Приказ Федеральной налоговой службы от 19 мая 2008 г. N ММ-3-6/218 "Об утверждении Методических рекомендаций по организации процесса ввода данных с бумажных носителей в налоговых органах и оценке эффективности работы сотрудников, осуществляющих ввод"

В целях совершенствования работы по организации ввода информации в автоматизированную систему налоговых органов и оценке эффективности работы специалистов налоговых органов приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по организации процесса ввода данных (далее - Методические рекомендации).

2. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации:

организовать в нижестоящих территориальных налоговых органах процесс обучения и тестирования работников отделов ввода и обработки данных;

включить в план проверок нижестоящих территориальных налоговых органов пункт об исполнении положений Методических рекомендаций.

3. ФГУП "ГНИВЦ ФНС России" (И.Н. Задворнов) в трехмесячный срок доработать программные средства для обеспечения автоматизированной оценки эффективности работы сотрудников отделов, ответственных за ввод и обработку данных.

4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Д.А. Чушкина.

Руководитель Федеральной налоговой службы

М.П. Мокрецов

Методические рекомендации
по организации процесса ввода данных с бумажных носителей в налоговых органах и оценке эффективности работы сотрудников, осуществляющих ввод
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 19 мая 2008 г. N ММ-3-6/218)

ГАРАНТ:

Приказом ФНС России от 11.07.2008 г. N ММ-3-6/307@ "О внесении изменений в Приказ ФНС России от 19.05.2008 N ММ-3-6/218@ "Об утверждении Методических рекомендаций по организации процесса ввода данных с бумажных носителей в налоговых органах и оценке эффективности работы сотрудников, осуществляющих ввод" настоящие Методические рекомендации изложены в новой редакции. Текст приводится без учета изменений

1. Общие положения

Настоящее методические рекомендации разработаны в целях обеспечения единообразной организации инспекциями ФНС России, в том числе и инспекциями по централизованной обработке данных:

- рабочих мест сотрудников отделов ввода данных;

- процесса освоения набора цифровых и буквенных символов на клавиатуре персонального компьютера без зрительного контроля вводимой информации (далее - "слепой" метод) с целью увеличения скорости и снижения процента ошибок ввода информации в АИС "Налог" ФНС России;

- оценки эффективности работы сотрудников отдела ввода данных.

Суть методики "слепого" ввода - развитие тактильной памяти обучающегося, когда пальцы "помнят" расположение каждого символа на клавиатуре. Первоначально необходимо контролировать движение каждого пальца, следить за правильностью набора. Это требует сосредоточения внимания и аккуратности. Привыкнув со временем, пальцы сами легко будут ориентироваться и двигаться.

Обучение набору цифровых символов происходит на специально выделенном для целей обучения рабочем месте или на рабочем месте сотрудника.

Обучение набору цифровых символов проводится с помощью программных средств "Метод слепого набора цифр", размещенных в Фонде алгоритмов и программ ФНС России по адресу: //Fond/Inform/Obuchen.

Обучение набору буквенных символов проводится с помощью программных средств, приобретаемых и устанавливаемых территориальными налоговыми органами самостоятельно. Для обучения рекомендуется использование программных средств по набору буквенных символов "СОЛО на клавиатуре" либо иной программный продукт, обеспечивающий достижение требуемых результатов.

Каждый сотрудник отдела ввода данных местного уровня должен пройти обучение набору как цифровых, так и буквенных символов.

2. Организация рабочего процесса сотрудника отдела ввода данных

2.1. Для каждого сотрудника отдела ввода данных должно быть организовано рабочее место в соответствии с правилами эргономики и требованиями СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" (утверждены Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30.05.2003 с изменениями от 25.04.2007).

2.2. При работе за компьютером сотрудник должен следить за своей осанкой, контролировать высоту сидения, положение клавиатуры и расстояние до монитора. Оператор должен сидеть на своем рабочем месте в таком положении, чтобы руки над клавиатурой могли свободно двигаться параллельно столу, под углом 90. Вызывает неудобство завышенное расположение клавиатуры, когда до нее приходится тянуться. Глаза быстрее утомляются, если монитор находится ближе чем 80 см или выше уровня глаз. Для достижения необходимого удобства нужно перед началом работы отрегулировать высоту стула. Правильная посадка при работе (прямая спина, ноги имеют опору на всю ступню и колени согнуты под тупым углом) позволит избежать проблем с излишнем напряжением мышц спины, ног, правильно распределит нагрузки от собственного веса.

2.3. Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья сотрудников инспекции на протяжении рабочего дня важно соблюдать технологические перерывы. В связи с этим, приказом по инспекции необходимо утвердить график технологических перерывов (далее - График), пример которого приведен в (Приложении N 4), соответствующий требованиям пункта 1.2 Приложения 7 к СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы", обеспечивающий суммарное время перерывов при 8-часовой рабочей смене не менее 50 минут. Соответствующим приказом по инспекции предусмотреть осуществление контроля за соблюдением технологических перерывов в соответствии с данным Графиком.

3. Организация процесса обучения сотрудников отдела ввода и обработки данных

3.1. Обучение "слепому" методу ввода данных в обязательном порядке проходят все вновь принятые сотрудники отдела ввода и обработки данных в течение 2-3 недель после приема на работу. Сотрудники допускаются к вводу данных по достижении результата:

- скорость набора - не менее 120 знаков в минуту;

- количество ошибок - не больше 0,1% от общего количества введенных знаков.

3.2. В целях контроля результатов обучения и периодического мониторинга текущей производительности проводится тестирование сотрудников отдела:

- для вновь принятых - ежедневно после истечения 2-х недель с начала обучения до достижения стабильно высоких результатов, далее - как для квалифицированных;

- для квалифицированных - еженедельно.

Результаты тестирования заносятся начальником отдела ввода и обработки данных в "Журнал учебных занятий сотрудников отдела" (далее - Журнал) (Приложение N 1), который затем распечатывается и подшивается в папку.

4. Постановка пальцев рук

4.1. В начале обучения важную роль играет правильная постановка рук на клавиатуре. В первые дни, даже часы обучения и работы закладывается привычка к определенному "стилю" набора. Если сразу неправильно расположить руки и пальцы, то после первого же дня занятий оно закрепиться и в дальнейшем обучение, возможно, не будет столь успешным и быстрым, а переучиваться всегда сложнее и дольше.

4.2. Руки над клавиатурой должны слегка нависать, двигаясь параллельно столу. Кисти рук не должны опираться на стол или клавиатуру во время набора и иметь положение как будто вы взяли всей кистью яблоко или маленький мяч.

4.3. Для того, чтобы обучаемый запомнил расположение рук и соответствие каждому пальцу знаков не глядя на клавиатуру, ее накрывают коробкой, при этом в окне обучающей программы имеется схема цифровой или буквенной клавиатуры. Ориентируясь зрительно по схеме обучаемый начинает работать "вслепую". На ощупь ищет риску для среднего пальца и остальные ставит соответственно в исходную позицию.

4.4. При наборе цифр работает только правая рука. Ее местоположение - правая малая клавиатура для набора цифр.

4.5. Исходное расположение пальцев перед началом ввода - средний палец установлен над клавишей с цифрой 5, указательный - над клавишей с цифрой 4, безымянный - над клавишей с цифрой 6, мизинец над клавишей "Enter".

4.6. Цифровая клавиатура имеет 4 колонки клавиш. При правильной постановке руки каждому ряду соответствует свой палец. В частности:

- колонка клавиш с цифрами 1, 4, 7 набирается указательным пальцем,

- колонка клавиш с цифрами 2, 5, 8 и знаком "/" набирается средним пальцем,

- колонка клавиш с цифрами 3, 6, 9 и знаками "-", "*", "." набирается безымянным пальцем,

- клавиша со знаком "+" и клавиша "Enter" набираются мизинцем,

- клавишу с цифрой 0 можно нажимать указательным или большим пальцем.

4.7. Ориентироваться на клавиатуре без зрительного контроля за рукой (что и составляет суть "слепого" метода ввода) помогает риска на клавише с цифрой 5 (она соответствует положению среднего пальца).

4.8. При наборе буквенных символов используются обе руки. На виртуальной клавиатуре, отображаемой на экране компьютера, выделены 9 областей пальцев, которые показывают каким пальцем какие буквы необходимо вводить. При вводе буквы перемещается только один палец. После нажатия он возвращается в исходную позицию.

4.9. В исходном состоянии пальцы левой руки расположены на клавишах ФЫВА (ASDF), а пальцы правой руки на ОЛДЖ (JKL:). Возможен альтернативный вариант постановки пальцев - пальцы левой руки расположены на клавишах ЫВАМ (SDFV), а пальцы правой руки на ТОЛД (NJKL). Указательные пальцы находятся на клавишах А и О, помеченными специально предназначенными для этого рисками. Большие пальцы обеих рук используются для нажатия на клавишу "пробел" в зависимости от удобства пользователя.

4.10. Для ввода заглавных букв необходимо удерживать клавишу Shift. Это делается мизинцем левой или правой руки, в зависимости от удобства пользователя.

5. Работа с обучающей программой

Для работы с обучающей программой "Метод слепого набора цифр и букв" обучаемому сотруднику необходимо выполнить следующие действия:

5.1. Запустить программу, используя соответствующий ярлык. Откроется окно программы (рис. 1).

5.2. В открывшемся окне программы в поле ввода "Имя оператора" ввести свое имя и нажать кнопку "Enter".

5.3. Выбрать режим работы (тренировка или тестирование), для чего поставить отметку в соответствующем поле.

5.4. Если выбран режим тренировки, то указать уровень сложности программы, для чего в поле "Уровень сложности" выбрать значение от 0 (самый простой уровень) до 5 (наиболее сложный уровень), в зависимости от степени подготовки обучаемого.

5.5. Нажать кнопку "Пуск". Название кнопки "Пуск" изменится на "Завершить". Кнопка "Пауза" станет активной. В поле "Образец" появятся символы, предлагаемые для ввода. Курсор переместится в поле "Набор".

Примечание. Состав символов, предлагаемых для ввода, зависит от выбранного уровня тренировки. На нулевом уровне программа предлагает для ввода только цифры (одну или несколько одинаковых цифр подряд). Начиная с первого уровня к составу символов, предлагаемых для ввода, добавляются знаки "-" и ".", усложняются сочетания цифр, увеличивается максимальное количество символов, предлагаемых для ввода в одном задании.

5.6. Ввести данные, указанные в поле "Образец". В поле "Набор" будут отображены введенные данные. При вводе данных можно ориентироваться по рисунку цифровой клавиатуры, расположенному в нижней левой части окна программы.

Внимание! Если при вводе была допущена ошибка, не следует пытаться ее исправить, так как при этом снижается скорость ввода.

Примечание. После того, как сотрудник нажал кнопку "Пуск", включается таймер (он отображен в правой верхней части окна программы). При необходимости таймер можно остановить, нажав кнопку "Пауза" (при этом название кнопки "Пауза" изменится на "Возобновить").

5.7. Работа заканчивается автоматически через 20 минут после начала. При этом таймер останавливается и появляется сообщение об окончании работы (рис. 2).

Примечание. При необходимости работу можно завершить до истечения 20 минут, для чего следует нажать кнопку "Завершить".

6. Оценка результата обучения

После окончания работы программа автоматически выведет в нижней части окна результаты работы: количество набранных символов за время работы, процент ошибок, скорость набора и оценку работы (рис. 3).

По результатам работы программа выставляет оценку по 4-х балльной шкале, в зависимости от скорости набора и количества ошибок ввода:

- оценка "Плохо" (самая низкая оценка) - может быть получена, если на данном уровне скорость набора меньше 160 знаков в минуту, а количество ошибок ввода превышает 1.25%;

- оценка "Удовлетворительно" - выставляется, если скорость ввода превышает 160 знаков в минуту, но при этом велик процент ошибок (более 2%);

- оценку "Хорошо" сотрудник может получить, если у него процент ошибок ввода не превышает 1.25%, но при этом скорость ввода недостаточно велика (меньше 160 знаков в минуту);

- оценка "Молодец" (высшая оценка) - может быть получена, если сотрудник имеет достаточно высокую скорость набора (более 160 знаков в минуту) и маленький процент ошибок.

Отличная оценка не означает, что можно сразу же переходить на следующий уровень сложности. Результат необходимо закрепить и добиться того, чтобы оценка "Молодец" стала постоянной.

При переходе на более высокий уровень показатели работы сотрудника могут снизиться. Это вполне закономерно и связано с усложнением задания; показатели работы восстановятся, как только пальцы рук привыкнут к более сложной комбинации цифр.

Программа позволяет проанализировать совершенные ошибки: просмотреть в каком задании, какой символ был набран неправильно. Для этого после завершения работы сотруднику необходимо выполнить следующие действия:

- нажать кнопку "Выход" в окне программы. Появится диалоговое окно сохранения результатов;

- нажать кнопку "Отмена" и развернуть окно, которое находится внизу окна редактора Excel (рис. 4). Откроется файл, содержащий информацию о введенных данных.

В первой колонке открывшейся таблицы будут представлены те задания, которые были предложены к вводу, во втором - то, что было введено сотрудником, а в третьем - количество допущенных ошибок в этом задании (рис. 5). По желанию файл с таблицей можно сохранить как обычный документ в формате Excel.

Работа с обучающей программой "слепого" набора буквенных символов подобна работе с обучающей программой "Метод слепого набора цифр", приведенной в настоящих методических рекомендациях.

7. Оценка эффективности работы сотрудников в части ввода

7.1. Оценка результатов труда сотрудников отдела ввода в части ввода осуществляется на основе их личного вклада в общий объем введенных отделом в отчетном периоде значимых символов.

7.2. Отчетный период, за который производится оценка результатов сотрудников в части ввода, устанавливается ФНС России или начальником инспекции.

7.3. Оценка результатов труда сотрудников выполняется начальником отдела ввода (лицом, исполняющим его обязанности), либо лицом/группой лиц, которому/ым делегированы полномочия по выполнению данной работы (далее - Эксперты по оценке).

7.4. Программное обеспечение, в котором осуществляется ввод информации должно вести учет:

- количества символов, вводимых каждым сотрудником*;

- допущенных им при этом ошибок (пореквизитно);

- времени, затраченного на ввод,

а также позволять формировать за отчетный период исходные данные, необходимые для осуществления расчета личных вкладов сотрудников.

7.5. При оценке результатов труда сотрудников отдела ввода Экспертам по оценке надлежит руководствоваться следующими принципами:

7.5.1. Оценка производится автоматизировано программным обеспечением или вручную в электронном виде с использованием приложения, позволяющего проконтролировать правильность расчетов (приложение N 2).

7.5.2. При оценке личного вклада сотрудника учитываются только безошибочно введенные символы.

7.5.3. Один неверно введенный сотрудником отдела ввода реквизит приравнивается 100 неверно введенным символам.

7.6. В расчет размеров стимулирования включаются только те сотрудники отдела ввода, средняя скорость ввода которых составляет:

- 75 символов в минуту - для документов, вводимых непосредственно с бумажных носителей;

- 140 символов в минуту - для документов, вводимых с электронных образов**.

7.7. Эксперты по оценке не позднее 10 рабочих дней после окончания отчетного периода представляют на рассмотрение начальнику Инспекции согласованный с курирующим заместителем начальника инспекции проект результатов оценки работ, выполненных сотрудниками отдела ввода в отчетном периоде (приложение N 2 и N 3).

7.8. Окончательный результат оценки (приложение N 3) подлежит утверждению начальником инспекции не позднее 15 рабочих дней после окончания отчетного периода и служит основанием для распределения средств материального стимулирования отчетного периода, выделенных на отдел, между его сотрудниками.

______________________________

* В том числе и незначимых символов

** В расчете индивидуальных вкладов и общей суммы введенных символов учитываются все сотрудники независимо от их среднедневной производительности

Приложение N 1

Форма "Журнала учебных занятий сотрудников отдела"

Журнал учебных занятий сотрудников отдела

N п/п	Дата проведения тестирования	ФИО прошедшего тестирование	Результаты тестирования
			Введено знаков, знаков	Процент ошибок, %	Скорость ввода, знак/мин
1	2	3	4	5	6

Приложение N 2

Форма проекта результатов оценки работ, выполненных сотрудниками отдела ввода

Сотрудник отдела ввода	Введено символов	Допущено ошибок	Ошибочно введено символов	Введено символов	Отрабо-тано часов всего	Отрабо-тано дней, всего	Среднее количест-во символов в день	Вклад	Размер премии
1	2	3	4 = ст. 3 х 100	5 = ст. 2 - ст. 4	6	7 = ст. 6/6,7*	8 = ст. 5/ ст. 7	9 = ст. 8/ сумму столбца 8 х 100%	10 = ст. 9 х прем. фонд
ФИО 1
ФИО 2
_
	0	0	0	0	0	0	0	0,00%	0

_____________________________

* - 6.7 ч. - средняя продолжительность смены с учетом технологических перерывов и сокращенного рабочего дня в пятницу

Премиальный фонд _______ руб.

Приложение N 3

Форма результатов оценки личного участия сотрудников

                                         УТВЕРЖДАЮ

                                         Начальник ______________________

                                         (наименование налогового органа)

                                         __________________________ (ФИО)

                                         "__" _____________ 200_ г.

  Оценка личного участия сотрудников в выполненных отделом ввода данных

                      работах за __________ 200_ года

                                  (период)

N п/п	ФИО		Вклад (%)
			+

Начальник отдела ввода данных

ФИО

Приложение 4

График
технологических перерывов для участков технологического процесса централизованной обработки документов на бумажных носителях, на которых используются видеодисплейные терминалы или персональные компьютеры

N п.п	Время работы	Примечание
	9.00 - 10.10	Выполнение работ
1	10.10 - 10.20	Технологический перерыв
	10.20 - 11.20	Выполнение работ
2	11.20 - 11.30	Технологический перерыв
	11.30 - 12.30	Выполнение работ
	12.30 - 13.15	Обед
	13.15 - 14.25	Выполнение работ
3	14.25 - 14.35	Технологический перерыв
	14.35 - 15.35	Выполнение работ
4	15.35 - 15.45	Технологический перерыв
	15.45 - 16.45	Выполнение работ
5	16.45 - 16.55	Технологический перерыв
	16.55 - 18.00	Выполнение работ

Внимание!

Во время технологического перерыва сотрудники:

- прерывают работу за персональным компьютером;

- дают расслабиться глазам, рукам;

- используют время перерыва для отдыха, питания, курения в специально отведенном месте.

Во время технологического перерыва запрещается смотреть на включенный экран видеодисплейного терминала или монитора персонального компьютера.