Материальная безответственность, или Как обеспечить сохранность имущества организации (Д.А. Бессонов, "Руководитель автономного учреждения", N 6, июнь 2013 г.)

Материальная безответственность, или Как обеспечить сохранность имущества организации

Многие организации для обеспечения сохранности своего имущества идут по пути ужесточения контрольно-пропускного режима. Это, конечно, способствует сокращению случаев краж, но также ведет к увеличению дополнительных затрат и не избавляет от случаев причинения ущерба данному имуществу. К тому же "замыкание" только на контрольных мероприятиях может привести к лавинообразному росту затрат на поддержание в рабочем состоянии системы обеспечения сохранности имущества. Как можно повысить эффективность этой системы без значительного вложения дополнительных денежных средств?

Варианты обеспечения сохранности имущества

К способам обеспечения сохранности имущества относятся:

1) средства контроля его наличия и сохранности, в частности:

а) усиленный контрольно-пропускной режим на территорию организации;

б) установка систем видеонаблюдения и сигнализаций:

в) сдача ключей от помещений на пункт охраны при уходе с работы;

г) периодическое проведение инвентаризации имущества;

2) страхование имущества;

3) способы установления ответственности работников за обеспечение сохранности имущества:

а) заключение договоров о полной материальной ответственности;

б) возникновение ответственности работников при получении ими имущества по разовым документам;

в) возникновение ответственности работников в силу требований закона (ст. 243 ТК РФ) (как правило, при наличии вины в действиях работника);

г) разработка регламента приема посетителей; и др.

Очевидно, что первая группа способов требует дополнительных и порой значительных затрат денежных средств. Страхование имущества также повлечет дополнительные расходы. А варианты из третьей группы можно реализовать при незначительном уровне затрат.

Таким образом, наиболее интересным с позиции оптимизации затрат организации является установление ответственности работников за обеспечение сохранности имущества. Порядок установления такой ответственности проанализирован ниже.

Область ответственности работника

Ответственность работника за вред, причиненный имуществу работодателя, может быть полной или в пределах среднего месячного заработка (ст. 241, 242 ТК РФ). При этом в силу ст. 238 ТК РФ компенсации подлежит только прямой действительный ущерб, то есть ущерб без учета упущенной выгоды (незаработанной прибыли).

Для привлечения работника к материальной ответственности необходимо одновременное наличие следующих условий (ст. 233 ТК РФ):

1) прямой действительный ущерб;

2) вина (умысел или неосторожность) в совершении противоправных действий (бездействии) работника, причинившего ущерб имуществу работодателя;

3) причинно-следственная связь между действиями работника и ущербом имуществу работодателя.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях, определенных ст. 243 ТК РФ:

когда обязанность возмещения ущерба в полном размере прямо предусмотрена законом (например, для руководителя организации такая обязанность прописана в ст. 277 ТК РФ);

недостача ценностей, вверенных работнику на основании договора о полной материальной ответственности или полученных им по разовому документу;

умышленное причинение ущерба;

причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

причинение ущерба в результате административного проступка, зафиксированного соответствующим государственным органом;

разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную);

причинение ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Таким образом, материальная ответственность работника (хоть в полной сумме, хоть в размере среднего месячного заработка) может наступить только при наличии его вины, а полная материальная ответственность - лишь в строго определенных ситуациях. Причем в последнем случае необязательно наличие заключенного договора о полной материальной ответственности.

Обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника

При возникновении ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, его материальная ответственность (как полная, так и в пределах среднего месячного заработка) исключается (ст. 239 ТК РФ). При этом суды в качестве обязанностей работодателя по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику, называют:

1) ограничение доступа посторонних лиц к местам хранения имущества, вверенного работнику*(1). Под указанным ограничением подразумевается отсутствие у третьих лиц свободного доступа к местам хранения (включая отсутствие у каких-либо третьих лиц дубликатов ключей от мест хранения имущества), наличие средств сигнализации доступа в помещение или его охраны;

2) наличие инструкций для персонала, регламентирующих порядок обеспечения сохранности вверенного имущества, и их доведение до сотрудников*(2).

Следовательно, для того чтобы работник мог нести ответственность за сохранность имущества организации, последняя обязана обеспечить, как минимум:

1) наличие охраны на входах и выходах с территории организации;

2) установку замков на дверях помещений, где находится имущество, за сохранность которого работник несет ответственность;

3) ограничение доступа в помещения, указанные в предыдущем пункте, открыв доступ только для одного лица или узкого круга лиц (для этого потребуется установить сигнализацию, обеспечить сдачу ключей и их выдачу через пункт охраны и др.).

Примечание. Система обеспечения сохранности имущества организации должна оптимально сочетать разные способы - от введения контрольно-пропускного режима до заключения договоров о полной материальной ответственности и передачи ценностей работникам по разовым документам.

Договоры о полной материальной ответственности

Существует две разновидности данных договоров: о полной индивидуальной и о коллективной материальной ответственности (ст. 244, 245 ТК РФ). Возможность заключать данные договоры появляется только при одновременном соблюдении двух условий: достижение работником возраста 18 лет (абз. 1 ст. 244 ТК РФ) и выполнение им определенных функций либо замещение определенной должности, которые предусмотрены соответствующим перечнем *(3). В частности, к таким должностям относятся кассиры, завхозы, коменданты зданий, старшие медсестры, заведующие секторами библиотек, а к таким работам - расчеты при продаже (реализации) товаров и услуг, выдача (прием) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, а также детских, спортивно-оздоровительных, образовательных организациях.

Иными словами, заключить договор о полной материальной ответственности можно далеко не с каждым сотрудником.

Практика установления ответственности работников за обеспечение сохранности имущества

Практика показывает, что работодатели, как правило, заключают договоры о полной материальной ответственности с работниками, включая и тех, для кого они не предусмотрены, а также назначают материально ответственных лиц приказами руководителя, включают названные обязанности в должностные инструкции сотрудников и т.д.

При этом работодателей не всегда заботит то, что реальную полную материальную ответственность будут нести только те работники, для функций или должностей которых предусмотрена возможность заключения данных договоров, и только при подписании экземпляра договора такими работниками. Объясняется это тем, что в действительности для обеспечения сохранности своего имущества работодатель использует способы контроля в виде ужесточения контрольно-пропускного режима, установки систем видеонаблюдения и сигнализаций и др., а назначение материально ответственных лиц вызвано лишь необходимостью проведения инвентаризации имущества.

Рекомендации по повышению эффективности системы обеспечения сохранности имущества

Наращивание средств контроля за наличием и сохранностью имущества - это тупиковый вариант, поскольку он не позволяет охватить все случаи причинения вреда имуществу. Например, поставить видеокамеры можно не везде (в частности, их нельзя установить в туалетах). К тому же чрезмерное количество средств видеонаблюдения, датчиков движения и др. может отрицательно сказаться на мотивации работников (например, сотрудник не сможет задержаться на работе после постановки помещений на охрану, иначе сработает сигнализация). Или средства контроля придется отключать на период нахождения хотя бы одного сотрудника на работе (тогда эффективность контрольной системы падает). Кроме того, чрезмерно увеличиваются расходы на систему контроля (как на приобретение новых технических устройств, их обслуживание, так и на наем дополнительных лиц для обработки информации с данных устройств либо на приобретение охранных услуг со стороны). А увеличение числа инвентаризаций приведет к снижению производительности труда работников ввиду их отвлечения от основных трудовых обязанностей или же к необходимости увеличить штат организации.

Оптимальным, на наш взгляд, можно признать вариант наделения работников ответственностью за обеспечение наличия и сохранности врученного им имущества, необходимого для выполнения трудовых функций, наряду с минимальными затратами на средства контроля. Но это возможно только в отношении имущества, которым работники пользуются на протяжении длительного времени, то есть в отношении объектов основных средств.

Поскольку возможность заключения договоров о полной материальной ответственности ограничена, установить ответственность работников за сохранность имущества организации можно путем его вручения по разовым документам (п. 2 ст. 243 ТК РФ). В этом качестве могут выступать документы, подтверждающие передачу работнику имущества:

акт приема-передачи объекта основных средств (ОС-1);

накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ОС-2);

акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ОС-3);

акт о приеме (поступлении) оборудования (ОС-14);

акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ОС-15);

требование-накладная (М-11);

накладная на отпуск материалов на сторону (М-15);

товарная накладная (ТОРГ-12);

отчет о производстве готовой продукции;

расходный кассовый ордер (КО-2); и другие аналогичные формы.

Важно, что в данном случае каждый сотрудник будет нести ответственность за полученное им имущество, которым пользуется лично, то есть сможет постоянно контролировать наличие и сохранность этого имущества.

При этом отсутствие добровольного согласия работника на получение материальных ценностей по разовому документу может стать основанием для признания незаконным установления для него полной материальной ответственности*(4). Вместе с тем при отказе от получения имущества может возникнуть ситуация, когда работник окажется не способен выполнять свою трудовую функцию по собственной вине, что создаст повод для его увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).

Справедливости ради следует указать на то, что всегда имеется имущество, которым пользуются несколько человек (например, работники одного подразделения) или неограниченное количество лиц (например, скамейки, столы, терминалы в коридорах, холлах). В этих случаях сотрудники ни в коем случае не будут нести материальную ответственность - в связи с наличием у многих лиц доступа к имуществу. Для обеспечения его сохранности нужно использовать средства контроля или механизм страхования. Кроме того, для возможности инвентаризации данного имущества в инвентарной карточке обязательно зафиксируйте его месторасположение.

Вывод

Имущество организации разнородно. Это не только объекты основных средств, но и высоколиквидные активы, которые достаточно легко реализовать или можно использовать в качестве средства платежа (денежные средства, денежные документы, ценные бумаги на предъявителя), а также имущество, представляющее собой покупные товары либо готовую продукцию, предназначенные для продажи. Для обеспечения сохранности этих видов имущества потребуется выполнить различные мероприятия.

Для построения эффективной системы обеспечения сохранности имущества организации необходимо сочетание разных способов: от введения контрольно-пропускного режима, страхования имущества до заключения договоров о полной материальной ответственности и передачи ценностей работникам по разовым документам.

В качестве оптимального решения можно предложить следующий комплекс мер по обеспечению сохранности имущества:

1) контроль всех входов и выходов с территории организации путем размещения там охранников или средств видеофиксации;

2) установка систем сигнализации в помещениях с высоколиквидным имуществом;

3) установка замков на дверях помещений с имуществом, которым пользуется ограниченный круг лиц либо одно лицо;

4) заключение договоров о полной материальной ответственности с лицами, с которыми законодательство допускает их заключение;

5) передача работникам по разовым документам имущества для использования его при выполнении трудовых функций;

6) разработка порядка обеспечения сохранности имущества работниками организации;

7) страхование имущества, расположенного в местах, где невозможна (или бессмысленна) установка средств контроля (например, техника организации, находящаяся на неогороженной площадке, в частности на вырубке в лесу).

Д.А. Бессонов,

к.э.н., начальник отдела ревизии, аудита и

методического обеспечения ФГАОУ ВПО

"Уральский федеральный университет", аудитор

"Руководитель автономного учреждения", N 6, июнь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См., например, Кассационное определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Удмуртской Республики от 10.08.2011 по делу N 33-2872/11, Постановление Президиума Нижегородского областного суда от 25.01.2007 по делу N 44-г-306, Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Ростовского областного суда от 16.04.2012 по делу N 33-4041, Апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Орловского областного суда от 27.03.2012 по делу N 33-464, Определение Свердловского областного суда от 22.12.2011 по делу N 33-17461/2011.

*(2) Определение Свердловского областного суда от 22.11.2011 по делу N 33-16612/2011.

*(3) Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".

*(4) Определение ВС РФ от 20.07.2000 N 16-впр00-11.