Приложение 1. Изменения в приказ Департамента здравоохранения г. Москвы от 03.12.2009 N 1590 "О регламенте Департамента здравоохранения г. Москвы"

Приложение 1
к приказу Департамента
здравоохранения г. Москвы
от 6 октября 2014 г. N 863

3.2. Порядок подготовки и оформления проектов распорядительных документов

Проекты распорядительных документов Департамента здравоохранения города Москвы (далее - департамент) готовятся и представляются на подпись структурными подразделениями департамента на основании поручений руководства, в соответствии с планом работы или в инициативном порядке в связи с необходимостью решения возникших перед государственной системой здравоохранения города Москвы задач. Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся Управлением правового обеспечения и кадровой политики на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов и распоряжений должны иметь следующие составные части: заголовок к тексту, текст (вступительная и распорядительная части, при необходимости - приложения), подпись (подписи), лист согласований.

Заголовок должен быть кратким и соответствовать содержанию текста. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем), располагается у левой границы текстового поля, печатается на 12 строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков. Заголовок к тексту выделяется жирным шрифтом, перенос текста не допускается, точка в конце не ставится.

Заголовок распорядительного документа о внесении изменений и (или) дополнений в ранее принятый (изданный) документ оформляется следующим образом: "О внесении изменений (дополнений) в приказ (распоряжение) (далее указывается дата, регистрационный номер)", например: "О внесении изменений и дополнений в приказ Департамента здравоохранения города Москвы от 15.01.2011 N 18".

Текст распорядительного документа должен быть написан ясно, предельно кратко, с соблюдением грамматических правил, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Не следует употреблять сокращенных слов*. Правила написания слов и словосочетаний приведены в приложении 4 к Регламенту Правительства Москвы**. Текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала в границах полей (не менее): с левой стороны листа - 2,5 см, с правой стороны - 1,5 см. Первая строка каждого абзаца печатается с отступлением 1,25 см от границы левого поля.

При ссылке на иной документ соблюдается последовательность: наименование документа (Закон, Указ, постановление, приказ, ...); наименование органа, издавшего документ (Президент Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Министерство здравоохранения Российской Федерации, Правительство Москвы, Департамент здравоохранения города Москвы и др.); дата издания, номер (без предлога "за"), название документа. При обозначении даты: название месяца указывается прописью, а год указывается полностью, например: "25 ноября 2012 года".

Вступительная часть текста (констатирующая, мотивировочная, преамбула) дается при необходимости и должна быть краткой, излагающей разъяснение цели и мотивы, обстоятельства, послужившие основанием для подготовки документа, здесь же возможна оценка состояния дел по рассматриваемому вопросу. Эта часть может начинаться словами: "В целях ...", "В связи ...", "В соответствии ..." и т.д. В преамбуле могут быть приведены ссылки на нормативные правовые акты, в реализацию которых готовится распорядительный документ.

Преамбула в проектах приказов, кроме приказов по личному составу, завершается словом приказываю: (с двоеточием), напечатанным прописными буквами без разрядки непосредственно за текстом, или с новой строки, и выделенным жирным шрифтом. Преамбула может отсутствовать, если принимаемое решение не требует разъяснений. В этом случае слово приказываю не пишется. Преамбула распоряжения не имеет специальных завершающих слов.

Распорядительная часть текста приказов и распоряжений, как документов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа. В повелительной форме указывается, кому какие действия предписывается выполнить и в какие сроки. Распорядительная часть может состоять из пунктов. Для детализации действий пункты могут делиться на подпункты и абзацы, абзац может включать в себя дефисы. Номера пунктов обозначаются арабскими цифрами по порядку, номер подпункта состоит из номера пункта и порядкового номера подпункта через точку (1.1, 1.2 и т.д.), абзац печатается с красной строки с прописной буквы, других обозначений не имеет, дефис печатается с красной строки и начинается с графического знака "дефис" (-) и строчной буквы.

Пункты группируются по значимости (от более существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы. Каждый пункт, как правило, должен включать предписание исполнителю (исполнителям) и выражать законченную мысль, самостоятельное требование, правовую норму.

Поручения (задания) даются подразделениям и подведомственным структурам департамента (фамилии руководителей не указываются) и должностным лицам (например: заместителю руководителя департамента Фамилия И.О.).

Наименования структурных подразделений, учреждений, предприятий и организаций, фамилии и инициалы должностных лиц, которым даются поручения, сроки исполнения, цифры по тексту (например, сумму выделяемых средств, площадь предоставляемого жилья), фамилия и инициалы должностного лица, на которого возлагается контроль за исполнением документа, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, выделяются жирным шрифтом.

Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа. Название приложения должно соответствовать названию, приведенному в основном тексте.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Знак номера "N" перед порядковыми номерами приложений не ставится, порядковый номер единственного приложения не обозначается. Приложения подписываются заместителем руководителя департамента или начальником подразделения департамента. Ссылка на приложение в тексте распорядительного документа должна соответствовать названию самого приложения. При изложении приложений к распорядительному документу в новой редакции либо дополнении новыми приложениями, они оформляются самостоятельными приложениями к распорядительному документу, вносящему изменения и дополнения в основной документ.

Если к проекту распорядительного документа прилагается документ, изданный вышестоящей инстанцией (Правительство Российской Федерации, Минздрав России, Правительство Москвы) или иным органом власти (Департамент финансов города Москвы, Московская городская Дума и др.), то слова "Приложение к приказу (распоряжению) Департамента здравоохранения города Москвы от "__" ________ N ____" на этом документе не пишутся. В тексте после ссылки на документ указывается в скобках: "(прилагается)".

Листы основной части документа и каждого приложения к нему нумеруются отдельно, начиная со вторых листов. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном ("книжном"), так и горизонтальном ("альбомном") расположении текста).

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в основном тексте документа.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблица занимает более одной страницы, шапка таблицы должна иметь строку с цифровым обозначением каждой графы, эта строка должна повторяться далее вверху каждой страницы.

Рубрикация структурных элементов в приложении к распорядительному документу предпочтительна та же, что и в тексте распорядительного документа (пункты, подпункты, абзацы, дефисы). В приложениях больших объемов, сложных по структуре (концепции, программы и т.п.), допускается иная нумерация структурных элементов.

В случае если приложение оформлено в виде таблицы, нумерация структурных элементов (пункты, строки) обязательна. В больших, сложных по структуре таблицах предпочтительна самостоятельная нумерация структурных элементов каждого раздела.

Подпись отделяется от текста 1,5-2-я межстрочными интервалами. У левой границы текстового поля печатается "Руководитель (исполняющий обязанности руководителя) Департамента здравоохранения города Москвы" у правой границы - инициалы и фамилия.

Проект распорядительного документа должен содержать:

- точные наименования структурных подразделений, учреждений, организаций, предприятий департамента или должности и фамилии должностных лиц, на которых возлагается выполнение поручений;

- сроки исполнения поручений;

- поручение о контроле за выполнением распорядительного документа;

- поручение должностному лицу, на которое возложен контроль за выполнением распорядительного документа;

- указание о признании утратившим силу распорядительного документа либо его отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятого.

К проекту распорядительного документа прилагаются:

- копия поручения о необходимости подготовки данного проекта распорядительного документа (при его наличии);

- копии контрактов, договоров, соглашений, решений конкурсных комиссий, являющиеся основанием для принятия (издания) распорядительного документа, заверенные в установленном порядке;

- при необходимости - пояснительная записка за подписью должностного лица, внесшего или представившего проект распорядительного документа, в которой объясняется необходимость принятия данного документа, даются пояснения исторического плана, излагается правовая основа и анализируются возможные последствия;

На оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения) печатается лист согласования, где оформляются визы заинтересованных должностных лиц департамента, указываются фамилия и инициалы исполнителя, его телефон, приводится список рассылки и определяется его тираж.

Реквизиты листа согласования:

- проект приказа (распоряжения) внесен;

- проект согласован;

- разослать;

- тираж;

- исполнитель.

Все реквизиты (кроме "Разослать") печатаются в именительном падеже.

Реквизит "Проект приказа (распоряжения) внесен": указывается должность, инициалы и фамилия начальника подразделения, представившего проект.

Реквизит "Проект согласован": указываются должности, инициалы и фамилии должностных лиц, имеющих отношение к вносимому вопросу, в следующей последовательности:

- первый заместитель руководителя департамента;

- заместители руководителя департамента;

- начальники управлений департамента;

- начальник Отдела руководителя департамента;

- начальники других структурных подразделений департамента;

- главные внештатные специалисты департамента;

- директора дирекций административных округов (ГКУ ДЗ АО);

- руководители подведомственных учреждений, предприятий, организаций.

Обязательным для проекта приказа (распоряжения) является согласование первых заместителей руководителя департамента, заместителей руководителя департамента, начальника Отдела руководителя и начальников структурных подразделений департамента, имеющих отношение к вносимому вопросу.

Реквизит "Исполнитель": указывается должность, фамилия, инициалы, номер телефона специалиста, подготовившего проект документа. Исполнитель несет ответственность за согласование документов и правильность их рассылки.

Реквизит "Разослать" - печатается в дательном падеже, включает перечень:

- структурных подразделений и должностных лиц департамента, названных в качестве исполнителей заданий;

- должностных лиц департамента, на которых возложен контроль исполнения распорядительного документа;

- согласующих проект документа должностных лиц департамента;

- подразделений, учреждений, предприятий и организаций департамента, на которые распространяется действие документа.

Если действие документа распространяется на ряд однородных должностных лиц, подразделений или структур, то в реквизите "Разослать" они называются обобщенно, например, руководителям структурных подразделений департамента, директорам ГКУ ДЗ АО. Конкретные фамилии могут указываться только при рассылке документа заместителям руководителя департамента, а также должностному лицу, на которое возложен контроль исполнения документа.

Ответственность за правильность и полноту списка рассылки распорядительного документа несет исполнитель распорядительного документа.

Согласование проекта распорядительного документа организуется исполнителем, подготовившем проект, и осуществляется путем визирования: на листе согласования ставится подпись должностного лица, согласующего документ, и дата согласования (при необходимости оформляется возражение (особое мнение), которое может быть изложено как на отдельном листе, прилагаемом к листу согласования, так и непосредственно на листе согласования). При наличии замечаний проект распорядительного документа, при необходимости, дорабатывается подразделением, его разработавшим.

Согласование проекта распорядительного документа о внесении изменений и дополнений в ранее изданный распорядительный документ производится с теми должностными лицами, в компетенции которых находятся вопросы, разрешаемые в подготовленном проекте распорядительного документа.

Контроль соответствия требованиям Регламента департамента осуществляет Отдел руководителя департамента и включает:

- проверку правильности определения вида документа, использования бланка, наличия заголовка, его соответствия содержанию текста; наличия обязательного пункта о контроле, при необходимости пункта об отмене, признании утратившим силу или изменении ранее принятого документа; указания при необходимости на обязательность опубликования; оформления подписи; наличия всех необходимых согласований, действительность согласований (правомочность согласовавшего проект должностного лица, срок действия согласования)

- проверку правильности оформления (структура текста, соотношение размеров констатирующей и постановляющей частей, четкость и однозначность толкования формулировок, наличие в тексте ссылок на документы с точным указанием их даты, номера и названия, наличие приложений, правильность наименований структурных подразделений департамента, учреждений, предприятий и организаций и их должностных лиц, указание сроков исполнения, указание справочных данных исполнителя на листе согласования, полнота и достаточность списка рассылки)

- проверку комплектности представленных документов.

Проект распорядительного документа, представленный с отступлением от установленных Регламентом правил или отклоненный из-за необходимости доработки, подлежит возврату исполнителю с указанием замечаний, изложенными письменно или устно.

Доработка их осуществляется в течение 1-2 рабочих дней, если при возврате не установлен иной срок (внесение в проект незначительных, не меняющих сути изменений не влечет за собой повторного визирования; при внесении изменений, имеющих принципиальные значения, исполнитель должен заново согласовать документ с заинтересованными должностными лицами).

Проект распорядительного документа Департамента может проходить согласование в Системе электронного документооборота (далее - СЭД) с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) или обычным согласованием. Для этого документ регистрируется в установленном порядке в блоке "Согласование" как "внутренний документ" и создается лист "последовательного согласования", в который вносятся в порядке последовательности визирования все должностные лица (работающие в СЭД) и участвующие в его согласовании.

Иные, участвующие в подготовке и согласовании документа специалисты или должностные лица сторонних организаций (в том числе при подготовке совместного распорядительного документа) ставят на листе согласования собственноручную подпись.

На подпись руководителю Департамента проект документа с листом согласования представляется в бумажном виде, к нему прилагается выведенный на принтер лист последовательного согласования. При этом на листе согласования в бумажном виде собственноручную подпись в обязательном порядке ставят исполнитель документа, должностное лицо вносящее проект, начальник Отдела руководителя. Вместо подписей должностных лиц согласовавших проект документа в СЭД начальником Отдела руководителя указывается: "согласовано СЭД" или "согласовано ЭЦП" (в зависимости от формы согласования).

3.3. Подписание распорядительных документов

Распоряжение, и приказ Департамента здравоохранения города Москвы издает (подписывает) руководитель департамента. В отсутствие руководителя документы подписывает должностное лицо, на которого в установленном порядке возложено исполнение его обязанностей.

В случае, когда распорядительный документ подписан исполняющим обязанности должностного лица, реквизит "Подпись" оформляется следующим образом: "Исполняющий обязанности руководителя Департамента здравоохранения города Москвы" и далее указываются инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего распоряжение, приказ или поручение.

Подразделение Департамента, представившее (внесшее) проект распорядительного документа, осуществляет впоследствии справочную и консультативную работу по принятому (изданному) распорядительному документу.

------------------------------

* Допускается применение лишь общепринятых или официально установленных условных сокращений (аббревиатур). Аббревиатуры печатаются прописными (заглавными) буквами. При использовании сокращений необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.

** Включено в состав приложений к Регламенту.