Архивная справка с переводом на русский язык электронного билета снизит налоговые риски (Ю.Н. Бережная, "Российский налоговый курьер", N 22, ноябрь 2012 г.)

Архивная справка с переводом на русский язык электронного билета снизит налоговые риски

Даже при перелете внутри России электронный билет нередко составляется на английском языке. Обязательно переводить документ полностью или достаточно только основных строк? Можно ли признать расходы на перелет без такого перевода?

Минфин России настаивает на переводе отдельных реквизитов авиабилета, а именно ФИО пассажира, направления, номера рейса, даты вылета и стоимости билета (письма от 22.03.10 N 03-03-06/1/168 и от 14.09.09 N 03-03-05/170). А в совместном письме Минфина и ФНС России от 26.04.10 N ШС-37-3/656@ ведомства сошлись во мнении, что обязателен построчный перевод авиабилетов, выписанных на иностранном языке, если их данные не совпадают с международными кодификаторами (см. образец на с. 66).

RODIONOVA/MARINA MRS 01NQV DME SVX TKT262-2258297226 PNR#76X4IS ---------------------------------------------------- This document is automatically generated. Please do not respond to this mail. ELECTRONIC TICKET PASSENGER ITINERARY RECEIPT COMPANY DATE: 16 OCT 2012 115162, SHABOLOVKA STR., 33 AGENT: 1007 /-\ NAME: RODIONOVA/MARINA MRS |1| MOSCOW \-/ IATA : 922 22701 TELEPHONE: +74957630503 ISSUING AIRLINE : AIRLINES TICKET NUMBER : ETKT 262 2258297226 BOOKING REF : AMADEUS: 76X4IS, AIRLINE: U6/0PX18C FROM /TO FLIGHT CL DATE DEP FARE BASIS NVB NVA BAG ST /-\ /-\ MOSCOW DME U6 261 N |4| 01NOV |5| 1000 NOW 20K OK /-\ \-/ \-/ YEKATERINBURG |3| ARRIVAL TIME: 1415 \-/ /-\ /-\ YEKATERINBURG U6 266 N |4|02NOV |5| 1840 NOW 20K OK \-/ \-/ MOSCOW DME ARRIVAL TIME: 1910 AT CHECK-IN, PLEASE SHOW A PICTURE IDENTIFICATION AND THE DOCUMENT YOU GAVE FOR REFERENCE AT RESERVATION TIME ENDORSEMENTS : NONEND PSPT 1507634567 PAYMENT : INVOICE FARE CALCULATION MOW U6(FE)SVX6900.00U6(FE)MOW6900.00RUB13800.00END /-\ AIR FARE : RUB 13800 |6| TAX \-/ TOTAL:RUB 13800 NOTICE /-\ NOTICE |7| \-/ CARRIAGE <...> BAGGAGE.

Однако перевод не потребуется, если организация получит из агентства по продаже авиабилетов архивную справку на русском языке, в которой будут содержаться все необходимые сведения (письмо Минфина России от 24.03.10 N 03-03-07/6).

Отметим, что выдача такой справки, как правило, платная услуга и варьируется в пределах 600 руб. При этом оплачивать этот документ компании придется для каждого сотрудника в отдельности. Обычно период, когда можно получить архивную справку, составляет не более трех месяцев с даты перевозки. Образец этого документа представлен на с. 67.

Архивная справка о перевозке пассажира /-\ Выдана Родионовой Марине |2| с целью подтверждения факта перевозки и \-/ /-\ стоимости перевозки (для подтверждения командировочных расходов) |8| /-\ \-/ Дата: 1 ноября 2012 года |5| \--\ Фамилия: Родионова Марина |1| \-/ /-\ Маршрут поездки: из Москвы (Домодедово) в Екатеринбург |3| /-\ \-/ Рейс: N UN 261 |4| \-/ /-\ Дата: 2 ноября 2012 года |5| \--\ Фамилия: Родионова Марина |1| \-/ /-\ Маршрут поездки: из Екатеринбурга в Москву (Домодедово) |2| /-\ \-/ Рейс: N UN 266 |4| \-/ Стоимость авиабилета: 13 800 руб. (Тринадцать тысяч восемьсот /-\ рублей 00 копеек) |6| /-\\-/ ООО "Компания" |9| /----------------\ \-/ | Москва | | ООО "Компания" | \----------------/

1. В архивной справке ФИО пассажира указано на латинице. По мнению Минфина России, при подтверждении расходов в целях исчисления налога на прибыль перевод ФИО пассажира является обязательным (письма от 24.03.10 N 03-03-07/6, от 22.03.10 N 03-03-06/1/168 и от 14.09.09 N 03-03-05/170). Соответственно в архивной справке такие данные должны указываться на русском языке.

Хотя ФНС полагает, что данные, указанные на латинице, можно и не переводить. При этом налоговики аргументируют свою позицию тем, что бронирование воздушной перевозки и оформление пассажирских билетов осуществляется в том числе через глобальные международные автоматизированные системы бронирования, действующие на территории нескольких государств и применяющие символы латиницы. По этой причине использование символов кириллицы, употребляемых в русском языке, для внесения в текст авиабилета невозможно. Таким образом, специалисты ФНС приходят к выводу, что сведения, указанные на латинице, дополнительного перевода не требуют (письмо от 07.06.11 N ЕД-4-3/8983).

Однако не исключено, что инспекторы на местах не будут вдаваться в подробности международных правил оформления билетов и, ссылаясь на мнение Минфина России, потребуют перевод. Поэтому организации безопаснее потребовать от авиаперевозчика указать сведения на русском языке. В дальнейшем это позволит исключить претензии налоговиков к авансовым отчетам организации.

2. Запрос архивной справки производится непосредственно пассажиром. Финансовое ведомство отмечает, что затребовать архивную справку может только пассажир (письмо от 22.03.10 N 03-03-06/1/168). Многие крупные авиакомпании также устанавливают на своих сайтах ограничение на запросы организаций о предоставлении информации о перелете своих работников, ссылаясь на Федеральный закон от 27.07.06 N 152-ФЗ "О персональных данных". При этом пассажир может запрашивать справки, подтверждающие только свои полеты.

При составлении запроса в авиакомпанию работник указывает паспортные данные, номер рейса и дату перелета, а также причину получения справки. Например, для подтверждения командировочных расходов. Срок рассмотрения заявлений пассажиров и подготовки запрашиваемых документов в зависимости от авиакомпании варьируется от недели до одного месяца с момента получения запроса.

3. Безопаснее, если направление или маршрут авиабилета будут указаны на русском языке. Минфин России указывает, что такая информация должна обязательно иметь перевод с английского языка (письмо от 22.03.10 N 03-03-06/1/168). Это требование связано с тем, что маршрут полета сотрудника компании напрямую влияет на размер затраченных средств на покупку авиабилета.

Соответственно, если налоговики не смогут перевести направление перевозки, не исключено, что они откажут в признании стоимости билета в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Также инспекторы на местах могут заявить, что направление, указанное в билете на английском языке, не совпадает с данными авансового отчета, в котором оно написано на русском языке.

4. Номер рейса, указанный в архивной справке авиакомпании, упрощает налоговикам процедуру проверки командировочных расходов. По мнению Минфина России, указание номера рейса в архивной справке является обязательным. Практика показывает, что налоговики не только обращают внимание на наличие в определенное время того или иного рейса, но и выясняют, были ли на ту же дату более дешевые рейсы. Соответственно, если эти сведения будут указаны в архивной справке, налоговикам не придется самим искать и сверять наличие такого рейса.

Например, при проверке одной из компаний проверяющие указали, что компания необоснованно учла расходы на оплату билетов своих работников на чартерные рейсы бизнес-авиации. Мол, такие рейсы дороже регулярных перелетов, которые присутствовали на те же даты. Кроме того, контролеры указали, что компания заключила индивидуальные договоры с рядом авиакомпаний на перелет своих работников на воздушных судах Ту-134 и Як-42, которые вмещают до 76 человек, но фактически летало только от 2 до 12 сотрудников.

В суде компания пояснила, что, во-первых, сотрудничество с авиакомпаниями обусловлено экономией времени, гибким графиком перелетов, оснащением всеми необходимыми средствами коммуникаций, конфиденциальностью, безопасностью полета. Все это позволяет сводить к минимуму потери рабочего времени и срок самой командировки, а также обеспечивает непрерывный процесс управления деятельностью общества. Во-вторых, налоговики не учли, что воздушные суда бизнес-авиации имеют специальную конфигурацию салона и оборудованы гораздо меньшим количеством пассажирских мест. Само по себе существование в РФ авиакомпаний, занимающихся регулярными перевозками, не означает, что о во всех случаях использование их услуг является наиболее предпочтительным.

Наконец, компания в суде заявила, что общая сумма затрат в случае использования услуг регулярных авиалиний превышает величину понесенных обществом расходов на услуги бизнес-авиации от 1,5 до 2 раз. Суд согласился с такими доводами общества и разрешил учесть спорные затраты (постановление ФАС Московского округа от 22.09.09 N КА-А40/9365-09).

Отметим, что сам по себе перевод номера рейса представляется необязательным. Ведь рейсы всех авиакомпаний - это набор латинских букв и цифр. Соответственно если буквы перевести на кириллицу, то такого рейса не будет в базе перелетов.

5. Если в архивной справке не будет указана дата вылета, то есть риск отказа в принятии налоговых расходов. Инспекторы могут отказать организации в учете расходов по налогу на прибыль, если в электронном билете на английском языке или в архивной справке авиаперевозчика не указана дата рейса. Ведь в этом случае инспекторы не смогут установить, совершался ли в действительности тот или иной рейс. При этом ревизоры могут указать, что документ не соответствует требованиям статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и не может рассматриваться в качестве первичного документа. Как правило, в заявлении на выдачу архивной справки пассажир просит указать номер и дату рейса. Для компании главное проследить, чтобы эти данные совпадали.

6. Стоимость билета переводить на русский язык нет необходимости. Это один из самых важных элементов билета. Такая информация является необходимой для подтверждения командировки сотрудника. Так, например, в информационном письме Минфина России от 26.08.08 "Об учете расходов на приобретение электронного билета в целях налогообложения налогом на прибыль организаций" указано, что для идентификации проезда работника в командировку необходима распечатка электронного билета с указанием его ФИО, маршрута, стоимости билета и т.д. Перевод стоимости необходим тогда, когда в билете приведена письменная расшифровка цены. В случаях указания стоимости цифрами перевод цифр смысла не имеет.

Налоговики только могут предъявить претензии к переводу валюты, в которой указана стоимость. Это касается международных командировок. Но и в этом случае необходимости перевода не возникает, так как налоговики могут сами определить наименование валюты исходя из единого международного кодификатора валюты. В письме ФНС России от 26.04.10 N ШС-37-3/656@ приведена таблица с расшифровкой в отношении всех государств мира - указание валюты на русском языке, на английском языке, внутренний код валюты, код ISO и код соответствующего государства.

Таким образом, при проверке инспекторы могут сами определить стоимость и при необходимости перевести ее в рубли, даже если она указана на любом из иностранных языков.

7. Правила авиаперевозки и правила перевозки багажа, по мнению Минфина России, переводить на русский язык не обязательно. В письме от 24.03.10 N 03-03-07/6 финансовое ведомство указало, что перевод такой информации в целях подтверждения налоговых расходов является необязательным. Чиновники полагают, что такая информация не имеет существенного значения для подтверждения расходов. Соответственно правила авиаперевозки и перевозки багажа организация может не переводить. Аналогичные выводы содержатся в письмах Минфина России от 22.03.10 N 03-03-06/1/168 и от 14.09.09 N 03-03-05/170.

8. В архивной справке должно быть указано, для каких целей она выдана пассажиру. Большинство авиакомпаний на своих сайтах заранее просят пассажиров указывать в заявлении на выдачу архивной справки цель ее получения. Такой причиной в рассматриваемом случае является необходимость подтвердить факт перевозки пассажира для учета командировочных расходов.

9. Архивная справка должна быть заверена печатью организации-авиаперевозчика. Пассажиру при получении справки от авиаперевозчика необходимо обратить внимание на проставление печати. Без нее данные, указанные в архивной справке, являются недействительными. Такие выводы содержатся в письме Минфина России от 22.03.10 N 03-03-06/1/168. По мнению ведомства, справки без печати не могут использоваться для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли.

Ю.Н. Бережная,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 22, ноябрь 2012 г.