Регистры бухгалтерского учета: составление и хранение в электронном виде ("БУХ.1С", N 9, сентябрь 2013 г.)

Регистры бухгалтерского учета: составление и хранение в электронном виде

Среди существенных изменений, внесенных Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ в законодательство о бухгалтерском учете в Российской Федерации, можно выделить новые требования к регистрам бухгалтерского учета и порядку их ведения. В настоящей статье методисты фирмы "1С" напоминают об изменениях и рассматривают порядок формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью, а также их хранения в информационной базе на примере программы "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0).

Новые требования закона о бухгалтерском учете

С 1 января 2013 года вступил в силу новый Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), который внес существенные изменения в требования к ведению бухгалтерского учета в России.

В частности, изменены принципы и субъекты регулирования бухгалтерского учета, понятие объектов бухгалтерского учета, отменена обязанность применения унифицированных форм первичных документов, установлен новый состав бухгалтерской (финансовой) отчетности и порядок ее представления, введено понятие электронного первичного документа и т.д.

Кроме того, Закон N 402-ФЗ внес поправки, касающиеся регистров бухгалтерского учета - основы для формирования бухгалтерской (финансовой) отчетности*(1).

Согласно статье 9 Закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В соответствии с частью 1 статьи 10 Закона N 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Формы указанных регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

Порядок ведения регистров бухгалтерского учета определен в статье 10 Закона N 402-ФЗ.

Обязательными реквизитами регистров бухгалтерского учета согласно части 4 статьи 10 Закона N 402-ФЗ являются (рис. 1):

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно части 6 статьи 10 Закона N 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП).

В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 8 ст. 10 Закона N 402-ФЗ).

Начиная с релиза 3.0.16 программы "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) и релиза 2.0.42 программы "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 2.0), реализована возможность формировать регистры бухгалтерского учета с учетом требований Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Для этого в каждом стандартном отчете программы пользователь может дополнительно отобразить единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета (см. рис. 1).

Для формирования регистров бухгалтерского учета в программе "1С:Бухгалтерия 8" можно использовать следующие стандартные отчеты:

- Оборотно-сальдовая ведомость;

- Шахматная ведомость;

- Оборотно-сальдовая ведомость по счету;

- Обороты счета;

- Анализ счета;

- Карточка счета;

- Анализ субконто;

- Обороты между субконто;

- Карточка субконто;

- Сводные проводки;

- Отчет по проводкам;

- Главная книга.

Чтобы в стандартных отчетах "1С:Бухгалтерии 8" отобразились должности и расшифровки подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета, необходимо предварительно выполнить настройки в регистре сведений Ответственные лица организации, а также в Панели настроек сформированного стандартного отчета программы (например, отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету).

Кроме стандартных отчетов программы, начиная с релиза 3.0.19 в "1С:Бухгалтерии 8", существует возможность сформировать регистры бухгалтерского учета из Справок-расчетов, оформляемых по регламентным операциям закрытия месяца (списание косвенных расходов, себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг и т.п.).

Подробный порядок формирования регистров бухгалтерского учета в программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0) приведен в N 7 (июль) "БУХ.1С" за 2013 год, стр. 6. Рекомендации могут применить и пользователи "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 2.0).

Составление регистра бухгалтерского учета в электронном виде в "1С:Бухгалтерии 8" (ред. 3.0)

Согласно части 6 статьи 10 Закона N 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" (ред. 3.0), начиная с релиза 3.0.21, существует возможность формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью.

Для создания регистра бухгалтерского учета в электронном виде (рис. 2):

- сформируйте регистр бухгалтерского учета из стандартного отчета программы (подробнее см. в N 7 (июль) "БУХ.1С" за 2013 год, стр. 6);

- нажмите кнопку Регистр учета -> Сохранить и подписать ЭЦП;

- в открывшемся окне действующих сертификатов ЭЦП выберите ответственное лицо, которому выдан соответствующий сертификат. Так как пользователь может иметь возможность подписывать электронные документы несколькими имеющимися сертификатами, в открывшейся форме будет содержаться список всех сертификатов ЭЦП, которые установлены на компьютере и доступны для подписания текущему пользователю;

- нажмите кнопку Подписать.

Хранение регистров бухгалтерского учета в электронном виде

После подписания и сохранения, регистр бухгалтерского учета в электронном виде помещается в Архив регистров учета (рис. 3).

Для просмотра архива и сохранения регистра в файл с ЭП выполните следующее:

- нажмите кнопку Регистр учета -> Открыть архив (см. рис. 2);

- в списке Регистр учета выделите документ, который необходимо сохранить в виде файла (см. рис. 3);

- выберите команду Все действия -> Сохранить файл с ЭЦП.

Выбранный документ успешно сохранен в соответствующий каталог.

Электронный документ можно открыть в печатной форме через просмотр из файла формата .pdf и проверить содержимое сформированного электронного документа.

Методисты фирмы "1С"

"БУХ.1С", N 9, сентябрь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее о положениях Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, устанавливающего новые требования к первичным документам и регистрам бухгалтерского учета читайте в N 11 (ноябрь), стр. 4 за 2012 год.