Изменения в первичных учетных документах (О. Лунина, "Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2013 г.)

Изменения в первичных учетных документах

С 1 января 2013 года Федеральным законом от 06.12.2013 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" отменены требования по применению форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Однако государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать для документирования фактов хозяйственной жизни первичные учетные документы, утвержденные Приказом N 173н*(1). Минфином РФ подготовлен проект изменений в данный приказ. Ознакомимся с грядущими изменениями.

В проекте документа о внесении изменений в Приказ N 173н следует обратить внимание на следующие моменты:

- приложение 1 "Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями" изложено в новой редакции;

- появятся новые формы первичных учетных документов;

- отдельные формы изложены в новой редакции;

- внесены коррективы в названия некоторых форм и их содержание;

- дополнены описаниями вновь введенных форм указания по их заполнению.

Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых госорганами, в новой редакции не будет содержать раздела документов класса 03 "Унифицированная система первичной учетной документации".

Новые формы документов

Раздел 2 "Применение и заполнение форм первичных учетных документов" Приказа N 173н дополнен описанием девяти новых форм документов.

Акт приема-передачи основных средств (ф. 0504101). В действующей редакции Приказа N 173н для приема-передачи ОС используются следующие документы:

- акт о приеме-передаче объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001);

- акт о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030);

- акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

В новой редакции вместо трех ранее существовавших документов предложен только один - акт приема-передачи основных средств (ф. 0504101).

Этот акт служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения ОС. Он составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов при приемке (передаче) объекта ОС от сторонних организаций (учреждений) или от обособленных подразделений (кроме внутреннего перемещения), оформляется в количестве не менее двух экземпляров, один из которых после утверждения руководителями учреждений (организаций) передается учреждению (организации) - отправителю, другой - учреждению-получателю.

На основании акта приемки-передачи (ф. 0504101) открывается инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031).

Накладная на внутреннее перемещение основных средств (ф. 0504102). В настоящее время учреждениями применяется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032). Структура этого документа несколько отличается от вводимой формы. В новом документе отсутствуют поля для заполнения даты приобретения или года выпуска объекта ОС и не предусмотрено поле с примечанием, в котором отражалась краткая характеристика его состояния. Данная форма применяется для оформления и учета перемещения объектов ОС внутри учреждения из одного структурного подразделения в другое.

Накладная выписывается в трех экземплярах и заверяется ответственными лицами передающей и получающей стороны. Один экземпляр передается в бухгалтерию, по одному - остается у материально ответственных лиц, которые передают и получают объект ОС.

В инвентарную карточку учета основных средств (ф. 0504031) обязательно вносятся данные об этих перемещениях.

Акт о приеме-передаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103). В настоящее время для отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете объектов ОС, переданных (полученных) для проведения ремонта, реконструкции, модернизации, применяется акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002).

Во вновь предложенной к заполнению форме 0504103 появились новые поля для заполнения: в разделе 1 должны содержаться реквизиты договора и сроки выполнения работ (ранее он содержал сведения о состоянии объектов ОС на момент передачи в ремонт, на реконструкцию), а сведения о расходах на проведение ремонта, реконструкции, модернизации теперь должны приводиться в разделе 3.

Акт подписывается членами приемочной комиссии по поступлению и выбытию активов или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Он составляется в двух экземплярах, утверждается руководителем учреждения и сдается в бухгалтерию.

Результаты проведенного ремонта, реконструкции, модернизации обязательно отражаются в инвентарной карточке учета объекта основных средств (ф. 0504031).

Акт о списании основных средств (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). В настоящее время для списания основных средств (кроме транспортных) применяется акт по форме 0306003. Этот документ составляется комиссией учреждения на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов о списании объекта основных средств. В новом документе, который предлагает Минфин, полностью изменена его структура.

Акт о списании ОС должен быть согласован с собственником имущества в лице государственного органа, наделенного функциями управления государственным имуществом (органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя) в соответствии с законодательством, определяющим особенности списания государственного имущества.

В разделе 1 "Сведения об объекте основных средств" отражаются:

- регистрационный номер имущества, заводской (иной), инвентарный номер;

- его балансовая стоимость и начисленная на дату списания амортизация с указанием корреспонденции счетов бухгалтерского (бюджетного) учета;

- год изготовления (постройки, закладки, рождения, регистрации) ОС, даты его приема к учету и введения в эксплуатацию;

- количество и общая сумма проведенных за время эксплуатации объекта ОС работ по капитальному ремонту.

В разделе 2 "Сведения о содержании драгоценных материалов (металлов, камней и т.п.)" отражаются наименования драгоценного материала, кода счета бухгалтерского (бюджетного) учета, наименования единицы измерения (с указанием кода по ОКЕИ) и его количество (масса).

В разделе 3 "Результаты от выбытия объекта основных средств" отражаются по двум направлениям (с указанием корреспондирующих счетов суммы, а также наименования, номера и даты документов, на основании которых в бухгалтерском (бюджетном) учете оформляются операции по выбытию объектов ОС и оприходованию остатков материальных запасов):

- расходы, связанные с выбытием ОС (утилизация, передача в пункты приема вторсырья, металлолома, драгоценных материалов, безвозмездная передача, утилизация и др.);

- поступления, полученные в результате выбытия ОС в виде материальных ценностей.

На основании акта о списании (ф. 0504104) проставляются отметки в инвентарной карточке учета основных средств (ф. 0504031).

Акт о списании транспортных средств (ф. 0504105). В настоящее время для списания транспортных средств, применяется акт по форме 0306004.

В новом документе (ф. 0504105) полностью переработана его структура. В разделе 1 "Сведения об объекте основных средств" отражаются регистрационный номер имущества, заводской (иной), инвентарный номер, балансовая стоимость и начисленная на дату списания амортизация с указанием корреспонденции счетов бухгалтерского (бюджетного) учета. Ранее этот раздел содержал сведения о техническом состоянии автотранспортных средств на дату их списания.

В разделе 2 будут отражаться технические характеристики автомобиля (прицепа, полуприцепа). Ранее в этом разделе содержалась информация о стоимости имущества на дату его списания.

В акт введен новый раздел 3, в котором отражаются сведения о содержании драгоценных материалов в данном объекте ОС.

Раздел 4 содержит сведения о техническом состоянии транспортного средства:

- дату приема к учету объекта;

- причину его выбытия, техническое состояние, дату ввода в эксплуатацию, пробег;

- дату снятия объекта с учета в ГИБДД.

Акт о списании (ф. 0504105) должен быть согласован с собственником имущества в лице государственного органа, наделенного функциями управления государственным имуществом (органами, осуществляющими функции и полномочия учредителя) в соответствии с законодательством, определяющим особенности списания государственного имущества.

На основании рассматриваемого акта проставляются отметки в инвентарной карточке учета основных средств (ф. 0504031).

Требование-накладная (ф. 0504204). Этот документ применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. В настоящее время данные факты хозяйственной жизни отражаются с помощью требования-накладной (ф. 0315006). Принципиальных отличий от предлагаемой формы она не содержит.

Этот документ составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения - отправителя. Каждый экземпляр служит основанием для передачи ценностей, с одной стороны, и для их принятия - с другой.

Требованием-накладной (ф. 0315006) оформляются операции по сдаче на склад остатков материалов, образовавшихся в результате разборки, выбытия ОС.

Перед сдачей в бухгалтерию этот документ подписывают материально ответственные лица, отвечающие за прием и передачу материальных ценностей.

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Для отражения операций по отпуску материалов на сторону в настоящее время в учете применяется накладная по форме 0315007. Новая форма (0504205), предложенная Минфином, применяется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям) - получателям, организациям, осуществляющим перевозку на основании договоров (контрактов) и других документов. Принципиальных отличий от действующей формы она не имеет. Выписывается такая накладная в двух экземплярах. Передача материалов по накладной производится при предъявлении представителем учреждения (организации) - получателя доверенности на получение материальных ценностей. Один экземпляр накладной является основанием для отпуска материалов, второй - передается представителю учреждения (организации) - получателя материальных ценностей.

Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220). Этот документ включен в перечень документов класса 05 (ранее содержался в перечне форм документов класса 03). Акт составляется в случае качественного или количественного расхождения при приемке материальных ценностей от обособленного подразделения или поставщика.

При поступлении материалов (материальных ценностей) без документов данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии отправителю (поставщику).

Документ составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии по поступлению и выбытию активов с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

Акты с приложенными к ним документами (транспортными накладными, спецификациями и т.д.) передаются в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей и в соответствующее структурное подразделение для оформления и направления претензии поставщику.

В описании данного документа обращается внимание на то, что в разделе 9 "Результат приемки груза" графа 3 "Номер паспорта" заполняется только в случаях расхождений при оформлении факта хозяйственной деятельности по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные материалы (металлы, камни).

Акт приемки материалов (ф. 0504220) служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету материалов (материальных ценностей).

Авансовый отчет (ф. 0504503). В настоящее время данный документ включен в приложение 3 к Приказу N 173н и является формой регистров бухгалтерского учета, применяемых госорганами (форма по ОКУД 0504049). В планируемых к внесению изменениях авансовый отчет перенесен в перечень первичных учетных документов. В содержании документа ничего не изменилось, кроме кода формы по ОКУД (новый код - 0504503). Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Эти лица заполняют соответствующие графы на его лицевой и оборотной стороне и подтверждают указанные сведения документами о фактически израсходованных ими суммах. Документы должны быть пронумерованы подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет (ф. 0504503) проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне документа заполняются графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Суммы денежных средств, полученных подотчетным лицом авансом, приводятся с указанием даты их получения и кодов соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета.

Новые описания старых документов

В проекте по внесению изменений в Приказ N 173н в новой редакции изложено описание инвентарной карточки основных средств (ф. 0504031) и инвентарной карточки группового учета основных средств (ф. 0504032). Внесение данных изменений обусловлено тем, что формы документов, служащих основанием для принятия к учету объектов ОС, стали иными.

Инвентарная карточка (ф. 0504031) открывается учреждением на каждый инвентарный объект, заполняется на основании акта приема-передачи основных средств (ф. 0504101), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующей объект, принимаемый к учету. В карточке также указываются дата принятия к учету объектов и номер журнала операций.

Далее по сравнению с действующим описанием более подробно излагается порядок заполнения инвентарной карточки по разделам.

Согласно документации на основное средство в разделе 1 "Сведения об объекте основных средств" инвентарной карточки (ф. 0504031) указываются признаки объекта:

- чертеж, проект, модель, тип, марка, номер реестровый номер имущества (в соответствии с уровнями бюджета: федеральный - РНФИ, субъекта РФ, муниципальный), заводской номер, иной номер, дата выпуска (изготовления) (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - соответственно дата рождения, дата закладки, дата регистрации);

- дата ввода в эксплуатацию, дата и номер акта ввода ОС в эксплуатацию при его наличии (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - дата и номер акта приемки);

- инвентарный номер объекта, присваиваемый при постановке на учет.

В раздел 2 "Сведения для расчета амортизации" отражаются: номер амортизационной группы, срок полезного использования, месячная и годовая норма амортизации (в процентах), сумма амортизации за месяц и за год, последний год начисления амортизации.

В разделе 3 "Стоимость объекта основных средств и начисленная амортизация" в графах 1-7 приводятся следующие показатели:

- первоначальная (кадастровая, условная, иная) стоимость объекта основных средств, сведения о проведенных реконструкциях, модернизациях, достройках, дооборудовании, частичной ликвидации на основании акта приема-передачи отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103) (графы 2-4);

- сведения о проведенных переоценках (графы 5-7) с указанием номера журнала операций, даты и суммы изменения стоимости, в также о сформированной в результате перечисленных мероприятий восстановительной стоимости объекта; сведения о начисленной амортизации (графы 9-11) соответственно с начала эксплуатации (либо об амортизации, начисленной к моменту принятия на учет бывшего в эксплуатации объекта ОС, измененной в связи с реконструкцией, модернизацией, дооборудованием, частичной ликвидацией), дата (год) начисления, а также размер начисленной амортизации в результате переоценки.

В инвентарной карточке отражается сумма начисленной амортизации за месяц и за год (в рублях с двумя десятичными знаками) на основании журналов операций по прочим операциям (ф. 0504071).

В разделе 4 "Движение объектов основных средств" приводятся сведения о перемещении объектов учета на основании накладной на внутреннее перемещение основных средств (ф. 0504102), их выбытии, в том числе на основании акта о списании основных средств (кроме транспортных средств) (ф. 0504104), акта о списании транспортных средств (ф. 0504105).

В новом описании документа отмечается, что в инвентарной карточке (ф. 0504031) дается краткая индивидуальная характеристика объекта. Далее приводится примерный перечень показателей, которые могут быть указаны в этой характеристике.

Описание инвентарной карточки группового учета основных средств (ф. 0504032) от применяемого в настоящее время описания практически не отличается. Коррективы коснулись только ссылок на документы, на основании которых открывается инвентарная карточка (ф. 0504032). Ими являются акт приема-передачи основных средств (ф. 0504101), накладная на внутреннее перемещение основных средств (ф. 0504102).

О. Лунина,

эксперт журнала "Учреждения образования: бухгалтерский учет

и налогообложение"

"Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению".