Приложение N 2. Порядок формирования и ведения информационного ресурса "Состояние рассмотрения жалоб"

Информация об изменениях:

Приказом ФНС России от 20 ноября 2012 г. N ММВ-7-9/886@ приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 2

Порядок
формирования и ведения информационного ресурса "Состояние рассмотрения жалоб"
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 29 июня 2012 г. N ММВ-7-9/466@)

С изменениями и дополнениями от:

от 20 ноября 2012 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий документ определяет порядок формирования и ведения информационного ресурса "Состояние рассмотрения жалоб" (далее - ИР "СРЖ").

1.2. Целью создания ИР "СРЖ" является формирование на федеральном уровне массива данных для наполнения контента интернет-сервиса "Узнать о жалобе".

1.3. ИР "СРЖ" заполняется на основании информации, занесенной в базы данных системы электронного документооборота центрального аппарата ФНС России (далее - СЭД ЦА ФНС России) и системы электронного документооборота управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации (далее - СЭД-Регион).

1.4. Передача файлов для формирования ИР "СРЖ" выполняется с использованием системы гарантированной доставки сообщений (СГДС) без сопроводительных писем и электронной подписи должностных лиц.

1.5. Удаленный доступ к ИР "СРЖ" предоставляется в порядке, установленном приказом ФНС России от 23.08.2010 N ММВ-7-4/401@ "Об изменении порядка подключения пользователей к услуге удаленного доступа к федеральным информационным ресурсам, сопровождаемым МИ ФНС России по ЦОД". Доступ предоставляется ответственным сотрудникам управлений центрального аппарата ФНС России (далее - Управления ЦА) на просмотр всех данных содержащихся в ИР "СРЖ" и ответственным сотрудникам управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации (далее - УФНС) на просмотр данных, поступивших в ИР "СРЖ" из соответствующего УФНС.

1.6. Ответственными за полноту и своевременность заполнения данных в СЭД ЦА ФНС России, необходимых для корректного заполнения ИР "СРЖ", являются Управления ЦА.

1.7. Ответственными за полноту и своевременность заполнения данных в СЭД-Регион, необходимых для корректного заполнения данных в ИР "СРЖ", являются отделы УФНС.

1.8. Начальники Управлений ЦА назначают лиц (из числа делопроизводителей структурных подразделений ЦА ФНС России и/или других лиц), ответственных за своевременное качественное наполнение и актуализацию информации в реквизитах регистрационной карточки (далее - РК) входящего документа в СЭД ЦА ФНС России, указанных в приложении к настоящему порядку (далее - ответственные лица Управления ЦА).

1.9. Начальники отделов УФНС назначают лиц (из числа делопроизводителей отделов и/или других лиц), ответственных за своевременное качественное наполнение и актуализацию информации в реквизитах регистрационной карточки (далее - РК) входящего документа в СЭД-Регион, указанных в приложении к настоящему порядку (далее - ответственные лица отдела УФНС).

1.10. Межрегиональная инспекция ФНС России по централизованной обработке данных обеспечивает автоматизированное формирование и ведение ИР "СРЖ" и актуализацию данных в online-режиме в технологической базе данных для обеспечения работы интернет-сервиса "Узнать о жалобе".

2. Действия лиц, ответственных за ввод необходимых реквизитов в РК документа в СЭД ЦА ФНС России, отражаемых в ИР "СРЖ"

Реквизитами, обязательными для заполнения в СЭД ЦА ФНС России в целях формирования ИР "СРЖ", являются реквизиты согласно приложению к настоящему порядку.

2.1. При поступлении обращения (жалобы, заявления, предложения) (далее - обращения) в канцелярию Управления ЦА ответственное лицо Управления ЦА в РК входящего документа должно выполнить следующие действия (помимо стандартных действий, предусмотренных иными нормативными документами, в том числе Инструкцией по делопроизводству в ЦА ФНС России):

2.1.1. С помощью кнопки "Редактировать" на панели действий перейти в режим редактирования входящей регистрационной карточки.

2.1.2. В случае, если поступающий документ не содержит в поле "Вид документа", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК входящего документа значение "Обращение (жалоба, заявление, предложение)", но, с точки зрения действующего законодательства Российской Федерации, является обращением, - ответственное лицо Управления ЦА должно определить следующее:

содержатся ли в поступившем документе сведения о нарушении прав заявителя актами налоговых органов или действиями (бездействием) работников налоговых органов;

содержатся ли в поступившем документе требование/просьба заявителя о восстановлении нарушенного права (например: требование признать недействительным или отменить какой-либо акт налогового органа, признать действия или бездействие работников налогового органа незаконными, совершить какое-либо действие в отношении заявителя и др.).

Если соблюдено одно из указанных в настоящем пункте условий, ответственное лицо в реквизите "Вид документа" выбирает из списка признак "Обращение (жалоба, заявление, предложение)". При выборе этого признака откроются для редактирования дополнительные (ранее неактивные) реквизиты.

Если при регистрации документа Административно-контрольным управлением реквизиту "Вид документа" присвоен признак "Обращение (жалоба, заявление, предложение)", то реквизит "Вид документа" изменению не подлежит. При этом будут открыты для редактирования дополнительные реквизиты РК, которые неактивны для документов, не имеющих этого признака.

Если по одному обращению в Управление ЦА поступает несколько входящих РК, признак "Обращение (жалоба, заявление, предложение)" реквизита "Вид документа" выбирается только в первой по времени поступления РК, в остальных РК выбирается признак "Дополнение к обращению".

2.1.3. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, а так же руководителем (заместителем руководителя) ФНС России принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, ответственное лицо Управления ЦА на вкладке "Исполнение" РК входящего документа выбирает результат рассмотрения "Прекращена переписка".

2.1.4. В случае подачи обращения юридическим лицом в реквизите "Обращение ЮЛ", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК входящего документа, ответственное лицо Управления ЦА проставляет признак (V).

2.1.5. При наличии в обращении ИНН заявителя ответственное лицо Управления ЦА указывает его в реквизите "ИНН", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК, если данный реквизит не был заполнен автоматически. Указанный реквизит заполняется цифровыми значениями: для юридических лиц - 10 знаков, для физических лиц 12 - знаков. В случае несоблюдения перечисленных условий выводится соответствующее сообщение. При сохранении введенной информации необходимо ещё раз проверить правильность ввода ИНН в соответствии с ИНН, который указан в обращении.

В случае поступления обращения в электронном виде с помощью online-сервиса "Обратиться в ФНС России" реквизит "ИНН" заполняется автоматически из соответствующего поля сервиса.

2.1.6. В случае поступления обращения от 3-го лица ответственному лицу Управления ЦА необходимо включить переключатель в реквизите "Признак поступления от 3-го лица" и заполнить появившиеся реквизиты обращения "Наименование организации заявителя" или "ФИО заявителя", "Исходящий номер" и "Дата исходящего". Реквизиты "Исходящий номер" и "Дата исходящего" вводятся при наличии.

2.2. Непосредственный исполнитель, которому поручено подготовить проект ответа (решения, письма, электронного сообщения и др.) на обращение, не позднее дня, следующего за днем поступления обращения к нему на исполнение, проверяет:

правильность определения ответственным лицом Управления ЦА реквизита "Вид документа" и в случае обнаружения ошибки сообщает об этом ответственному лицу Управления ЦА;

соответствие срока исполнения в реквизите "Срок исполнения", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК входящего документа, нормативному правовому акту, непосредственно регламентирующему порядок рассмотрения данного обращения и, в случае необходимости, обеспечивает его корректировку через ответственное лицо управления ЦА, которое имеет право редактирования РК входящего документа.

Срок исполнения должен быть установлен в строгом соответствии с нормативным правовым актом, регулирующим порядок рассмотрения обращения, а также резолюцией к документу. Если в резолюции к документу указан более короткий срок, чем срок, предусмотренный законом, указывается срок в соответствии с резолюцией. Если в резолюции к документу указан более длительный срок, чем срок, предусмотренный законом, исполнителем уточняется резолюция и в реквизите "Срок исполнения", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК входящего документа, указывается срок в соответствии с уточненной резолюцией.

2.3. Если в процессе рассмотрения обращения (на основании служебной (докладной) записки начальника управления ЦА, руководителем (заместителем руководителя) ФНС России было принято решение о продлении срока его рассмотрения, то на основании резолюции руководителя (заместителя руководителя) ФНС России о продлении срока рассмотрения реквизит РК входящего документа "Срок исполнения" корректируется ответственным лицом Управления ЦА в порядке, аналогичном порядку, указанному в пункте 2.2 настоящего Порядка, и в реквизите РК "Признак продления срока", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК, проставляется признак "V".

2.4. Реквизиты "Срок исполнения" и "Признак продления срока" корректируются не позднее следующего рабочего дня за днем принятия решения о продлении срока.

2.5. При поступлении от заявителя отзыва обращения, непосредственный исполнитель сообщает об этом ответственному лицу Управления ЦА. Ответственное лицо Управления ЦА на вкладке "Исполнение" РК входящего документа выбирает результат рассмотрения "Отозвано".

2.6. Перед регистрацией окончательного ответа (решения) по обращению, непосредственный исполнитель контролирует правильность заполнения реквизитов в РК входящего документа (признак продления срока, срок исполнения и др.), используемых для формирования ИР "СРЖ" и, в случае обнаружения ошибок, обращается к ответственному лицу Управления ЦА за исправлением ошибок.

2.7. По результатам рассмотрения обращения непосредственный исполнитель должен совершить следующие действия:

2.7.1. Для исходящих документов по обращению в СЭД ЦА ФНС России исполнитель создает РК исходящих документов, которые обязательно должны быть связаны с РК обращения;

2.7.2. Если исходящий документ является ответом (решением) на обращение в РК исходящего документа переключатель "Списать в дело связанные входящие документы" должен быть включен. Во всех остальных случаях (при направлении уведомлений, запросов и т.д.) указанный переключатель должен быть выключен;

2.7.3. Если включен переключатель "Списать в дело связанные входящие документы", после сохранения данных карточки и нажатия кнопки "На регистрацию" в появившемся окне заполнить реквизит "Результат рассмотрения" одним из следующих значений: "Удовлетворено", "Удовлетворено частично", "Отказано в удовлетворении", "Дано разъяснение" и др.

При регистрации ответа (решения) по обращению, рассматриваемого в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, из справочника может быть выбрана только одна из первых пяти позиций, а именно: "Удовлетворено", "Удовлетворено частично", "Отказано в удовлетворении", "Направлено в другой НО", "Направлено в другое ведомство". Иные пункты справочника выбираются только в случае подготовки ответа (решения) по обращению, направленному в случаях предусмотренных статьей 1 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными федеральными законами, за исключением Налогового кодекса Российской Федерации.

Если обращение передано на рассмотрение в подведомственный налоговый орган, в реквизите "Результат рассмотрения" заполняется значение "Направлено в другой НО".

Если обращение передано на рассмотрение в другой федеральный орган исполнительной власти или орган местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, в реквизите "Результат рассмотрения" заполняется значение "Направлено в другое ведомство".

Если обращение передано на рассмотрение в другой федеральный орган исполнительной власти, орган местного самоуправления или в другой налоговый орган, дополнительная информация по переданному обращению далее, после его передачи, ответственным лицом Управления ЦА не вносится, и имеющаяся информация не корректируется, в том числе в случае поступления в ЦА ФНС России информации о результате рассмотрения переданного обращения от нижестоящего налогового органа или иного федерального органа исполнительной власти.

Поле "Куда направлено" РК входящего документа (в случае направления в другое ведомство или в другой налоговый орган) заполняется автоматически на основании данных адресата РК исходящего документа.

Если при направлении обращения в другое ведомство или другой налоговый орган в РК исходящего документа на вкладке "Лист рассылки" указано несколько адресатов, непосредственный исполнитель после выбора результата рассмотрения выбирает из появившегося списка наименование ведомства или налогового органа в адрес которого направлено обращение.

Реквизиты РК входящего документа "Исходящий номер" и "Дата", расположенные на вкладке "Исполнение" заполняются автоматически в соответствии с реквизитами РК исходящего документа ФНС России при его регистрации.

Реквизит РК входящего документа "Результат рассмотрения" заполняется на основании данных, введенных в окне, всплывающем при нажатии кнопки "На регистрацию" в РК исходящего документа.

2.8. В случае обнаружения сбоя в работе СЭД ЦА ФНС России в части заполнения и (или) актуализации реквизитов РК, необходимых для заполнения ИР "СРЖ", сотрудник Управления ЦА, обнаруживший сбой, незамедлительно сообщает о сбое на "горячую линию" по вопросам работы СЭД ЦА ФНС России.

3. Действия лиц, ответственных за ввод необходимых реквизитов в РК документа в СЭД-Регион, отражаемых в ИР "СРЖ"

Реквизитами, обязательными для заполнения в СЭД-Регион в целях формирования ИР "СРЖ", являются реквизиты согласно приложению к настоящему порядку.

3.1. При поступлении обращения (жалобы, заявления, предложения) (далее - обращения) в канцелярию отдела УФНС ответственное лицо отдела УФНС в РК входящего документа должно выполнить следующие действия (помимо стандартных действий, предусмотренных иными нормативными документами, в том числе Инструкцией по делопроизводству в УФНС):

3.1.1. С помощью кнопки "Редактировать" на панели действий перейти в режим редактирования входящей регистрационной карточки;

3.1.2. В случае, если поступающий документ не содержит в поле "Вид документа", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК входящего документа значение "Обращение (жалоба, заявление, предложение)", но, с точки зрения действующего законодательства Российской Федерации, является обращением, - ответственное лицо отдела УФНС должно определить следующее:

содержатся ли в поступившем документе сведения о нарушении прав заявителя актами налоговых органов или действиями (бездействием) работников налоговых органов;

содержатся ли в поступившем документе требование/просьба заявителя о восстановлении нарушенного права (например: требование признать недействительным или отменить какой-либо акт налогового органа, признать действия или бездействие работников налогового органа незаконными, совершить какое-либо действие в отношении заявителя и др.).

Если соблюдено одно из указанных в настоящем пункте условий, ответственное лицо отдела УФНС в реквизите "Вид документа" выбирает из списка признак "Обращение (жалоба, заявление, предложение)". При выборе этого признака откроются для редактирования дополнительные (ранее неактивные) реквизиты.

Если при регистрации документа в отделе, отвечающем за прием и регистрацию корреспонденции, реквизиту "Вид документа" присвоен признак "Обращение (жалоба, заявление, предложение)", то реквизит "Вид документа" изменению не подлежит. При этом будут открыты для редактирования дополнительные реквизиты РК, которые неактивны для документов, не имеющих этого признака.

Если по одному обращению в отдел УФНС поступает несколько входящих РК, признак "Обращение (жалоба, заявление, предложение)" реквизита "Вид документа" выбирается только в первой по времени поступления РК, в остальных РК выбирается признак "Дополнение к обращению".

3.1.3. Если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, а так же руководителем (заместителем руководителя) УФНС принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, ответственное лицо отдела УФНС на вкладке "Исполнение" РК входящего документа выбирает результат рассмотрения "Прекращена переписка".

3.1.4. В случае подачи обращения юридическим лицом в реквизите "Обращение ЮЛ", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК входящего документа, ответственное лицо отдела УФНС проставляет признак (V).

3.1.5. При наличии в обращении ИНН заявителя указать его в реквизите "ИНН", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК, если данный реквизит не был заполнен автоматически. Указанный реквизит заполняется цифровыми значениями: для юридических лиц - 10 знаков, для физических лиц 12 - знаков. В случае несоблюдения перечисленных условий выводится соответствующее сообщение. При сохранении введенной информации необходимо ещё раз проверить правильность ввода ИНН в соответствии с ИНН, который указан в обращении.

3.1.6. В случае поступления обращения от 3-го лица ответственному лицу отдела УФНС необходимо включить переключатель в реквизите "Признак поступления от 3-го лица" и заполнить появившиеся реквизиты обращения "Наименование организации заявителя" или "ФИО заявителя", "Исходящий номер" и "Дата исходящего". Реквизиты "Исходящий номер" и "Дата исходящего" заполняются при наличии.

3.2. Непосредственный исполнитель, которому поручено подготовить проект ответа (решения, письма, электронного сообщения и др.) на обращение, не позднее дня, следующего за днем поступления обращения к нему на исполнение, проверяет:

правильность определения ответственным лицом отдела УФНС реквизита "Вид документа" и в случае обнаружения ошибки сообщает об этом ответственному лицу отдела УФНС;

соответствие срока исполнения в реквизите "Срок исполнения", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК входящего документа, нормативному правовому акту, непосредственно регламентирующему порядок рассмотрения данного обращения и, в случае необходимости, обеспечивает его корректировку через ответственное лицо отдела УФНС, которое имеет право редактирования РК входящего документа.

Срок исполнения должен быть установлен в строгом соответствии с нормативным правовым актом, регулирующим порядок рассмотрения обращения, а также резолюцией к документу. Если в резолюции к документу указан более короткий срок, чем срок, предусмотренный законом, указывается срок в соответствии с резолюцией. Если в резолюции к документу указан более длительный срок, чем срок, предусмотренный законом, исполнителем уточняется резолюция и в реквизите "Срок исполнения", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК входящего документа, указывается срок в соответствии с уточненной резолюцией.

3.3. Если в процессе рассмотрения обращения было принято решение о продлении срока его рассмотрения, то на основании резолюции руководителя (заместителя руководителя) УФНС о продлении срока рассмотрения реквизит РК входящего документа "Срок исполнения" корректируется в порядке, аналогичном порядку, указанному в пункте 2.2 настоящего Порядка, и ответственным лицом отдела УФНС в реквизите РК "Признак продления срока", расположенном на вкладке "Реквизиты" РК, проставляется признак "V".

3.4. Реквизиты "Срок исполнения" и "Признак продления срока" корректируются не позднее следующего рабочего дня за днем принятия решения о продлении срока.

3.5. При поступлении от заявителя отзыва обращения, непосредственный исполнитель сообщает об этом ответственному лицу отдела УФНС. Ответственное лицо отдела УФНС на вкладке "Исполнение" РК входящего документа выбирает результат рассмотрения "Отозвано".

3.6. Перед регистрацией окончательного ответа (решения) по обращению, непосредственный исполнитель контролирует правильность реквизитов в РК входящего документа, используемых для формирования ИР "СРЖ" и, в случае обнаружения ошибок, обращается к ответственному лицу отдела УФНС за исправлением ошибок.

3.7. После того, как по результатам рассмотрения обращения ответ (решение) подписан руководителем (заместителем руководителя) УФНС, непосредственный исполнитель должен совершить следующие действия:

3.7.1. Для исходящих документов по обращению в СЭД-Регион исполнитель создает РК исходящих документов, которые обязательно должны быть связаны с РК обращения;

3.7.2. Если исходящий документ является ответом (решением) на обращение в РК исходящего документа переключатель "Списать в дело связанные входящие документы" должен быть включен. Во всех остальных случаях (при направлении уведомлений, запросов и т.д.) указанный переключатель должен быть выключен;

3.7.3. Если включен переключатель "Списать в дело связанные входящие документы", после сохранения данных карточки и нажатия кнопки "На регистрацию" в появившемся окне заполнить реквизит "Результат рассмотрения" одним из следующих значений: "Удовлетворено", "Удовлетворено частично", "Отказано в удовлетворении", "Дано разъяснение" и др.

При регистрации ответа (решения) по обращению, рассматриваемого в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, из справочника может быть выбрана только одна из первых пяти позиций, а именно: "Удовлетворено", "Удовлетворено частично", "Отказано в удовлетворении", "Направлено в другой НО", "Направлено в другое ведомство". Иные пункты справочника выбираются только в случае подготовки ответа (решения) по обращению, направленному в случаях предусмотренных статьей 1 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными федеральными законами, за исключением Налогового кодекса Российской Федерации.

Если обращение передано на рассмотрение в другой налоговый орган, в реквизите "Результат рассмотрения" заполняется значение "Направлено в другой НО".

Если обращение передано на рассмотрение в другой государственный орган или орган местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, в реквизите "Результат рассмотрения" заполняется значение "Направлено в другое ведомство".

Если обращение передано на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или в другой налоговый орган, дополнительная информация по переданному обращению далее, после его передачи, ответственным лицом отдела УФНС не вносится, и имеющаяся информация не корректируется, в том числе в случае поступления в УФНС информации о результате рассмотрения переданного обращения от иного налогового органа или иного государственного органа.

Поле "Куда направлено" РК входящего документа (в случае направления в другое ведомство или в другой налоговый орган) заполняется автоматически на основании данных адресата карточки исходящего документа.

Если при направлении обращения в другое ведомство или другой налоговый орган в РК исходящего документа на вкладке "Лист рассылки" указано несколько адресатов, непосредственный исполнитель после выбора результата рассмотрения выбирает из появившегося списка наименование ведомства или налогового органа в адрес которого направлено обращение.

Реквизиты РК входящего документа "Исходящий номер" и "Дата", расположенные на вкладке "Исполнение" заполняются автоматически в соответствии с реквизитами РК исходящего документа УФНС при его регистрации.

Реквизит РК входящего документа "Результат рассмотрения" заполняется на основании данных, введенных в окне, всплывающем при нажатии кнопки "На регистрацию" в РК исходящего документа.

3.8. В случае обнаружения сбоя в работе СЭД-Регион в части заполнения и (или) актуализации реквизитов РК, необходимых для заполнения ИР "СРЖ", сотрудники отдела УФНС, обнаружившие сбой, незамедлительно сообщают о сбое на "горячую линию" по вопросам работы СЭД-Регион.

4. Порядок передачи данных для формирования ИР "СРЖ"

Передача данных для формирования ИР "СРЖ" осуществляется ежедневно в автоматическом режиме из СЭД ЦА ФНС России и СЭД-Регион в ИР "СРЖ".