Комментарий к письму Минфина России от 23 июля 2013 г. N 03-03-06/1/28978 (Ю.С. Войтова, "Нормативные акты для бухгалтера", N 16, август 2013 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 23 июля 2013 г. N 03-03-06/1/28978

Какими документами в налоговом учете можно оформить начисление санкций (штрафов, пеней, неустойки) за нарушение контрагентами договорных обязательств? Специалисты Минфина России пояснили, что первичные документы налогового учета организация должна разработать самостоятельно. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

Законодательство не обязывает Министерство финансов РФ разрабатывать формы первичной документации специально для налогового учета. Тем не менее каждый факт хозяйственной жизни фирмы нужно оформить первичным учетным документом. Таково требование Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Бухгалтерский учет

Формы первичных документов (кроме кассовых) может разработать бухгалтер или другой сотрудник, который по долгу службы обязан вести бухучет. Самостоятельно разработанную "первичку" утверждает руководитель организации. Вместе с тем законом о бухучете установлен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный учетный документ (ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ):

наименование документа;

дата составления документа;

наименование экономического субъекта, составившего документ;

содержание факта хозяйственной жизни;

величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как это связано с налоговым учетом? Очень просто. Чтобы признать расходы организации в целях налогообложения прибыли, кроме прочего, нужно подтвердить их документально (ст. 252 НК РФ).

Налоговый учет

Самостоятельно разработанная и утвержденная руководителем "первичка" и станет подтверждением расходов, учитываемых при определении базы по налогу на прибыль. Поэтому важно, чтобы все перечисленные выше реквизиты были на месте. А если информации не хватает для определения базы по налогу, то можно дополнить регистры бухгалтерского учета самим или вести самостоятельные регистры налогового учета. Требование об этом содержится в статье 313 Налогового кодекса РФ. Кстати, в этой статье есть определение самого понятия "налоговый учет" - система обобщения информации для определения базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом РФ.

Организовать систему налогового учета фирма должна самостоятельно, далее ее нужно закрепить в учетной политике и применять из года в год. Данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения и др. Подтверждением данных налогового учета являются:

первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

аналитические регистры налогового учета;

расчет налоговой базы.

Формы аналитических регистров налогового учета для определения базы в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:

наименование регистра;

период (дату) составления;

измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

наименование хозяйственных операций;

подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Содержание данных налогового учета (в т.ч. данных первичных документов) является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в данных налогового учета, обязаны хранить налоговую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную действующим законодательством.

Ю.С. Войтова,

эксперт по налогам

"Нормативные акты для бухгалтера", N 16, август 2013 г.