§ 14. Переписка

1. Форма сообщений

Положения договора, устанавливающие порядок обмена сообщениями между сторонами, являются немаловажными. Их грамотное формулирование позволит сторонам обеспечить наличие информации, имеющей доказательственное значение для подтверждения тех или иных фактических обстоятельств при разрешении спорных ситуаций.

Вся переписка по договору, если стороны желают обеспечить себя доказательствами на будущее, должна вестись письменно. Это значит, что любое уведомление, запрос, требование, которые могут быть или должны быть направлены по условиям договора, должны быть составлены в письменной форме. Письменные документы вообще являются самым распространенным и, пожалуй, самым приемлемым средством доказывания в судебной практике. Понятно, что в определенной степени можно оспорить содержание письменного документа, но сама форма составления, а также способ передачи письменного документа имеет при разрешении споров важную роль, поскольку, как уже говорилось, обеспечивает заинтересованную сторону серьезной доказательственной базой. В этой связи немаловажным является не только само составление и направление документов именно в письменной форме, но и их надлежащее вручение.

2. Способы передачи сообщений

В практике существует два способа передачи документов, гарантирующих доказательство того, что документ передан стороной и получен адресатом. Во-первых, непосредственная передача (лично или нарочным) под расписку, во-вторых, почтовое отправление.

Направление документа иным способом (например, посредством телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи) должно позволить достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. Однако, например, доказательство направления документа по факсу, несмотря на наличие на таком письменном документе при его получении идентифицирующих признаков (таких как номер телефона отправителя, время отправления) не позволяет непосредственно достоверно установить, что документ исходит от стороны, что он подписан уполномоченным лицом, что на документе стоит подлинная печать организации. Для доказательства надлежащего отправления и получения сообщения в этом случае могут потребоваться дополнительные средства доказывания. То же касается направления электронных сообщений (без специальных случаев использования электронной подписи).

В некоторых случаях в практике стороны могут допустить использование факса при передаче сообщений. Это удобно для урегулирования случаев, не терпящих отлагательства. Однако в практике следует предусматривать необходимость последующего представления оригиналов в течение определенного срока.

Иногда в практической деятельности при составлении договора употребляют в тексте словосочетание "факсимильная связь", подразумевая под этим именно отправление сообщений с использованием факса. Хотя слова "факс" и "факсимиле" имеют общее происхождение (от лат. fac simile - "делай подобное") и юридически можно доказать, что включая подобного рода условие в договор, стороны имели в виду именно возможность направления сообщений посредством факса, однако такое употребление не совсем верно с точки зрения языка и значения слов. "Факс" является сокращением от слова "телефакс" и в первом значении представляет собой электрический способ передачи графической информации. "Факсимиле" же представляет собой точное воспроизведение рукописи, документа, подписи и т.п. при помощи фотографии, гравирования и др.

Встречаются случаи, когда стороны предусматривают в договоре не только возможность передавать друг другу документы с использованием факса, но и предусматривают условия такого отправления и получения, например:

"Документы, переданные по факсу, будут считаться врученными с момента получения отправителем от получателя переданного по факсу уведомления о получении сообщения. Данное сообщение должно содержать полностью дату и время принятия документа, фамилию, имя, отчество, должность принявшего документ сотрудника, а также его подпись".

В этом случае при установлении факта передачи и принятия сообщения может потребоваться использование дополнительных средств доказывания, поэтому включение таких оговорок в договор и отправление сообщения лишь таким способом не гарантирует принятие его во внимание и последующее исполнение.

Договором может быть предусмотрена возможность использования факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи при подписании договора, приложений и дополнительных соглашений к нему, актов, счетов, запросов и иной корреспонденции, связанной с исполнением договора. Если такое условие будет предусмотрено в договоре, стороны вправе получить от другой стороны доказательство принадлежности соответствующего аналога собственноручной подписи именно контрагенту (его представителю).

В практике иногда, несмотря на то, что договором предусматривается обязательная письменная форма сообщений, отправляют по электронной почте сканированный документ (например, претензию, подписанную руководителем с печатью организации). Этот способ хотя и приемлем фактически, но никакого доказательственного юридического значения сам по себе иметь не будет: за неисполнение требований стороны, предъявленных таким образом, никакой ответственности может не наступить. Это потребует, как было указано, дополнительных средств доказывания того, что электронное письмо передано с одного электронного почтового ящика и поступило на другой, а также принадлежности этих ящиков и адресов сторонам договора, и, кроме того, доказательств того, что письмо не подделано.

Норму договора, предусматривающую соответствующее условие договора в общем виде можно сформулировать следующим образом:

"Любое уведомление, запрос, требование, которые могут быть направлены по условиям настоящего Договора, должны быть составлены в письменной форме и вручены либо лично под расписку и надлежащим образом приняты и зарегистрированы получателем, либо направлены почтовым отправлением за счет отправителя".

3. Случаи обязательного извещения

Помимо тех случаев, когда это требуется в связи с исполнением обязательств по договору, обычно существует ряд обстоятельств, связанных с осуществлением ими предпринимательской деятельности, об изменении которых контрагенты должны поставить друг друга в известность. Это может быть, например, изменение наименования юридического лица, места его нахождения или почтового адреса, банковских реквизитов, реорганизации и другие обстоятельства.

Такое условие также требует отражения в договоре. Например, оно может быть следующим:

"При изменении наименования, места нахождения или почтового адреса, банковских реквизитов или реорганизации стороны обязаны в течение семи дней в письменной форме уведомить друг друга о произошедших изменениях".

Форма уведомления об изменении реквизитов приведена в образце 65 гл. 2.