§ 2. Общие рекомендации по составлению документов

§ 2. Общие рекомендации по составлению документов

1. Любой документ, подписание которого требуется по условиям договора обеими сторонами, целесообразно направлять вместе с сопроводительным письмом. Во-первых, это является деловым этикетом и нормальной, устоявшейся практикой. Во-вторых, это письмо также будет иметь некоторое доказательственное значение, если направляется почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения, либо нарочным в двух экземплярах, на одном из которых получатель ставит отметку о принятии.

2. Когда документ, подписание которого требуется по условиям договора обеими сторонами, подписан стороной, направляющей данный документ другой стороне, в сопроводительном письме целесообразно использовать фразу "направляемый документ подписан нашей стороной и скреплен печатью организации". Это также может иметь некоторое доказательственное значение.

Настоящее замечание применимо, например, к сопроводительному письму о направлении договора с приложениями для подписания заказчику или о направлении макета рекламы для утверждения заказчиком.

3. Если в каком-либо документе (сопроводительном письме, запросе, претензии и т.п.) дается ссылка на прилагаемые документы, то следует указывать количество листов и экземпляров этих документов.

4. Если какие-либо документы направляются вместе с сопроводительным письмом, подготовленным в двух экземплярах, на одном экземпляре, предназначенном для отправителя, допускается предусмотреть графы для отметки о получении письма адресатом вместе с прилагаемыми документами. Отметка должна содержать дату и время получения, должность, фамилию, имя, отчество и подпись получателя. При принятии корреспонденции допускается также проставление на документах соответствующих штампов.

5. В некоторых образцах документов, приведенных в § 3 настоящей главы (например, в актах), имена собственные написаны с большой буквы, например: "на рекламных носителях, указанных в Приложении N 1 к Договору", а иногда в ряде других документов (в частности, сопроводительных письмах) - с маленькой: "на рекламных носителях, указанных в приложении N 1 к договору".

В первом случае это сделано, поскольку в преамбуле или в тексте документа указываются исходные данные договора (номер и дата) и дается пояснение "(далее - Договор)", и поэтому далее имена собственные (в том числе слово "Приложение", если к нему добавляется конкретный номер) указаны с большой буквы.

В отношении сопроводительных писем такое написание с маленькой буквы оправдано, поскольку эти письма не являются договорными документами и из контекста соответствующего письма явствует, что речь идет именно о данном договоре, а не о каком-то ином.

6. Бланк (свободная графа) для указания даты в реквизитах приложений к договору в образцах документов опускается в целях экономии места. Однако в практической деятельности, исходя из конкретных отношений сторон, в документах целесообразно указывать этот реквизит не только применительно к договору, но и в отношении приложений к договору. Это также целесообразно делать, когда отношениями сторон предусмотрено наличие нескольких приложений того или иного вида (приложений N 1 или приложений N 2) к договору.