Акты организации: виды и правила заполнения (Е.В. Давыдова, "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 11, ноябрь 2012 г.)

Акты организации: виды и правила заполнения

Трудовым законодательством предусмотрено документальное оформление отношений в сфере труда. Так, работодатель обязан составлять документы при приеме на работу, переводе, увольнении, наложении дисциплинарного взыскания и т.д. Одним из обязательных документов является акт - документ, фиксирующий свершившийся факт или событие. В данной статье напомним, какие акты бывают, в каких случаях работодатель должен их составлять, как правильно их оформить, а также приведем образцы некоторых из них.

Акт и его разновидности

Согласно "Современному экономическому словарю"*(1) акт - это: - официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;

- протокол, фиксирующий определенный факт. Например, акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей;

- действия учреждений, организаций, должностных лиц, граждан, на основании которых обычно судят о соблюдении и нарушении правовых норм.

Различают нормативно-правовые акты РФ (субъектов РФ, местного самоуправления), гражданского состояния, международного права, а также акты организационно-распорядительной документации отдельно взятого учреждения, организации.

В учреждениях акты обычно составляются в целях фиксации определенного факта или ситуации, например:

- о несчастном случае на производстве;

- о нарушении работником трудовой дисциплины (прогуле, появлении на работе в состоянии алкогольного или иного опьянения), хищении и др.;

- о невыходе работника в первый день на работу;

- об отказе работника от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;

- об отказе работника подписать приказ, уведомление, предложение или другой документ;

- об уклонении работника от прохождения медосмотра.

Могут быть акты о передаче материальных ценностей или документов, например:

- о передаче документов из одного отдела в другой (из отдела кадров в юридический отдел);

- о приеме-передаче документов внутри отдела (при увольнении работника);

- о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору.

Кроме этого, существуют акты ревизии, служебных проверок, уничтожения документов, списания оборудования и др.

Составляются акты, как правило, несколькими работниками, а в некоторых случаях даже создается специальная комиссия в составе не менее трех человек, которую возглавляет председатель.

Поскольку и цели составления актов, и факты (события), для фиксации которых они составляются, разные - единой формы акта не существует. Однако для некоторых видов актов нормативными правовыми актами или методическими документами установлены типовые (унифицированные) формы. Например, Постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73*(2) утверждена форма акта о несчастном случае на производстве, Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1*(3) утвержден Акт о приемке работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, по форме Т-73.

Если типовая форма акта отсутствует, он составляется в произвольной форме, разработанной учреждением. Разрабатывающему форму того или иного акта работодателю рекомендуется учитывать определенные требования, которые рассмотрим в следующем разделе.

Требования, предъявляемые к актам

Обычно акт составляется или на бланке организации, или на чистом листе формата А4. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (описательной). Во вводной части указываются название акта, основания его составления, работники или члены комиссии, которые составляли акт.

В основной части излагаются факты, установленные работниками, его составляющими. При необходимости в акте может быть заключительная часть, содержащая выводы или заключения комиссии.

Рассмотрим более подробно, что же нужно указывать в актах. Это:

- наименование организации;

- название вида документа. Например: "Акт об отсутствии работника на рабочем месте", "Акт приема-передачи личных дел работников";

- дата и место составления. Под местом составления, как правило, понимается место нахождения учреждения (город, населенный пункт);

- состав комиссии (если акт составлялся комиссией). Указываются наименование должности, инициалы, фамилии председателя и членов комиссии. Если в работе комиссии принимали участие представители сторонних организаций, то указываются наименования учреждений, которые они представляют. Акт может быть составлен одним работником (непосредственным начальником, специалистом отдела кадров и др.) в присутствии свидетелей;

- текст (основная часть). Описывается установленный факт: отсутствие на рабочем месте, нахождение сотрудника в состоянии алкогольного опьянения и т.д. По рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003 *(4) в документах, содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например: "Комиссия установила...";

- подписи. Акт подписывается составителем (составителями). При этом, согласно ГОСТ Р 6.30-2003, если акт составлен комиссией, то в реквизите "подпись" указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии. Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Расшифровка
Члены комиссии	Личная подпись	Расшифровка
	Личная подпись	Расшифровка
	Личная подпись	Расшифровка

- отметка об ознакомлении с актом работника;

- отметка о наличии приложения (если оно имеется);

- количество экземпляров акта.

В некоторых актах необходимо указывать время составления в часах и минутах, а некоторые, например, те, что составлялись по распоряжению руководителя учреждения или вышестоящей организации, утверждаются подписью руководителя и печатью учреждения в правом верхнем углу акта.

А теперь рассмотрим некоторые случаи, когда составление акта обязательно, и приведем образцы.

Отказ работника от дачи объяснений, получения уведомления

Трудовым кодексом установлена обязанность работодателя составлять акты, если работник отказывается давать объяснения в определенных случаях.

Так, если работник совершил дисциплинарное нарушение, то до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение не предоставлено, то составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).

Акт также составляется в случае причинения работником ущерба работодателю. Согласно ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения, а для этого он прежде всего должен истребовать от работника письменное объяснение. В случае отказа или уклонения работника от предоставления объяснения оформляется соответствующий акт.

В Трудовом кодексе названо довольно много случаев, когда работодатель должен уведомить работников, например:

- о планируемом сокращении штата или ликвидации организации. Согласно ст. 180 ТК РФ о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения. Кроме этого, при проведении мероприятий по сокращению численности или штата работников организации работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность);

- о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда. В силу ст. 74 ТК РФ о предстоящих изменениях работодатель также обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца;

- о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением его срока действия. В соответствии со ст. 79 ТК РФ работодатель должен сделать это за три календарных дня до увольнения;

- о расторжении трудового договора в связи с непрохождением работником испытательного срока. В этом случае работодатель также обязан письменно уведомить работника о том, что он не прошел испытание, не менее чем за три дня до увольнения и указать причины, послужившие основанием для признания работника не выдержавшим испытание (ст. 71 ТК РФ).

Бывает, что работник, получив такое уведомление, отказывается делать отметку о получении. Поэтому, хотя Трудовым кодексом не установлена обязанность актировать такие отказы работников, лучше все же это сделать, чтобы в случае судебных разбирательств иметь доказательство того, что уведомление работнику вручалось. Приведем пример такого акта.

                Муниципальное общеобразовательное учреждение

                  "Средняя общеобразовательная школа N 1"

                               (МОУ СОШ N 1)

Акт N 13
об отказе работника от подписания уведомления

15.10.2012

г. Саратов

Мною, завучем по воспитательной работе Васильевой Т.В., в присутствии учителя ОБЖ Попова О.Л. и учителя математики Кругловой М.В. составлен настоящий акт о том, что 15.10.2011 в 14 ч 30 мин. я в приемной директора ознакомила социального педагога Котову О.Н. с уведомлением от 14.10.2012 N 10 о расторжении с ней трудового договора 17.10.2012 в связи с неудовлетворительным результатом испытания согласно ст. 71 ТК РФ. Также были перечислены причины, послужившие основанием для признания Котовой О.Н. не выдержавшей испытание, и предоставлены подтверждающие документы.

С уведомлением о расторжении трудового договора и подтверждающими документами Котова О.Н. ознакомлена, получить на руки и подписать уведомление отказалась.

Завуч по воспитательной работе          Васильева         Т.В. Васильева

Учитель ОБЖ                             Попов             О.Л. Попов

Учитель математики                      Круглова          М.В. Круглова

Дисциплинарное взыскание

Акт является одним из основных документов, необходимых при применении к работнику дисциплинарного взыскания, особенно при его увольнении. Увольнение может применяться за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Напомним, что работодатель может уволить работника за:

- неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если работник имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

- однократное грубое нарушение трудовых обязанностей - прогул, появление на работе в состоянии алкогольного или иного опьянения, разглашение охраняемой законом тайны, совершение по месту работы хищения, нарушение требований охраны труда, если оно повлекло за собой тяжкие последствия (п. 6 ч. 1 ст. 81);

- совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя (п. 7 ч. 1 ст. 81);

- совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, не совместимого с продолжением данной работы (п. 8 ч. 1 ст. 81);

- принятие необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст. 81);

- однократное грубое нарушение руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей (п. 10 ч. 1 ст. 81);

- повторное в течение одного года грубое нарушение педагогическим работником устава образовательного учреждения (п. 1 ст. 336 ТК РФ);

- спортивную дисквалификацию и нарушение спортсменом антидопинговых правил (ст. 348.11 ТК РФ).

Приведем образец составления акта о совершении аморального проступка работником, выполняющим воспитательные функции, на стр. 57.

                   Муниципальное общеобразовательное учреждение

                     "Средняя общеобразовательная школа N 1"

                                (МОУ СОШ N 1)

Акт N 3
о совершении аморального проступка,
не совместимого с продолжением прежней работы

17.10.2012

г. Саратов

Время составления акта: 15 ч 00 мин.

Комиссия в составе:

1) председателя - завуча по учебно-воспитательной работе Никишиной Л.Е.;

2) членов комиссии:

- завуча по воспитательной работе Васильевой Т.В.;

- учителя ОБЖ Попова О.Л.;

- учителя физики Краснова Д.В., -

установила и составила настоящий акт о том, что 17.10.2012 около 12 ч 00 мин. учитель физического воспитания Бегунков Сергей Николаевич во время проведения школьной спартакиады в присутствии школьников 6-8-х классов затеял ссору с заместителем директора школы по хозяйственным вопросам Ложкиным В.М., которая перешла в драку. О данном инциденте ученики незамедлительно сообщили учителю физики Краснову Д.В., оказавшемуся недалеко от места проведения спортивного мероприятия, который и помог прекратить драку.

Председатель комиссии:              Никишина      Л.Е. Никишина

Члены комиссии:                     Васильева     Т.В. Васильева

                                    Попов         О.Л. Попов

                                    Краснов       Д.В. Краснов

С актом ознакомлен. Бегунков С.Н._________________

От ознакомления с настоящим актом Бегунков С.Н. отказался.

Председатель комиссии:              Никишина      Л.Е. Никишина

Члены комиссии:                     Васильева     Т.В. Васильева

                                    Попов         О.Л. Попов

                                    Краснов       Д.В. Краснов

Обратите внимание! По этому основанию допускается увольнение только тех работников, которые занимаются воспитательной деятельностью, например учителей, преподавателей учебных заведений, мастеров производственного обучения, воспитателей детских учреждений, и независимо от того, где совершен аморальный проступок: по месту работы или в быту*(5).

Как уже было отмечено, до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, оформляется соответствующий акт. Приведем пример такого акта на стр. 58.

               Муниципальное общеобразовательное учреждение

                 "Средняя общеобразовательная школа N 1"

                             (МОУ СОШ N 1)

Акт N 4
об отказе от дачи объяснений

22.10.2012

г. Саратов

Мною, завучем по воспитательной работе Васильевой Т.В., в присутствии учителя математики Кругловой М.В. и секретаря учебной части Кнопкиной Л.Н. составлен настоящий акт о том, что согласно журналу входящей и исходящей корреспонденции, который находится у секретаря, учителем физкультуры Бегунковым С.Н. было под роспись получено уведомление о необходимости дать письменные объяснения по поводу драки с заместителем директора школы по хозяйственным вопросам Ложкиным В.М.

В течение двух рабочих дней с момента получения уведомления объяснения от Бегункова С.Н. не получены.

Васильева             Васильева Т.В.

Круглова              Круглова М.В.

Кнопкина              Кнопкина Л.Н.

После совершения указанных процедур работодатель принимает решение о том, какую меру взыскания применить к работнику. Он вправе его уволить, объявить выговор. В данном случае возможно расследование, для чего организуется комиссия. Это может быть постоянно действующая комиссия, состав которой устанавливается локальным нормативным актом организации, или комиссия, созданная приказом (распоряжением) руководителя. На заседании комиссии рассматриваются все документы дела, заслушиваются объяснения работника и показания очевидцев произошедшего. По результатам рассмотрения также составляется акт, в котором комиссия делает свои выводы и выносит рекомендации, на основании которых руководитель принимает окончательное решение и издает соответствующий приказ. Приказ объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если тот отказывается ознакомиться с приказом, составляется соответствующий акт.

                 Муниципальное общеобразовательное учреждение

                   "Средняя общеобразовательная школа N 1"

                               (МОУ СОШ N 1)

Акт N 5
об отказе подписать приказ
о наложении дисциплинарного взыскания

26.10.2012

г. Саратов

Мною, завучем по воспитательной работе Васильевой Т.В., в присутствии учителя химии Колбиной Т.Н. и учителя истории Герасимова Д.Ф. составлен настоящий акт о том, что 26.10.2012 я ознакомила учителя физкультуры Бегункова С.Н. с Приказом директора МОУ СОШ N 1 от 25.10.2012 N 21-К о наложении на Бегункова С.Н. дисциплинарного взыскания в виде увольнения за совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, не совместимого с продолжением данной работы (п. 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Бегунков С.Н. отказался расписаться в том, что он ознакомлен с Приказом.

Васильева                             Васильева Т.В.

Колбина                               Колбина Т.Н.

Герасимов                             Герасимов Д.Ф.

Непосредственно после издания приказа о дисциплинарном взыскании нужно составить приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (унифицированная форма Т-8). С приказом необходимо ознакомить работника под роспись. При его отказе от проставления подписи в приказе делается запись "Ознакомлен, от подписания отказался" или "Ознакомить под роспись невозможно" (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Не будет ошибкой, если вы составите только один приказ об увольнении. Так, согласно Письму Роструда от 01.06.2011 N 1493-6-1, если взысканием является увольнение по соответствующим основаниям, приказ составляется по унифицированной форме Т-8, в графе "Основание" которой указываются докладные записки, акты и объяснительные работника. Издавать дополнительно приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не требуется.

Фиксируем факт невыхода работника в первый день работы

Согласно ст. 61 ТК РФ трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ или самим трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Приступить к исполнению трудовых обязанностей работник обязан в день, определенный трудовым договором. Если день начала работы не определен, то работник должен приступить к ней на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Если сотрудник не приступил к работе в день ее начала, работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Но для этого в первую очередь необходимо зафиксировать тот факт, что работник не приступил к работе, и делается это путем составления акта. Причем не стоит составлять такой акт сразу же, как вы узнали, что работник не вышел, а лучше подождать до конца дня, потому что даже если тот появится во второй половине рабочего дня, аннулировать трудовой договор работодатель уже не сможет.

Приведем примерный образец такого акта.

                Муниципальное общеобразовательное учреждение

                   "Средняя общеобразовательная школа N 1"

                                (МОУ СОШ N 1)

Акт N 10
о том, что работник не приступил к работе
в день ее начала

21.10.2012

г. Саратов

Время составления: 15 ч 30 мин.

Мною, заместителем директора школы по хозяйственным вопросам Ложкиным В.М., в присутствии библиотекаря Михайловой К.В. и секретаря учебной части Кнопкиной Л.Н. составлен настоящий акт о том, что уборщица Иванова Галина Васильевна в нарушение п. 1.2 трудового договора от 20.10.2012 N 12 не приступила к выполнению трудовых обязанностей в день начала работы 21.10.2012. Информация о причинах невыхода Ивановой Г.В. на момент составления акта отсутствует.

Ложкин                      Ложкин В.М.

Михайлова                   Михайлова К.В.

Кнопкина                    Кнопкина Л.Н.

На основании акта работодатель может издать приказ об аннулировании трудового договора, с которым работника по возможности нужно ознакомить. Если ознакомить не удастся, рекомендуем выслать этот документ по почте заказным письмом с уведомлением, а если работник откажется - составить соответствующий акт.

Передаем дела другому работнику

Во всех учреждениях есть сотрудники, которые отвечают за хранение тех или иных документов: кадровики, бухгалтеры и др. И в случае увольнения такого сотрудника документы следует передавать, как говорится, из рук в руки, а конкретно по акту приема-передачи. Кроме этого, передача дел может осуществляться при реорганизации учреждения, при сдаче документов в архив и т.д.

Процедуру передачи и перечень документов, которые передаются по актам, желательно установить локальным нормативным актом организации. Из кадровых документов это трудовые книжки, личные дела работников, личные карточки и др. Передача документов может осуществляться как между двумя работниками, так и в присутствии других сотрудников или комиссии.

Акты приема-передачи, как правило, составляются в произвольной форме, при этом перечень документов может прилагаться отдельным документом в форме описи. Также следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается, а иногда и количество листов. Поскольку акт приема-передачи является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Приведем пример на стр. 62.

             Федеральное государственное учреждение здравоохранения

                         "Всесоюзный центр кардиологии"

Акт приема-передачи
кадровой документации

15.10.2012

г. Н. Новгород

В связи с увольнением инспектора по кадрам Носовой В.С. составлен данный акт, который содержит перечень кадровых документов, передаваемых начальнику отдела кадров Калининой Т.А.

Я, инспектор по кадрам Носова В.С., передаю, а начальник отдела кадров Калинина Т.А. принимает следующую кадровую документацию:

N п/п	Наименования документов и дел	Период времени (годы)	Количество документов и дел	Примечания
1	2	3	4	5
1	Личные дела	2009-2012	253
2	Личные карточки работников	2009-2012	251	Отсутствуют личные карточки сестры-хозяйки Юрьевой Н.К. и водителя Марулина С.Ю.
3	Должностные инструкции	2009-2010	20
...	...	...	...	...

Сдал:                           Принял:

специалист по кадрам            начальник отдела кадров

Носова  Носова В.С.             Калинина  Калинина Т.А.

Трудовые книжки рекомендуется передавать по отдельному акту согласно журналу учета движения трудовых книжек. Это в первую очередь связано с тем, что ведение и хранение трудовых книжек могут быть поручены другому специально уполномоченному лицу, которое назначается приказом работодателя (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Поэтому до момента передачи трудовых книжек должен быть издан приказ о назначении ответственного лица.

Процедура приема-передачи кадровых документов довольно долгая, но необходимая, поскольку не только освобождает нового сотрудника от ответственности за отсутствие или неправильное заполнение того или иного документа, но и позволяет оценить состояние кадровых документов и сразу исправить допущенные предыдущими работниками ошибки.

Е.В. Давыдова,

эксперт журнала "Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения"

"Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения", N 11, ноябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Под ред. Б.А. Райзберга, Л.Ш. Лозовского, Е.Б. Стародубцевой.

*(2) "Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях".

*(3) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(4) Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

*(5) Пункт 46 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".