Нюансы заполнения путевого листа (М. Кузнецова, "Актуальная бухгалтерия", N 1, январь 2014 г.)

Нюансы заполнения путевого листа

ВАС РФ принял сторону налоговиков в неоднозначном вопросе об отражении маршрута следования в путевом листе*(1). Так, по мнению суда, если в путевом листе не содержится полная информация о маршруте следования, то расходы на ГСМ нельзя учесть при налогообложении прибыли.

Как известно, компании самостоятельно могут разработать и утвердить в учетной политике форму путевого листа. Однако есть определенные реквизиты, которые обязательно должны содержаться в нем. Это обязательные реквизиты первичного документа из Закона о бухгалтерском учете, а также реквизиты, установленные Минтрансом России*(2). Давайте рассмотрим нюансы заполнения каждого из этих реквизитов.

Маршрут следования. К обязательным реквизитам путевого листа относятся*(3):

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

На первый взгляд, реквизит "Маршрут следования" не является обязательным для заполнения.

Однако все не так просто, как кажется.

По мнению финансового и налогового ведомств, целью составления путевого листа является подтверждение обоснованности расходов на ГСМ*(4).

Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные фирмой расходы на приобретение ГСМ.

Суды до недавнего времени в большинстве своем принимали сторону организаций. Они отмечали, что указание пути следования автомобиля, а также адреса в маршруте не является обязательным реквизитом путевого листа*(5). Так, в марте 2013 года судьи ФАС Поволжского округа указали, что отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей. Более того, маршрут следования автомобиля вообще не является обязательным реквизитом путевого листа*(6).

Однако были и решения в пользу налоговиков. При этом суды указывали, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет сделать вывод об использовании транспортного средства в служебных целях и об обоснованности расходов по ГСМ. Спорные реквизиты являются обязательными, поскольку они отражают содержание хозяйственной операции*(7).

Последнюю точку в этом вопросе поставил ВАС РФ*(8). В рассматриваемом деле компания использовала унифицированную форму путевого листа и считала, что так как она не является автотранспортным предприятием, то и строгое заполнение граф путевого листа не обязательно. Главное, чтобы документ содержал обязательные реквизиты, установленные Законом о бухгалтерском учете*(9). В путевых листах были указаны дата выдачи, государственный номерной знак автомобиля, его марка, путь следования, количество горючего по заправочному листу, общее количество километров. На основании этих данных путевого листа фирмой определялся фактический расход ГСМ по конкретному автомобилю. Кроме того, у компании имелись и другие документы, подтверждающие расходы (кассовые чеки АЗС, авансовые отчеты). Однако суд принял сторону налоговиков. По его мнению, при отсутствии в путевом листе информации о конкретном месте следования невозможно судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Таким образом, был сделан вывод, что представленные обществом путевые листы не подтверждают осуществления им спорных затрат на приобретение ГСМ и не могут являться основанием для их признания в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Как видим, для налоговиков принципиальным является наличие подробного маршрута и данные о расходе бензина. При отсутствии таковых реквизитов налоговая "снимет" расходы, а суд, теперь уже с большой степенью вероятности, их поддержит.

Рассмотрим другие важнейшие реквизиты путевого листа.

Наименование и номер путевого листа. Данные реквизиты являются обязательными. При этом если компания решила разработать собственную форму документа, то рекомендуем оставить наименование "Путевой лист", в противном случае претензий налоговиков не избежать*(10).

Дата документа. Дата составления - обязательный элемент любого первичного документа. При этом сам путевой лист можно оформить на один день или срок, не превышающий одного месяца. Кроме того, важно указать сведения о сроке действия путевого листа. Они должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован*(11).

Сведения о собственнике путевого листа. Данный реквизит также является обязательным. Здесь следует указать наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона компании.

Сведения о транспортном средстве. Здесь в обязательном порядке следует указать тип, модель и государственный регистрационный знак автомобиля.

Сведения о водителе. Данные о водителе являются обязательным реквизитом путевого листа. В нем должны быть указаны должность, ФИО водителя и его подпись. Также рекомендуем указать номер его водительского удостоверения.

Дата и время выезда и возвращения. Во избежание претензий налоговиков рекомендуем четко указывать дату и время выезда и возвращения автомобиля в организацию.

Показания одометра. Данный реквизит является обязательным. Здесь следует указывать полные километры пробега при выезде транспортного средства из гаража и его возвращении в гараж. Следует отметить, что, по мнению Минфина России, могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь*(12).

Таким образом, при заполнении этого реквизита компании вправе использовать данные GPS-навигатора.

Расход бензина. Данные о расходе бензина являются одним из важнейших реквизитов. Исключать такой реквизит из формы путевого листа или не заполнять его не рекомендуется, так как в этом случае придется защищать возможность учета расходов на ГСМ в суде*(13).

Исходя из последних разъяснений финансового ведомства*(14), а также судебной практики*(15), так как компании вправе не нормировать расходы на ГСМ, то данные о норме и, соответственно, об отклонении от нормы в путевом листе можно не указывать. Однако, если компания нормирует такие расходы, рекомендуется указывать эти данные в путевом листе.

Рассмотрим пример заполнения формы-образца путевого листа (см. рис. ниже).

Подготовлено с использованием системы ГАРАНТ

Путевой лист N 20 от 13.01.2014

              ---    ----------

Срок действия: с 13.01.2014 по 13.01.2014

                 ----------    ----------

Организация ООО "Ромашка" г. Москва, Ленинский пр-т, д. 107 тел. 8 (499) 555-55-44

            -----------------------------------------------------------------------

Транспортное средство: Седан легковой Шевроле Авео А 896 РС 77 RUS

                       -------------------------------------------

Сведения о водителе: Шубин Иван Петрович 77 МН N 456378

                     ----------------------------------

Дата и время		Маршрут движения		Показатель одометра (GPS-навигатора), км		Пробег, км	Движение ГСМ, л.
Выезда	Возвращения	Место отправления	Место назначения	Выезд	Возвращение		Получено	Остаток при выезде	Остаток при возвращении	Расход фактический
13.01.2014 12:00	13.01.2014 15:00	ООО "Ромашка", г. Москва, Ленинский пр-т, д. 107	ООО "Василек", г. Химки, ул. Родионова, д. 8	51 000	51 080	80	15	3	13	5
Итого	х	х	х	51 100	51 080	80	15	3	13	5
Бухгалтер		Иванова	Иванова М.И.
Водитель		Шубин	Шубин И.П.

М. Кузнецова,

старший налоговый консультант компании "Грант Торнтон"

"Актуальная бухгалтерия", N 1, январь 2014 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) определение ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 (далее - Определение N ВАС-11880/13)

*(2) утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152)

*(3) п. 3 Приказа N 152

*(4) письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13.11.2006 N 20-12/100253, от 19.06.2006 N 20-12/54213@

*(5) пост. ФАС МО от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 20.07.2010 N КА-А40/7436-10

*(6) пост. ФАС ПО от 05.03.2013 N А55-19369/2012

*(7) пост. ФАС ЗСО от 04.05.2012 N Ф04-1869/12, ФАС ВСО от 16.07.2010 N А33-10451/2009, ФАС ЦО от 05.03.2007 N А14-15515/2005/631/34

*(8) Определение N ВАС-11880/13

*(9) ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ

*(10) пост. ФАС ДО от 11.07.2013 N Ф03-2842/2013

*(11) пп. 4, 10 Приказа N 152

*(12) письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354

*(13) пост. Четырнадцатого ААС от 24.01.2013 N 14АП-10096/12

*(14) письмо Минфина России от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097

*(15) пост. ФАС ЦО от 04.04.2008 N А09-3658/07-29