Применение принципа Парето для достижения личного успеха руководителя (В.Г. Паршков, "Руководитель автономного учреждения", N 10, октябрь 2012 г.)

Применение принципа Парето для достижения личного успеха руководителя

В сентябрьском номере мы рассмотрели применение и следствия принципа Парето при организации работы сотрудников. Однако принцип этот помогает значительно "разгрузить" и руководителя - в процессе ведения им управленческой деятельности, да и в частной жизни. Как руководителю, опираясь на данное правило, сделать свою профессиональную жизнь более результативной, а частную - более насыщенной приятными событиями?

Только то, что важно и срочно

Как мы уже писали, принцип Парето имеет много следствий. Они могут на порядок увеличить производительность и результативность управленческого труда, а значит, освободить время руководителя для более творческих и приятных занятий.

В частной жизни принцип Парето проявляется, например, так: при срабатывании противоугонной сигнализации 80% всех ложных тревог вызваны 20% возможных причин (то есть из пяти-шести возможных поводов истинным, скорее всего, станет один). Более сложный вариант бытового применения "принципа здоровой лени" - в семейных взаимоотношениях. Например, вы тратите много времени на попытки научить взрослого сына или дочь либо супруга тому, "как правильно жить" (вести себя на работе, дома, с супругом и т.п.), а потом тратите еще больше времени на то, чтобы помириться с ними и вернуть прежние прекрасные отношения. Это те самые 80% времени и усилий, которые, как правило, вообще не приносят результата. И, не потратив свои ресурсы на нравоучения, потом не придется восстанавливать мир в семье. Но не жалейте времени на те 20% проблем ваших взрослых детей, по которым они сами обратились к вам за советом. Супруга или супругу тоже поздно перевоспитывать - с ними надо договариваться, то есть вести переговоры, опираясь на принцип Парето.

Матрица Эйзенхауэра*(1) полностью применима в служебной и частной жизни руководителя. Оставьте себе только те дела, которые попали в квадрант "важные и срочные", потом попытайтесь еще раз уменьшить их количество, передав подчиненным из этой "важной" корзины все задания, которые может выполнить кто-то другой. Если удалось сократить число дел до 20%, вы освободили очень много времени для действительно "царской" работы - управленческого труда.

Точно так же решается, например, проблема семейного бюджета. Человеку всегда кажется, что ему не хватает денег. Распределите их по "корзинам" Эйзенхауэра: на продукты, обновление гардероба, машину, замену мебели, коммунальные услуги и т.д. Потом еще раз внимательно посмотрите, так ли нужны вам запланированные покупки? Оставьте в списке только те вещи, которые очень хочется иметь лично вам, а те, которые оказались в списке, потому что "у всех это есть", безжалостно вычеркните. Ведь самодостаточные личности приобретают только то, что нравится им, а не их соседям, коллегам по работе и даже большинству из их возрастной группы. Таким образом освободится не менее 20% семейного бюджета - эти средства можно оставить на непредвиденные случайные траты. Купите на них то, что вдруг спонтанно и остро захотелось заполучить, увидев это на витрине магазина или на сайте в Интернете. Наверняка вы, сидя на своем любимом и очень удобном кресле (которое чуть не заменили на новое, потому что кто-то из знакомых поменял мебель и внушил, что вашу тоже давно пора менять), будете счастливы от осознания того, что обладаете купленной вещью.

Что представляет собой жизнь по принципу 80/20?

Наиболее полно эта тема раскрыта Ричардом Кохом*(2) (книга переведена на русский язык). В рамках настоящей статьи мы ограничимся упоминанием основных идей, высказанных в ней и апробированных миллионами руководителей во многих странах мира.

Как пишет Кох, принцип Парето базируется на двух центральных идеях: закон фокуса (меньше значит больше) и закон прогресса (мы можем создавать большее посредством меньшего).

Первый закон заключается в следующем. Нужно научиться фокусироваться на самых главных для конкретного человека задачах (по его мнению, а не по мнению окружающих людей). Для кого-то такой задачей будет карьера, для кого-то - семья, деньги, путешествия, хобби или что-то другое. Научитесь определять вещи, которые имеют для вас наибольшее значение и делают вашу жизнь неизмеримо богаче. Для этого надо честно ответить на вопрос: "Что для меня является самым главным в жизни?". Возможно, раньше вам казалось, что главное - карьера, а на самом деле выяснится, что это не так. Возможно, обнаружатся более простые способы достижения своей мечты. В этом и заключается закон "меньше значит больше" - больше для себя, а не для кого-то постороннего.

Примечание. "Многие могут оказаться в раю, затратив лишь половину усилий, благодаря которым они попали в ад" (Бен Джонсон).

Вторая идея - создание большего посредством меньшего - не так очевидна. Закон прогресса утверждает, что мы в состоянии добиваться и приобретать больше с меньшими затратами энергии, усилий и волнений. Идея, что человек не только может существенно улучшить свою жизнь, но и сделать это с меньшими усилиями, почти революционна и идет вразрез с традиционной мудростью (чтобы добиться большего, надо больше работать). Однако вспомним слова миллиардера Уоррена Баффета: "Вовсе не обязательно совершать экстраординарные поступки ради получения экстраординарных результатов".

Как рассуждает в своей книге Ричард Кох, современная жизнь - это ошибка. Имеется в виду не потрясающий прогресс в науке, технологиях и бизнес, позволивший лучше питаться, дольше сохранять молодость, бороться с болезнями, путешествовать и наслаждаться большим комфортом, чем предыдущие поколения. "Ошибка кроется в организации личной и социальной жизни. Вместо того, чтобы работать ради жизни, мы живем ради работы. Если бы мы обладали большей уверенностью в себе и руководствовались верной философией, смогли бы добиться еще большего прогресса и получать наслаждение от своей работы, работая при этом меньше и сохраняя большие запасы энергии для семьи и активной социальной жизни. В действительности оптимальный способ получать больше - это делать меньше. Больше значит меньше, это когда мы концентрируемся на немногих по-настоящему важных вещах, не на последнем месте среди которых располагается наше личное счастье и счастье наших любимых и близких".

Если разделить 100 человек на две команды (в одной 80, в другой - 20), согласно традиционным ожиданиям команда из 80 человек должна достичь в четыре раза большего результата (при подборе людей наугад, возможно, так бы и получилось). Но представьте необычный мир, где 20 человек достигают больших результатов, чем 80. И что еще более странно, 20 человек добиваются результатов в четыре раза больших, чем это делают 80 человек.

Вот еще пара убедительных примеров. 80% внимания средств массовой информации уделяется менее 20% звезд в сфере искусства, а 80% всех издаваемых книг принадлежат перу 20% авторов.

Сила принципа 80/20 - в его алогичности. Его действие прямо противоположно тому, на что рассчитывает человек. Мы как будто запрограммированы (может быть, социалистической или либеральной культурой, а может, врожденным чувством справедливости) ожидать положения дел, отображенного на рис. 1, где причины и следствия находятся в абсолютном равновесии:

Однако реальная картина больше напоминает рис. 2 и кардинальным образом отличается от рис. 1:

Отметим, что соотношение 80/20 отражает крайне неустойчивую взаимосвязь между причинами и следствиями. Сумма чисел не обязательно должна составлять 100. Дисбаланс может быть 70/20, 80/10 или 90/10.

Поэтому управленцу, например, вместо того, чтобы тратить свое время на обучение необучаемых подчиненных, а потом все равно выполнять или переделывать за них работу, целесообразно прекратить действовать в соответствии с рис. 1 и начать руководствоваться рис. 2. Наберите квалифицированных сотрудников, умеющих работать по принципу Парето: они смогут выполнять в четыре раза больше, чем среднестатистический сотрудник. И, пользуясь правом руководителя, установите им вознаграждение за квалификацию и результативную работу в два раза больше "исторически сложившегося" размера. Тогда можно будет набрать лучших по конкурсу. Возможно, руководитель сможет получить экономию фонда оплаты труда, ведь повышенную зарплату будет получать всего лишь четверть сотрудников (поскольку они и станут выполнять весь объем работы), а часть "старых" высвободится. Но, даже если экономии ФОТ не возникнет, руководитель все равно получит громадный выигрыш - у него освободится дополнительное личное время для решения стратегических задач, стоящих перед учреждением, развития собственной карьеры или собственного развития.

Создаем большее посредством меньшего

Около восьми тысяч лет назад люди перешли от охоты и собирательства к возделыванию почвы и одомашниванию животных. Наши предки стали получать больше хорошей пищи с меньшими усилиями и не подвергая себя большой опасности. Примерно 300 лет назад 98% работающего населения трудилось на земле. Однако в результате сельскохозяйственной революции и внедрения техники была повышена производительность труда. Сегодня в развитых странах в сельском хозяйстве занято лишь 2-3% рабочей силы, но, несмотря на это, производится неизмеримо больше продуктов.

100 лет назад компьютеров не существовало, а 40 лет назад с большим трудом были собраны несколько громоздких дорогостоящих агрегатов. С тех пор компьютеры становятся все меньше по размеру, дешевле, проще в эксплуатации и мощнее. Это и есть получение большего посредством меньшего.

Однако, несмотря на то что современное общество взяло за основу закон прогресса, человеку никак не удается приложить тот же самый принцип к организации личной и социальной жизни. Люди охотно руководствуются принципом "большее посредством большего". Создается впечатление, что для получения больших денег, более высокого статуса, более интересной работы, более яркой и богатой жизни человеку нужно все больше отдавать работе. В итоге у него совершенно не остается сил и времени на себя, семью, друзей, не говоря уже о том, чтобы позволить себе полноценный отдых.

Многое из того, что человек делает, требует больших затрат, но оказывается бесполезным. Яркий тому пример - беспокойство. Оно никогда не приносило пользы. Поэтому, если вы в состоянии что-либо предпринять и избежать неприятностей (или снизить вероятность их появления), нужно действовать и не тревожиться. Если же вы никак не можете повлиять на происходящее или проконтролировать его, напрасное беспокойство лишь усугубит подавленное состояние, но не принесет ни малейшей пользы. В этом случае стоит ничего не предпринимать, но и не волноваться. Главное - нужно сразу же решить, действовать или нет, ведь к стрессу приводит не ситуация безысходности, а ситуация неопределенности.

В нашем распоряжении - все время

Время является для нас самым дорогим, оно постоянно находится в дефиците, что заставляет нервничать. Однако и к расходованию времени можно применить принцип 80/20.

Однажды, принимая ванну, Архимед выплеснул немного воды, а потом в восторге вскочил и побежал по главной улице Афин со словами: "Эврика! Я понял!". Он открыл очень важный закон, и это было внезапное озарение, наступившее в момент, когда грек в спокойствии и тишине наслаждался ванной, освободившись от всех не важных лично для него дел.

Если всерьез задуматься о том, что человек в состоянии совершить с имеющимся в его распоряжении временем, можно расслабиться и даже проявить леность. Ведь лень, обеспечивающая большое количество времени для размышлений, может стать предпосылкой для будущих достижений.

В качестве примера можно привести древних греков. Имея рабов, выполнявших всю работу, они проводили время в размышлениях, спорах и неспешных поисках ответов на насущные вопросы. Результат - величайшая цивилизация, развитые наука и литература. Другой пример - современное общество. Большинству людей не приходится выполнять всю работу вручную, поэтому сила их разума направляется на создание богатства, развитие науки и др.

Жизнь по принципу 80/20 может изменить современное отношение ко времени, освобождая от постоянной тревоги о нем. Как считает Ричард Кох, люди расходуют время двумя способами: небольшое его количество (20%) обеспечивает 80% того, что необходимо человеку, а значительно большее количество (80%) обеспечивает 20% необходимого. Поэтому меньше делайте, больше думайте. Размышляйте над тем, что имеет для вас истинное значение. Перестаньте заниматься бесполезными вещами, не делающими вас счастливыми.

Современные технологии должны были дать человеку больше свободного времени, но случилось наоборот. Обычно используются не более 20% возможностей персонального компьютера, тогда зачем изучать все заложенные в нем программы на компьютерных курсах? Осваивайте ровно столько, сколько необходимо для работы (это можно сделать самостоятельно, потратив в пять раз меньше времени). Появится потребность - освоите другие 5% компьютерных возможностей.

Уоррен Баффет, управляющий крупнейшим и богатейшим конгломератом в Америке, утверждал, что, придя на работу, "лежит на спине и расписывает свод Сикстинской капеллы". Свой собственный стиль миллиардер охарактеризовал так: "на грани летаргии". Он принимает крайне мало решений, только самые важные. И благодаря его спокойствию и хладнокровию эти решения оказываются верными.

Жить настоящим, наслаждаться работой и успехом

Настоящее время исключительно важно. Человек может гордиться своим прошлым и надеяться на будущее, но жить может только в настоящем. Поэтому не стоит снова "пережевывать" неудачи прошлого, формируя у себя различные комплексы, и преждевременно беспокоиться о будущем - "вдруг случится самое неприятное". А вдруг не случится?

Поэтому руководителю не стоит тратить время на длительное обсуждение со своим заместителем, справится ли сотрудница Иванова с заданием. Действуйте. Выдайте ей это задание, назначьте время и точку контроля и больше не думайте об этом до контрольной точки.

Кроме того, не стоит думать, что для достижения успеха человек должен трудиться в поте лица. Разве основатель компании Microsoft Билл Гейтс или миллиардер и инвестор Уоррен Баффет сумели стать богатейшими людьми в мире благодаря тому, что работали круглые сутки? Что отличает их от остальных? Приверженность тяжелому труду или новым оригинальным идеям?

Эти и многие другие люди не были прикованы к своему рабочему столу. Они делали лишь то, что имело для них значение, уделяя внимание тем немногим вещам, где они были первыми, и игнорируя бесполезные и тривиальные вещи, которые полностью поглощали внимание их современников.

К успеху ведут два пути: трудный и легкий. Трудный путь означает долго и усердно учиться, работать по 60 часов в неделю, беспокоиться о производимом впечатлении и всеми силами прокладывать себе путь на вершину карьерной лестницы. Он также означает жертвовать приятной жизнью в настоящем ради еще более приятной жизни в будущем, пытаться совершать экстраординарные вещи ценой экстраординарных усилий для получения экстраординарных результатов.

Легкий путь - это жизнь по принципу 80/20.

Умные и ленивые

Генерал германского генерального штаба фон Манштейн однажды сказал: "Есть четыре типа офицеров. Первый - ленивые и глупые. О них не беспокойтесь, они не приносят вреда. Второй - трудолюбивые и умные. Из них получаются идеальные штабные офицеры, уделяющие должное внимание любой, даже мельчайшей, детали. Третий тип - трудолюбивые, но тупые. От этих людей, представляющих серьезную опасность, нужно избавляться немедленно. Они умудряются всех нагрузить бесполезной работой. И наконец четвертый тип - умные и ленивые. Эти люди должны занимать самые высокие посты". Похоже, он был прав. Именно такие люди достигают максимальных высот в карьере.

Если вы считаете, что вам недостает ума (кстати, чтобы прийти к подобному выводу, нужно быть достаточно умным человеком), работайте по расширению и углублению своих знаний в очень узкой области, где весьма скромные усилия приносят богатые плоды. Если вы умны, но не ленивы, работайте над ленью. Браться за все дела только потому, что вы можете это сделать, - снижать собственную эффективность. Сконцентрируйтесь на самых важных вещах, обеспечивающих самые значимые результаты и приносящих самую большую пользу. Остальное поручите подчиненным.

Многие трудоголики (среди которых руководители встречаются довольно часто) настолько завалены работой, что не в состоянии даже выбрать время и выделить наиболее значимые дела. Ленивый человек стремится делать как можно меньше, а следовательно, сосредоточивается исключительно на самом важном. Поэтому наиболее эффективные работники - это ленивые люди, постоянно генерирующие новые идеи и концентрирующиеся на их реализации. Именно таким и должен быть руководитель.

Отметим, что, если руководитель действительно любит свою работу, ему нет необходимости лениться. Если же он тратит время на множество дел, не приносящих ни радости, ни удовлетворения, нужно попробовать забыть о них и направить внимание лишь на важные вещи.

Десять приемов эффективности

Перечислим приемы, применение которых позволит руководителю использовать свое личное время с высокой эффективностью. Итак, делайте только то:

- что способствует достижению вашей личной жизненной цели;

- чем вам всегда хотелось заниматься;

- что уже доказало свою эффективность, подчиняется соотношению 20/80 между затраченным временем и достигнутым результатом;

- что обещает резко сократить затраты времени и/или многократно увеличить количественные и качественные характеристики результатов;

- что, по мнению других людей, сделать невозможно;

- что другие люди успешно сделали в другом месте, сфере деятельности;

- в чем вы можете проявить творческий подход;

- на что нужно решиться сейчас или никогда.

В то же время:

- не делайте того, что по вашему поручению могут сделать другие люди при относительно малых усилиях с вашей стороны;

- в рамках любой деятельности привлекайте сотрудников, которые уже применяют закон 80/20 и используют свое время эффективно.

Считается, что руководитель должен распределять свое время следующим образом. 45% - на работу с людьми и общение с персоналом, 45% - на решение стратегических вопросов (задач, жизненно важных для возглавляемой организации и лично для него) и лишь 5-10% - на решение оперативных проблем. Если вы достигли подобного соотношения, это уже неплохо, но все равно резервы для повышения эффективности есть. Например, можно освободить часть запланированного на работу с людьми времени и использовать его для решения стратегических задач и саморазвития. Или увеличить за счет этого время для творческой работы, создания инноваций.

Ведь что такое работа с людьми? Обучение и выдача заданий. К последней можно подходить директивно - издав приказ без каких-либо личных комментариев. Иногда (если задание типично для работника) этого бывает достаточно. А если задание нетипично и ново? Сотрудника необходимо будет замотивировать на такую работу, чтобы он сам по какой-то причине стал стремиться выполнить ее в максимально короткие сроки и с максимально возможным качеством, то есть сам применил принцип Парето. В этом случае выдача задания выйдет за рамки обычного распоряжения и перейдет в плоскость переговоров.

Переговоры

Область ведения переговоров изучена очень хорошо, а данная тема поднимается часто. Принцип 80/20 может добавить к этим исследованиям всего два момента, но они способны сыграть решающую роль.

Во-первых, в 20% вопросов, обсуждаемых на переговорах, заключается 80% важности. Поэтому, как пишет в своей книге Ричард Кох, на ранних стадиях обсуждения целесообразно выдвинуть длинный список ложных требований, преподнеся их как крайне значительные. Они должны быть просто непомерными или невыгодными для противоположной стороны (иначе за собственные уступки и гибкость она может потребовать уступок и гибкости от вас). На заключительных стадиях переговоров можно сдать свои позиции по неважным вопросам в обмен на гораздо более устраивающий вас блок действительно важных пунктов.

Рассмотрим ситуацию, когда руководитель ведет переговоры с единственным поставщиком о ценах на 100 наименований комплектующих для основной продукции, выпускаемой организацией. 80% стоимости любой продукции - это стоимость 20% ее комплектующих. Поэтому в действительности руководителя должны волновать лишь цены на эти 20 деталей. Но если он слишком рано согласится с ценами на остальные 80 деталей, то потеряет ценные козыри. Руководителю следует сформулировать причины, по которым цены на некоторые из 80 деталей якобы имеют для него большое значение. Потом он пойдет на уступки, и тогда, когда время, отведенное на переговоры, будет истекать, договоренность по действительно важным 20% комплектующих с большой степенью вероятности будет достигнута.

Во-вторых, 80% договоренностей, как правило, заключаются в последние 20% времени, отведенного на переговоры. Если требования сторон будут высказаны раньше, ни одна из них не захочет сдаваться и сделка может не состояться. Однако, если дополнительные требования или проблемы всплывают на поверхность в последние 20% переговорного времени, обе стороны окажутся более сговорчивыми.

В частности, если руководитель ведет переговоры с сотрудником, сначала ему следует обсуждать те моменты задания, которые не так важны, идти на уступки по срокам исполнения не самых важных этапов и лишь в конце аудиенции быстро поставить жесткий срок по самому важному пункту.

Люди, не обладающие терпением, вряд ли смогут удачно вести переговоры, а значит, наверняка проиграют какие-то важные для себя позиции. Кстати, рассмотренную тактику ведения переговоров с применением принципа 80/20 интуитивно используют многие женщины. Они начинают обсуждать необходимость обновления своего гардероба не с "мечты всей своей жизни", а с чего-то другого. Потом отступают в мелочах и в результате затянувшихся дебатов в самом конце получают согласие на то, что "шубу пора менять". Мужчины применяют эту тактику реже: начинают с главного ("мы с друзьями хотим на все выходные поехать на рыбалку") и... получают скандал. Так что умение использовать принцип 80/20 при выстраивании личных отношений тоже пригодится.

Итак, 80% уступок будет сделано в последние 20% переговорного времени. По этому поводу Ричард Кох приводит интересный пример. Человек хочет потребовать давно положенного ему повышения зарплаты. Встреча с начальником назначена на 9.00, но работник знает, что в 10.00 у начальника запланирована другая встреча. Решающий для сотрудника момент настанет примерно в 9.50. Поэтому не следует высказывать своего требования слишком рано, чтобы не дать начальнику прийти к удобному для него компромиссу.

Применение принципа Парето при ведении переговоров существенно повышает вероятность их успешного завершения с максимальной пользой лично для вас. И здесь неважно, с кем именно идут переговоры: с учредителем, деловым партнером, поставщиком, потребителем услуг учреждения, подчиненным или даже с супругом (супругой), взрослым сыном и т.п.

Начните действовать

Альберт Эйнштейн говорил, что любую проблему нужно упростить настолько, насколько это возможно, но не более того. Его слова можно перефразировать по отношению к принципу 80/20: образ жизни в соответствии с этим принципом упрощает ее настолько, насколько это возможно, но не более того. В частности, бессмысленно и даже вредно перепоручать подчиненным принятие стратегических решений или проведение важных лично для вас переговоров.

Конечно, не стоит с презрением относиться к земным занятиям: уборке, мытью посуды, необходимости зарабатывать на жизнь. Но нужно пытаться найти способ делать это с наименьшими усилиями (например, купить мощный и удобный пылесос).

Чтобы жить по принципу 80/20, придется забыть о видении 20/20 или даже 50/50. Потребуется изменить отношение к жизни, начать действовать. Но стоит только понять, что к чему, и будет казаться, что нет пути проще.

В.Г. Паршков,

к.ф.-м.н., руководитель консалтинговой группы P&P,

член Ассоциации консультантов по экономике и управлению,

член Ассоциации консультантов по управлению

и организационному развитию

"Руководитель автономного учреждения", N 10, октябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) См. статью В.Г. Паршкова "Как правильно распределить обязанности между сотрудниками и обеспечить их разумную загрузку?", N 8, 2012.

*(2) Кох Р. Принцип 80/20 / Р. Кох // Пер. с англ. Д.И. Капгкан. - 2-е изд. - Мн.: ООО "Попурри", 2004.