Приложение N 2. Порядок выполнения массовой печати и рассылки налоговых документов в условиях централизованной обработки данных

Приложение N 2
к приказу Федеральной налоговой службы
от 15 ноября 2013 г. N ММВ-7-1/507@

Порядок
выполнения массовой печати и рассылки налоговых документов в условиях централизованной обработки данных

1. Основные понятия и принятые сокращения

АИС Налог-ЦОД - система автоматизации технологий централизованной обработки данных.

График - документ, устанавливающий сроки и объемы передачи из ИФНС в Филиал ФКУ файлов с данными для централизованной печати и массовой рассылки налоговых документов.

ИФНС - инспекции Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам.

Налоговое уведомление - устанавливаемая ФНС России письменная форма извещения (информирования) налогоплательщика о его обязанности уплатить налог, направляемая в случаях, когда обязанность по исчислению суммы налога возложена на налоговый орган законодательством Российской Федерации (согласно ст. 52 части первой налогового кодекса Российской Федерации).

Операторы почтовой связи - организации почтовой связи и индивидуальные предприниматели, имеющие право на оказание услуг почтовой связи.

Разработчик - организация, уполномоченная ФНС России на выполнение работ по разработке и поддержке специализированного программного обеспечения.

Реестр почтовых отправлений - документ с отметками оператора почтовой связи о типе почтового отправления, дате отправки и адресе получателя данного почтового отправления (список по форме 103).

Система подготовки и обработки налоговой информации (далее - СПОНИ) - подсистема АИС Налог-ЦОД, обеспечивающая реализацию функций централизованной печати и массовой рассылки налоговых документов, централизованного ввода, централизованного архивного хранения информации, формирования информационных ресурсов и предоставления информации из них.

Система обслуживания инспекций Федеральной налоговой службы Российской Федерации (далее - СОИФНС) - подсистема АИС Налог-ЦОД, обеспечивающая реализацию функций взаимодействия СПОНИ и СЭОД в ИФНС.

Система обработки почтовых сообщений (далее - СОПС) - подсистема АИС Налог-ЦОД, которая на основе SMTP-протокола обеспечивает автоматизацию передачи управления из исполняемого процесса в одной подсистеме (СОИФНС) в другой процесс в удаленной подсистеме (СПОНИ), а также гарантированную передачу данных.

Стороны - УФНС и Филиал ФКУ.

СЭОД - система электронной обработки данных налоговых инспекций местного уровня.

СЭД - система электронного документооборота ФНС России, обеспечивающая официальную переписку внутри ФНС России с применением электронных подписей уполномоченных должностных лиц.

Требование об уплате налога (далее - требование) - устанавливаемая ФНС России письменная форма извещения (информирования) налогоплательщика о неуплаченной им сумме налога, а также о его обязанности уплатить в установленный срок неуплаченную сумму налога (согласно ст. 69 части первой налогового кодекса Российской Федерации).

УФНС - Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации.

Филиал ФКУ - Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации, к видам деятельности которого относится централизованная печать и массовая рассылка налоговых документов.

ФНС России - Федеральная налоговая служба.

ЦА ФКУ - ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России

Хsd-схема - файл, описывающий структуру XML-документа.

2. Общие положения

2.1. Настоящий Порядок устанавливает единые принципы выполнения массовой печати налоговых документов в условиях централизованной обработки данных с отправкой по назначению заказными письмами без уведомления о вручении.

2.2. Настоящий Порядок обязателен для исполнения Филиалами ФКУ, ЦА ФКУ, УФНС и подведомственными им ИФНС.

2.3. Перечень УФНС, для которых Филиалы ФКУ выполняют массовую печать и рассылку налоговых документов по назначению, определяется ФНС России.

2.4. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых в Филиалах ФКУ, осуществляет ЦА ФКУ.

2.5. Массовой печати и отправке по месту назначения Филиалами ФКУ подлежат следующие виды налоговых документов:

- налоговые уведомления об уплате имущественных налогов в отношении физических лиц. Доставка указанных налоговых документов осуществляется заказными письмами без уведомления о вручении;

- требования об уплате имущественных налогов, недоимки/пени/штрафа по имущественным налогам в отношении физических лиц. Доставка указанных налоговых документов осуществляется заказными письмами без уведомления о вручении.

- информационные письма. Массовая печать указанных налоговых документов осуществляется по отдельным поручениям ФНС России, доставка осуществляется простыми письмами.

2.6. ИФНС устанавливают срок исполнения требований, направляемых для массовой печати и рассылки, не менее 30, но не более 45 календарных дней.

2.7. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:

- в Филиалах ФКУ - СОПС и СПОНИ;

- в ИФНС - СОПС, СОИФНС и СЭОД.

2.8. Вопросы налогоплательщиков, касающиеся расчетов налогов, содержащихся в отпечатанных и направленных Филиалом ФКУ документах, относятся к компетенции налоговых органов, осуществивших расчет налога.

3. Подготовительные и организационные мероприятия

3.1. В УФНС, ИФНС и Филиале ФКУ приказами назначаются по 2 координатора по взаимодействию (основной и замещающий), по 1 координатору по технологическим вопросам и по 1 координатору по методологическим вопросам.

3.2. Стороны в обязательном порядке обмениваются информацией о назначенных координаторах.

3.3. Актуальные списки координаторов (приложение N 1 к настоящему Порядку) ежегодно направляются ИФНС и Филиалом ФКУ в УФНС не позднее 1 декабря текущего календарного года. УФНС ежегодно направляет обобщенную информацию ИФНС и Филиалу ФКУ не позднее 5 декабря текущего календарного года.

3.4. В случае смены координаторов от ИФНС или Филиала ФКУ, сведения о новом координаторе должны быть направлены в адрес координатора по взаимодействию от УФНС в течение 2 рабочих дней.

3.5. Координатор от УФНС обеспечивает актуализацию сведений о координаторах УФНС, Филиала ФКУ и ИФНС и их доведение до ИФНС и Филиала ФКУ в течение 2 рабочих дней с момента получения информации о смене координатора.

3.6. Обмен информацией, указанной в п.п. 3.2-3.5, осуществляется средствами СЭД.

4. Разработка графика передачи данных в Филиал ФКУ для централизованной печати и массовой рассылки налоговых документов на предстоящий календарный год

4.1. Ежегодно, не позднее 15 октября текущего календарного года, ФНС России направляет в УФНС и ЦА ФКУ сведения о предельных объемах (квотах) массовой печати и рассылки налоговых документов на следующий календарный год по субъектам РФ.

4.2. Ежегодно, не позднее 1 ноября текущего календарного года, ИФНС направляют в УФНС сведения о планируемых объемах и периодах передачи данных для массовой печати и рассылки налоговых документов на следующий календарный год в электронном виде в формате MS Excel (приложение N 2 к настоящему Порядку) с учетом сроков направления налогоплательщикам налоговыми органами документов, установленных законодательством о налогах и сборах. При этом при формировании указанных сведений должны учитываться следующие сроки передачи данных в Филиал ФКУ:

- для налоговых уведомлений - не позднее, чем за 76 рабочих дней до срока уплаты;

- для требований - не позднее, чем за 24 рабочих дня до срока уплаты.

4.3. УФНС не позднее 13 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ, выполняющий массовую печать и рассылку налоговых документов в интересах данного УФНС, сводные данные, указанные в п. 4.2, в электронном виде в формате MS Excel (приложение N 2 к настоящему Порядку) с учетом ограничений, установленных п. 4.1 настоящего Порядка.

4.4. На основании сведений, указанных в п. 4.3, Филиалом ФКУ разрабатывается для каждого УФНС График (приложение N 3 к настоящему Порядку) на предстоящий календарный год. Если в процессе разработки Графика, запрашиваемая УФНС месячная потребность в печати и рассылке, превышает технические возможности Филиала ФКУ, то объем печати и рассылки, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС, в интересах которых осуществляется печать и рассылка в данном Филиале ФКУ, если не достигнуто иное соглашение сторон. Не позднее 22 ноября текущего года Филиал ФКУ средствами СЭД в формате MS Excel (приложение N 3 к настоящему Порядку) направляет График на согласование в УФНС.

4.5. УФНС в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты получения Графика от Филиала ФКУ, утверждает График (приложение N 3 к настоящему Порядку) и средствами СЭД направляет утвержденный документ в формате MS Excel в Филиал ФКУ, либо направляет предложения по корректировке Графика.

4.6. В случае поступления предложений по корректировке Графиков от УФНС, Филиал ФКУ вносит корректировки в Графики либо в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты получения предложений от всех УФНС, в интересах которых осуществляется массовая печать и рассылка налоговых документов в данном Филиале ФКУ, формирует протоколы разногласий, которые средствами СЭД направляет в соответствующие УФНС и ЦА ФКУ.

4.7. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий от Филиала ФКУ, в срок, не превышающий 2 рабочих дней, направляет запрос для принятия решения на уровень ФНС России.

4.8. ФНС России обеспечивает рассмотрение протокола разногласий и в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения запроса от ЦА ФКУ, сообщает о принятом решении в УФНС, с которым имеются разногласия, и ЦА ФКУ.

4.9. ЦА ФКУ, в срок, не превышающий 1 рабочего дня, доводит соответствующее решение ФНС России до Филиала ФКУ.

4.10. В случае если в решении ФНС России содержится указание на необходимость корректировки Графиков, Филиал ФКУ, в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, производит такую корректировку и направляет откорректированный График в УФНС.

В случае если решение ФНС России об отсутствии необходимости изменения Графика, УФНС в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты получения решения ФНС России, утверждает График и средствами СЭД направляет утвержденный документ в формате MS Excel в Филиал ФКУ.

4.11. Филиалы ФКУ совместно с Управлениями ФНС России не позднее 16 декабря текущего года обеспечивают утверждение Графиков средствами СЭД.

4.12. Филиалы ФКУ, в срок, не превышающий 1 рабочего дня с момента утверждения Графиков, направляют средствами СЭД Графики в ЦА ФКУ.

4.13. ЦА ФКУ не позднее 20 декабря текущего года направляет в ФНС России сводный График на предстоящий календарный год.

4.14. Ежегодно, не позднее 1 марта, а также в течение 5 рабочих дней после изменения сведений, ЦА ФКУ направляет в ФНС России сведения о сроках направления налоговых уведомлений в отделения почтовой связи по месту нахождения филиалов ФКУ (приложение N 4 к настоящему Порядку).

4.15. УФНС доводит утвержденный График до ИФНС в срок не позднее 20 декабря текущего года.

4.16. Контроль за исполнением Графиков осуществляет ФНС России по отчетным данным, представляемым ЦА ФКУ ежемесячно, не позднее 12 числа месяца, следующего за отчетным.

4.17. Обязанность по печати и рассылке налоговых документов, не включенных в График по причине указанной в п. 10.7 настоящего Порядка, возлагается на соответствующие ИФНС.

5. Внесение изменений в График в течение календарного года

5.1. В случае необходимости внесения изменений в График инициатор изменений (УФНС или Филиал ФКУ) направляет средствами СЭД запрос на изменение Графика Координатору по взаимодействию противоположной Стороны на согласование с приложением справки, содержащей обоснование причин изменений.

5.2. Координатор по взаимодействию, получивший запрос на изменение Графика, в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты получения запроса, обеспечивает согласование Графика либо формирует протокол разногласий, который средствами СЭД направляет Координатору по взаимодействию противоположной стороны и ЦА ФКУ.

5.3. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий в части изменения объемов печати, утвержденных Графиком, в сторону увеличения, в срок, не превышающий 1 рабочего дня, направляет запрос с приложением протокола разногласий и справки, содержащей обоснование причин изменений, для принятия решения на уровень ФНС России.

5.4. ФНС России обеспечивает рассмотрение протокола разногласий и в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты получения запроса от ЦА ФКУ, предоставляет решение в УФНС, с которым имеются разногласия, и ЦА ФКУ.

5.5. ЦА ФКУ, в срок, не превышающий 1 рабочего дня, доводит соответствующее решение ФНС России до Филиала ФКУ.

5.6. Филиал ФКУ, в срок, не превышающий 1 рабочего дня с даты получения решения ФНС России от ЦА ФКУ, в соответствии с полученным решением ФНС России, осуществляет корректировку Графика либо оставляет График без изменений.

5.7. В случае согласования изменений Графика Филиал ФКУ совместно с УФНС, в срок, не превышающий 10 рабочих дней с момента получения одной из сторон запроса корректировки Графика, обеспечивают утверждение Графиков средствами СЭД.

5.8. Внесение изменений в График допускается не более 2 раз в месяц для каждой из Сторон. Корректировке подлежат данные Графика в периоды не ранее, чем через 2 календарные недели с даты направления запроса на внесение изменений в График. Предыдущие периоды графика корректировке не подлежат. Общий объем массовой печати и рассылки налоговых документов в субъекте РФ с учетом корректировок не должен превышать предельный объем, установленный п. 4.1 настоящего Порядка.

5.9. Все решения об изменении Графика доводятся УФНС до ИФНС в течение рабочего дня утверждения Графика и Филиалом ФКУ до ЦА ФКУ в течение 1 рабочего дня с даты утверждения Графика.

6. Обеспечение работы программно-аппаратных средств

6.1. Настройка и администрирование аппаратных и программных средств СЭОД, СОИФНС и СОПС выполняются в ИФНС в соответствии с Руководством администратора, при необходимости - с привлечением Разработчика.

6.2. Настройка и администрирование аппаратных и программных средств СПОНИ и СОПС в Филиале ФКУ выполняются Филиалом ФКУ в соответствии с Руководством администратора, а при необходимости - с привлечением Разработчика.

6.3. В целях оперативного обмена информацией между подсистемами СПОНИ и СОИФНС АИС Налог-ЦОД ИФНС и Филиал ФКУ обеспечивают непрерывное функционирование СОПС, за исключением времени проведения технологических работ.

7. Разработка централизованных шаблонов печатных документов

7.1. Филиал ФКУ при осуществлении массовой печати и рассылки налоговых документов использует единые централизованные шаблоны печатных документов СПОНИ.

7.2. Разработка, модернизация, согласование с ФНС России и доведение до Филиалов ФКУ шаблонов печатных документов осуществляется Разработчиком с учетом специфики технологии массовой печати и рассылки налоговых документов на основе форм, установленных законодательством о налогах и сборах.

8. Обновление справочника индексов объектов почтовой связи

8.1. Филиал ФКУ в целях максимально эффективного доведения отпечатанных отправлений до налогоплательщика использует справочник индексов объектов почтовой связи ФГУП "Почта России".

8.2. Филиал ФКУ обновляет в СПОНИ справочник индексов объектов почтовой связи не позднее 3 рабочих дней с момента публикации изменений к нему на официальном сайте ФГУП "Почта России".

9. Формирование и отправка из ИФНС в Филиал ФКУ данных, необходимых для массовой печати и рассылки налоговых документов

9.1. ИФНС в соответствии с утвержденными нормативными документами, а также утвержденным Графиком осуществляют в СЭОД формирование данных для массовой печати и рассылки.

9.2. ИФНС до начала выгрузки сведений для печати и рассылки проводят актуализацию почтовых индексов адресов налогоплательщиков.

9.3. Передача файлов, содержащих сведения для печати и рассылки, в Филиал ФКУ осуществляется ИФНС с использованием СОИФНС в соответствии с Руководством пользователя и Инструкцией на соответствующее рабочее место.

9.4. При приеме файлов в Филиале ФКУ средствами СПОНИ осуществляется форматно-логический контроль файлов на соответствие xsd-схеме, проверка корректность адресных данных получателя, проверка соответствие срокам передачи данных в Филиал ФКУ, установленным пунктом 4.2 настоящего Порядка. По результатам проверок формируются и направляются в ИФНС протоколы, доступные для просмотра в СОИФНС.

9.5. ИФНС на основе протоколов приема файлов, полученных из Филиала ФКУ, при обнаружении ошибок корректируют их в СЭОД, формируют и отправляют новый файл с исправленными данными в течение 5 рабочих дней с даты направления протоколов с соблюдением сроков, установленных пунктом 4.2 настоящего Порядка.

9.6. ИФНС имеют право с использованием СОИФНС выполнить отзыв ранее направленных данных в случае обнаружения в них ошибок. При этом Филиалом ФКУ будут автоматически аннулированы все данные, кроме тех, которые распечатаны или готовы к печати. Ошибочные данные, которые уже подготовлены к печати или распечатаны, но не переданы в отделения почтовой связи для дальнейшей доставки налогоплательщикам, могут быть расформированы из постпакета Филиалом ФКУ на основании письменного обращения ИФНС.

10. Порядок выполнения в ФКУ массовой печати и рассылки налоговых документов

10.1. Филиал ФКУ на основании данных, полученных от ИФНС, с использованием централизованных шаблонов печатных документов выполняет в СПОНИ их формирование и печать одним комплектом (постпакет) для конкретного сортировочного центра (узла, пункта) оператора почтовой связи с упорядочиванием по почтовым отделениям и адресу получателя без разделения по ИФНС. Данные адресного окна размещаются на первой странице документа и содержат штрих-кодовый идентификатор отправления (для заказных писем) и реквизиты адресата в порядке, установленном Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

10.2. Выполнение массовой печати данных, полученных от ИФНС в соответствии с Графиком, с даты их получения до даты передачи сформированных почтовых отправлений подразделениям оператора почтовой связи, Филиал ФКУ осуществляет в течение:

- Не более 30 рабочих дней для налоговых уведомлений;

- Не более 10 рабочих дней для требований.

10.3. Массовая печать и рассылка налоговых уведомлений и требований осуществляется Филиалом ФКУ совместно с платежными документами по форме ПД (налог), согласованной ФНС России со Сбербанком России и содержащей линейный и двухмерный штрих-коды.

10.4. Подготовленные почтовые отправления Филиалом ФКУ передаются оператору почтовой связи для дальнейшей доставки по назначению. По завершении работ по подготовке и передаче оператору почтовой связи почтовых отправлений Филиал ФКУ направляет средствами СПОНИ в ИФНС сведения об отправленных документах, содержащие штрих-кодовый почтовый идентификатор отправления (для заказных писем) и дату отправки. Данные сведения загружаются в СЭОД в автоматическом режиме.

10.5. Реестры почтовых отправлений на бумажных носителях с отметкой оператора почтовой связи о дате отправки сканируются Филиалом ФКУ и размещаются в архивохранилище Филиала ФКУ (в электронном и бумажном виде).

10.6. Срок хранения реестров почтовых отправлений составляет 5 лет. По истечении срока хранения они уничтожаются в порядке, утвержденном приказом ФНС России от 27.02.2010 г. N ММ-7-6/79@ (с учетом изменений, утвержденных приказом ФНС России от 26.12.2011 г. N ММВ-7-1/981@).

10.7. В случае превышения в текущем периоде (неделя) объема данных, переданных для печати любой из ИФНС, объема, предусмотренного Графиком, Филиал ФКУ имеет право средствами АИС "Налог-ЦОД" в режиме ручного приема файлов отказать в приеме файлов данной ИФНС с указанием причины отказа "Превышение квоты". ИФНС, получившая отказ, обязана известить об этом УФНС. УФНС в данной ситуации обязано руководствоваться п. 5 настоящего Порядка.

11. Порядок получения ИФНС информации о факте отправки заказного почтового отправления и сведений о нем

11.1. Для подтверждения факта отправки заказного почтового отправления ИФНС в автоматическом режиме по штрих-кодовому почтовому идентификатору посредством СОИФНС могут запросить у Филиала ФКУ образы реестров почтовых отправлений с отметкой о дате отправки почтового отправления оператором почтовой связи и соответствующего налогового уведомления или требования, которые в случае необходимости могут быть распечатаны и заверены ИФНС.

11.2. ИФНС могут получить необходимые сведения о заказном почтовом отправлении по его штрих-кодовому идентификатору на официальном сайте оператора почтовой связи.

11.3. Предоставление подлинников реестров почтовых отправлений с отметками оператора почтовой связи о дате отправки почтового отправления из архива Филиала ФКУ во временное пользование (до 30 календарных дней) ИФНС производится в порядке, утвержденном приказом ФНС России от 27.02.2010 N ММ-7-6/79@ (с учетом изменений, утвержденных приказом ФНС России от 26.12.2011 N ММВ-7-1/981@).

12. Порядок получения ИФНС информации о недоставленных почтовых отправлениях

В соответствии с Порядком обмена информацией о возвращенных/неврученных регистрируемых почтовых отправлениях в электронном виде между налоговыми органами, ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России и ФГУП "Почта России", утвержденным приказом ФНС России от 14.06.2013 N ММВ-7-6/203, ИФНС получают данные о недоставленных почтовых отправлениях с использованием программного обеспечения, реализующего в электронном виде обмен информацией между налоговыми органами и ФГУП "Почта России" (ПО "Почта возврат/невручение").