Нарушения при предоставлении и оплате отпусков в государственных (муниципальных) учреждениях (М. Зарипова, "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 7, июль 2013 г.)

Нарушения при предоставлении и оплате отпусков в государственных (муниципальных) учреждениях

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). Порядок предоставления отпусков подробно изложен в гл. 19 "Отпуска" ТК РФ. Однако в ходе проведения контрольных мероприятий в государственных (муниципальных) учреждениях все же выявляются нарушения при предоставлении и оплате отпусков. Рассмотрим их в статье.

Предоставление основного ежегодного отпуска за первый год работы только по истечении года

В соответствии со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Таким образом, отказ работнику в предоставлении отпуска по истечении шести месяцев работы в первый год работы является нарушением его прав. Следует также отметить, что исходя из ст. 124 ТК РФ отпуск предоставляется работникам за каждый их рабочий год. Следовательно, началом периода, за который работнику предоставляется отпуск, является день поступления его на работу. Например, работник принят на работу 3 июня 2013 года, соответственно, отпуск ему предоставляется за рабочий год с 03.06.2013 по 03.06.2014. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя, следовательно, он вправе пойти в отпуск с 3 декабря 2013 года.

Следует обратить внимание, что до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами. Например, лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ).

Предоставление дней отпуска пропорционально отработанному времени

В соответствии со ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. При этом ТК РФ не предусматривает предоставления неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, то есть пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (независимо от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, то есть установленной продолжительности.

Статья 125 ТК РФ предусматривает право работника и работодателя при взаимном согласии разделить отпуск на части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней. При этом если работник не согласен, то работодатель обязан предоставить отпуск установленной продолжительности, то есть 28 календарных дней.

Отметим, что при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести за неотработанные дни отпуска удержание из заработной платы работника для погашения его задолженности перед работодателем (ст. 137 ТК РФ).

Отсутствует график отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Если в учреждении графика отпусков нет, то за несоблюдение трудового законодательства на работодателя может быть наложено административное взыскание в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Многие организации пренебрегают этим требованием законодательства, и отпуска работникам предоставляются по согласованию с работодателем. Так, Верховным судом Республики Карелия (Решение от 15.10.2010 N 21-208/2010) было рассмотрено нарушение в части несоблюдения порядка предоставления отпуска. Заместитель директора учреждения счел, что правомерно издал приказ на меньшее количество дней отпуска, так как у работника отсутствовал необходимый отработанный стаж для предоставления полного отпуска. Более того, он полагал, что по аналогии с расторжением трудового договора работодатель может в одностороннем порядке изменить график отпусков. Решением высшей судебной инстанции должностное лицо было признано нарушителем трудового законодательства и привлечено к административной ответственности с наложением штрафных санкций в размере 2 000 руб.

Если работника не устраивает время отпуска, установленное в графике, он может написать заявление о предоставлении ему отпуска в другое время. В этом случае изменение дат начала и окончания отпуска является правом, а не обязанностью работодателя. Следовательно, когда работник требует перенести его основной ежегодный отпуск на другое время, работодатель вправе ему отказать (Определение Ленинградского областного суда от 13.06.2012 N 33а-2587/2012).

При составлении графика отпусков следует учитывать, что работники некоторых категорий имеют право использовать отпуск в удобное для них время года. К числу лиц, имеющих право на такую льготу, в частности, относятся работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ). По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

Замена основного ежегодного отпуска денежной компенсацией

Статья 126 ТК РФ предусматривает возможность замены части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией. При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Например, работник в соответствии с коллективным договором имеет право на ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день в количестве 10 календарных дней. В 2012 году им не были использованы отпуска по производственной причине, поэтому реализовать данное право он может в 2013 году. Таким образом, при предоставлении отпуска в 2013 году замене денежной компенсацией подлежат только 10 календарных дней дополнительного отпуска, 56 дней основного отпуска он должен отгулять. Замена их денежной компенсацией является нарушением трудового законодательства.

Следует также обратить внимание, что нельзя заменить денежной компенсацией ежегодный основной оплачиваемый отпуск и ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска:

- беременным женщинам;

- работникам в возрасте до восемнадцати лет.

Кроме того, не допускается замена ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

Непредоставление ежегодного основного отпуска в течение двух лет подряд

Согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в следующих случаях:

- временная нетрудоспособность работника;

- исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, установленных трудовым законодательством, локальными нормативными актами. Например, такой случай, как болезнь члена семьи, может быть предусмотрен в локальном нормативном акте, принятом работодателем в установленном порядке, в качестве основания для продления ежегодного оплачиваемого отпуска (Письмо Роструда от 01.06.2012 N ПГ/4629-6-1).

Далее отметим, если работнику своевременно не была произведена оплата ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Обратите внимание! Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

Неверно определена продолжительность отпуска

В соответствии со ст. 115 ТК РФ продолжительность основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Однако помимо основного ежегодного отпуска Трудовой кодекс предусматривает обязанность работодателей предоставлять дополнительные оплачиваемые отпуска:

- работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);

- работникам, труд которых имеет особый характер (ст. 118 ТК РФ);

- работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);

- работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ).

В силу ст. 120 ТК РФ в число календарных дней отпуска не включаются нерабочие праздничные дни. В случае если работник имеет право на дополнительные отпуска, предусмотренные ст. 117-119, 321 ТК РФ, они суммируются с основным ежегодным отпуском. Разъяснения о порядке суммирования отпусков, определяемых в рабочих днях, приведены в Письме Минтруда РФ от 01.02.2002 N 625-ВВ. Например, работнику казенного учреждения предоставлен основной ежегодный отпуск с 3 июня 2013 года на 28 календарных дней. В ходе проверки было обнаружено, что специалист кадровой службы неверно определил дату выхода на работу сотрудника (01.07.2013): при подсчете количества дней не учел, что 12 июня - праздничный нерабочий день, следовательно, датой выхода является не 01.07.2013, а 02.07.2013.

Рассмотрим другой случай. Работнику автономного учреждения с 3 июня 2013 года предоставлены основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск за вредные условия труда - 12 рабочих дней.

Если отпуск, предоставляемый работнику, исчисляется (полностью или частично) в рабочих днях, то продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска нужно определять следующим образом:

1) от даты начала отпуска (03.06.2013) отсчитывается определенное количество дней основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней);

2) устанавливается период дополнительного отпуска (12 рабочих дней) в расчете на шестидневную рабочую неделю от даты окончания основного отпуска и определяется дата последнего дня отпуска. В нашем случае от 02.07.2013 следует отсчитать 12 рабочих дней. Последним днем отпуска является 15 июля 2013 года;

3) рабочие дни дополнительного отпуска переводятся в календарные: с 02.07.2013 по 15.07.2012 - 14 календарных дней;

4) рассчитывается общая продолжительность отпуска. По условиям примера она составит 44 дня.

Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска, расчет которой следует производить по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ.

Выплата отпускных произведена не в установленный законом срок

В соответствии со ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Например, если работник уходит в отпуск с понедельника, это означает, что не позднее чем в четверг он должен получить сумму отпускных.

Бывают случаи, когда руководители учреждений просят работников написать заявление о согласии на получение отпускных после окончания отпуска. В любом случае данный факт расценивается при проверках как нарушение трудового законодательства. В связи с принятием Федерального закона от 23.04.2012 N 35-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статью 122 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации" работодатель обязан указывать в расчетном листке каждого работника помимо иных сумм, ему начисленных, размеры денежной компенсации за нарушение установленного срока оплаты отпуска. Поэтому даже в случае подачи работником заявления, в котором он согласился получить отпускные позднее, работодателю после отпуска придется начислить компенсацию и указать ее в расчетном листке.

В силу ст. 236 ТК РФ работодатель, нарушивший установленный срок оплаты отпуска, обязан выплатить отпускные с процентами (денежную компенсацию) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. При этом обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Не соблюдается порядок расчета среднего заработка

В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение N 922).

Сумма отпускных определяется как произведение среднего дневного заработка и количества календарных дней отпуска. Среднедневной заработок - это сумма фактически начисленной заработной платы за расчетный период, деленная на 12 календарных месяцев и на 29,4 (среднее количество дней в месяце) (ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения N 922).

В соответствии с п. 2 Положения N 922 при расчете отпускных учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя. Не учитываются при расчете среднего заработка выплаты социального характера (п. 3 Положения N 922), например суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.), стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи, стоимость санаторно-курортного лечения. Иногда в ходе проверки расчета отпускных выясняется, что в расчет среднего заработка включаются суммы материальной помощи.

При расчете отпускных может оказаться, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде либо этот период состоял из промежутков времени, исключаемых из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения N 922. В таком случае средний заработок следует определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п. 6 Положения N 922). Например, сотруднице бюджетного учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2013. В расчетном периоде с 01.08.2012 по 31.07.2013 она находилась на больничном и в очередном отпуске за предыдущий год. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные? Согласно п. 6 Положения N 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы за период с 01.08.20010 по 31.07.2011.

Далее следует отметить, что практически в каждой организации для мотивации работника к качественному труду предусмотрены стимулирующие выплаты, в частности премии. При начислении отпускных следует обратить внимание на особенности их учета в составе выплат, участвующих в расчете.

Первым и важным условием является то, что любые премии должны быть предусмотрены системой оплаты труда, как и другие виды выплат, применяемые у работодателя.

В силу п. 15 Положения N 922 ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода.

Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.

Рассмотрим такую ситуацию. При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, ушедшему 01.05.2013 в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2012 по 30.04.2013) были начислены премии:

- в июле 2012 года - за II квартал 2012 года в сумме 15 000 руб.;

- в октябре 2012 года - за III квартал 2012 года в сумме 18 000 руб.;

- в январе 2013 года - за IV квартал 2012 года в сумме 15 000 руб. и годовая премия по итогам работы за 2012 год в сумме 25 000 руб.;

- в марте 2013 года - разовая премия к 8 Марта в сумме 3000 руб.;

- в апреле 2013 года - за I квартал 2013 года в сумме 10 000 руб.

Бухгалтер при расчете отпускных учел все премиальные выплаты.

В соответствии с п. 15 Положения N 922 премию, начисленную за II квартал 2012 года в сумме 15 000 руб., приходящуюся на апрель, май, июнь 2012 года, следовало учесть в размере 2/3. Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), в расчете отпускных не участвуют, поэтому премию к 8 Марта в расчет отпускных включать не следовало. Остальные премии, выплаченные работнику, подлежат включению в расчет в полном размере. Таким образом, сумма премиальных, которую следует учесть при расчете отпускных, составляет 78 000 руб. (15 000 руб. x 2/3 + 18 000 руб. + 15 000 руб. + 25 000 руб. + 10 000 руб.).

* * *

В заключение отметим, что все вышеперечисленные нарушения квалифицируются как нарушения трудового законодательства и влекут административную ответственность согласно ст. 5.27 КоАП РФ в виде наложения административного штрафа:

- на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Повторное нарушение законодательства о труде и об охране труда в течение года должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 3 ст. 4.5 и п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

М. Зарипова,

эксперт журнала "Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных) учреждений"

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", N 7, июль 2013 г.