Отпуск для спортсмена: порядок предоставления (Л. Куревина, "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.)

Отпуск для спортсмена: порядок предоставления

Все ближе и ближе отпускная пора. Работы прибавится и кадровикам, и бухгалтерам, ведь, помимо составления графика отпусков, нужно правильно оформить предоставление отпуска и рассчитать отпускные. Напомним, в каком порядке предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, какие документы оформляются, если работник идет в отпуск не по графику, каким образом в график вносятся изменения и дополнения, а также как рассчитать отпускные и компенсацию за неиспользованный отпуск.

Право на отпуск

В силу ст. 114 ТК РФ каждому работнику ежегодно предоставляется отпуск с сохранением места работы и среднего заработка. По общему правилу продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней, но для отдельных категорий, установленных Трудовым кодексом или другими федеральными законами, он может увеличиваться за счет предоставления дополнительного отпуска. Одной из таких категорий являются спортсмены. Согласно ст. 348.10 ТК РФ спортсменам, тренерам предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск в размере не менее четырех календарных дней. Продолжительность такого отпуска может быть и больше, если это установлено коллективными договорами, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

Таким образом, если большее количество не предусмотрено указанными документами, общая продолжительность ежегодного отпуска спортсмена будет составлять 32 календарных дня. При этом нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или дополнительного отпуска, в число календарных дней не включаются, соответственно, отпуск продлевается на количество праздничных дней.

Обратите внимание! Постановлением Правительства РФ от 15.10.2012 N 1048 "О переносе выходных дней в 2013 году" суббота и воскресенье, 5 и 6 января, совпавшие с новогодними каникулами, переносятся, соответственно, на четверг, 2 мая, и пятницу, 3 мая, понедельник, 25 февраля, переносится на пятницу, 10 мая. Если отпуск приходится на май, переноситься он будет только на два нерабочих праздничных дня: 1 и 9 мая. Остальные выходные - 2, 3, и 10 мая - будут включаться в календарные дни отпуска.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у спортсмена по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Также до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

- женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ).

Отпуск может предоставляться как полностью, так и по частям. На части он разделяется по соглашению между спортсменом и работодателем. На практике, как правило, отпуск делится на две части, но, если работодатель не возражает, их может быть и три, и четыре, главное, чтобы при таком разделении хотя бы одна из частей отпуска была не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Если спортсмену установлен ненормированный рабочий день, он имеет право еще на три дня дополнительного отпуска, если большее количество не предусмотрено коллективными договорами или правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 119 ТК РФ).

Спортсменам, работающим в районах Крайнего Севера, помимо отпуска, установленного Трудовым кодексом, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24 календарных дня, а работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, - 16 календарных дней (ст. 321 ТК РФ).

Порядок предоставления отпуска

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работникам ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Поскольку спортивная деятельность заключается в подготовке и участии в соревнованиях, такой график у спортивных организаций составляется с учетом календаря соревнований. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего).

Несмотря на то что у работодателя обязанности знакомить работников с графиком нет, все же лучше это сделать, для чего можно предусмотреть в форме графика отпусков организации соответствующую графу "Подпись работника" или "Ознакомлен".

Примечание. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ)

Независимо от того, расписывался ли работник в графике, о времени начала отпуска он должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Зачастую работодатели пренебрегают этой обязанностью, но напрасно, поскольку, если работник своевременно не был предупрежден о времени начала своего отпуска, работодатель по его письменному заявлению будет обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ст. 124 ТК РФ).

Отпуск предоставляется на основании приказа работодателя, изданного заблаговременно, поскольку в силу ст. 136 ТК РФ не позднее чем за три дня до его начала работнику должны быть выплачены отпускные. Работника знакомят с приказом под роспись. Отметим, что, если отпускные будут выплачены позже, работодатель также будет обязан перенести отпуск на другой срок, при условии что работник напишет заявление.

Обращаем ваше внимание на то, что, если работник уходит в отпуск согласно графику, никакого заявления на отпуск с него работодатель спрашивать не должен. Заявление требуется лишь в случаях переноса отпуска на другой срок либо тогда, когда работник просит предоставить отпуск, не отработав шести месяцев.

Право на продление и перенос отпуска

Отпуск может быть перенесен или продлен по соглашению сторон, если это предусмотрено локальным нормативным актом организации. При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и непосредственного руководителя в график отпусков вносятся соответствующие изменения. В данном случае работник должен написать заявление с просьбой о переносе отпуска. Внесение изменений в график отпусков оформляется приказом работодателя.

В статье 124 ТК РФ также установлены случаи, когда отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год по инициативе работодателя и с согласия работника. Но такое возможно только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Обратите внимание! Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также его непредоставление лицам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

Кроме этого, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы.

При этом отпуск не продлевается, если работник уходит в отпуск с последующим увольнением.

Отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. К ним относятся лица, перечисленные в ст. 122 ТК РФ, а также:

- муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);

- работники в возрасте до 18 лет, для которых продолжительность отпуска составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

- лица, работающие по совместительству, которым ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);

- супруги военнослужащих: отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");

- доноры (ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ "О донорстве крови и ее компонентов");

- другие лица.

Заметим, что ст. 125 ТК РФ предусмотрено право работодателя отозвать работника из отпуска. Но для этого нужно получить согласие работника. Оформить отзыв необходимо путем направления работнику предложения прервать отпуск, его письменного согласия и приказа руководителя. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

Не допускается отзыв из отпуска лиц в возрасте до 18 лет и беременных женщин.

Также отметим, что согласно Всемирному антидопинговому кодексу ВАДА спортсмену запрещено использовать допинговые средства и методы не только в период работы, но и во время отдыха, в связи с чем спортсмен обязан предоставлять информацию о своем местонахождении в соответствии с общероссийскими антидопинговыми правилами в целях проведения допинг-контроля (ст. 348.2 ТК РФ).

График отпусков

В соответствии со ст. 123 ТК РФ график отпусков составляется один раз не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В качестве образца обычно применяется унифицированная форма Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Иногда возникает вопрос: что делать с новыми работниками, каким образом они должны включаться в уже утвержденный график? Данный вопрос трудовым законодательством не регулируется. В этих случаях необходимо составить дополнение по форме графика, которое утверждается в том же порядке, что и сам график отпусков. Однако технически довольно сложно составлять дополнение на каждого вновь принятого работника, поэтому считаем, что более целесообразно составлять дополнение к графику о предоставлении отпуска всем новым работникам, принятым в течение шести месяцев с начала года, то есть в июне текущего года. В любом случае порядок внесения изменений и дополнений к графику следует установить локальным нормативным актом организации.

А как учитываются в графике отпусков не использованные за предыдущие годы дни отпуска? Их присоединяют к дням ежегодного оплачиваемого отпуска, который запланирован в наступающем календарном году. То есть, если работнику положен отпуск продолжительностью 32 календарных дня, а в предыдущем году он использовал только 20 дней, в графике должно быть указано 44 дня, причем в графе 10 необходимо сделать об этом отметку: "32 дн. + 12 дн. за ____ год".

Как отражается в графике продление отпуска на время болезни работника? На основании листка нетрудоспособности в графе 7 можно сделать запись о фактическом периоде отпуска с учетом дней болезни, а в графе 10, соответственно, - запись о том, что отпуск продлен на столько-то дней в связи с болезнью, и указать реквизиты листка нетрудоспособности. При этом отметим, что издавать приказ о продлении отпуска в данной ситуации не нужно.

Если отпуск поделен на несколько частей, каким образом и куда следует вносить записи? Действительно, в унифицированной форме Т-7 отсутствуют графы для записей о нескольких частях отпуска. Но, поскольку с 01.01.2013 формы учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, работодатель может разработать свою форму и включить туда все, что считает нужным. Форма такого графика утверждается приказом руководителя. В форму графика рекомендуем включить дополнительные графы, которыми, как минимум, должны предусматриваться две части отпуска, даты их начала и окончания.

Обращаем внимание, что должности (специальность, профессия) работников указываются в графике отпусков согласно штатному расписанию.

Стаж работы, дающий право на отпуск

В статье 121 ТК РФ установлены периоды, входящие и не входящие в отпускной стаж. Так, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

- время фактической работы;

- время, когда за работником сохранялось место работы (должность);

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

- время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается:

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

К сведению. В стаж, дающий право на дополнительные отпуска за работу во вредных условиях труда, включается только фактически отработанное в таких условиях время (ст. 121 ТК РФ).

Пример

Представим, что работник трудится в организации с 13.01.2012. В июне он был отстранен от работы на пять дней по причине непрохождения обязательного медицинского осмотра не по своей вине. В сентябре и ноябре он брал отпуск без сохранения заработной платы общей продолжительностью 18 дней. В результате период, за который ему должен быть предоставлен отпуск в 2013 г., составляет время с 13.01.2012 по 16.01.2013 (пять дней отстранения не по его вине будут включены в стаж, а четыре дня отпуска без сохранения заработной платы сверх 14 дней в такой стаж не включаются).

Начисляем отпускные

Оплата отпуска производится исходя из средней заработной платы, размер которой определяется в порядке, установленном ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение N 922).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4). При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно) (ст. 139 ТК РФ, п. 4, 10 Положения N 922).

Расчетный период - это 12 последних календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, если иное не предусмотрено локальным нормативным актом организации (ст. 139 ТК РФ).

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;

- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ (п. 5 Положения N 922).

В случае если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения N 922, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.

Сумма отпускных определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней отпуска (п. 9 Положения N 922).

При этом количество предоставляемых календарных дней отпуска включает выходные дни и не включает нерабочие праздничные дни (ст. 120 ТК РФ).

Если расчетный период работник отработал полностью, средний дневной заработок будет равен сумме начисленной зарплаты за расчетный период, деленной на 12 (количество месяцев в расчетном периоде) и 29,4 (среднемесячное число календарных дней) (ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения N 922).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения N 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Положения N 922).

Обратите внимание! Сумма начисленной заработной платы за расчетный период включает все предусмотренные в организации системой оплаты труда виды выплат независимо от их источников (ст. 139 ТК РФ).

Компенсация отпуска

Согласно ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

При суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении такого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Так, если спортсмену полагается 28 дней ежегодного основного отпуска и четыре дня дополнительного оплачиваемого отпуска, заменить денежной компенсацией ему можно только четыре дня дополнительного отпуска.

При этом не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и лицам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

Если у спортсмена накопились дни ежегодных оплачиваемых отпусков, которые он не смог отгулять, при увольнении он должен получить компенсацию за все эти дни.

Размер денежной компенсации за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из количества его дней и среднего заработка.

Количество дней исчисляется в соответствии с Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными Народным комиссариатом труда СССР от 30.04.1930 N 169 (далее - Правила), действующими в части, не противоречащей ТК РФ.

В силу п. 28 Правил право на компенсацию за полный рабочий год имеют:

- работники, проработавшие в организации не менее 11 месяцев, независимо от причины их увольнения;

- работники, проработавшие от пяти с половиной до 11 месяцев, если они увольняются вследствие ликвидации учреждения или отдельных его частей, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ; призыва на военную службу; выяснившейся непригодности к работе.

В остальных случаях работники получают компенсацию пропорционально отработанному времени. При этом излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца. Так, если работник отработал 11 дней в месяц, данный месяц в расчет не берется, а если более половины - месяц считается полным.

Если продолжительность отпуска составляет 28 календарных дней, за каждый месяц рабочего года работнику причитается 2,33 календарных дня отпуска (28 / 12 мес.). При этом согласно Письму Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 N 4334-17, если количество дней отпуска не будет целым числом, в случае принятия в организации решения об округлении, такое округление делается в пользу работника. Например, работник отработал 10 месяцев. Ему положена компенсация за 23,3 дня (2,33 x 10). В случае округления будет учитываться 24 календарных дня.

Обратите внимание! Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления, указанный ст. 139 ТК РФ и Положением N 922.

При увольнении возможна такая ситуация, когда работник отпуск отгулял авансом, соответственно, получил и отпускные. Здесь работодатель имеет право удержать излишне выплаченную сумму. Так, в силу ст. 137 ТК РФ при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска работодатель может удержать из его заработной платы образовавшуюся задолженность за неотработанные дни отпуска. Исключением являются случаи увольнения работника по основаниям, предусмотренным п. 8 ст. 77 или п. 1, 2 или 4 ст. 81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ.

При удержании также нужно помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Если удержанная при увольнении сумма не покроет сумму задолженности, работнику можно предложить внести оставшуюся сумму добровольно, а в случае его отказа взыскать ее в судебном порядке.

При нарушении работодателем установленного срока оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ от суммы за каждый день задержки. Обязанность такой выплаты возникает независимо от наличия вины работодателя (ст. 236 ТК РФ).

Л. Куревина,

эксперт журнала "Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2013 г.