Систематизируем работу с "бумагами" в отделе кадров (О. Бегалова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2013 г.)

Систематизируем работу с "бумагами" в отделе кадров

Выполнение менеджером по персоналу изо дня в день неотложных текущих задач нередко не позволяет ему сосредоточиться на том, насколько правильно он работает с документами с точки зрения делопроизводства. А ведь инструкция по делопроизводству должна стать настольной книгой каждого. Но прежде чем заниматься составлением этого документа, целесообразно выяснить, каковы общие правила обмена документами, в чем состоят особенности работы с каждым видом.

Состав управленческой документации

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения должны распространяться на всех работников организации. Ведь документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Так, важно определить, какие именно документы будет создавать служба персонала, и составить их перечень. Причем не забудьте про документы второстепенного характера: они тоже подлежат учету (табл. 1).

Таблица 1

Перечень документации, создаваемой в отделе кадров

N	Наименование документа	Примечание
1	Трудовой договор
2	Приказ о приеме на работу
3	Личная карточка работника
4	Анкета
5	График отпусков
	.......

Доведение до сведения структурных подразделений организации документов головной организации осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.

Ошиблись в приказе? Или приказ посчитали "ненужным"? Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

Если в организации регулярно проводят собрания трудового коллектива, то следует научиться правильно работать с протоколами.

Протоколы оформляются на основании записи (в том числе аудио- и видео-) хода заседаний и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В пределах своей компетенции структурные подразделения организации могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы (подумайте, когда это необходимо).

Согласование документа

Согласование документа - необходимый этап его подготовки. Важно продумать, какие службы будут задействованы в согласовании тех или иных документов, создаваемых службой персонала.

Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с территориальными подразделениями, совещательными органами и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна.

Например:

Начальник юридического отдела               подпись           А.Г. Павлов

24.01.2013

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и др.): проекты приказов, решений, постановлений и т.п. визируются на одном экземпляре.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

- с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

- с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слова "Согласовано", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

Согласовано

Начальник управления кадров              подпись           А.С. Петрашкин

14.12.2012

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Согласовано

Протокол заседания Совета директоров

10.12.2012 N 35

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись, дата.

Лист согласования оформляется по следующей форме:

Лист согласования

Положения о порядке взаимодействия при работе над проектом по внедрению автоматизированной

системы учета документов

Согласовано                        Согласовано

Начальник отдела автоматизации     Начальник отдела информационных технологий

подпись           А.А. Семенов     подпись                        Н.Г. Волков

23.12.2012                         22.12.2012

Кому предоставить право подписи?

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Чтобы не замедлять прохождение документа, следует продумать, как эффективно распределить право подписи каждого документа. Издайте, например, приказ соответствующего содержания либо зафиксируйте это право в должностной инструкции сотрудника.

Если документ имеет приложения...

Документы-приложения могут быть трех видов:

- утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);

- поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

- направляемые с письмом в другие организации.

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста документа перед подписью. В распорядительных документах (приказах, указаниях, постановлениях, решениях и распоряжениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например:

"Разработать и представить на утверждение график комплексного плана НОТ в цехе по форме, указанной в приложении 1".

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

Приложение к приказу

От _______________________ N ________

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера.

Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам, извещениям, письмам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о подготовке школ к новому учебному году на 8 л. в 2 экз.

2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых производится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Порядок обработки входящих документов

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются и передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки исходящих документов

Чаще всего к исходящим документам относят письма, характеристики, справки.

Документы, отправляемые организацией почтой, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи в случае их отправки почтой.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Когда следует воспользоваться услугами почты? Тогда, когда важно получить отметки на конверте, в том числе о сроках прохождения корреспонденции. Например, на ценное письмо составляется опись того, что вкладывается в конверт. Один экземпляр описи с отметками отделения связи возвращается отправителю.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Учет количества документов

Учет количества документов организации должен проводиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Проводится как полный, так и выборочный учет документов организации (по отдельным структурным подразделениям или группам документов). При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный.

Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Как наладить регистрацию документов?

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные (в том числе рукописные) документы, так и создаваемые в электронном виде.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, документы по личному составу - в службе персонала.

Место регистрации документа целесообразно закрепить в инструкции по документационному обеспечению управления.

Контроль исполнения документов

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов.

Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п. или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов

Этот вопрос носит едва ли не первостепенную важность. В самом деле, на практике сроки прохождения документов часто затягиваются и исполнение документа очень часто осуществляется лишь тогда, когда его актуальность уже утрачена...

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Чтобы ваши коллеги не удивлялись, почему документ до сих пор не выполнен, определите типовые сроки исполнения каждого документа в виде таблицы.

Если документ требует срочного исполнения, то индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и контрольно-ревизионные органы.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и типовые сроки исполнения документов закрепляются в инструкции по документационному обеспечению.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе и на экземпляре ответа, остающемся в организации.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые 10 дней, за 5 дней до истечения срока.

Полагаем, что при правильной организации работы с документами ни у одного сотрудника в дальнейшем не возникнет трудностей. Тем более что каждое решение в отношении документооборота будет впоследствии закреплено в Инструкции по делопроизводству.

Примерный образец

Перечень
сроков исполнения документов

Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных - 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложение о заключении договора - в 10-дневный срок после получения предложения.

Заказ на продукцию: подписание и представление в 10-дневный срок после получения извещения.

Заявка покупателя - не позднее 3 дней после ее получения.

Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней.

Наряд на поставку продукции: выдача в течение 15 дней после получения извещения о распределении фондов.

Письма-поручения и письма-запросы, поступающие из других организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней.

Письма предприятий, учреждений, организаций - 10 дней.

Протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок.

Личная карточка - 5 дней после заключения трудового договора,

Трудовая книжка - на 6-й день после поступления на работу.

Библиографический список

1. Кузнецова Т.В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство. - 2010. - N 1.

2. Юшин В.П. Подписываем правильно // Отдел кадров коммерческой организации. - 2009. - N 7.

3. Доронина Л. Сроки и способы хранения кадровой документации // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2008. - N 3.

О. Бегалова,

инспектор отдела кадров

ООО "Электронные системы АР"

Словарь кадрового делопроизводства

Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 3, март 2013 г.