Основные моменты при проведении аттестации персонала (Т. Скоробогатова, "Кадровик.ру", N 7, июль 2013 г.)

Основные моменты при проведении аттестации персонала

Аттестация как средство оценки персонала используется достаточно давно и необходима каждой компании независимо от ее деятельности, числа работников и этапа своего развития. Она позволяет выяснить уровень работников, их потенциал, навыки, профессиональные знания и умения. Эту процедуру отделу персонала желательно проводить совместно с руководством и квалифицированными специалистами компании. Таким образом, аттестация - это эффективный инструмент в управлении человеческими ресурсами, который помогает руководителю менять стратегию управления в организации.

Регулярная оценка деловых и личностных качеств работников, их трудовых показателей позволяет понять, насколько эффективно и качественно работает персонал. И, следовательно, обосновать последующие ключевые кадровые решения в отношении каждого сотрудника:

- увеличить или уменьшить заработную плату;

- создать кадровый резерв для дальнейшего карьерного роста;

- улучшить подбор и расстановку персонала, включая ротацию, перемещение и увольнение кадров;

- выявить потребность в дополнительном обучении.

Однако следует помнить, что при проведении аттестации необходимо избегать возможных скрытых и явных ошибок, которые могут оказаться роковыми для работника. Среди распространенных:

- рассмотрение процедуры оценки вне системы управления персоналом, включая неверный выбор цели аттестации (например, дискредитация "опальных" работников);

- слабая информационная поддержка (например, нарушение сроков проведения аттестации, отсутствие возможности ознакомиться с аттестационными документами, "размытость" критериев оценки) и т.д.

Поэтому при проведении аттестации следует придерживаться определенных этапов и процедур, рассмотрим их подробнее.

Кстати. Аттестация - это процедура систематической формализованной оценки соответствия деятельности конкретного сотрудника стандарту выполнения работы в должности, которую он занимает.

Этап 1. Стартап, или Новый проект

Если численность организации растет, а производительность и качество труда падают, отмечается низкая исполнительская дисциплина, и компания становится плохо управляемой, то самое время заняться аттестацией персонала, включая рабочих, специалистов и руководителей. Основная цель аттестации - устранение вышеназванных проблем и, соответственно, повышение производительности труда, что в конечном счете влияет на увеличение дохода (прибыли) компании. Для начала отделу персонала совместно с руководством необходимо проанализировать сложившуюся ситуацию и подготовить ряд документов: положение о проведении аттестации, приказ о проведении аттестации, аттестационный лист и т.д.

Этап 2. Выбор методик аттестации

На данном этапе необходимо определиться с методами проведения аттестации, исходя из задач, стоящих перед компанией, численности персонала и других критериев. Аттестация может быть проведена в виде:

- собеседования;

- анкетирования;

- тестирования;

- экспертных оценок;

- экзамена;

- моделирования рабочей ситуации;

- сочетания всех или некоторых из названных методов.

Лучше всего использовать комплексный подход, т.е. выбрать эффективную процедуру, которая позволит максимально полно оценить достижения сотрудников за прошедший период, определить потенциал людей и наметить пути их развития. Кроме того, выбор методики, метода и инструмента аттестации зависит от временных, финансовых затрат, а также от трудоемкости их применения. Чем точнее инструмент оценки персонала, используемый при аттестации, тем более объективны ее результаты, тем меньше будет недовольства и нареканий со стороны оцениваемого работника. Тогда он точно будет знать, соответствует ли занимаемой должности, нужно ли ему пройти курсы повышения квалификации или же следует сменить свою должность на другую. В противном случае недовольство работников может вызвать напряженность психологического климата в коллективе, повышение текучести кадров и другие негативные последствия. При проведении аттестации нужно учитывать, что такие методы, как собеседование, экспертные оценки, могут быть субъективными, а такие, как тестирование и анкетирование - показать желаемое вместо действительного. Поэтому более-менее объективными можно считать результаты экзаменов и моделирование рабочей ситуации.

После того как методика аттестации выбрана, необходимо заранее подготовить вопросы или экзаменационные задания, бланки для ответов, а также копии документов об образовании, повышении квалификации, стаже работы, должностные инструкции сотрудников, аттестационные характеристики и другие документы. В приложениях 1-3 представлены информационные материалы по аттестации персонала компании с помощью экзамена: вопросы для аттестации, аттестационная характеристика, протокол аттестации.

Этап 3. Выбор времени и места

Определившись с методами и инструментами аттестации, отделу персонала вместе с руководителями подразделений необходимо четко установить время и место проведения процедуры. Или работники будут приходить в выделенный для этого кабинет руководителя компании, или аттестационная комиссия будет ходить непосредственно по рабочим местам. Не позднее чем за 1 месяц до начала аттестации составляется график ее проведения, в котором указываются: фамилия, имя, отчество, должность аттестуемого сотрудника, наименование подразделения, в котором он работает, дата, время и место проведения аттестации.

Этап 4. Проведение аттестации

Проведение аттестации должно быть тщательно спланировано заранее. По возможности необходимо создать спокойную, деловую обстановку, настроиться на конструктивный диалог между аттестационной комиссией и аттестуемым, чтобы показать, что эта процедура направлена на правильную оценку результатов его деятельности, а не служит способом его дискредитации и возможного увольнения (расторжение трудового договора в соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ). Далее необходимо следовать разработанной процедуре аттестации, описанной ниже:

1) Секретарь комиссии объявляет фамилию очередного аттестуемого работника.

2) Комиссия перед приглашением сотрудника заслушивает краткую справку его непосредственного руководителя.

3) Секретарь комиссии приглашает работника.

4) Председатель комиссии предлагает членам комиссии задавать вопросы аттестуемому работнику сообразно занимаемой должности и перечню вопросов. Комиссия задает вопросы, касающиеся следующих аспектов профессиональной деятельности работника:

- основная специальность (по утвержденному перечню вопросов) - 4 вопроса;

- взаимодействие со смежными подразделениями, знание процессов, в которых участвует работник, - 1 вопрос;

- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), техника безопасности (ТБ), цели и задачи своего подразделения -1 вопрос;

- развитие профессиональных навыков, обучение, карьерный рост - 1 вопрос.

При необходимости более полного выяснения знаний работника могут быть заданы дополнительные вопросы, вытекающие из основных.

5) Секретарь комиссии заносит вопросы и ответы работника в протокол аттестации.

6) Комиссия выставляет оценки ответов в персональные бюллетени.

7) Когда вопросы исчерпаны, комиссия в отсутствие аттестуемого работника принимает решение об итоге аттестации. Если сумма набранных баллов больше критического значения (например, 3,5) - выносится положительное решение.

8) Секретарь комиссии заносит решение комиссии и средние баллы оценок в протокол аттестации, а в дальнейшем - в аттестационный лист, c которым работник должен быть ознакомлен под расписку в трехдневный срок.

9) Далее пп. 1-8 повторяются для всех работников.

Этап 5. Принятие решения по итогам аттестации

Оценив по выделенным критериям работника, аттестационная комиссия принимает одно из следующих решений:

- соответствует занимаемой должности;

- не соответствует занимаемой должности.

При необходимости в решении отмечаются положительные и/или отрицательные стороны в работе аттестуемого сотрудника, рекомендации, касающиеся дальнейшей профессиональной деятельности, повышения квалификации и т.д.

Этап 6. Обратная связь

Работники, прошедшие аттестацию, должны знать свои результаты. Оповестить людей - задача отдела персонала. Сообщать итоги процедуры и получать обратную связь следует в нейтральных, не содержащих критики выражениях. Решение аттестационной комиссии может выдаваться в индивидуальном порядке или, наоборот, быть гласным. В последнем случае следует подавать информацию о прошедшей аттестации в обобщенной форме. Не секрет, что обратная связь - это механизм, с помощью которого можно мотивировать сотрудников к достижению реальных целей компании. Например, для повышения конкуренции внутри коллектива хорошо представить результаты аттестации в понятном для восприятия виде: таблица рейтинга работников, успешно прошедших аттестацию, коэффициенты соответствия должности, списки на обучение, рекомендации, касающиеся повышения квалификации, списки сотрудников на повышение или понижение разряда, заработной платы.

После проведения аттестации и оценки ее результатов отдел персонала должен обратить внимание на следующие основные моменты:

1. Вся процедура аттестации должна быть подчинена достижению стратегических целей, решению задач компании и в связи с этим - системе управления персоналом.

2. Методы и методики проведения аттестации должны быть выбраны правильно.

3. Обязательно соблюдение сроков и периодичности проведения аттестации.

4. Аттестация персонала должна быть "прозрачной" и понятной каждому работнику, а ее итоги при этом не должны вызывать очевидных сомнений и явных разногласий.

5. Грамотная организация обратной связи, в том числе ознакомление с аттестационными документами, значительно повысит эффективность проводимой процедуры.

Такое непростое мероприятие, как аттестация персонала, при правильной ее организации может дать достоверные диагностические данные, что повлечет за собой повышение мотивации персонала, его стремление работать с большей эффективностью и достигать поставленных целей.

Приложение 1

Экзаменационные вопросы для аттестации персонала (примерный образец)

Утверждаю

Генеральный директор

ООО "Смена"

Смелякович /Н.Г. Смелякович/

"15" декабря 2012 г.

Вопросы для аттестации (для конструкторского бюро)

1. ЕСКД: виды документов, стадии разработки, правила оформления документации.

1.1. Виды и комплектность конструкторских документов.

1.2. Стадии разработки.

1.3. Правила выполнения чертежей деталей, сборочных единиц.

1.4. Правила выполнения групповых конструкторских документов.

1.5. Правила оформления текстовых конструкторских документов.

1.6. Электромонтажные чертежи - правила оформления.

1.7. Виды схем.

1.8. Правила оформления документации на платы.

1.9. Правила оформления схем.

2. Система допусков и посадок.

2.1. Охватывающие и охватываемые поверхности.

2.2. Понятие поля допуска.

2.3. Система отверстия и система вала.

2.4. Посадки с зазором, с натягом, переходные.

3. Допуски формы и расположения поверхностей.

3.1. Отклонения и допуски формы.

3.2. Отклонения и допуски расположения.

3.3. Суммарные допуски формы и расположения.

3.4. Указания на чертежах допусков формы.

4. Конструкционные материалы (стали, цветные металлы, неметаллы).

5. Упаковка, тара.

5.1. Виды тары.

5.2. Категории упаковки.

5.3. Варианты упаковки.

5.4. Варианты защиты.

5.5. Варианты внутренней упаковки.

6. Классы электробезопасности. Конструктивные требования.

7. Принципы конструирования.

8. Виды заземления.

9. Коммутационные изделия, применение.

10. Знание систем автоматизированного проектирования и сопутствующих программ.

10.1. Автокад.

10.2. CorelDraw.

10.3. Сопутствующие программы - Word, Exel.

10.4. Другие системы проектирования.

Приложение 2

Аттестационная характеристика (примерный образец)

Аттестационная характеристика

Фамилия, имя, отчество: Беляева Алла Николаевна

                        -------------------------------------------------

Число, месяц и год рождения: "25" февраля 1975 г.

                             --------------------------------------------

Структурное подразделение: конструкторское бюро

                           ----------------------------------------------

Занимаемая должность на момент аттестации:

инженер-конструктор 1-й категории

-------------------------------------------------------------------------

Опыт практической работы по данной специальности:

7лет, из них в ООО "Смена" - 2 года

-------------------------------------------------------------------------

Профессиональная компетенция (владение навыками и знаниями по должности):

владеет системой AutoCAD, CorelDraw, Word, Excel

-------------------------------------------------------------------------

Отношение к работе:

ответственное, работает с интересом, стремится овладевать новыми знаниями,

-------------------------------------------------------------------------

не боится осваивать новые технологии конструирования и проектирования

-------------------------------------------------------------------------

Организаторские    способности   (организация   собственной   работы    и

взаимодействия):

умеет  организовать  собственную  работу,   осуществлять   взаимодействие

-------------------------------------------------------------------------

со смежными подразделениями

-------------------------------------------------------------------------

Особенности мышления (ответственность, взвешенность, решительность,

осторожность, перфекционизм, поспешность, медлительность и т.д.):

ответственность, взвешенность, осторожность, нацеленность на результат

-------------------------------------------------------------------------

В какой форме имеет поощрения: грамоты

                               ------------------------------------------

В какой форме имеет взыскания: не имеет

                               ------------------------------------------

Выводы непосредственного руководителя:

перспективный специалист, нарабатывающий опыт в своей должности

-------------------------------------------------------------------------

Непосредственный:    Ливицкий      /Д.Б. Ливицкий/     "15" января 2013 г.

  руководитель       --------                           --  ------   --

Ознакомлен(а) работник:   Беляева  /А.Н. Беляева/      "15" января 2013 г.

                          -------                       --  ------   --

Приложение 3

Протокол аттестации (примерный образец)

                         Протокол аттестации

                         "15" февраля 2013 г.

                          --  -------   --

Ф.И.О.: Беляева Алла Николаевна

        -----------------------------------------------------------------

Должность: инженер-конструктор 1-й категории

           --------------------------------------------------------------

Структурное подразделение: конструкторское бюро

                           ----------------------------------------------

N	Вопросы для аттестации	Баллы
1	Знание принципов конструирования	4,0
2	Система допусков и посадок	4,0
3	Порядок внесения изменений в конструкторскую документацию	4,8
4	Виды электрического заземления	4,2
5	Знание задач своего подразделения	4,0
6	Взаимодействие со смежными подразделениями	3,8
7	Знание пакетов программ AutoCAD, CorelDraw	4,5
Общая оценка		4,2

Примечания: уверенный пользователь графических программ

            -------------------------------------------------------------

Рекомендации аттестационной комиссии: признать   уровень     квалификации

                                      -----------------------------------

соответствующим   занимаемой   должности   и  рекомендовать  обучение  по

-------------------------------------------------------------------------

индивидуальной программе

-------------------------------------------------------------------------

Председатель аттестационной комиссии:     Смелякович    /Н.Г. Смелякович/

                                          ----------

Секретарь аттестационной комиссии:         Цветкова     /М.С. Цветкова/

                                          ----------

Члены аттестационной комиссии:            Дитриченко    /А.В. Дитриченко/

                                          ----------

                                           Шаповалов    /Т.И. Шаповалов/

                                          ----------

                                           Мартынов     /Ю.Н. Мартынов/

                                          ----------

М.П.

Т. Скоробогатова,

Москва

"Кадровик.ру", N 7, июль 2013 г.