Работники филиала: организуем кадровую работу (Т.В. Шадрина, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2013 г.)

Работники филиала: организуем кадровую работу

Сейчас все большее число компаний не только развивают свою деятельность в том регионе, в котором они находятся, но и открывают филиалы и представительства в других регионах. Однако зачастую работодатели не совсем понимают, каким образом должны регулироваться и оформляться трудовые отношения с работниками таких филиалов и представительств. В частности, их интересует, что писать в качестве места работы в трудовом договоре, где хранить трудовые книжки, нужно ли отдельное штатное расписание и пр.

Немного о филиалах

Прежде чем говорить о трудовых отношениях, нужно четко представлять, какое подразделение организации можно назвать филиалом или представительством. За разъяснениями обратимся к ст. 55 ГК РФ, где сказано: представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. А филиалом признается обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

Обратите внимание! Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица. Если такие обособленные подразделения решено открыть уже в процессе деятельности организации, нужно внести изменения в учредительные документы и зарегистрировать их в налоговом органе в установленном законодательством порядке.

Поскольку в большинстве случаев компании открывают филиалы, будем рассматривать именно это обособленное структурное подразделение.

Итак, филиал осуществляет свою деятельность на основании соответствующего положения. Руководители филиалов назначаются приказом организации и действуют на основании доверенности.

Остановимся на доверенности. Лучше, если она будет оформлена на бланке организации, хотя такое требование законодательством не установлено, просто она выглядит более солидно. Целесообразно включать образец подписи представителя также в доверенности, выдаваемые на заключение договоров, подписание различных документов от имени доверителя и др. Вместе с тем отсутствие на доверенности образца подписи поверенного не является основанием для признания ее недействительной. Такие выводы содержатся в Постановлении Президиума ВАС РФ от 16.06.2009 N 750/09 по делу N А43-3182/2008-5-74.

В доверенности обязательно указываются дата ее выдачи (в ином случае она будет недействительна) и срок действия (если в доверенности не отражен срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения).

К сведению. В действующем Гражданском кодексе содержится требование о необходимости проставления наряду с подписью руководителя оттиска печати на доверенности, выданной организацией. Однако с 1 сентября 2013 года в кодекс вводится ст. 185.1, в соответствии с которой доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами*(1). То есть оттиск печати ставить будет не нужно.

Круг полномочий, предоставляемых руководителю филиала, определяется головной организацией исходя из целей, для которых создано подразделение, и специфики его деятельности. Не будем останавливаться на полномочиях в сфере экономической деятельности (совершение сделок, открытие банковских счетов, распоряжение имуществом и пр.). Назовем полномочия в сфере трудовых отношений:

- заключение и расторжение от имени организации трудовых договоров с лицами, принимаемыми на работу в обособленное подразделение, с правом подписи трудовых договоров;

- издание приказов, внесение записей в трудовые книжки;

- применение дисциплинарных взысканий и поощрений;

- заключение договоров о материальной ответственности и др.

Кадровое делопроизводство в филиале

Напомним, что основным документом, на основании которого филиал осуществляет свою деятельность, является положение о филиале. Оно должно быть в наличии в структурном подразделении. Кроме того, необходимо, чтобы в филиале были копии учредительных документов организации. А вот относительно локальных нормативных актов скажем следующее. Правила внутреннего трудового распорядка могут быть разработаны специально для филиала в зависимости от специфики его работы. Если же режим работы филиала такой же, как и у головной организации, и нет никаких особенностей, возможно использование правил, утвержденных для организации. По такому же принципу могут разрабатываться и применяться иные локальные нормативные акты (положения об оплате труда, проведении аттестации работников, защите персональных данных и пр.).

К сведению. Следует помнить, что если руководитель филиала наделен полномочиями по принятию локальных нормативных актов, то такие акты утверждаются именно руководителем филиала, но после согласования с руководителем организации.

Конечно, руководитель филиала наделяется определенными полномочиями в области кадрового делопроизводства, однако большая часть функций по ведению кадрового документооборота поручается специальному работнику - менеджеру по персоналу, офис-менеджеру или отделу кадров (если филиал достаточно крупный и один работник не справится с объемом работы).

Специального регулирования кадрового делопроизводства в филиалах не предусмотрено, поэтому то, как его вести (в головной организации или в самом филиале), решает руководитель организации. Например, если филиал небольшой и работников в нем немного, возможно осуществление делопроизводства централизованно. То есть все кадровые документы подписываются руководителем организации, трудовые книжки хранятся в головной организации (по месту ее нахождения). А вот если филиалов несколько или их штат значителен, то подобное ведение кадрового документооборота неудобно, так как не позволит соблюдать сроки, установленные законодательством. В таком случае полномочия по решению кадровых вопросов передаются непосредственно подразделениям.

Если работодатель принял решение вести кадровое делопроизводство и хранить трудовые книжки работников филиала в головном офисе, рекомендуем разработать локальный нормативный акт, в котором следует закрепить сроки и процедуру передачи кадровых документов из филиала в головную организацию и обратно. Это важно, так как Трудовым кодексом для некоторых процедур установлены определенные сроки, нарушение которых может повлечь привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Если же решено организовать ведение и хранение кадровых документов в филиале, нужно закрепить это в положении о филиале и надлежащим образом составить доверенность. Кроме того, уже в филиале необходимо оформить приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, хранение печати и др.

Обратите внимание! Кадровая документация, включая трудовые книжки, может храниться в филиале в соответствии с требованиями законодательства.

Штатное расписание

Важный документ для любой организации - штатное расписание. Нужно ли филиалу отдельное расписание или он должен быть включен в штатное расписание всей организации в качестве структурного подразделения? Действительно, штатное расписание - документ, отражающий структуру, состав и численность работников организации в соответствии с ее уставом (положением), в котором содержатся перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Поскольку филиал является структурным подразделением организации, хоть и обособленным, штатное расписание должно быть единым для всей организации и утверждаться ее руководителем. После утверждения из штатного расписания делается выписка, которая заверяется и передается в филиал компании. Однако утверждение штатного расписания руководителем филиала также возможно, но только в том случае, если такие полномочия ему переданы в соответствии с доверенностью. В данном случае штатное расписание филиала должно быть согласовано с головной организацией. Оба варианта не противоречат трудовому законодательству.

Прием на работу в филиал

Трудовые отношения возникают на основании трудового договора. Перечень обязательных условий, подлежащих включению в него, содержится в ст. 57 ТК РФ. При заключении трудового договора может возникнуть вопрос: кого указывать в качестве работодателя - филиал или головную организацию? Поскольку филиал не является самостоятельным юридическим лицом, в качестве работодателя нужно указывать головную организацию. Это может выглядеть, например, так: "Общество с ограниченной ответственностью "Четверг" в лице директора Ростовского филиала Серова Евгения Ивановича, действующего на основании Доверенности N 34/01 от 05.02.2012, именуемое в дальнейшем Работодателем...".

Как известно, в трудовом договоре нужно обозначить место работы сотрудника, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения (ст. 57 ТК РФ). То есть условие о месте работы в трудовом договоре с работником филиала может быть сформулировано так: "Местом работы работника является Общество с ограниченной ответственностью "Четверг" (ООО "Ритм"), Ростовский филиал, расположенный в г. Ростов, ул. Ленина, д. 10".

Формулировки иных условий трудового договора для работников филиала обычно не вызывают затруднений. Отметим лишь, что в реквизитах сторон нужно указывать реквизиты и адрес головной организации.

К сведению. До подписания трудового договора с работником его необходимо ознакомить под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Кто подписывает трудовой договор с сотрудником от имени филиала? Директор является единоличным исполнительным органом организации и ее законным представителем. Он вправе передоверять свои права и обязанности любому лицу (например, директору филиала). Главное, чтобы такая возможность была предусмотрена уставом компании. Поэтому, если в уставе содержится условие о возможности передоверия права подписания трудовых договоров и такое право передано директору филиала доверенностью, трудовой договор с работником филиала подписывается директором филиала.

После подписания трудового договора обеими сторонами руководитель филиала издает приказ о приеме сотрудника на работу, который объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. На основании приказа вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. В качестве заголовка указывается наименование организации (в нашем случае - Общество с ограниченной ответственностью "Четверг" (ООО "Четверг")), под которым:

- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

- в графе 2 указывается дата приема на работу в соответствии с приказом;

- в графе 3 производится запись "Принят на работу в Ростовский филиал в отдел рекламы на должность специалиста";

- в графе 4 проставляются номер и дата приказа.

Далее на работника заводится личная карточка.

Перевод или увольнение работника

При необходимости перехода сотрудника из одного филиала в другой или в головную организацию нужно не увольнять его, а оформить перевод. На основании ст. 72.1 ТК РФ переводом считаются постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

Для перевода работника необходимо получить его согласие, так как в силу ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора.

А уместен ли перевод, если филиал находится в другой местности? Да, только в этом случае работнику полагаются определенные гарантии. Так, на основании ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

- расходы на переезд работника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

- расходы на обустройство на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

А вот если сотрудник не согласен переводиться в другую местность, нужно расторгнуть трудовой договор. Основанием для увольнения в таком случае будет п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ - отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора.

Вопрос. Как быть с сотрудниками филиала, который планируется закрыть?

Если ликвидации подлежит филиал, расположенный в другой местности, расторжение трудовых договоров с работниками этого подразделения производится по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации организации (ч. 4 ст. 81 ТК РФ). Если же филиал и головная организация находятся в пределах одного населенного пункта, увольнять по п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (ликвидация организации) нельзя. В этом случае следует увольнять в связи с сокращением штата или численности работников предприятия - по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Процедура увольнения сотрудников в связи с ликвидацией филиала вне зависимости от его расположения проводится в соответствии с требованиями Трудового кодекса. В частности, о предстоящей ликвидации филиала работники предупреждаются персонально под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Трудовые договоры могут быть расторгнуты и ранее двух месяцев, но при этом на основании ст. 180 ТК РФ работникам выплачивается дополнительная компенсация в размере их среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении.

Также увольняемому полагается выходное пособие в размере среднего месячного заработка и за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, что в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен (ст. 178 ТК РФ).

Вопрос. Нужно ли предлагать вакансии в головной организации при сокращении численности работников или штата филиала?

Действительно, ст. 81 ТК РФ обязывает работодателя перед сокращением работника предлагать ему другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Однако работодатель обязан предложить сотруднику и другую работу, имеющуюся у него в данной местности. Поэтому если головная организация и филиал находятся в одной местности, то предложить сотруднику вакансии работодатель обязан. Если же филиал находится, например, в Ростове, а головная организация - в Нижнем Новгороде, вакансии, имеющиеся в Нижнем Новгороде, работодатель предлагать не обязан, если только это не предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

Оформление увольнения обычно не вызывает затруднений, так как соответствующий порядок четко прописан в ст. 84.1 ТК РФ. А вот с записью в трудовой книжке могут возникнуть сложности. Дело в том, что на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек*(2) и Инструкции по заполнению трудовых книжек*(3) запись в трудовой книжке должна заверяться печатью работодателя. Печать филиала тоже является печатью работодателя (организация вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они являются печатями одной организации при условии, что на всех указаны полное наименование головной организации на русском языке и ее местонахождение). Проставление ее оттиска равносильно основной печати организации и не нарушает требований Правил ведения и хранения трудовых книжек. Однако есть и другое мнение, в соответствии с которым использовать печать филиала для заверения записи об увольнении категорически нельзя. Его сторонники считают: раз филиал не является юридическим лицом, то и печать филиала не является печатью работодателя. Однако мы считаем эту точку зрения несостоятельной.

Вопрос. Как быть с работниками, если филиал меняет свой адрес в пределах населенного пункта?

Как мы выяснили, местонахождение филиала является обязательным условием трудового договора, поэтому следует руководствоваться ст. 72 ТК РФ (изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон). С работниками необходимо в письменном виде заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Если меняется наименование филиала, нужно внести изменения в учредительные документы и положение о филиале, а затем произвести соответствующую запись в трудовой книжке. Запись вносится по аналогии с порядком внесения записи об изменении наименования организации в соответствии с п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2013 г.

------------------------------------------------------------------------

*(1) Федеральный закон от 07.05.2013 N 100-ФЗ "О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации".

*(2) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

*(3) Утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.