Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 12.10.2012 N 02-06-10/4243 (А. Гусев, "Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера", N 4, апрель 2013 г.)

Комментарий к письму Министерства финансов Российской Федерации от 12.10.2012 N 02-06-10/4243

В комментируемом письме Минфин разъясняет порядок принятия учреждением к бухгалтерскому учету транспортных карт для оплаты служебных поездок работников. Под транспортной картой понимается микропроцессорная бесконтактная карта, предназначенная для проезда пассажиров транспортом общего пользования, оснащенным оборудованием автоматизированной системы контроля оплаты проезда. Транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, при этом не является средством платежа.

Напомним, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, не признаются служебными командировками (ст. 166 ТК РФ). В отличие от командировок временного характера и командировок, ограниченных сроком, работа, связанная с разъездами или выполняемая в пути, должна быть для работника постоянной. Это условие следует закрепить в трудовых договорах (ст. 57 ТК РФ), а также в должностных инструкциях данных работников.

В настоящее время законодательство не содержит определения понятия "разъездная работа". Тем не менее разъездной следует считать работу, выполнение которой непосредственно связано с перемещениями по одному или нескольким населенным пунктам или из одного населенного пункта в другой. Кроме того, ее нужно отличать от работы, выполняемой в пути, так как в первом случае работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства, а во втором - нет.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, а также лицам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель обязан возмещать:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, устанавливаются коллективным договором, соглашениями или локальными нормативными актами учреждения. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

Как уже было сказано, в отличие от работы, выполняемой в пути, при разъездном характере работы сотрудник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего жительства. Таким образом, в данном случае у работодателя возникает обязанность возмещения только транспортных расходов. Эти затраты могут возмещаться путем:

- предоставления работнику служебного автотранспорта;

- предоставления ему проездных билетов (закупленных в централизованном порядке либо приобретенных работником самостоятельно);

- компенсации работнику расходов, связанных с эксплуатацией личного автотранспорта в служебных целях;

- аренды личного автотранспорта работника с выплатой арендной платы.

В соответствии с п. 2 Постановления Совета министров РСФСР от 04.05.1963 N 521 "Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте" месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте могут приобретаться только для работников, работа которых носит разъездной характер (для курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства: электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи и др.), если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.

Перечень работников учреждения, работа которых носит разъездной характер, утверждается приказом руководителя учреждения. Работники, внесенные в этот список, получают проездные билеты либо денежные средства на их приобретение, а в некоторых регионах, где осуществлен переход на оплату проезда в пассажирском транспорте общего пользования посредством транспортных карт, - на их пополнение.

С учетом того факта, что транспортные карты являются собственностью компании, которая их выпустила, и служат носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, при этом не являясь средством платежа, в силу Инструкции N 157н*(1) указанные транспортные карты не являются объектом учета на балансовых счетах учреждения.

Вместе с тем в целях организации порядка использования транспортных карт, а также внутреннего контроля за осуществлением расходов на проезд, по мнению Минфина, целесообразно учитывать транспортные карты (их движение между ответственными лицами) на забалансовом счете. Учреждение может либо организовать учет транспортных карт на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности", либо ввести дополнительный забалансовый счет.

Кроме того, Минфин отметил, что учет транспортных карт целесообразно осуществлять по условной оценке "одна карта - 1 руб." в порядке, установленном локальным актом учреждения в рамках сформированной им учетной политики. При этом сумма авансовых платежей за оказанные услуги отражается на счете 0 206 22 000 "Расчеты по авансам по транспортным услугам".

А. Гусев,

к.п.н.,

редактор журнала "Бюджетные организации:

акты и комментарии для бухгалтера"

"Бюджетные организации: акты и комментарии для бухгалтера", N 4, апрель 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.