Документирование при кадровом аудите (К.Н. Деревянко, "Аудитор", N 12, декабрь 2012 г.)

Документирование при кадровом аудите

В статье поднята проблема необходимости строгого документирования процесса кадрового аудита, осуществляемого в рамках консультационной услуги аудиторской или консалтинговой фирмой.

Аудиторская документация является неотъемлемым элементом профессиональной аудиторской деятельности. Применительно к документации при проведении аудита финансовой отчетности накоплен большой международный опыт. В Российской Федерации требования к составлению аудиторской документации установлены Федеральным правилом (стандартом) аудиторской деятельности N 2 "Документирование аудита" (утверждено постановлением Правительства РФ от 23.09.02 N 696), которое разработано на основе Международного стандарта аудита (МСА) 230 "Документирование" и совпадает с ним по тексту. Такой подход к разработке российских стандартов аудита позволил не только использовать международный опыт в области регулирования аудита, но и усилить позиции российских аудиторов, открывая им путь к международному аудиту.

Аудиторская документация - это запись выполненных аудиторских процедур, полученных доказательств и выводов, сделанных аудитором. Форма, содержание и объем аудиторской документации зависят:

- от характера аудиторских процедур;

- от значения рисков существенного искажения;

- от степени суждения, требуемого при выполнении работы и оценке результатов;

- от значения полученных аудиторских доказательств;

- от характера и степени выявленных несоответствий;

- от применяемой методики аудита и используемых инструментов.

По мнению автора, вопрос документирования прочих аудиторских услуг является очень важным как для аудиторской организации и непосредственного исполнителя, так и для заказчика услуг.

Автор также считает, что результатом предоставления консалтинговых услуг (в частности, кадрового аудита, осуществляемого в виде самостоятельной услуги аудиторской организацией) может быть только выдаваемый исполнителем Отчет, а не Заключение.

Необходимость документирования процесса предоставления услуг по кадровому аудиту, как и прочих консалтинговых услуг, вызвана следующими обстоятельствами:

- необходимостью осуществления контроля со стороны руководства организации деятельности консультантов или специалистов, осуществляющих проект;

- целесообразностью своевременного анализа неоднозначно трактуемых законодательством ситуаций, если такие были выявлены в ходе предоставления услуг;

- разделением ответственности за качество предоставленных услуг между исполнителями;

- необходимостью аргументации выводов, предложений и рекомендаций, сделанных заказчику;

- необходимостью наличия доказательств, каковыми будут являться рабочие документы консультанта (РДК) при возникновении конфликтных ситуаций между сторонами договора;

- наличием имеющейся арбитражной практики по вопросам обоснованности включения стоимости консалтинговых услуг в затраты Заказчика.

На последнем обстоятельстве остановимся подробнее. Дело в том, что при выездных проверках расходы на различного рода консалтинговые услуги вызывают у налоговой инспекции сомнение в их целесообразности, стоимости и, соответственно, правомерности включения в затраты для целей исчисления прибыли организацией.

В соответствии со ст. 8 Конституции РФ в Российской Федерации гарантируются единство экономического пространства, свободное перемещение товаров, услуг и финансовых средств, поддержка конкуренции, свобода экономической деятельности. С другой стороны, Гражданский кодекс РФ (ч. 1, гл. 4, ст. 50 "Коммерческие и некоммерческие организации") предусматривает, что лицо, которое в силу закона или учредительных документов юридического лица выступает от его имени, должно действовать в интересах представляемого им юридического лица добросовестно и разумно [1]. Наличие документов, содержащих все необходимые для первичных бухгалтерских документов реквизиты, и рабочих документов консультанта является неопровержимым доказательством факта предоставления услуг, их экономической обоснованности.

В отношении рабочих документов консультанта единые методические подходы аудиторами не выработаны, но все саморегулируемые организации аудиторов рекомендуют своим членам осуществлять документирование предоставления услуг. В крупных аудиторских и консалтинговых организациях давно внедрены и применяются системы документирования процесса предоставления консультационных услуг.

В связи с тем, что при кадровом аудите выявляется множество нарушений заказчиком трудового законодательства и консультант должен охватить большой объем различных документов, необходимость создания РДК очевидна, и их значение возрастает. При кадровом аудите выборочно или в полном объеме (что оговаривается непосредственно в договоре или в приложении к нему) консультант должен проанализировать и задокументировать процесс проверки следующих обязательных документов:

- штатного расписания, действующего на момент проведения проверки;

- трудовых договоров и соглашений к ним;

- трудовых книжек, вкладышей к ним, бланков трудовых книжек;

- приказов по основной деятельности;

- приказов по личному составу;

- документации внутренней переписки;

- графиков отпусков на текущий год и за прошлый год;

- табелей учета рабочего времени;

- локальных документов организации, связанных с трудом и его оплатой;

- документов, подтверждающих стандартные вычеты работника;

- личных карточек унифицированной формы;

- форм расчетного листка;

- личных дел на работников;

- журналов регистрации;

- прочих документов.

При этом проверке подвергаются следующие процедуры:

- приема на работу;

- приема на работу иностранных сотрудников;

- приема на работу по срочному трудовому договору;

- перевода;

- перевода для замещения временно отсутствующего работника;

- изменения условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда;

- изменения условий трудового договора;

- предоставления ежегодного отпуска;

- предоставления дополнительных отпусков за работу во вредных и опасных условиях труда;

- предоставления учебного отпуска;

- предоставления отпуска по беременности и родам;

- предоставления отпуска по уходу за ребенком;

- прекращения трудового договора;

- наложения дисциплинарного взыскания;

- прекращения трудового договора в связи с истечением его срока;

- прекращения договора в связи с непрохождением испытательного срока;

- прекращения трудового договора по инициативе работника;

- прекращения трудового договора по соглашению сторон;

- расторжения трудового договора в связи с сокращением численности или штата;

- расторжения трудового договора за неоднократное неисполнение должностных обязанностей;

- расторжения трудового договора за прогул;

- расторжения трудового договора за появление на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

- перевода на другую работу в соответствии с медицинским заключением;

- соответствия начисления заработной платы в регистрах бухгалтерского учета табелям и прочей документации на отдельные доплаты и выплаты;

- расчета средней заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством;

- расчета отпускных, оплаты отклонений от нормальных условий труда и др.

Отметим, что проверка соблюдения законодательства по оплате труда в рамках кадрового аудита является сегодня, как показывает практика, достаточно востребованной услугой. При планировании данного раздела проверки следует обязательно сравнить проверяемые в рамках аудита финансовой отчетности вопросы с программой кадрового аудита на предмет исключения дублирования. Как правило, при кадровом аудите проверкой охватывается больший объем документов, что фиксируется в РДК.

Приведем пример рабочего документа консультанта в виде теста по проверке правильности составления табеля учета рабочего времени.

Фрагмент Рабочего документа консультанта N _________

Проверка правильности составления табеля учета рабочего времени в ЗАО "КВАН"

ООО "Аудит-АБС"

Договор N _____ от _____

Дата составления РДК ________

Составитель _________________

Этап проверки (объект проверки)	Ответ		Примечание
	Да	Нет
1. Установлена ли документально обязанность ведения табелей:
- прописано в должностных инструкциях
- прописано в трудовом договоре
- имеется отдельный приказ
2. Все ли необходимые подписи имеются в табеле
3. Заполняется ли ежедневно табель уполномоченным лицом
4. Применяются унифицированные формы табеля
5. Учет использования рабочего времени в табеле осуществляется методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.)
6. Учет использования рабочего времени в табеле осуществляется методом регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.)
7. Правильно ли применяются условные обозначения отработанного и неотработанного времени
8. Имеются ли документы, на основании которых выполняются соответствующие отметки в табеле
9. ...

Таким образом, документирование кадрового аудита, как и прочих консалтинговых услуг, является, по нашему мнению, обязательным и важным процессом, требующим определенной унификации рабочих документов консультанта.

Список литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.94 N 51-ФЗ.

2. Федеральное правило (стандарт) аудиторской деятельности N 2 "Документирование аудита", утверждено постановлением Правительства РФ от 23.09.02 N 696.

3. Кисилевич, Т.И. Управленческое консультирование в системе прочих аудиторских услуг // Вестник СГУТиКД. - 2011. - N 4.

4. Кисилевич, Т.И. Неунифицированные формы первичных учетных документов в бухгалтерском и налоговом учете // Аудит и финансовый анализ. - 2009. - N 6.

5. Кисилевич, Т.И. Кадровый аудит: численность работников для целей налогообложения / Т.И. Кисилевич, К.Н. Деревянко // Аудиторские ведомости. - 2012. - N 1-2.

6. www.inprofkadry.ru.

К.Н. Деревянко,

аттестованный аудитор,

член СРО НП "Аудиторская палата России",

ведущий аудитор ООО "Интер-аудит-инвест", г. Сочи

"Аудитор", N 12, декабрь 2012 г.