Вопрос: Организация планирует заключить договор подряда на ремонт помещений с физическими лицами (не зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей). Какие первичные документы должны быть оформлены при ремонте хозяйственным способом? Следует ли в этом случае оформлять смету? Как отразить в бухгалтерском учете ремонт основного средства? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2013 г.)

Организация планирует заключить договор подряда на ремонт помещений с физическими лицами (не зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей).

Какие первичные документы должны быть оформлены при ремонте хозяйственным способом? Следует ли в этом случае оформлять смету? Как отразить в бухгалтерском учете ремонт основного средства?

1. Договоры подряда, заключенные с физическими лицами, являются договорами гражданско-правового характера и, в отличие от трудовых договоров, регулируются гражданским законодательством. Взаимоотношения сторон по договору подряда регламентированы положениями главы 37 "Подряд" ГК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 702 ГК РФ по договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

Согласно п. 1 ст. 709 ГК РФ в договоре подряда указываются цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения. Цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение (п. 2 ст. 709 ГК РФ).

Цена работы может быть определена путем составления сметы. В случае, когда работа выполняется в соответствии со сметой, составленной подрядчиком, смета приобретает силу и становится частью договора подряда с момента подтверждения ее заказчиком (п. 3 ст. 709 ГК РФ).

Цена работы (смета) может быть приблизительной или твердой (п. 4 ст. 709 ГК РФ).

Таким образом, стороны договора подряда для определения цены работ вправе составить смету.

Из положений п. 2 ст. 720 ГК РФ следует, что приемка выполненных работ по договору подряда осуществляется с составлением соответствующего акта или иного документа.

Пунктом 4 ст. 753 ГК РФ предусмотрено, что сдача результата работ подрядчиком по договору строительного подряда и приемка его заказчиком оформляются актом, подписанным обеими сторонами (письмо Минфина России от 25.07.2012 N 07-02-06/188).

В налоговом учете основное правило принятия к учету тех или иных затрат изложено в п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В силу ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Обязательные реквизиты первичных учетных документов перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

С 1 января 2013 года экономический субъект вправе самостоятельно решить, будет ли он применять формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо для отражения конкретных хозяйственных ситуаций в бухгалтерском учете разработает свои формы, включив в них обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012). При разработке собственных форм первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Следовательно, первичные документы, самостоятельно разработанные организацией и утвержденные на основании ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, включающие обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, являются документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (смотрите письмо Минфина России от 05.08.2013 N 03-03-06/1/31261).

При необходимости провести ремонт основных средств обычно составляется дефектная ведомость. В ней указываются перечень выявленных дефектов объекта и рекомендации по их устранению.

Согласно п. 67 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина России от 13.10.2003 N 91н (далее - Методические указания), затраты, производимые при ремонте объекта основных средств, отражаются на основании соответствующих первичных учетных документов по учету операций отпуска (расхода) материальных ценностей, начисления оплаты труда, задолженности поставщикам за выполненные работы по ремонту и других расходов.

В рассматриваемом случае при проведении ремонта силами подрядчиков (в том числе физических лиц) подтверждающим документом будет акт выполненных работ с описанием работ и выполненного объема, который должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Заметим, Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ (далее - Постановление N 100). Указанным документом утверждены, в частности, формы N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ" и КС-3 "Справка о стоимости выполненных работ и затрат". Пунктом 2 Постановления N 100 установлено, что утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации распространены "на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики". В рассматриваемой ситуации одной из сторон договора является физическое лицо, но полагаем, стороны договора подряда вправе использовать для разработки своих форм в качестве образца указанные формы.

После завершения ремонта оформляется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (форма акта может быть разработана на основе формы N ОС-3).

При осуществлении ремонта с использованием материалов заказчика передача материалов оформляется накладной.

Данные о ремонте вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (карточка может быть разработана на основе унифицированной формы N ОС-6).

2. В бухгалтерском учете ремонт является одним из способов восстановления имущества (п. 26 ПБУ 6/01 "Учет основных средств").

Затраты на текущий ремонт отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (расходы по содержанию и эксплуатации основных средств, в том числе арендованных) на основании п. 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации".

Согласно п. 67 Методических указаний затраты по ремонту объекта основных средств отражаются в бухгалтерском учете по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) в корреспонденции с кредитом счетов учета произведенных затрат.

В учете могут быть сделаны следующие записи:

Дебет 10 Кредит 60

- приобретен материал для ремонта;

Дебет 19 Кредит 60

- учтена сумма НДС по материалам;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- сумма НДС по материалам принята к вычету;

Дебет 20 (23, 25, 26_) Кредит 10

- материалы переданы для осуществления ремонтных работ;

Дебет 20 (23, 25, 26_) Кредит 76

- начислена сумма вознаграждения, причитающаяся к оплате по договору подряда;

Дебет 76 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- удержана сумма НДФЛ с вознаграждения, начисленного подрядчику (ФЛ);

Дебет 76 Кредит 50 (51)

- выплачено вознаграждение по договору подряда;

Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51

- перечислена в бюджет сумма НДФЛ, удержанная с дохода физического лица.

Рекомендуем дополнительно ознакомиться со следующими материалами:

- Энциклопедия решений. Учет текущего ремонта основных средств;

- Энциклопедия решений. Расходы на ремонт основных средств при налогообложении прибыли.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член Российской коллегии аудиторов, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

Ответ прошел контроль качества

23 декабря 2013 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.