Оплата времени, отработанного за пределами нормы ("БУХ.1С", N 4, апрель 2013 г.)

Оплата времени, отработанного за пределами нормы

Достаточно распространенными являются ситуации, когда необходимо оплатить работу сотрудников сверх рабочего времени, установленного в графиках работы. В таких случаях от бухгалтера требуется особое внимание и соблюдение норм трудового законодательства. В статье методисты фирмы "1С" разъясняют порядок расчета и регистрации в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" оплаты труда в выходной, в праздничный день в зависимости от того, запланирована работа в этот день или нет, оплаты сверхурочной работы (в том числе, при сверхурочной работе в ночное время, при суммированном учете рабочего времени и др.). Также рассматриваются вопросы налогообложения указанных выплат.

Определение понятия "Рабочее время" приведено в статье 91 ТК РФ. Это "время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые ... относятся к рабочему времени". В этой же статье определено, что "нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю". При этом работодатель должен вести учет времени, которое фактически отработал каждый из сотрудников организации.

Норма времени содержится в графике работы и устанавливается в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" либо выбором типового графика из Справочника, либо документом Ввод индивидуальных графиков работы организации (меню - Расчет зарплаты по организациям). На практике нередко возникают ситуации, когда бухгалтеру требуется оплатить рабочее время, которое работник отработал сверх определенной нормы. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ситуации.

Выходной день

Если в определенные дни графика сотрудника работа не предусмотрена, то это выходной день. Так, при обычной продолжительности рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями или "пятидневка"), как правило, выходные приходятся на субботу и воскресенье, но график может быть построен и иначе. Еженедельный непрерывный отдых предоставляется согласно статье 111 ТК РФ всем работникам. При этом его продолжительность не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ). Согласно статье 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается. Но привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни все же возможно и производится с их письменного согласия в случае необходимости выполнения непредвиденных работ, от срочного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа организации. Закон оговаривает, когда привлечение работников к работе без их согласия возможно и когда невозможно.

Однако в любом случае привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя. В случае проведения проверки контролирующими органами работодатель должен быть готов объяснить, что привлечение сотрудников было обусловлено производственной необходимостью.

Оплата труда в выходной день производится в соответствии со статьей 153 ТК РФ.

Для того чтобы отразить оплату работы в выходной день в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8", следует оформить документ программы Оплата праздничных и выходных дней организаций (рис. 1)

"Рис. 1"

Повышенная оплата в двойном размере формируется за счет начислений по документам Оплата праздничных и выходных дней и Доплата за работу в праздники и выходные.

Полезный совет: если для заполнения документа использовать кнопку Добавить, то для каждого сотрудника на каждый выходной нужно занести, соответственно, две строчки. Но если использовать кнопку Заполнить по списку сотрудников, то для выбранного списка двойные записи сформируются автоматически.

Согласно положениям статьи 153 ТК РФ: "По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит".

В таком случае в документе Оплата праздничных и выходных дней организаций следует отразить только начисление оплаты, не регистрируя при этом доплату за работу в праздники и выходные (см. рис. 1).

При работе с документом Оплата праздничных и выходных дней организаций в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" следует обратить внимание на два момента:

- нужно указать количество фактически отработанных сотрудником часов в поле Отработано часов;

- оплата производится из расчета часовой ставки (далее - ЧТС), даже если работнику установлен оклад.

Почему указываем количество отработанных часов

В графике выходной день обозначается кодом - В. Работа сотрудника в этот день не предусмотрена, соответственно, не указывается количество рабочих часов по плану.

В соответствии с пунктом 2 Разъяснений Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 N 13/П-21 "О компенсации за работу в праздничные дни" (далее - Разъяснения): "Оплата за работу в праздничные дни производится следующим образом:

а) сдельщикам - по двойным сдельным расценкам;

б) работникам, оплачиваемым по часовым или дневным ставкам, - в размере двойной часовой или дневной ставки;

в) работникам, получающим месячный оклад, - в размере одинарной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа в праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере двойной часовой или дневной ставки, если работа производилась сверх месячной нормы".

При этом оплата производится за фактически отработанные часы. Поэтому зафиксировать количество фактически отработанных часов работодателю необходимо.

Как определить ЧТС

Часовая тарифная ставка (ЧТС) для работников определяется по следующей формуле:

ЧТС = Оклад / Время

При пересчете месячного оклада в часовую тарифную ставку можно использовать один из трех Алгоритмов расчета времени, который следует выбрать при Настройке параметров учета (см. рис. 2):

- ЧТС в каждом месяце определяется делением оклада на норму времени в часах по графику работы сотрудника. Т.е. при одинаковом окладе у сотрудников с разными графиками может ЧТС быть различной. Для одного сотрудника от месяца к месяцу тоже ЧТС будет меняться;

- ЧТС определяется делением оклада на среднемесячное количество часов в году. Т.е. на протяжении года при одинаковом окладе остается неизменной;

- ЧТС определяется делением оклада на норму времени в месяце по производственному календарю. Т.е. для сотрудников с одинаковым окладом, независимо от их графика, ЧТС одинакова, но различается по месяцам.

"Рис. 2"

Праздничный день

Статьей 112 ТК РФ устанавливается перечень праздничных дней в РФ. Как правило, они являются и нерабочими. Но в некоторых случаях невозможно избежать включения в график работы в праздничный день. Если работа в праздничный день не запланирована по графику, то ее регистрация и оплата ничем не отличается от оплаты выходного дня, порядок отражения которой в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" рассматривался выше.

Если же в графиках работы запланирована работа в праздники, то можно сформировать доплату за эту работу по всему предприятию одним документом, одной кнопкой - Заполнить работавшими в праздники. При этом для всех сотрудников, у кого в Месяце начисления по графику рабочие дни выпали на праздники, сформируются записи в документе о Доплате за работу в праздники и выходные. Продолжительность рабочего времени соответствует графику.

Сверхурочное время

Статья 99 ТК РФ дает определение сверхурочной работы. Это "...работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены)...".

При этом в этой же статье определено, что "продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год". Работодателю следует отслеживать соблюдение этого условия в отношении каждого работника.

В "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" информация о сверхурочной работе, необходимой для оплаты и учета времени, регистрируется документом Оплата сверхурочных часов (рис. 3).

"Рис. 3"

Часовая тарифная ставка в данном случае вычисляется по тому же алгоритму, что и для оплаты выходного дня.

Сверхурочное время при суммированном учете

В статье 99 ТК РФ говорится, что при суммированном учете рабочего времени сверхурочная работа - это работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Учетным периодом может быть месяц, квартал, год. Но в Трудовом кодексе РФ нет оговорки, что при суммированном учете сверхурочная работа может превышать 4 часа в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Более того, согласно статье 99 ТК РФ работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника и при суммированном учете в том числе. Возникает вопрос - как совместить суммированный учет с точным учетом продолжительности сверхурочной работы? Никакого противоречия на самом деле нет. Подсчет подлежащих оплате сверхурочных часов производится по табелю учета рабочего времени ежемесячно. При суммированном учете оплата производится по окончании учетного периода, после анализа отработанного времени.

Обратите внимание - производится оплата, но не учет. По окончании учетного периода происходит подсчет фактически отработанного времени и выяснение того, какое из отработанного времени следует оплатить как сверхурочное.

Изначально графики работы при суммированном учете формируются без учета сверхурочного времени. Заранее планируя сверхурочные часы, администрация нарушает порядок привлечения работника к сверхурочной работе. От работника, согласно положениям статьи 99 ТК РФ, нужно получить письменное согласие на сверхурочную работу.

По окончании учетного периода нужно занести документы Оплаты сверхурочного времени с указанием конкретных дней и часов. При этом надо учесть следующее:

- день должен быть рабочим, он не может весь быть сверхурочным, ведь тогда это будет работа в выходной день;

- при подсчете сверхурочных часов нужно из нормы рабочего времени исключать время, когда сотрудник не работал по уважительной причине (болезнь, отпуск). Норма рабочего времени в подобных случаях уменьшается, и сверхурочные часы определяются уже сверх этой новой нормы;

- сверхурочная работа не может превышать 4 часа в течение двух дней подряд;

- сверхурочная работа не может превышать 120 часов в год.

При необходимости, если это время было оплачено по тарифу, нужно переначислить заработную плату, ведь в ТК РФ нет понятия доплаты за сверхурочную работу - есть оплата в полуторном и двойном размере. Для этого в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" нужно скорректировать графики работы сотрудников и в документе прошлого периода Начисление заработной платы сотрудникам организации, нажав кнопку Исправить, создать документ перерасчета.

Сверхурочное время в выходной день

Сверхурочных часов работы в выходной быть не может (нет "урочных"). На это указано в пункте 4 Разъяснения Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 N 13/П-21: "При подсчете сверхурочных часов работа в праздничные дни, произведенная сверх нормы рабочего времени, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере".

Правомерность приведенной нормы в условиях действия ТК РФ подтверждена Решением Верховного Суда РФ от 30.11.2005 N ГКПИ 05-1341. Как указал суд, при сверхурочной работе и при работе в выходные и нерабочие праздничные дни работник осуществляет свою трудовую деятельность в абсолютно тождественных условиях труда, а именно - во время отдыха. Поскольку правовая природа сверхурочной работы и работы в выходные и нерабочие праздничные дни едина, оплата в повышенном размере одновременно как на основании статьи 152 ТК РФ (сверхурочная работа), так и статьи 153 ТК РФ (оплата работы в выходные и праздничные дни) будет являться необоснованной и чрезмерной.

Оплата сверхурочного времени сверх 120 часов в год

По заключению Федеральной службы по труду и занятости от 23.06.2005 N 956-6-1, нарушение работодателем порядка привлечения к сверхурочной работе (например, превышение максимально допустимого числа часов сверхурочной работы в год) не должно отражаться на реализации права работника на оплату труда за сверхурочную работу. Таким образом, трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя оплатить в повышенном размере труд работника, привлекаемого к работе сверхурочно с нарушением ограничений и правил, установленных статьей 99 ТК РФ.

При этом администрации остается лишь ожидать санкций от инспекции по труду. Трудовая инспекция при проверке может оштрафовать организацию и руководителя по статье 5.27 КоАП "Нарушение законодательства о труде и об охране труда". Суммированный учет рабочего времени не предназначен для сокрытия переработок. И даже при годовом учетном периоде следует ежемесячно анализировать соответствие фактически отработанного времени и нормальной продолжительности рабочего времени в сумме с допустимой сверхурочной работой. Кстати, количество отработанных обоснованных выходных дней в Трудовом кодексе РФ не оговорено.

Сверхурочная работа ночью

Если сверхурочные работы приходятся полностью или частично на ночное время, производится оплата как за сверхурочные, так и за работу в ночное время, так как указанные выплаты не дублируют друг друга (ст. 96 и 154 ТК РФ).

Ненормированный рабочий день

Если работнику установлен режим ненормированного рабочего времени, то речи о сверхурочной работе быть не может. Поскольку такой режим работы изначально предполагает, что по распоряжению руководителя сотрудник может эпизодически привлекаться к работе за пределами рабочего дня. На это указывает статья 101 ТК РФ. Переработка в этом случае компенсируется дополнительным временем отдыха. А вот в отношении оплаты выходных и праздничных дней никаких ограничений нет. Эти работники на общих основаниях освобождаются от работы в дни еженедельного отдыха и праздничные дни.

Вопросы налогообложения

Выплаты за работу в выходные и праздничные дни, за сверхурочную работу полностью включаются в налоговую базу по НДФЛ и в расчетную базу по страховым взносам.

Оплату сверхурочной работы, выходных и праздничных дней следует рассматривать как обоснованный расход. В целях налогообложения прибыли все расходы, признаваемые при исчислении налоговой базы, должны быть документально подтверждены и обоснованны, то есть экономически оправданны и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, расходы на оплату труда сотрудников, работающих сверхурочно (в том числе, если количество часов, отработанных им сверхурочно, превышает 120 часов в год), работающих в выходные и праздничные дни, в целях налогообложения прибыли относятся к расходам согласно пункту 3 статьи 255 НК РФ. Однако следует иметь в виду, что в вопросе признания расходов на оплату труда работников, работающих сверхурочно свыше 120 часов в год, есть противоречивая судебная практика. В постановлениях ФАС ПО от 28.08.2007 N А55-17548/06, ФАС УО от 15.02.2006 N Ф09-628/06-С7 по делу N А71-383/05 судьи посчитали правомерным и обоснованным признание таких расходов. А в постановлении ФАС ЗСО от 09.08.2006 N Ф04-5008/2006(25216-А75-40) по делу N А75-12558/2005 арбитры указали, что вывод об экономической оправданности (обоснованности) затрат на выплату вознаграждения за сверхурочную работу свыше 120 часов является неверным, поскольку не могут быть признаны обоснованными затраты, понесенные организацией в связи с нарушением ею требований законодательства (в том числе и трудового).

Методисты фирмы "1С"

"БУХ.1С", N 4, апрель 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).