Порядок трудовых отношений с работниками-фрилансерами регламентирован законодательно (Е.В. Вайтман, "Российский налоговый курьер", N 15, август 2013 г.)

Порядок трудовых отношений с работниками-фрилансерами регламентирован законодательно

Трудовые договоры с работающими удаленно сотрудниками теперь можно заключать в электронном виде. Однако для этого у каждой из сторон должна быть электронная подпись. Но даже при наличии таких подписей полностью отказаться от составления документов на бумаге не получится.

С 19 апреля 2013 года в Трудовом кодексе появилась новая глава 49.1 "Особенности регулирования труда дистанционных работников" (введена Федеральным законом от 05.04.13 N 60-ФЗ). Она регламентирует порядок взаимоотношений между работодателями и лицами, работающими удаленно (фрилансерами). Такие сотрудники и их работа называются дистанционными.

В законодательстве появились понятия "дистанционная работа" и "дистанционный работник"

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Работа признается дистанционной, если в отношении нее одновременно выполняются два условия (ч. 1 и 2 ст. 312.1 ТК РФ):

- сотрудник осуществляет трудовую функцию, определенную трудовым договором, вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;

- для выполнения этой трудовой функции и взаимодействия между работодателем и работником по вопросам ее выполнения используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, прежде всего интернет.

Обратите внимание: не следует отождествлять дистанционных сотрудников и надомников. Согласно трудовому законодательству это разные категории работников. Ведь особенности трудовых отношений с ними регулируются разными нормами ТК РФ. Так, работе надомников посвящена отдельная глава 49 ТК РФ, которая была в Трудовом кодексе с момента вступления его в силу, то есть еще с 2002 года.

Надомник выполняет работу на дому (ч. 1 ст. 310 ТК РФ). Конкретное место выполнения работы дистанционным сотрудником не оговорено, лишь сказано, что это место не подконтрольно работодателю. Нередко для работы на дому не требуется высокой квалификации, в то время как дистанционный работник выполняет порученную ему работу с использованием компьютерной техники и высоких технологий, что подразумевает наличие у него определенных знаний и навыков.

Кроме того, трудовая деятельность надомника обычно имеет производственный характер и чаще всего заключается в изготовлении какой-либо продукции, имеющей натурально-вещественную форму. Результат работы дистанционного сотрудника может не иметь материального воплощения, например, если он занимается оказанием информационных услуг либо выполняет бухгалтерскую работу.

Заключение трудового договора о дистанционной работе не приводит к образованию у компании обособленного подразделения

Указанный вывод следует из определения дистанционной работы. Ведь дистанционный работник выполняет свои трудовые обязанности вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя. В то время как отличительным признаком обособленного подразделения организации является наличие в нем оборудованных стационарных рабочих мест, созданных на срок более одного месяца (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Таким образом, организация-работодатель не обязана регистрировать и ставить на налоговый учет обособленное подразделение по месту жительства или работы дистанционного сотрудника. Хотя не исключено, что налоговики будут по-прежнему настаивать на необходимости такой регистрации.

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить в электронной форме

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, но с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ (ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ). Одна из таких особенностей состоит в том, что трудовой договор о дистанционной работе может заключаться или впоследствии изменяться сторонами путем обмена электронными документами. При этом в качестве места его заключения или изменения указывается место нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

Однако обмен электронными документами возможен только при наличии у обеих сторон трудового договора усиленных квалифицированных электронных подписей *(1) (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Если у работодателя или кандидата на должность такой подписи нет, трудовой договор оформляется в обычном порядке. То есть для его заключения соискателю необходимо приехать в офис, предъявить работодателю документы, необходимые для оформления на работу (паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования и другие документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ), и подписать договор, составленный на бумажном носителе.

Допустим, стороны решили, что трудовой договор о дистанционной работе они будут заключать путем обмена электронными документами (см. врезку на с. 78). В этом случае документы, необходимые для оформления на работу, соискатель может передать своему будущему работодателю в виде электронного документа. Однако по требованию работодателя кандидат обязан выслать ему по почте еще и нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Обратите внимание. Особенности для фрилансеров, впервые заключающих трудовой договор

Если дистанционная работа является для сотрудника первым местом работы и трудовой договор заключен в электронном виде, он самостоятельно получает страховое свидетельство государственного пенсионного страхования - СНИЛС (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

В отличие от оформления указанного документа обычным сотрудникам бухгалтерия работодателя участия в этом не принимает. Как только работник получит СНИЛС, его реквизиты он должен сообщить работодателю. Хотя такого требования глава 49.1 ТК РФ не содержит.

Кроме того, работодатель может не заводить трудовую книжку работнику, впервые заключающему трудовой договор, и, значит, не вносить в нее запись о дистанционной работе. Однако это возможно только при условии, что стороны договорились именно о таком варианте документирования отношений (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Например, если они включили в трудовой договор условие о том, что трудовая книжка работнику не оформляется. Тогда главным документом, подтверждающим факт трудовой деятельности и стаж работы, является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, присланный сотруднику работодателем по почте (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Такой же экземпляр целесообразно иметь и работодателю. Это поможет ему подтвердить расходы на оплату труда дистанционного работника и другие расходы, связанные с удаленной работой (п. 1 ст. 252 и ст. 255 НК РФ).

В свою очередь работодатель по почте направляет дистанционному работнику один экземпляр трудового договора на бумажном носителе, оформленный надлежащим образом, то есть подписанный на бумаге со стороны компании (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Сделать это нужно не позднее чем в течение трех календарных дней со дня заключения такого трудового договора.

Отметим, что все почтовые отправления (как от работодателя сотруднику, так и наоборот) необходимо пересылать заказными письмами с уведомлением об их вручении адресату. А при обмене электронными документами каждая из сторон обязана направлять другой стороне подтверждение о получении ею таких документов. Срок для отправки подтверждения целесообразно прописать в трудовом договоре о дистанционной работе (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Указанные подтверждения помогут организации доказать, что дистанционный работник действительно выполнял свои трудовые обязанности и, значит, обосновать расходы на оплату его труда и другие связанные с его работой затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Примечание. Чтобы работодатель и дистанционный работник могли заключить трудовой договор в электронном виде и в дальнейшем обмениваться электронными документами, у каждого из них должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Ознакомить дистанционного работника с локальными нормативными актами можно в электронном виде

При приеме на работу, то есть еще до подписания трудового договора, работодатель обязан под роспись ознакомить любого работника, в том числе дистанционного, со следующими документами (ч. 3 ст. 68 и ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ):

- с правилами внутреннего трудового распорядка (см. врезку на с. 80);

- иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (например, с положением об отделе, в который принимается сотрудник, или с порядком направления работников в командировки);

- коллективным договором (при его наличии в компании).

Буква закона. График и режим работы дистанционный сотрудник вправе устанавливать себе сам

По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха определяется трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 57 и 100 ТК РФ).

Если в трудовом договоре о дистанционной работе не оговорен ее режим, сотрудник вправе самостоятельно решить, как ему организовать свое время. То есть он может выбрать, в какие именно часы будет выполнять трудовые обязанности, а в какие - отдыхать и заниматься личными делами (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Главное, чтобы работа была выполнена в срок.

Несмотря на предоставление дистанционным работникам свободы в распределении времени труда и отдыха, за ними сохраняется право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 312.4 ТК РФ). Причем, если согласно действующему законодательству работнику полагается не только основной отпуск, но еще и дополнительные отпуска, работодатель обязан предоставить ему и оплатить все причитающиеся дни отдыха. Значит, и расходы на оплату отпусков дистанционных работников организация вправе учесть при расчете налога на прибыль (п. 7 ст. 255 НК РФ). Порядок предоставления им отпусков устанавливается в трудовых договорах о дистанционной работе.

Дистанционного работника можно ознакомить с содержанием перечисленных локальных актов путем обмена с ним электронными документами (ч. 5 ст. 312.1 и ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). Такой вариант, по сути, приравнивается к ознакомлению сотрудника под личную роспись.

Запись о дистанционной работе в трудовую книжку можно не вносить

Однако это допускается только при наличии соответствующего соглашения между работником и работодателем (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Правда, не уточняется, каким образом оформляется такое соглашение, и не конкретизировано, должно оно быть письменным или устным.

Полагаем, что договоренность о невнесении записи о дистанционной работе в трудовую книжку целесообразно включить в текст самого трудового договора. В этом случае основным документом о трудовой деятельности и стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, который работодатель прислал ему по почте (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Если же стороны посчитали, что запись о работе в трудовую книжку все-таки нужно внести, дистанционный работник предоставляет работодателю свою трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае трудовая книжка хранится у работодателя до момента расторжения трудового договора о дистанционной работе и может послужить дополнительным доказательством реальности трудовых отношений (ст. 66 ТК РФ).

Если дистанционному работнику понадобится выписка из трудовой книжки, справка о начисленной зарплате или периоде работы в данной организации либо иные документы, то заявление о их выдаче он может отправить работодателю в электронном виде (ч. 6 ст. 312.1 ТК РФ). В свою очередь работодатель в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления обязан выслать работнику по почте копии запрошенных документов, заверенные надлежащим образом (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ). По просьбе работника эти копии можно направить ему не по почте, а в форме электронного документа.

Включение в трудовой договор о дистанционной работе дополнительных условий поможет компании обосновать и подтвердить расходы на фрилансеров

В принципе в договор о дистанционной работе можно добавить любые дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника по сравнению с тем, которое гарантировано трудовым законодательством (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).

Как и в трудовой договор с обычным сотрудником, в трудовой договор с дистанционным работником можно включить условие о продолжительности испытательного срока, неразглашении коммерческой тайны, порядке предоставления работнику полиса добровольного медицинского страхования. Примерный перечень подобных дополнительных условий трудового договора приведен в части 4 статьи 57 ТК РФ. Кроме того, в трудовом договоре о дистанционной работе можно также прописать (ч. 8 ст. 312.2 и ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ):

- обязанность дистанционного работника использовать в работе оборудование, средства защиты информации, программно-технические и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем;

- порядок и сроки обеспечения его указанным оборудованием и техническими средствами;

- регламент представления дистанционным работником отчетов о выполненной работе. Эти отчеты, а также любые пояснения или другую информацию он может передавать работодателю в электронном виде (ч. 6 ст. 312.1 ТК РФ);

- размер, порядок и сроки выплаты дистанционному работнику компенсации за использование принадлежащих ему либо арендованных им оборудования, 2 средств защиты информации, программно-технических и иных средств;

- порядок возмещения ему иных расходов, связанных с выполнением дистанционной работой.

Включение в трудовой договор подобных дополнительных условий упростит обоснование и подтверждение организацией расходов на оплату труда дистанционных работников, выплату им компенсаций за использование для служебных целей личного или арендованного имущества и возмещение иных расходов. Кроме того, наличие отчетов дистанционного работника о проделанной работе поможет компании доказать, что он действительно выполнял трудовые обязанности.

Для оплаты больничного листа или декретного отпуска необходимы оригиналы документов

Поскольку на дистанционных работников в полной мере распространяется действие трудового законодательства, за период их болезни им, как и обычным сотрудникам, выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (ст. 183 и ч. 3 ст. 312.1 ТК РФ). Однако для того, чтобы работодатель мог назначить и рассчитать сумму этого пособия, дистанционный работник обязан передать ему лично или направить по почте оригинал листка нетрудоспособности (ч. 7 ст. 312.1 ТК РФ). Если этот документ он пересылает почтой, то отправляет его заказным письмом с уведомлением о вручении работодателю.

Аналогичным образом сотрудница, работающая дистанционно, передает работодателю оригиналы документов, необходимых для предоставления ей отпуска по беременности и родам и выплаты пособий, связанных с рождением детей (собственноручно написанные заявления на такой отпуск или назначение пособия, листок нетрудоспособности и др.).

Допустим, так и не получив от дистанционного работника оригиналы указанных документов, организация на свой риск выплатила ему пособие по временной нетрудоспособности на основании копии больничного листа. Если на момент проверки у нее так и не будет оригинала этого документа, ФСС РФ откажет ей в возмещении суммы выплаченного пособия (п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.06 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством").

Работодатели освобождены от многих обязанностей по охране труда дистанционных сотрудников

Из общего перечня обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных работников сохранены лишь четыре (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ):

- ознакомление работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными компанией;

- расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 16 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

- выполнение предписаний должностных лиц Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) и других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный надзор за соблюдением трудового законодательства, а также рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные для этого сроки (абз. 19 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

- обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 20 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

Другие обязанности по обеспечению безопасности и охраны труда, предусмотренные статьей 212 ТК РФ, работодатель в отношении дистанционных работников соблюдать не обязан. Это объясняется прежде всего спецификой дистанционной работы. Ведь фактически место выполнения такой работы не находится под контролем работодателя (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Отметим, что у организации могут возникнуть сложности с признанием в налоговом учете расходов на проведение иных мероприятий по охране труда дистанционных работников, кроме тех четырех, которые закреплены в части 2 статьи 312.3 ТК РФ. Например, налоговики, скорее всего, исключат расходы на приобретение спецодежды для дистанционного работника, аттестацию его рабочего места или оплату медосмотра. Тем не менее компания сможет признать и эти расходы, если соответствующие обязанности работодателя пропишет в трудовом договоре о дистанционной работе (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

В трудовой договор о дистанционной работе можно добавить особые основания для его расторжения

Такая возможность предусмотрена частью 1 статьи 312.5 ТК РФ. Например, в трудовом договоре с дистанционным работником можно установить, что, помимо общих оснований для его расторжения, предусмотренных статьей 77 ТК РФ, договор может быть прекращен, например:

- из-за отказа сотрудника от использования в работе средств защиты информации, предоставленных или рекомендованных работодателем;

- в связи с неоднократным нарушением дистанционным работником сроков представления отчетов о выполненной работе;

- из-за неоднократного несоблюдения работником сроков выполнения порученной ему работы или несоответствия ее результатов требованиям, закрепленным в трудовом договоре.

Если стороны договорились о взаимодействии между ними посредством обмена электронными документами, то и приказ работодателя о прекращении о трудового договора направляется дистанционному работнику в форме электронного документа (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ). Однако в дополнение к этому работодатель обязан выслать ему по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении) копию приказа на бумажном носителе, оформленную надлежащим образом. Причем сделать это необходимо непосредственно в день прекращения трудового договора о дистанционной работе.

Е.В. Вайтман,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 15, август 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Подробнее о применении на практике этого и других видов электронных подписей читайте в статье "Налоговые плюсы и минусы для компании при подписании документов электронной подписью" // РНК, 2013, N 13-14, с. 141.