Административный отпуск: случаи предоставления (Т.В. Шадрина, "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2013 г.)

Административный отпуск: случаи предоставления

Довольно часто работники обращаются к работодателю с просьбой о предоставлении административного отпуска на один-два дня. В большинстве случаев работодатель идет работнику навстречу и согласовывает такой краткосрочный отпуск. Однако иногда, понимая, что административный может негативно сказаться на ходе выполнения работ, он может отказать в его предоставлении. Всегда ли такой отказ правомерен? Какова максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы? Каков порядок предоставления и оформления административного? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в настоящей статье.

В административный - по общим правилам

На основании ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

По смыслу приведенной нормы отпуск без сохранения заработной платы по соглашению между работником и работодателем может быть предоставлен только по письменному заявлению работника - устного соглашения недостаточно.

Кроме этого, как следует из ст. 128 ТК РФ, предоставление отпуска без сохранения заработной платы является правом работодателя, а не обязанностью. Решая вопрос о предоставлении административного, работодатель должен правильно оценить уважительность причины, указанной работником в заявлении. Поскольку трудовым законодательством не определен даже примерный перечень таковых, у работодателя иногда возникают трудности.

К сведению. Довольно часто работники просят о предоставлении административного, не указывая конкретных причин, а лишь ограничиваясь фразой "по семейным обстоятельствам". Чтобы в дальнейшем не возникало трудовых споров, советуйте работникам указывать конкретные обстоятельства, чтобы работодатель мог оценить необходимость неоплачиваемого отпуска для работника и согласовать его предоставление.

Если работодатель посчитал причины, указанные в заявлении о предоставлении административного отпуска, неуважительными и отказал в его предоставлении, невыход работника на работу может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины, а значит, работодатель может применить меры дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения. В частности, Пленум ВС РФ в п. 39 Постановления N 2*(1) разъяснил, что увольнение по пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул может быть произведено за самовольный уход в отпуск.

Например, увольняя С. с работы, работодатель решил, что посещение женской консультации не является уважительной причиной для предоставления административного отпуска. Однако Нижегородский областной суд установил, что отсутствие С. на работе вызвано уважительными причинами - необходимостью обращения за медицинской помощью по состоянию здоровья и получением в связи с этим справки, и восстановил С. в прежней должности (Определение от 11.03.2008 N 33-1243/2008).

Подводя итог данному разделу статьи, укажем обязательные моменты, необходимые для предоставления отпуска без сохранения заработной платы:

- наличие письменного заявления работника о предоставлении такого отпуска;

- уважительность причины;

- отсутствие возражений работодателя против предоставления неоплачиваемого отпуска.

Случаи, когда работодатель не может отказать работнику

Часть 2 ст. 128 ТК РФ обязывает работодателя предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

- участникам Великой Отечественной войны - до 35 календарных дней в году;

- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) - до 14 календарных дней в году;

- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам - до 60 календарных дней в году;

- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников - до пяти календарных дней.

Примечание. Такой отпуск предоставляется указанным категориям также на основании письменного заявления.

То есть работодатель при получении заявления от названных категорий с просьбой о предоставлении неоплачиваемого отпуска не должен оценивать уважительность причин, по которым работнику необходим административный: отпуск должен быть предоставлен независимо от желания работодателя.

Вопрос: Должен ли работодатель предоставить неоплачиваемый отпуск для похорон супруга?

На практике у работодателей возникают трудности, кого из родственников можно отнести к близким. За разъяснениями обратимся к СК РФ, в соответствии со ст. 14 которого таковыми признаются родственники по прямой восходящей и нисходящей линии - родители и дети, дедушки, бабушки и внуки, сводные братья и сестры (имеющие общих отца или мать). А как же быть с другими членами семьи, ведь смерть супруга или свекра доставляет не меньше хлопот и переживаний. Статьей 2 СК РФ членами семьи признаны супруги, родители и дети (усыновители и усыновленные). Поэтому полагаем, что предоставить неоплачиваемый отпуск работодатель все же обязан.

Кроме названных случаев работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск и в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором. Так, ст. 174 ТК РФ предусмотрено, что работодатель не вправе отказать в административном отпуске работникам, совмещающим работу с обучением (продолжительность неоплачиваемого отпуска для них составляет от десяти календарных дней до четырех месяцев). Лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к нему местностях, работодатель обязан предоставить административный на время, необходимое для проезда к месту отпуска и обратно (ст. 322 ТК РФ). А в силу ст. 286 ТК РФ нельзя отказать совместителям в неоплачиваемом отпуске, если отпуск по основному месту работы превышает продолжительность отпуска на работе по совместительству.

Кроме ТК РФ обязанность предоставления неоплачиваемого отпуска отдельным категориям работников в удобное для них время установлена некоторыми федеральными законами:

- от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах";

- от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих";

- от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы";

- от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации".

- от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

- от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации";

- от 06.05.2011 N 100-ФЗ "О добровольной пожарной охране".

Отметим, что в случае отказа в предоставлении неоплачиваемого отпуска в перечисленных случаях работодатель нарушит закон, а если работника, который все же ушел в административный, уволит за прогул, суд восстановит его на работе. Приведем пример судебного решения.

К. обратилась в суд с иском к работодателю о признании незаконным приказа о привлечении ее к дисциплинарной ответственности. В обосновании требований она указала, что работала в должности бухгалтера финансово-экономического отделения. Приказом на К. наложено дисциплинарное взыскание в виде выговора за нарушение трудовой дисциплины - прогул.

В связи с наложением на К. дисциплинарного взыскания она лишена премиальных выплат за период с декабря 2011 года по март 2012 года на 100%. Кроме того, истица лишена на 100% разовой премии из экономии фонда заработной платы в декабре 2011 года. К. попросила взыскать данные выплаты.

Суд, исследовав материалы дела, установил, что К. просила работодателя предоставить ей один день отпуска без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам: ее 89-летняя мать заболела, она вынуждена была остаться дома, так как был вызван врач на дом. Но работодатель отказал в предоставлении такого дня и зафиксировал отсутствие К. на рабочем месте. Однако при наложении взыскания в виде выговора за это работодатель не принял во внимание, что К. уведомила о своем невыходе, предоставив ему в начале рабочего дня письменное заявление о предоставлении одного дня отпуска и позвонив заместителю главного бухгалтера о невыходе на работу по семейным обстоятельствам.

Кроме того, К. имела право на отпуск без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 128 ТК РФ, из которой следует, что работающим пенсионерам по старости (возрасту) работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск до 14 календарных дней в году.

Поскольку К. является работающим пенсионером по возрасту, работодатель не мог отказать ей в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в количестве одного дня. Уважительных причин отказа в таком предоставлении суд не установил.

При указанных обстоятельствах суд признал приказ о наложении дисциплинарного взыскания незаконным и взыскал в пользу истицы удержанные в связи с этим взысканием суммы премиальных и вознаграждений (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 15.08.2012 N 33-5178/2012).

Неоплачиваемый отпуск по коллективному договору

Статьей 263 ТК РФ предусмотрено, что коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, предоставляемые в удобное для работников время, продолжительностью до 14 календарных дней следующим категориям:

- работникам, имеющим двух или более детей в возрасте до 14 лет;

- работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

- одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;

- отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Указанный отпуск по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.

Кроме этого, работодатель, составляя коллективный договор, должен учитывать положения отраслевых соглашений. Например, п. 3.1.15 Федерального отраслевого соглашения по угольной промышленности Российской Федерации на 2010-2012 годы (его срок продлен соглашением от 28.12.2012) установлено, что по желанию работника Работодатель обязан предоставить (помимо предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации случаев) отпуск без сохранения заработной платы сроком до пяти календарных дней в случаях:

- свадьбы детей работников;

- других случаях, оговоренных в коллективных договорах, соглашениях.

Работнику - одному из родителей учащихся первых классов (опекуну, попечителю, приемному родителю) предоставляется дополнительный отпуск без сохранения заработной платы первого сентября (другое число первого дня учебного года).

А на основании п. 4.10 Отраслевого соглашения по машиностроительному комплексу Российской Федерации на 2011-2013 годы работникам, имеющим детей дошкольного возраста, работодатель предоставляет по их просьбе кратковременный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 14 календарных дней в году.

Отпуск за свой счет по инициативе работодателя

Иногда работодатели в связи с отсутствием заказов, снижением спроса на продукцию, финансовыми затруднениями и т.п. просят написать своих сотрудников заявление о предоставлении неоплачиваемого отпуска, чтобы не платить им 2/3 среднего заработка, ведь в названных случаях возникает простой.

Скажем сразу, такая просьба незаконна, и если работники, отправленные в вынужденный неоплачиваемый отпуск, обратятся в трудовую инспекцию или суд, то работодателя могут привлечь к административной ответственности и обязать оплатить им время простоя. Рассмотрим пример из судебной практики.

Примечание. На основании ст. 72.2 ТК РФ под простоем понимается временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера.

Г. состояла в трудовых отношениях с ООО "МТД...". С 14.10.2011 по 30.11.2011 она находилась в административном отпуске. Заявление о предоставлении административного отпуска было написано ею под давлением, так как у предприятия закончилась лицензия на торговлю алкоголем. Написав такое заявление, Г. полагала, что средняя заработная плата будет сохранена, поскольку имел место простой. Однако период нахождения в административном отпуске ей не оплатили. Г. Обратилась в Октябрьский районный суд Улан-Удэ и попросила взыскать с ООО "МТД..." заработную плату за время простоя, компенсацию морального вреда, расходы на оплату услуг представителя.

Суд, исследовав материалы дела, установил, что в заявлениях Г. о предоставлении административного отпуска не указаны причины, по которым она просит предоставить ей отпуск, равно как и работодателем не обоснована целесообразность предоставления неоплачиваемого отпуска сотруднику общей продолжительностью более одного месяца.

На основании ст. 128 ТК РФ допускается предоставление неоплачиваемого отпуска работнику только при соблюдении следующих условий:

- это должно быть инициировано работником и предоставлено на основании его личного письменного заявления;

- предоставление такого отпуска обусловлено возникновением соответствующих семейных обстоятельств и других уважительных причин, которые имеют место в жизни работника.

В ходе судебного разбирательства свидетели - работники ООО "МТД..." пояснили, что в связи со сложившейся ситуацией работникам было предложено написать заявления об увольнении, поработать в другом месте либо уйти в неоплачиваемый отпуск. Основная масса работников (12-15 человек) написали заявления об административных отпусках.

Кроме этого, нашел свое подтверждение факт уменьшения бухгалтерского документооборота в связи с отсутствием у ответчика лицензии на реализацию алкогольной продукции.

Таким образом, отсутствие у ООО "МТД..." лицензии на закупку, хранение и поставку алкогольной продукции и уменьшение бухгалтерского документооборота свидетельствуют о том, что отпуск без сохранения заработной платы был инициирован не самим работником, а работодателем в связи с возникшей производственной необходимостью, и нахождение Г. в таком отпуске носило вынужденный характер.

В силу ст. 157 ТК РФ простой по вине работодателя оплачивается в размере не менее 2/3 средней работной платы работника.

Довод ООО "МТД...", что инициатива уйти в административный отпуск было личным желанием Г., не связанным с производственной обстановкой, не нашел своего подтверждения материалами дела и не может быть принят во внимание. Поэтому требования Г. удовлетворены. Решение районного суда оставлено в силе Определением Верховного суда Республики Бурятия от 23.04.2012 N 33-930.

Оформляем предоставление неоплачиваемого отпуска

Как говорилось ранее, чтобы получить отпуск без сохранения заработной платы, работнику необходимо написать заявление с указанием причин, по которым он ему требуется, и желаемую продолжительность. В случае согласия работодателя на заявлении проставляется виза ("Не возражаю", "Согласовано"), и оно передается в кадровую службу для оформления приказа.

Те организации, которые продолжают пользоваться унифицированными формами, оформляют приказ по форме Т-6 *(2). Если же компания отказалась от унифицированных форм и утвердила свою форму приказа*(3), в нем кроме номера, даты составления, ФИО и должности работника следует указать вид отпуска ("отпуск без сохранения заработной платы"), количество календарных дней и даты, на которые он приходится. Приказ должен быть подписан уполномоченным лицом и содержать фамилию и инициалы этого лица.

К сведению. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы установлена лишь для государственных гражданских и муниципальных служащих (один год). Для остальных организаций максимальная продолжительность административного отпуска не установлена.

Бывает, что неоплачиваемый отпуск является дополнительным к другому виду отпуска, например к основному ежегодному оплачиваемому. В унифицированной форме в таком случае помимо графы "Б" нужно заполнить графу "А", а в разделе "В" указать общее количество дней отпуска и его даты. С таким приказом работника необходимо ознакомить под роспись.

После издания приказа сведения о периоде административного отпуска нужно внести в личную карточку (форма Т-2), а сам период отпуска отмечать в табеле учета рабочего времени. В зависимости от причины предоставления отпуска за свой счет буквенные обозначения в табеле будут следующими:

- УД - дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;

- ДО - отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя;

- ОЗ - отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ;

- ДБ - ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы.

А как быть работодателю, если у него возникла срочная необходимость отозвать работника из неоплачиваемого отпуска? Можно ли это сделать и как быть с оставшейся частью отпуска? Трудовое законодательство не содержит запрета на отзыв работника из неоплачиваемого отпуска. Поэтому при возникновении необходимости отзыва работника рекомендуем руководствоваться ст. 125 ТК РФ, в соответствии с которой отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Как только конкретная дата выхода согласована сторонами трудовых отношений, издается приказ в произвольной форме. Считаем, что остаток отпуска без сохранения заработной платы должен быть предоставлен по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года. При этом при предоставлении оставшейся части неиспользованного неоплачиваемого отпуска согласия работодателя уже не нужно.

Отметим, что работник может и отказаться прервать неоплачиваемый отпуск. Некоторые работодатели расценивают такой отказ как нарушение трудовой дисциплины. Однако на основании п. 37 Постановления N 2 отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окончания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.

Нужно ли вести учет продолжительности отпуска без сохранения заработной платы?

Да, и вот почему. Статьей 121 ТК РФ установлен порядок исчисления стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска. На основании данной нормы в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней.

То есть, если общая продолжительность административных отпусков в течение рабочего года составила, например, 25 календарных дней, при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, календарные дни начиная с 15-го дня не учитываются.

Пример

Работник устроился на работу 09.08.2011. В апреле 2012 г. он брал неоплачиваемый отпуск на десять календарных дней и в июле - тоже на десять. 20 августа 2012 г. он уволился по собственному желанию. За какое количество неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска ему полагается компенсация?

Поскольку ему было предоставлено большее количество дней административного отпуска, продолжительность рабочего года будет увеличена на число дней, превышающих 14, - шесть. Следовательно, рабочий год увеличится на шесть календарных дней: начнется 09.08.2011 и закончится 14.08.2012.

Если бы работник отгулял не более 14 дней неоплачиваемого отпуска, ему полагалась бы компенсация за 30,33 календарных дней (28 + 2,33) (за период с 09.08.2012 по 08.09.2012), но, поскольку окончание года, за который предоставляется ежегодный отпуск, сдвинулся, работник получит компенсацию лишь за 28 календарных дней, так как за период с 15.08.2012 по 20.08.2012 он проработал менее половины целого месяца, а значит, компенсация за неиспользованный отпуск за это время ему не положена.

Т.В. Шадрина,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

*(2) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(3) Напомним, что с 01.01.2013 на основании Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм больше не обязательны к применению.