Готовимся к сдаче отчета в ПФР (Л. Куревина, "Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.)

Готовимся к сдаче отчета в ПФР

Отчетность по индивидуальному (персонифицированному) учету сдается ежеквартально. При этом в нормативные правовые акты, устанавливающие порядок ведения персонифицированного учета, формы отчетных документов и правила их заполнения неоднократно вносились изменения. Последние были внесены в марте 2012 года. В статье напомним, что такое персонифицированный учет, разберемся, какие формы учета необходимо заполнять при сдаче отчетности, а также что нового установил законодатель в порядке их заполнения.

Персонифицированный учет

Для учета сведений, составляющих страховую и накопительную части пенсии, ПФР создана система индивидуального (персонифицированного) учета. Отношения лиц, участвующих в процессе персонифицированного учета, определены в первую очередь Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ). В соответствии с данным законом работодатель, именуемый страхователем, обязан представлять индивидуальные сведения о каждом работающем у него застрахованном лице в территориальный орган ПФР по месту регистрации.

К сведению. Напомним, что застрахованными лицами являются граждане РФ, работающие по трудовому договору или договору гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг. К ним также относятся иностранные граждане, в том числе граждане СНГ, и лица без гражданства, постоянно или временно проживающие на территории РФ, и иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" (далее - Закон N 115-ФЗ), временно пребывающие на территории Российской Федерации, заключившие трудовой договор на неопределенный срок либо срочный трудовой договор на срок не менее шести месяцев.

Индивидуальный (персонифицированный) учет включает в себя:

- регистрацию застрахованных лиц;

- сбор сведений о страховом стаже, заработной плате и доходе, начисленных, уплаченных и поступивших страховых взносах за застрахованных лиц, а также иных поступивших средствах пенсионных накоплений застрахованных лиц, и внесение их в лицевые счета;

- сбор сведений о включаемых в трудовой (страховой) стаж периодах работы и (или) иной деятельности застрахованных лиц до их регистрации в системе обязательного пенсионного страхования и внесение их в лицевые счета;

- направление застрахованным лицам сведений, содержащихся в их индивидуальных лицевых счетах, а также информирование застрахованных лиц о состоянии специальной части их лицевого счета и результатах инвестирования средств пенсионных накоплений;

- информационное обеспечение процесса установления и корректировки размера трудовых пенсий.

Итак, все сведения, полученные от страхователя органом ПФР, вносятся на индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером. Такой счет открывается на каждое застрахованное лицо (работника) с начала и до конца его трудовой деятельности. То есть все сведения о стаже и страховых взносах работника, представляемые работодателями (страхователями) со всех мест работы, поступают на один и тот же счет. Лицевой счет хранится в ПФР в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти - в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел.

К сведению. Если застрахованное лицо не зарегистрировано в системе обязательного пенсионного страхования, работодатель представляет на это лицо анкету застрахованного лица по форме АДВ-1 в территориальный орган ПФР в течение двух недель с даты заключения трудового или гражданско-правового договора. Орган ПФР в течение трех недель открывает лицевой счет и оформляет работнику страховое свидетельство, содержащее страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС).

Для представления сведений установлены четыре отчетных периода: I квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год. В 2012 году сведения представляются ежеквартально не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом (п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ).

Формы отчетности

Порядок ведения персонифицированного учета, представления отчетности в ПФР и формы документов установлены Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению" (далее - Постановление N 192п) вместе с Инструкцией по заполнению форм документов (далее - Инструкция N 192п) и Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н (далее - Инструкция N 987н).

К сведению. В настоящее время на рассмотрении находится проект приказа Минтруда от 06.11.2012 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах", с принятием которого утратит силу Инструкция N 987н.

Для представления отчетности в 2012 году работодатель заполняет следующие формы:

1. Форма СЗВ-6-1 "Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица". Данная форма индивидуальная и заполняется на каждого сотрудника, в случае если в отчетном периоде необходимо указать:

- отпуск без сохранения заработной платы или получение пособия по временной нетрудоспособности;

- работу в особых условиях труда (в особых территориальных условиях);

- право на досрочную трудовую пенсию (п. 71 Инструкции N 192п).

2. Форма СЗВ-6-2 "Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц". Данная форма списочная, и в ней отражаются данные на тех работников, у которых отсутствовали указанные события за отчетный период и на которых не заполнялась форма СЗВ-6-1 (п. 72 Инструкции N 192п).

3. Форма АДВ-6-3 "Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР" (п. 70 Инструкции N 192п). Данная опись прилагается к пачке документов по форме СЗВ-6-1 и является ее неотъемлемой частью. В ней указывается количество документов в пачке и совокупность начисленных и уплаченных сумм страховых взносов.

4. Форма АДВ-6-2 "Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР". Данная форма сопровождает документы отчетности по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-3 (п. 68, 69 Инструкции N 192п). В описи указывается совокупное количество пачек документов и информация по каждой пачке, а также совокупность начисленных и уплаченных страховых взносов и общее количество застрахованных лиц.

5. Форма СЗВ-6-3 "Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица". Заполняется при сдаче годовой отчетности на каждое застрахованное лицо. Данная форма сопровождается формой АДВ-6-4 "Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, начисляемых плательщиками страховых взносов - страхователями в пользу физического лица" (п. 73 Инструкции N 192п).

К сведению. Одновременно со сведениями персонифицированного учета в орган ПФР также направляются сведения о страховых взносах по новой форме РСВ-1 ПФР, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 15.03.2012 N 232н. Данная информация отсылается одним отправлением (транспортным пакетом). При этом каждый файл с формой РСВ-1 ПФР и персонифицированной отчетностью заверяется ЭЦП отдельно.

Не позднее 20 дней со дня окончания квартала, в течение которого перечислялись дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачивались взносы (в случае их уплаты), работодатель представляет в территориальный орган фонда реестры застрахованных лиц по форме ДСВ-3, утвержденной Постановлением Правления ПФР N 322п*(1).

Отметим также, что на работников, у которых возникло право на получение трудовой пенсии, на основании их заявлений заполняется форма СПВ-1 "Сведения о начисленных, уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица для установления трудовой пенсии". В ней отражаются сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах по состоянию на предполагаемую дату установления пенсии работнику (абз. 2, 4 п. 66 Инструкции N 192п).

Форма СПВ-1 должна быть подписана руководителем, заверена печатью организации (абз. 5 п. 66 Инструкции N 192п) и представлена в орган ПФР в течение 10 дней с момента получения заявления от работника (п. 36 Инструкции N 987н).

Порядок заполнения форм в свете последних изменений

В связи с последними изменениями, внесенными в Постановление N 192п Постановлением Правлением ПФР от 28.03.2012 N 66п (далее - Постановление N 66п), был изменен порядок заполнения форм отчетности, который согласно Информации ПФР от 29.03.2012 "Об изменениях в представлении отчетности по персонифицированному учету за отчетные периоды с 1-го квартала 2012 года" применяется с I квартала 2012 года. Отметим, какие же изменения были внесены Постановлением N 66п:

1. Изменены правила заполнения форм АДВ-6-2 "Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР" и АДВ-3 "Опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, передаваемых страхователем в ПФР".

2. Установлены дополнительные коды для некоторых категорий застрахованных лиц (п. 3 приложения 3 к Постановлению N 66п).

3. Уточнены порядок представления и правила заполнения формы СЗВ-6-1 "Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица". Введены новые коды для обозначения периодов, которые не включаются в страховой стаж работника, но учитываются при расчете трудового стажа (п. 4 приложения 3 к Постановлению N 66п).

4. Внесены изменения в классификатор параметров, используемых в формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, в том числе для отражения сведений:

- за членов экипажей судов, зарегистрированных в Российском международном реестре судов за исполнение обязанностей члена экипажа судна;

- за иностранных граждан или лиц без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов в соответствии с Законом N 115-ФЗ), временно проживающих на территории РФ и заключивших трудовой договор на неопределенный срок либо срочный трудовой договор на срок не менее шести месяцев;

- за работников из числа иностранных граждан или лиц без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов в соответствии с Законом N 115-ФЗ), временно пребывающих на территории РФ и заключивших трудовой договор на неопределенный срок либо срочный трудовой договор на срок не менее шести месяцев.

5. Внесены уточнения в порядок заполнения и представления форм персонифицированного учета в случае выявления ошибок в ранее представленных сведениях (пп. 18-21, 23 п. 3 Постановления N 66п).

Обратите внимание! Корректировочная ведомость представляется в случае выявления ошибок как самим страхователем, так и по результатам проведения проверок территориальными органами ПФР. При этом данная ведомость за прошедшие отчетные периоды представляется страхователем вместе с исходными сведениями за отчетный период, в котором страхователь обнаружил ошибки.

Кроме того, в корректировочных ведомостях должен быть указан код категории застрахованного лица из первичной ведомости.

6. В формах АДВ-6-2, АДВ-6-3 и АДВ-6-4 выплаты в пользу физических лиц и начисленные и уплаченные взносы должны указываться в рублях и копейках (пп. 15, 16, 24 п. 3 Постановления N 66п). К тому же форма АДВ-6-2 дополнена строками "Сумма доуплаченных страховых взносов", которая может иметь как положительное, так и отрицательное значение.

7. Формы СЗВ-6-3 и АДВ-6-4, которые представляются по итогам календарного года, должны подаваться в ПФР одновременно со сведениями по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2. При этом сведения следует формировать в отдельные пачки для каждого кода категории застрахованного лица и типа договора (пп. 22 п. 3 Постановления N 66п).

Формируем и передаем отчетность

Прежде всего отметим, что сведения, включаемые в отчет по персонифицированному учету, должны соответствовать данным бухгалтерского учета и кадровых документов. И чтобы избежать ошибок при сдаче отчетности, формируя сведения, нужно не только правильно заполнить сами формы, но и не ошибиться при занесении сведений о работнике - его персональных данных: Ф.И.О., даты рождения, номера страхового свидетельства; стажа работника; суммы начисленных взносов и т.д. До подготовки отчета некоторые сведения придется запросить в кадровом подразделении, например данные о периодах работы, переводах. Не лишним будет подтвердить и сведения о таких периодах, как: нахождение в отпуске, на больничном, в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком, на работах, связанных с особыми условиями труда, а также наличие гражданско-правовых договоров и их срок действия и т.д. При этом все сведения должны относиться к отчетному периоду. И только после проверки полученных данных можно начать составление отчета.

Итак, передача сведений о застрахованных лицах, которым начислена и (или) произведена уплата страховых взносов, может осуществляться на бумажных носителях или в электронном виде (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

При этом если численность сотрудников организации (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы) превышает 50 человек, то страхователь обязан представлять сведения в электронном форме, заверенной электронной цифровой подписью в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В таком же порядке страхователь может представлять сведения, если в организации менее 50 работающих застрахованных лиц (включая заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы), что, как правило, и бывает. В этом случае заверять информацию ЭЦП не требуется.

Сведения в электронной форме представляются согласно Распоряжению Правления ПФР N 190р*(2), которым утверждены:

- Технология обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФР;

- Регламент обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФР;

- Протокол обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота ПФР;

- Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи.

Сведения о застрахованных лицах считаются представленными своевременно, если они доставлены в территориальный органа ПФР не позднее срока, установленного законодательством. Факт доставки документов подтверждается соответствующей квитанцией, которую страхователь должен получить в течение 4 рабочих дней с момента отправки документов. А в течение 6 рабочих дней с момента отправки он должен получить зашифрованный протокол контроля сведений о застрахованных лицах, подписанный ЭЦП органа ПФР. Отсутствие в протоколе сведений об ошибках будет подтверждением факта представления сведений в орган ПФР. При наличии ошибок страхователь их исправляет и направляет в орган ПФР уточненные данные.

Если в установленное время страхователь не получил квитанцию или протокол контроля, ему следует выяснить причину отсутствия документов и повторить процедуру представления отчетности.

А теперь рассмотрим, каким образом формируются документы на бумажных носителях.

Итак, если документы подаются в бумажном виде, их необходимо сформировать в отдельные пачки. В состав пачки могут входить документы только одного наименования, не считая описи. Например, если в организации произведены начисления 35 работникам, из них за отчетный период 5 находились на больничном, в том числе 1 инвалид, следует составить 3 пачки:

1. Реестр по форме СЗВ-6-2, в котором приводятся данные на 30 работников, отработавших все рабочие дни учетного периода.

2. Форма СЗВ-6-1 на работника-инвалида, который находился на больничном, и опись по форме АДВ-6-3.

3. Форма СЗВ-6-1 на оставшихся работников, получавших пособие по временной нетрудоспособности, и опись по форме АДВ-6-3.

Кроме того, на все пачки заполняется опись по форме АДВ-6-2.

Обратите внимание! В пачки включаются не более 200 документов, а в пачке формы СЗВ-6-2 должны содержаться сведения не более чем о 200 застрахованных (п. 6, 72 Инструкции N 192п). Если работников больше 200, заполняется следующая форма. При этом нумерация в Реестре по форме СЗВ-6-2 должна быть сквозной в пределах пачки документов этого вида.

В отдельные пачки группируются документы, представляемые в отношении различных категорий застрахованных лиц, работников, работающих в различных территориальных условиях, работников, выходящих на пенсию, а также содержащие корректирующие или отменяющие сведения.

Согласно п. 8 Инструкции N 192п опись документов, передаваемых страхователем (работодателем) в территориальный орган ПФР, подписывается исполнителем (по требованию руководителя), заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации.

Документы, содержащиеся в пачке, заверяются в соответствии с требованиями Инструкции N 987н.

Пачка документов может сопровождаться электронным документом, содержащим информацию по всем документам в пачке в соответствии с Правилами подготовки документов персонифицированного учета в электронной форме (формат данных), приведенными в приложениях 3 и 4 к Постановлению N 192.

Если документы в электронном представлении заверяются электронной подписью, наличие документов в письменной форме не требуется.

Каждой пачке документов, представляемой в электронном виде, присваивается номер, который должен быть уникальным внутри календарного года (п. 16 Инструкции N 192п). Номер указывается на описи документов, передаваемых страхователем в ПФР.

Отметим, что работодатель обязан передавать бесплатно каждому застрахованному лицу, работающему у него по трудовому или гражданско-правовому договору, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы, копию сведений, представленных в орган ПФР (ст. 15 Закона N 27-ФЗ).

* * *

Отметим, что Пенсионный фонд рекомендует страхователям не откладывать подготовку отчетности на конец месяца и подавать ее вовремя, поскольку в отношении страхователей, нарушивших сроки представления отчетности по персонифицированному учету, законодательство предусматривает штрафные санкции. Так, в силу ст. 17 Закона N 27-ФЗ за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФР. Взыскание производится органами ПФР в судебном порядке.

Особое внимание следует уделить отчетности, сдаваемой в электронном виде, поскольку нередко сроки нарушаются в силу технических сбоев. И если работодатель вовремя не побеспокоился о том, дошла ли отчетность до адресата, ситуация может быть уже необратима, а штраф - неизбежен.

Кроме того, несвоевременное представление индивидуальных сведений может стать причиной для включения организации в план-график выездных проверок (Распоряжение Правления ПФР от 03.02.2011 N 34р "Об утверждении Методических рекомендаций по организации проведения выездных проверок плательщиков страховых взносов").

Также обращаем внимание работодателей на то, что все формы документов по персонифицированному учету, рекомендуемый порядок их заполнения, а также все изменения, связанные со сдачей отчетности в ПФР, размещены на официальном сайте ПФР www.pfrf.ru в разделе "Работодателям". И перед сдачей отчетности рекомендуем все же уточнить перечень документов и порядок их представления в территориальном органе ПФР.

Л. Куревина,

эксперт журнала "Автономные учреждения: бухгалтерский

учет и налогообложение"

"Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление Правления ПФР от 12.11.2008 N 322п "Об утверждении формы ДСВ-3 "Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены взносы работодателя", Порядка его представления в территориальный орган ПФР, а также Формата представления реестра в территориальный орган ПФР в электронном виде (формат данных)".

*(2) Распоряжение Правления ПФР от 11.10.2007 N 190р "О внедрении защищенного электронного документооборота в целях реализации законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании".