Иванову нужно начислить пособие по временной нетрудоспособности.

Ближайший день выплаты заработной платы - 5 ноября 2013 года. В этот день О.В. Иванову следует выдать и пособие по временной нетрудоспособности. При выплате пособия позже 5 ноября компании придется выплачивать работнику денежную компенсацию.

Примечание. Как рассчитать пособие, если работник не принес справку о заработке, читайте на с. 89.

Работник не представил справку о заработке

Все перечисленные выше пособия начисляются исходя из выплат за два предшествующих календарных года. Но два года - достаточно большой срок. Если в этот период сотрудник работал в других местах, для назначения пособия потребуется справка о заработке, начисленном у прежних работодателей. А как быть, если работник вовремя не представил такую справку?

К сожалению, отсутствие справки не является уважительной причиной для задержки пособия. Бухгалтеру следует начислить и выплатить пособие на основании имеющихся данных либо исходя из МРОТ. После того как работник принесет справку, нужно будет сделать перерасчет пособия (ч. 2.1 ст. 15 Закона N 255-ФЗ).

А если у компании сложное финансовое положение?

Увы, сложное финансовое положение работодателя также не является причиной для несвоевременной выплаты социальных пособий. Указанные пособия (полностью или частично) финансирует ФСС РФ.

При нехватке денежных средств на выплату пособий работодатель должен обратиться в территориальное отделение ФСС РФ. Тогда пособия работникам выплатит уже непосредственно фонд (ч. 4 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

При этом первые три дня временной нетрудоспособности все равно должен оплатить работодатель из собственных средств (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ).

Рассчитаем сумму компенсации

В статье 236 ТК РФ указан минимальный размер компенсации за задержку выплаты зарплаты, отпускных и пособий. Она рассчитывается исходя из 1/300 действующей в период задержки выплат ставки рефинансирования Центробанка России.

Компенсацию начисляют за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока и заканчивая днем, когда работник получил причитающуюся сумму. Количество дней исчисляется в календарных днях.

Отметим, что компенсация начисляется на сумму, положенную работнику на руки, то есть за вычетом НДФЛ. Рассчитать ее можно по следующей формуле:

Компенсация

=

Сумма, причитающаяся работнику

х

Ставка ЦБ РФ

:

100

х

1/300

х

Количество дней просрочки

Пример 3. Дополним условие примера 1. Компания задержала А.Н. Кравцовой выплату отпускных на 14 календарных дней. Сумма отпускных за вычетом НДФЛ - 21 211 руб. Ставка рефинансирования с 14 сентября 2012 года составляет 8,25% годовых (Указание ЦБ РФ от 13.09.2012 N 2873-У). До 4 октября 2013 года включительно она не менялась.

Рассчитаем минимальную величину компенсации, которая полагается А.Н. Кравцовой за 14 дней задержки отпускных.

Решение. Сумма компенсации равна 81,66 руб. (21 211 руб. х 8,25% : 100% х 1/300 х 14 календ. дн.).

Подчеркнем, что в статье 236 Трудового кодекса установлен минимальный размер компенсации. Однако работодатель имеет право выплачивать компенсацию и в большем размере.

Если руководство компании приняло такое решение, необходимо внести соответствующие условия в коллективный либо трудовые договоры.

Как оформить приказ о выплате компенсации

Для выплаты компенсации рекомендуем подготовить соответствующий приказ. Форма - произвольная.

В приказе укажите причину, по которой выплачивается компенсация, ее размер, а также срок, на который была задержана выплата. С приказом ознакомьте работника, которому положена компенсация, под подпись. Образец приказа приведен на с. 84.

Образец. Приказ о выплате компенсации

Общество с ограниченной ответственностью "Старт"

Приказ N 218/К
о назначении компенсации за задержку выплаты отпускных

г. Москва

7 октября 2013 года

В связи с нарушением срока выплаты отпускных, установленного в статье 136 Трудового кодекса,

Приказываю:

1. Бухгалтеру И.В. Петровой начислить менеджеру А.Н. Кравцовой денежную компенсацию за несвоевременную выплату отпускных. Рассчитать компенсацию за 14 дней просрочки (с 21.09.2013 по 04.10.2013 включительно) в размере, установленном в статье 236 Трудового кодекса.

2. Инспектору по кадрам З.И. Савельевой ознакомить с данным приказом менеджера А.Н. Кравцову.

3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор ООО "Старт"	Гарин	Е.П. Гарин
С приказом ознакомлены:
бухгалтер	Петрова	И.В. Петрова 7 октября 2013 года
инспектор по кадрам	Савельева	З.И. Савельева 7 октября 2013 года
менеджер	Кравцова	А.Н. Кравцова 7 октября 2013 года

Нужно ли начислять НДФЛ на сумму компенсации?

В пункте 3 статьи 217 НК РФ среди выплат, не облагаемых НДФЛ, указаны компенсации, связанные с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Сюда относят и компенсацию за задержку выплаты отпускных, социальных пособий и т.п. Тот факт, что подобные компенсации не облагаются НДФЛ, подтверждает и Минфин России в письмах от 23.01.2013 N 03-04-05/4-54 и от 18.04.2012 N 03-04-05/9-526.

Если вы выплачиваете компенсацию, превышающую минимальный размер (больше 1/300 ставки рефинансирования), удерживать НДФЛ также не нужно (письмо Минфина России от 28.11.2008 N 03-04-05-01/450).

Нужно ли начислять страховые взносы?

Компенсация за просрочку отпускных и пособий не упомянута в числе выплат, освобождаемых от начисления страховых взносов. На этом основании Минздравсоцразвития России указывает, что компенсации облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды. Об этом говорится в письме от 15.03.2011 N 784-199 (направлено письмом ФСС РФ от 13.04.2011 N 14-0311/08-3338).

Хотя есть судебные решения, в которых арбитры, наоборот, признали, что на сумму компенсации не начисляются страховые взносы (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 25.10.2012 N А31-11529/2011).

Что касается страховых взносов в ФСС РФ на случай травматизма, то здесь ситуация следующая. Начисляются данные взносы на выплаты и иные вознаграждения, начисленные в пользу работников в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.99 N 125-ФЗ, далее - Закон N 125-ФЗ). В статье 20.2 Закона N 125-ФЗ перечислены выплаты, не облагаемые взносами. И в пункте 2 статьи 20.1 Закона N 125-ФЗ указаны все виды компенсационных выплат, установленных законодательством.

Компенсация за задержку заработной платы, отпускных, пособий и т.п. предусмотрена статьей 236 ТК РФ. На этом основании страховые взносы в ФСС РФ на случай травматизма на ее сумму начислять не нужно.

Как отразить компенсацию в налоговом учете

Компенсация за задержку выплаты отпускных и пособий не относится к расходам на оплату труда. Дело в том, что согласно статье 255 Налогового кодекса к расходам на оплату труда относятся компенсационные выплаты, связанные с режимом работы, условиями труда или содержанием работников (п. 3 ст. 255 НК РФ). А компенсация, предусмотренная статьей 236 ТК РФ, выплачивается в связи с нарушением работодателем трудового законодательства.

По мнению Минфина России (письмо от 31.10.2011 N 03-03-06/2/164), компенсацию нельзя учесть и как внереализационные расходы, то есть нельзя применить и подпункт 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Но если вы решите все же учесть компенсацию, будьте готовы к тому, что свое мнение придется отстаивать, возможно, в суде. Положительная арбитражная практика по данному вопросу имеется (постановления ФАС Поволжского округа от 30.08.2010 N А55-35672/2009 и от 11.01.2009 N А55-18483/2007).

Как отразить компенсацию в программе "1С: Зарплата и управление персоналом 8"

Покажем, как отразить компенсацию за просрочку выплаты отпускных и пособий в программе "1С: Зарплата и Управление Персоналом 8".

Регистрация выплаты

Регистрацию компенсации производят в документе "Зарплата к выплате организаций" (в интерфейсе "Расчет зарплаты организаций", меню "Расчет зарплаты" / "Касса и банк" / "Зарплата к выплате организаций"), где заполняют суммы выплат отпускных и пособий по сотрудникам.

Для автоматического расчета компенсации необходимо в форме документа нажать на ссылку "Расчет сумм к выплате". В открывшемся окне заполнить количество дней задержки, затем нажать на кнопку "Рассчитать".

После этого в документе появится дополнительная колонка "Компенсация за задержку зарплаты" с рассчитанными суммами компенсации.

После регистрации компенсации она отражается в отчетах одновременно и как начисление, и как выплата, например в расчетных листках (интерфейс "Расчет зарплаты организаций", меню "Отчеты" / "Расчетные листки") (рис. 1 ниже).

Формирование проводок

Компенсация за задержку выплаты отпускных и пособий не является обычным начислением. Ее учет в системе отличается от учета других начислений.

Компенсация отсутствует в списках видов начислений "Основные начисления организации" и "Дополнительные начисления организации" (интерфейс "Расчет зарплаты организаций", меню "Предприятие" / "Настройка расчета зарплаты").

Она не отображается в отчете "Анализ начислений сотрудникам организаций" (интерфейс "Расчет зарплаты организаций", меню "Отчеты" / "Анализ начислений сотрудникам").

Список документов "Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам" открывается в интерфейсе "Расчет зарплаты организаций" через меню "Налоги и взносы"/"Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам"

Кроме того, проводки по компенсации не формируются в документе "Отражение зарплаты в регламентированном учете". Формирование проводок происходит при переносе данных из конфигурации "1С: Зарплата и управление персоналом" в бухгалтерскую программу (см. таблицу ниже).

Таблица

Проводки по документу "Расходный ордер", перенесенному из "1С: Зарплата и управление персоналом" в "1С: Бухгалтерия 2.0"

Счет дебета	Счет кредита	Сумма	Сотрудник	Содержание операции
70	50.01	53 253,00	Акимова Е.И.	Выплата заработной платы по ведомости
91.02	50.01	73,22	Акимова Е.И.	Выплата компенсации за задержку заработной платы

Начисление взносов на сумму компенсации

Компенсация за задержку выплаты зарплаты и отпускных облагается страховыми взносами (письмо Минздравсоцразвития России от 15.03.2011 N 784-19).

В связи с тем что она не отражается в системе как обычное начисление, обложение ее взносами нельзя настроить как для других начислений.

Для решения данной проблемы разработчики фирмы "1С" создали следующий механизм: при наличии в документе "Зарплата к выплате организации" сумм компенсации в меню "Действия" появляется дополнительный пункт "Зарегистрировать доходы по компенсации".

При выборе этого пункта меню автоматически создается документ "Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам", в котором регистрируются суммы компенсации как доходы, целиком облагаемые страховыми взносами (рис. 2 на с. 88).

После проведения документа "Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам" суммы компенсации за задержку выплаты зарплаты, отпускных и других обязательных выплат работникам будут учтены в документе "Начисление страховых взносов" при расчете сумм взносов - интерфейс "Расчет зарплаты организаций" через меню "Налоги и взносы" / "Начисление страховых взносов" (рис. 3 ниже).

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала "Зарплата",

кандидат экономических наук

А.В. Вольдейт,

специалист отдела автоматизации кадрового учета и

расчета заработной платы компании "Микротест"

"Зарплата", N 11, ноябрь 2013 г.