Направление сотрудника на конференцию за границу (А. Солнцева, "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2013 г.)

Направление сотрудника на конференцию за границу

Сотрудникам бюджетных и автономных образовательных учреждений приходится часто принимать участие в конференциях, проводимых не на территории РФ. Как документально оформить направление на такую конференцию? По каким нормам нужно возмещать расходы? Как в бухгалтерском учете отразить операции, связанные с направлением сотрудников на конференции за рубеж?

Направление сотрудников на конференции является не чем иным, как служебной командировкой, поэтому при ее документальном оформлении и возмещении расходов нужно применять положения законодательных и нормативных актов, касающиеся служебных командировок:

- Трудового кодекса;

- Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749);

- Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";

- Постановления Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Постановление Правительства РФ N 812);

- Приказа Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета" (далее - Приказ Минфина РФ N 64н).

В соответствии с п. 2 Положения N 749 в служебные командировки должны направляться работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. В то же время Трудовым кодексом установлено, что нельзя направлять в служебные командировки следующие категории работников:

- беременных женщин (ст. 259);

- работников в возрасте до 18 лет (ст. 268).

Женщин, имеющих детей до трех лет, матерей и отцов, воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги), опекунов (попечителей) несовершеннолетних, работников, имеющих детей-инвалидов, а также осуществляющих уход за больным членом семьи, разрешено направлять в командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями (ст. 259 и 264 ТК РФ).

Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть письменно ознакомлены со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 ТК РФ). Форма документа для такого ознакомления не установлена.

Документальное оформление командировки

Перед направлением сотрудника на конференцию за границу издается Приказ руководителя (ф. Т-9 или Т-9а) и оформляется Служебное задание на командировку (ф. Т-10а). Формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Напомним, что нужно указать в служебном задании при направлении сотрудника в служебную командировку.

В служебном задании, прежде всего, указываются фамилия, имя, отчество командируемого сотрудника, его структурное подразделение и должность.

Графы служебного задания заполняются в следующем порядке:

- в графе 3 указываются страна и город, куда направляется сотрудник;

- в графе 4 - организация, в которую направляется работник;

- в графах 5, 6 - дата начала и окончания командировки. При этом нужно учитывать, что начало командировки определяется в соответствии с датой отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее - последующие (если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта) (п. 4 Положения N 749);

- в графе 7 - продолжительность дней командировки (общая, независимо от праздничных или выходных дней, выпадающих на период командировки);

- в графе 8 - количество дней командировки без учета времени нахождения в пути;

- в графе 9 - организация-плательщик, за счет которой финансируется командировка (организация, которая направляет работника в командировку либо которая его принимает);

- в графе 10 - основание принятого решения о служебной командировке. Это может быть служебная записка руководителя структурного подразделения, договор с организацией, куда работник направляется, график производства работ и т.д.;

- в графе 11 - кратко цель задания (суть поручения работодателя командируемому работнику). Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель учреждения. Служебное задание передается работнику или хранится в кадровой службе либо бухгалтерии до возвращения работника из командировки;

- в графе 12 по возвращении из командировки работник приводит краткий отчет о проделанной в командировке работе и ставит свою подпись.

По возвращении сотрудника из командировки в служебном задании делается заключение о его выполнении и проставляются подписи руководителя учреждения и руководителя структурного подразделения.

Из общеустановленных правил следует, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (п. 7 Положения N 749).

Однако при этом следует учитывать, что оформление командировочного удостоверения является обязательным, только если работник направляется в служебную командировку в государства - участники Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Если же сотрудник командируется в иные государства, то оформления командировочного удостоверения не требуется, поскольку фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается датой пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ, определяемой по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 18 Положения N 749).

Гарантии сотрудникам при направлении их в командировку

Согласно ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка. Кроме того, ему также гарантируется возмещение:

- расходов на проезд;

- расходов по найму жилого помещения;

- дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных);

- иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме этих расходов, работнику, командируемому за границу, дополнительно возмещаются (п. 23 Положения N 749):

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

Статьей 168 ТК РФ также предусмотрено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Обратите внимание! Возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется только при представлении документов, подтверждающих эти расходы (п. 24 Положения N 749).

Однако следует иметь в виду, что при направлении в заграничную командировку сотрудников государственных учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения должно осуществляться в размерах, утвержденных Постановлением Правительства РФ N 812 и Приказом Минфина РФ N 64н.

При возмещении расходов, произведенных сотрудником в заграничной командировке, необходимо учитывать следующие правила.

Расходы на проезд. При направлении сотрудника в заграничную командировку ему возмещаются расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой; если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, расходы на проезд транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих их.

Расходы по найму жилого помещения. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в заграничные командировки, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 21 Положения N 749).

Выплата суточных. Согласно п. 17 Положения N 749 за время нахождения в пути сотрудника, направляемого в заграничную командировку, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При этом нужно учитывать, что когда сотрудник следует с территории РФ, дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при его следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя учреждения при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Пунктом 20 Положения N 749 установлено ограничение в выплате суточных работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день. В этом случае суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на их выплату, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, для зарубежных командировок.

Если сотрудник, командированный на конференцию, обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны - организатора конференции, учреждению производить выплату суточных в иностранной валюте не следует. Но если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, однако предоставляет ему за свой счет питание, учреждение производит ему выплату суточных в иностранной валюте в размере 30% суточных (включая надбавки), установленных Постановлением Правительства РФ N 812.

Возмещение расходов в случае заболевания сотрудника в зарубежной командировке. Такому сотруднику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения N 749).

Представление авансового отчета

Как следует из п. 26 Положения N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (в том случае, когда его оформление обязательно), документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Представление сотрудником (участвовавшим в конференции на территории иностранного государства) авансового отчета в бухгалтерию учреждения осложняется тем, что документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 13 Инструкции N 157н*(1)).

Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самого учреждения (при его наличии) (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Из Указаний по заполнению авансового отчета, приведенных в Приказе Минфина РФ N 173н*(2), следует, что Авансовый отчет (ф. 0504049) применяется для учета расчетов с подотчетными лицами.

На лицевой стороне этого документа подотчетные лица приводят сведения о себе, а на оборотной стороне в графах 1-6 указывают фактически израсходованные ими суммы. Документы, которые прикладываются к Авансовому отчету (ф. 0504049), должны быть пронумерованы подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

В бухгалтерии учреждения представленный сотрудником авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета сотрудниками бухгалтерии заполняются графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Следуя положениям п. 203 Инструкции N 157н, задолженность подотчетного лица по выданным авансам в иностранной валюте учитывается одновременно в этой иностранной валюте и рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат. Из этого следует, что при принятии к учету расходов по командировке, выраженных в иностранной валюте, их рублевый эквивалент определяется по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи работнику денежных средств в валюте под отчет.

Сумма выданного работнику в иностранной валюте аванса подлежит переоценке только в случае его возврата - по курсу на дату возврата. Возникшие при таком пересчете положительные (отрицательные) курсовые разницы относятся на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Бухгалтерский учет

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами".

По дебету этого счета отражается сумма выданного перед убытием в командировку аванса, а по кредиту - сумма расходов, произведенных сотрудником в командировке.

При этом выдача аванса на командировочные расходы может производиться как в иностранной валюте, так и в валюте РФ с их распределением по соответствующим КОСГУ (Указания по применению бюджетной классификации, утвержденные Приказом Минфина РФ от 21.12.2012 N 171н):

- по подстатье 212 КОСГУ - в части средств, предназначенных для выплаты суточных;

- по подстатье 222 КОСГУ - в части средств, предназначенных на транспортные расходы;

- по подстатье 226 КОСГУ - в части средств, предназначенных для оплаты расходов по найму жилого помещения.

Для выдачи аванса в иностранной валюте учреждение должно иметь ее на счете. Если оно не располагает этими средствами, то ему придется конвертировать средства в валюте РФ в иностранную валюту. Эту операцию в бухгалтерском учете нужно отразить следующими проводками:

а) перечисление средств на конвертацию валюты РФ в иностранную валюту (п. 77 Инструкции N 174н, п. 73 Инструкции N 183н):

- если лицевой счет открыт в органе казначейства:

Дебет счета 0 201 23 510 (0 201 23 000) "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути"

Кредит счета 0 201 11 610 (0 201 11 000) "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства"

- если счет открыт в кредитной организации (для автономных учреждений) (п. 78 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 201 23 000 "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути"

Кредит счета 0 201 21 000 "Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации"

б) поступление средств в иностранной валюте на счет в кредитной организации после конвертации валюты РФ (п. 78 Инструкции N 174н, п. 81 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 201 27 510 (0 201 27 000) "Поступление денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации"

Кредит счета 0 201 23 610 (0 201 23 000) "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути"

в) оплата услуг кредитной организации по конвертации валюты (п. 78 Инструкции N 174н, п. 81 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит счета 0 201 23 610 (0 201 23 000) "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути"

г) положительная курсовая разница при конвертации (п. 77 Инструкции N 174н, п. 80 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 201 23 510 (0 201 23 000) "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути"

Кредит счета 0 401 10 171 "Доходы от переоценки активов"

д) отрицательная курсовая разница при конвертации (п. 78 Инструкции N 174н, п. 81 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 401 10 171 "Доходы от переоценки активов"

Кредит счета 0 201 23 610 (0 201 23 000) "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути"

е) положительная курсовая разница от переоценки остатков средств на валютном счете (п. 81 Инструкции N 174н, п. 84 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 201 27 510 (0 201 27 000) "Поступление денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации"

Кредит счета 0 401 10 171 "Доходы от переоценки активов"

ж) отрицательная курсовая разница от переоценки остатков средств на валютном счете (п. 82 Инструкции N 174н, п. 85 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 401 10 171 "Доходы от переоценки активов"

Кредит счета 0 201 27 610 (0 201 27 000) "Выбытие денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации"

Поступление средств в иностранной валюте в кассу учреждения отражается следующей записью (п. 84 Инструкции N 174н, п. 87 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 201 34 510 (0 201 34 000) "Поступление средств в кассу учреждения"

Кредит счета 0 201 27 610 (0 201 27 000) "Выбытие денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации"

Выдача средств из кассы учреждения в подотчет сотрудникам, убывающим на конференцию, отражается в учете следующей корреспонденцией счетов (п. 85 Инструкции N 174н, п. 88 Инструкции N 183н):

Дебет счета 0 208 хх 560 (0 208 хх 000) "Расчеты с подотчетными лицами"

Кредит счета 0 201 34 610 (0 201 34 000) "Выбытия средств из кассы учреждения"

Принятие к бухгалтерскому учету сумм произведенных командировочных расходов на основании авансового отчета сотрудника следует отразить проводкой (п. 106 Инструкции N 174н, п. 109 Инструкции N 183н):

Дебет счетов 0 109 хх (212, 222, 226) "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг", 0 401 20 ххх "Расходы хозяйствующего субъекта"

Кредит счета 0 208 хх 660 (0 208 хх 000) "Расчеты с подотчетными лицами"

Обратите внимание! Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату (дату формирования регистра бухгалтерского учета) (п. 182 Инструкции N 157н).

Как было указано выше, выдача наличных денежных средств сотруднику, направляемому для участия в заграничной конференции, может производиться и денежными средствами в валюте РФ.

В этом случае сотрудник самостоятельно покупает иностранную валюту. При принятии к учету командировочных расходов, произведенных в иностранной валюте, их следует пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на момент покупки валюты (Письмо Минфина РФ от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193). В этих целях к авансовому отчету должна быть приложена справка о покупке иностранной валюты.

Если сотрудник не сможет предъявить такую справку, то пересчет командировочных расходов в валюту РФ нужно производить по курсу валюты на дату утверждения авансового отчета.

Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с сотрудниками при направлении их на участие в конференции, проходящей на территории иностранного государства.

Пример

Научный сотрудник автономного образовательного учреждения был направлен в Канаду для участия в конференции, проводимой с 5.02 по 08.02.2013. При этом согласно отметке в паспорте:

- датой пересечения границы РФ при следовании в Канаду является 05.02.2013;

- датой пересечения границы при возврате на территорию РФ - 08.02.2013.

Конференция проводилась в рамках деятельности, приносящей доход.

В коллективном договоре установлено, что:

- выплата суточных за каждый день нахождения в командировке производится в соответствии с нормами Постановления Правительства РФ N 812 (62 долл. США);

- оплата расходов по найму жилого помещения производится в размерах, установленных Приказом Минфина РФ N 64. В данном случае эта сумма не должна превышать 130 долл. США в сутки.

Для выплаты аванса в иностранной валюте учреждением была произведена конвертация валюты РФ в иностранную валюту.

Со счета, открытого в кредитной организации для учета средств по приносящей доход деятельности, 01.02.2013 было перечислено 41 995,8 руб., в том числе:

- 41 580 руб. для приобретения 1 386 долл. США (1 386 долл. х 30 руб.);

- 415,8 руб. за оплату услуг по конвертации в размере 1% от суммы покупаемой валюты (1 386 долл. х 30 руб.) х 1%).

04.02.2013 иностранная валюта поступила на валютный счет в кредитной организации и в этот же день была получена в кассу учреждения и выдана сотруднику:

- на проезд - 900 долл. США;

- на наем жилого помещения - 300 долл. США;

- суточные за 3 дня - 186 долл. США.

Кроме того, со счета в кредитной организации были получены суточные в сумме 100 руб.

По возвращении сотрудником были предъявлены документы, подтверждающие понесенные им расходы в полной сумме, выданной ему при отбытии.

Курс ЦБ РФ (цифры условные):

- 01.02.2013 - 30 руб. за 1 долл. США;

- 04.02.2013 - 30,2 руб. за 1 долл. США.

Затраты по командировке учитываются при формировании себестоимости платных услуг.

В бухгалтерском учете эти операции должны быть отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма
01.02.2013
Перечислены денежные средства для конвертации валюты РФ в иностранную валюту	2 201 23 000	2 201 21 000	41 995,8 руб.
04.02.2013
Поступили средства от конвертации (1386 долл. США х 30,2 руб.)	2 201 27 000	2 201 23 000	1386 долл./ 41 857,2 руб.
Отражена положительная курсовая разница (30,2 - 30) руб. х 1386 долл. США	2 201 23 000	2 401 10 171	277,2 руб.
Отражена оплата услуг банку по конвертации валюты РФ в иностранную валюту	2 401 20 226	2 201 23 000	415,8 руб.
Поступили в кассу наличные денежные средства для выплаты суточных в валюте РФ	2 201 34 000	2 201 21 000	100 руб.
Поступила в кассу иностранная валюта для выплаты:
- суточных (186 долл. х 30,2 руб.);	2 201 34 000	2 201 27 000	186 долл. / 5 617,2 руб.
- на проезд (900 долл. х 30,2 руб.);			900 долл. / 27 180 руб.
- на наем жилых помещений (300 долл. х 30,2 руб.)			300 долл. / 9 060 руб.
Выдана в подотчет сотруднику иностранная валюта:
- суточные;	2 208 12 000	2 201 34 000	186 долл./ 5 617,2 руб.
- на проезд;	2 208 22 000		900 долл. / 27 180 руб.
- на наем жилых помещений	2 208 26 000		300 долл. / 9 060 руб.
Выданы из кассы учреждения суточные в валюте РФ	2 208 12 000		100
11.02.2013
Приняты расходы по командировке:
- суточные (186 долл. х 30,2 руб.);	2 109 60 212	2 208 12 000	5 617,2 руб.
- на проезд (900 долл. х 30,2 руб.);	2 109 60 222	2 208 22 000	27 180 руб.
- на наем жилых помещений (300 долл. х 30,2 руб.)	2 109 60 226	2 208 26 000	9 060 руб.
Приняты расходы по оплате суточных, выданных в валюте РФ	2 109 60 212	2 208 12 000	100 руб.

А. Солнцева,

эксперт журнала "Учреждения

образования: бухгалтерский

учет и налогообложение"

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.

*(2) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".