Если директор уходит в отпуск (О.Н. Русакова, "Зарплата", N 1, январь 2013 г.)

Если директор уходит в отпуск

Груз ответственности руководителя компании огромен, по сути, он отвечает за все. Но точно так же, как и всем сотрудникам, директору положен ежегодный оплачиваемый отпуск.

Директор - это наемный работник. На него распространяются все нормы трудового законодательства, в частности и об отпусках.

Общие правила предоставления отпуска

В соответствии со статьей 123 Трудового кодекса очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Отпуск должен быть запланирован заранее и отражен в унифицированной форме N Т-7 "График отпусков", утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Примечание. Подробнее об этом читайте в статье "График отпусков: составляем круглый год" // Зарплата, 2012, N 12.

Уведомить работника об отпуске надо не позднее чем за две недели до его начала.

Можно заранее издать приказ на отпуск. В приказе специально предусмотрена строка "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен". Смотрите образец 1 на следующей странице.

Образец 1. Приказ о предоставлении отпуска

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301005  |

                                                            |-----------|

    Открытое акционерное общество "Экосервис"        по ОКПО|           |

---------------------------------------------------         \-----------/

              наименование организации

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                 Приказ          |      39/0         |    14/01/2013    |

             (распоряжение)      \--------------------------------------/

     о предоставлении отпуска работнику

                                                      /-----------------\

Предоставить отпуск                                   | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

                        Андрееву Ивану Петровичу      |       1         |

------------------------------------------------------------------------/

                         фамилия, имя, отчество

                              дирекция

-------------------------------------------------------------------------

                        структурное подразделение

                        генеральному директору

-------------------------------------------------------------------------

                  должность (специальность, профессия)

за период работы с "19" марта 2012 г.  по "18" марта 2013 г.

                    --  -----              --  -----

                                             /-------\

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |  14   | календарных ней

                                             \-------/

с "01" февраля 2013 г.  по "14" февраля 2013 г.

   --  -------              --  -------

и(или)

Б. ______________________________________________________________________

          ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

_________________________________________________________________________

            без сохранения заработной платы и другие (указать)

                            /------------\

на                          |            | календарных дней

                            \------------/

с "__" _________________ 20__ г.  по "__" _____________ 20__ г.

                            /------------\

В.    Всего отпуск на       |     14     | календарных дней

                            \------------/

с "01" февраля 2013 г.  по "14" февраля 2013 г.

   --  -------              --  -------

Руководитель  генеральный директор      Андреев            И.П. Андреев

организации   --------------------   --------------   -------------------

                    должность        личная подпись   расшифровка подписи

С приказом (распоряжением)        Андреев             "14" января 2013 г.

работник ознакомлен            --------------          --  ------

                               личная подпись

Примечание. Кто подпишет приказ об отпуске директора

Приказ о предоставлении себе отпуска должен подписать сам директор. Об этом сказано в письме Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.2009 N 1143-ТЗ: "В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т.ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск)".

На основании приказа необходимо заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма N Т-60) и выплатить отпускные не позднее трех дней до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).

Особый статус - особый порядок планирования отпуска

Помимо Трудового кодекса, деятельность директора регулируют еще и иные законы.

Так, Федеральный закон от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ) не запрещает в уставе организаций прописывать иной порядок предоставления отпуска руководителю (п. 3 ст. 11 Закона N 208-ФЗ). Например, генерального директора можно обязать согласовывать время начала отпуска и его продолжительность с учредителями или советом директоров.

Примечание. Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам.

Делегирование полномочий на время отпуска

Директор - первое лицо организации. Именно он совершает сделки от имени общества, утверждает штат, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества (п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ). Чтобы во время его отпуска жизнь в организации не остановилась, директору необходимо заранее делегировать свои полномочия.

Убываю в очередной отпуск...

Перед тем как отправиться на отдых, директор должен подписать приказ о передаче своих обязанностей. Это не кадровый приказ, а приказ по предприятию, и составить его можно в свободной форме (образец 2).

Образец 2. Приказ о делегировании полномочий

               Открытое акционерное общество "Экосервис"

-------------------------------------------------------------------------

                394024, г. Воронеж, ул. Советская, д. 12

Приказ
о возложении обязанностей

г. Воронеж

14 января 2013 года

В связи с очередным отпуском

Приказываю:

1. Возложить на время моего отпуска - с 1 по 14 февраля 2013 года исполнение обязанностей генерального директора на заместителя генерального директора Н.Ю. Егорова.

2. Начальнику отдела кадров Т.А. Ивлевой довести приказ до сведения сотрудников ОАО "Экосервис" в срок до 18 января 2013 года.

Генеральный директор             Андреев         И.П. Андреев

                                                      14 января 2013 года

Доверяю...

Директор, являясь единоличным исполнительным органом, без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки, выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия (подп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью"). Закон об акционерных обществах тоже разрешает действовать без доверенности только лично директору (абз. 3 п. 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).

Другие лица, которым переданы обязанности руководителя на период его ежегодного отпуска, могут действовать только на основании выданной доверенности. Этот порядок распространяется, в частности, на представление интересов организации в налоговых органах (письмо Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227).

Требования к оформлению доверенности установлены в статьях 185-186 Гражданского кодекса:

- доверенность от имени юридического лица подписывается его руководителем с обязательным приложением печати;

- в доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения;

- срок действия доверенности не может быть более трех лет. Если срок действия не указан, то она является действующей в течение года от даты совершения.

Также в доверенности необходимо четко прописать перечень полномочий, которые предоставляются заместителю директора (образец 3). Доверенность лучше оформить на фирменном бланке организации, где указаны ее основные реквизиты. В нотариальном оформлении доверенности нет необходимости.

Образец 3. Доверенность

                   Открытое акционерное общество "Экосервис"

-------------------------------------------------------------------------

        394024, г. Воронеж, ул. Советская, д. 12, ИНН 3604712345,

                      КПП 3601001, ОГРН 1023601539201

Доверенность N 1

г. Воронеж

7 января 2013 года

Открытое акционерное общество "Экосервис", далее - Общество, в лице генерального директора Андреева Ивана Петровича, действующего на основании Устава, доверяет заместителю генерального директора Общества Егорову Николаю Юрьевичу (паспорт серии 45 01, номер 598989, выдан: ОВД "Утечный" г. Воронежа, код подразделения 125-011, зарегистрирован по адресу: 394016, г. Воронеж, ул. Победы, д. 1/1, кв. 1), совершать от имени Общества следующие действия:

1) представлять интересы Общества в любых предприятиях, учреждениях, организациях независимо от их форм собственности;

2) вести переговоры на предмет заключения сделок купли-продажи и оказания услуг от имени общества;

3) заключать договоры сделок купли-продажи и оказания услуг от имени Общества;

4) издавать кадровые приказы, подписывать трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам;

5) издавать приказы по общей деятельности Общества;

6) подписывает финансовые документы.

Полномочия по настоящей Доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Настоящая доверенность выдана 17 января 2013 года и действительна с 1 по 14 февраля 2013 года включительно.

Заместитель генерального директора:       Егоров            Н.Ю. Егоров

Образец подписи заместителя генерального директора удостоверяю

Генеральный директор                      Андреев            И.П. Андреев

                    /----------------------\

                    |Печать ОАО "Экосервис"|

                    \----------------------/

Право первой подписи

Чтобы во время отсутствия директора организация могла продолжать бесперебойно работать, совершать закупки и продажи, чтобы сотрудникам вовремя выплачивали зарплату и отпускные, он должен передать заместителю право распоряжаться денежными средствами организации.

Передача права первой подписи платежных документов оформляется соответствующим приказом или доверенностью. Если в банковской карточке нет образца подписи временно замещающего сотрудника, то необходимо оформить временную карточку. Такой порядок содержится в Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".

Кого оставить заместителем

Мы показали порядок временной передачи полномочий на примере штатного заместителя генерального директора. Рассмотрим нюансы такой замены, а также иные возможные варианты.

Штатный заместитель

В крупных и средних организациях, как правило, у директора есть штатные заместители.

Замещать обязан. Обязанность замещать руководителя на время его отсутствия прописывается и в условиях трудового договора, и в должностных инструкциях заместителя, как в образце 4.

Образец 4. Должностная инструкция заместителя директора (фрагмент)

3. Должностные обязанности

3.1. Заместитель во время отсутствия  директора  компании  выполняет  его

должностные обязанности и несет полную ответственность  за  качественное,

эффективное и своевременное их выполнение.

С должностной инструкцией ознакомлен          Егоров          Н.Ю. Егоров

                  Дата ознакомления: 3 марта 2008 года

Доплата за замену директора. Надо ли доплачивать сотруднику, который является штатным заместителем, за то время, когда он исполняет обязанности директора? Ранее такая доплата заместителю не полагалась. Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.65 N 30/39 "О порядке оплаты временного заместительства" прямо указывало, что штатные заместители права на получение разницы в окладах не имеют. Но впоследствии именно эта норма была отменена Определением Верховного суда РФ от 11.03.2003 N КАС03-2. Сейчас в вопросе назначения доплаты необходимо опираться на требования части 1 статьи 151 Трудового кодекса: "При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата".

Размер доплаты в данном случае законодательство конкретно не указывает, он устанавливается по соглашению между сторонами трудового договора. На практике обычно размер оплаты определяют как разницу между окладами директора и его заместителя. Соответствующую запись предусматривают в трудовом договоре штатного заместителя (образец 5).

Образец 5. Трудовой договор (фрагмент)

3. Условия оплаты труда

3.1. Работнику устанавливается должностной оклад согласно штатному расписанию в размере 27 000 руб. (Двадцать семь тысяч рублей).

3.2. Во время исполнения должностных обязанностей директора Работнику производится доплата в размере разницы между окладом Работника и окладом директора пропорционально отработанному времени.

Штатного зама нет

В небольших организациях штатного заместителя может и не быть. В данном случае обязанности можно возложить на одного из руководителей структурных подразделений.

Перед изданием приказа необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору (образец 6). В этом документе следует установить срок, в течение которого сотрудник будет выполнять обязанности руководителя, а также определить размер доплаты за дополнительную работу.

Образец 6. Дополнительное соглашение к трудовому договору (фрагмент)

Дополнительное соглашение
к трудовому договору от 22.08.2008 N 14

Стороны договорились дополнить трудовой договор следующими пунктами:

1.1. Работнику поручается дополнительная работа (без освобождения от исполнения основной должности): временное исполнение обязанностей генерального директора организации во время отпуска генерального директора. Должностные обязанности генерального директора определяются должностной инструкцией.

2.1.2. Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а Работодатель - досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.

2.1.3. За временное исполнение обязанностей генерального директора работнику устанавливается доплата в размере разницы между окладом Работника и окладом генерального директора пропорционально отработанному времени.

2.1.4. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с 1 февраля и действует по 14 февраля 2013 года включительно.

Закон не устанавливает конкретные квалификационные требования к временно исполняющему обязанности директора. Но в любом случае квалификация заместителя должна быть достаточно высока для того, чтобы он мог грамотно управлять предприятием, пусть даже временно.

Примечание. Кто несет ответственность в период отпуска директора

Руководитель несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ст. 277 ТК РФ). Кроме того, за убытки, причиненные обществу его виновными действиями или бездействием, директор несет гражданско-правовую ответственность (п. 2 ст. 71 Закона N 208-ФЗ и п. 2 ст. 44 Закона N 14-ФЗ). Подробнее об этом читайте в статье "Материальная ответственность руководителя компании" ("Зарплата", 2012, N 7).

Если директор не оставил заместителя, то за все происшествия, случившиеся в период его отсутствия, он сам будет нести материальную, административную и уголовную ответственность.

Он должен знать налоговое, трудовое, гражданское законодательство, внутриотраслевые стандарты, законы о рекламе, антимонопольные, лицензионные правила. Если такого сотрудника в организации нет, на должность директора можно пригласить работника со стороны и принять его по срочному трудовому договору.

Когда директор никого вместо себя не оставил

Если, уходя в отпуск, директор не передал свои полномочия другому лицу, можно говорить о том, что работа организации приостанавливается.

Безналичные платежи и наличные выплаты. Для осуществления любой денежной операции необходима подпись первого лица на платежном документе. Если директора нет и никто не обладает правом первой подписи, становится невозможным осуществление денежных переводов, получение наличных для выдачи зарплаты и т.д.

Думается, излишне предупреждать о недопустимости подделки подписи директора, о проставлении подписи авансом на пустых бланках платежных поручений, чеках (белых листах).

Кадровые действия. Поскольку некому подписать приказы о приеме, увольнении, на отпуск, на командировку и т.д.), кадровая работа оказывается парализованной. Ваш сотрудник даже не сможет уйти на пенсию!

Договорная работа с партнерами. Заключение сделок и подписание контрактов окажется невозможным. Под угрозой может оказаться производственный процесс и финансовое благополучие компании.

О.Н. Русакова,

специалист по трудовому праву

"Зарплата", N 1, январь 2013 г.