Приложение 3. Порядок подготовки материалов к рассмотрению на заседании коллегии и проведение контроля за исполнением принятых решений

Приложение 3
к приказу Департамента
здравоохранения г. Москвы
от 30 июня 2011 г. N 598

Порядок
подготовки материалов к рассмотрению на заседании коллегии и проведение контроля за исполнением принятых решений

1. Члены коллегии и начальники структурных подразделений к 1-му числу последнего месяца полугодия представляют секретарю коллегии перечень вопросов для включения в план работы коллегии на следующее полугодие.

Проект плана работы коллегии на предстоящий квартал представляется на рассмотрение и утверждение до 20 числа последнего месяца полугодия.

Дополнительные вопросы включаются в повестку заседания коллегии только по указанию председателя коллегии.

2. Вопросы, обсуждаемые на заседании коллегии, оформляются протоколами.

По результатам обсуждения издаются решения коллегии, приказы, письма.

3. Материалы к заседанию коллегии представляются секретарю коллегии в 2 экземплярах не позднее, чем за 10 дней до дня заседания.

Объем проекта решения коллегии (проект приказа, письма) не должен превышать 3-5 страниц, справки - 10-12 страниц.

4. Материалы к заседанию коллегии должны быть завизированы. Виза включает в себя личную подпись и дату.

4.1. Справка и все приложения к ней подписываются ответственным исполнителем (с указанием должности), справка, кроме того, визируется начальником управления, курирующим заместителем руководителя Департамента на лицевой стороне последнего листа.

Статистические данные, используемые в материалах коллегии, должны быть согласованы и завизированы главным врачом Бюро медицинской статистики или его заместителем.

4.2. Проекты приказа или письма визируются в установленном для оформления этих документов порядке.

4.3. Проект решения коллегии визируется исполнителем, начальником отдела, начальником управления (самостоятельного отдела), курирующим заместителем руководителя Департамента здравоохранения города Москвы.

Если документ по своему содержанию касается нескольких структурных подразделений, он должен быть завизирован начальниками всех заинтересованных управлений, самостоятельных отделов, учреждений системы Департамента здравоохранения города Москвы.

Визирование производится на отдельном "Листе согласования проекта решения коллегии", который помещается в конце документа.

Замечания или дополнения к проекту решения коллегии излагаются на "Листе согласования" или на отдельном листе (в этом случае на "Листе согласования" делается соответствующая отметка). В таком случае визы имеют следующую форму:

                            (подпись) В.И. Иванов, замечания прилагаются.

                            12.01.2011.

5. В случае непредставления материалов в установленный срок вопрос может быть снят с рассмотрения председателем коллегии с соответствующим обсуждением и выводами коллегии.

При невозможности по каким-либо причинам представить материал к заседанию коллегии в установленный срок или если необходимость обсуждения вопроса отпала, лицо, ответственное за подготовку материала, обязано не позднее, чем за 30 дней до заседания коллегии, письменно доложить об этом председателю коллегии.

6. Начальники управлений и отделов обязаны одновременно представить списки лиц, приглашенных на заседание (как работников аппарата Департамента здравоохранения города Москвы, так и представителей организаций, учреждений, предприятий и заинтересованных ведомств) и список выступающих на заседании коллегии лиц.

За своевременную явку приглашенных и выступающих на заседание коллегии лиц и организацию их регистрации несут ответственность исполнители структурных подразделений, вносивших вопрос на рассмотрение.

При невозможности присутствия на коллегии приглашенный участник обязан лично доложить о причине неявки председателю коллегии или заместителю председателя коллегии.

7. По окончании заседания подписанные экземпляры доклада и содоклада сдаются секретарю коллегии.

8. Решения коллегии и проекты приказов, которые в результате обсуждения требуют внесения изменений и дополнений, дорабатываются ответственными исполнителями и представляются на подпись в 10-дневный или другой установленный на коллегии срок. Доработанное решение коллегии также визируется исполнителем, начальником отдела, начальником управления (самостоятельного отдела), курирующим заместителем руководителя Департамента здравоохранения города Москвы.

В случае необходимости продления срока ответственные за подготовку документа обязаны доложить о причинах задержки председателю коллегии и получить разрешение на продление.

9. Подписанное решение коллегии в 5-дневный срок размножается и рассылается ответственным исполнителем в необходимом количестве экземпляров в соответствии со "Списком рассылки", подписанным руководителем структурного подразделения.

10. Вопрос о снятии решения коллегии с контроля решает коллегия на основании справки, представляемой начальником структурного подразделения Департамента с визами исполнителей и ответственного за контроль.

11. Руководящий работник, указанный в решении коллегии, на которого возлагается контроль за исполнением решения коллегии, дает конкретные поручения исполнителям, которые оформляются резолюцией.

12. Управление (отдел) Департамента, ответственное за подготовку вопроса, устанавливает контроль за исполнением принятого решения коллегии. Ответственный исполнитель осуществляет сбор и обобщение информации по исполнению решения коллегии, представляет информацию секретарю коллегии не позднее 5 числа каждого месяца и подготавливает общую справку для снятия решения коллегии с контроля.

13. Начальники управлений (отделов) Департамента, начальники управлений здравоохранения административных округов, руководители учреждений здравоохранения, имеющие поручения в коллегии, организуют (по своему разделу работы):

- непосредственное проведение проверки хода и качества выполнения решения коллегии;

- обеспечение предупредительного контроля;

- представление информации о ходе выполнения решения коллегии ответственному исполнителю в указанные в решении сроки;

- подготовку материалов для снятия с контроля.

14. На каждое решение коллегии в управлении (отделе) оформляется дело, в которое подшивается копия решения коллегии и материалы по его исполнению.

15. При невозможности исполнения поручения коллегии в срок на имя председателя коллегии подается докладная записка о продлении сроков исполнения.

16. Секретарь коллегии ежеквартально обобщает представленную ответственным исполнителем информацию и докладывает о неисполненных поручениях на оперативных совещаниях руководителя Департамента.

17. Начальники управлений здравоохранения административных округов, руководители учреждений здравоохранения городского подчинения издают приказы или другие распорядительные документы по исполнению решений коллегии и организуют контроль за их исполнением в соответствии с установленным порядком.