Материальная ответственность работника. Порядок возмещения ущерба (М. Мишанина, "Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.)

Материальная ответственность работника. Порядок возмещения ущерба

Материальная ответственность работника - одна из важнейших тем, затрагивающих отношения между работником и работодателем. На практике встречаются случаи, когда работник наносит ущерб имуществу учреждения. Что делать в этом случае работодателю? Как взыскать сумму причиненного ущерба? Какие документы необходимо для этого оформить? Каковы особенности отражения соответствующих операций в бухгалтерском учете? Ответы на эти и многие другие вопросы читайте в данной статье.

В соответствии с гл. 39 ТК РФ материальная ответственность работника заключается в обязанности возмещения причиненного работодателю прямого действительного ущерба в пределах и в порядке, установленных законодательством.

Для справки. Прямой действительный ущерб - это реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам.

Материальную ответственность несут все работники, состоящие в трудовых отношениях с учреждениями, независимо от их организационно-правовой формы. Работодатель вправе требовать бережного отношения к своей собственности, а при нанесении ущерба имуществу - привлекать работников к материальной ответственности.

Материальная ответственность работника исключается в случаях возникновения ущерба вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).

Различают ограниченную и полную материальную ответственность.

Ограниченная материальная ответственность

Каждый работник при заключении трудового договора или иного документа, подтверждающего факт принятия его на работу, несет ограниченную материальную ответственность за принадлежащее работодателю имущество и другие ценности, которые он использует в процессе своей работы. В соответствии со ст. 241 ТК РФ ущерб возмещается в пределах среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Это условие применяется лишь в том случае, когда размер ущерба превышает средний месячный заработок; если нет, то возмещение осуществляется в сумме причиненного ущерба.

К сведению. Для определения размера среднего заработка следует руководствоваться ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы". При расчете средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат. Расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.

Взыскание с виновного лица суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Следует отметить, что работодатель не может единовременно взыскать сумму ущерба в размере среднего месячного заработка. При возмещении ущерба, причиненного работодателю, размер удержаний не должен превышать 20% от заработной платы работника (ст. 138 ТК РФ).

Обратите внимание! В соответствии с Письмом Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 N 22-2-4852 размер удержаний из заработной платы работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

Полная материальная ответственность

Согласно ст. 242 ТК РФ полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере.

Полная материальная ответственность возлагается на работников при следующих условиях:

- наличие занимаемой должности, выполняемых работ в перечне, утвержденном Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 N 85 (далее - Постановление Минтруда РФ N 85);

- заключение договора о полной материальной ответственности.

Различают индивидуальную и коллективную (бригадную) полную материальную ответственность.

При назначении материально ответственных лиц, прежде всего, необходимо провести инвентаризацию всех передаваемых активов с целью выявления их фактического наличия. В казенном учреждении эта процедура регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49). После этого с работниками должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Материально ответственным лицом может быть любой работник, достигший 18-летнего возраста. Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность только в случаях умышленного причинения ущерба, в результате совершения преступления или административного проступка, а также за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения (ст. 242 ТК РФ). Договор о полной материальной ответственности составляется и подписывается в двух экземплярах. При заключении договора необходимо указать дату, так как именно с этого времени начинает действовать полная материальная ответственность за сохранность вверенного имущества. Типовые формы договоров об индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ N 85.

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работников в случаях (ст. 243 ТК РФ):

- когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

- недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

- умышленного причинения ущерба;

- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть также установлена для руководителя организации, заместителей руководителя, главного бухгалтера, если она прописана в трудовом договоре.

Индивидуальная материальная ответственность. Согласно Постановлению Минтруда РФ N 85 определен перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками:

1. Должности:

- кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров);

- директора, заведующие, администраторы (в том числе старшие, главные), другие руководители организаций и подразделений (в том числе секций, приемных, пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместители, помощники, продавцы, товароведы всех специализаций (в том числе старшие, главные), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции;

- заведующие, другие руководители складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместители; заведующие хозяйством, коменданты зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши; старшие медицинские сестры организаций здравоохранения; агенты по заготовке и (или) снабжению, экспедиторы по перевозке и другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей;

- заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты;

- лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек.

2. Работы:

- прием и выплата всех видов платежей;

- купля (прием), продажа (торговля, отпуск, реализация) услуг, товаров (продукции), подготовка их к продаже (торговля, отпуск, реализация);

- прием на хранение, обработку (изготовление), хранение, учет, отпуск (выдача) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; выдача (прием) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; экипировка пассажирских судов, вагонов и самолетов;

- прием и обработка для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставка (сопровождение), выдача (сдача);

- выращивание, откорм, содержание и разведение сельскохозяйственных и других животных.

Коллективная (бригадная) материальная ответственность. В соответствии со ст. 245 ТК РФ коллективная (бригадная) материальная ответственность наступает при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады). По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность регламентирован Постановлением Минтруда РФ N 85. К таким работам относятся:

- прием и выплата всех видов платежей по расчетам при продаже (реализации) товаров, продукции и услуг;

- осуществление депозитарной деятельности, экспертизы, проверки подлинности и иной проверки, а также операций по купле-продаже денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов;

- купля (прием), продажа (торговля, отпуск, реализация) услуг, товаров (продукции), подготовка их к продаже (торговля, отпуск, реализация);

- прием на хранение, обработку (изготовление), хранение, учет, отпуск (выдача) материальных ценностей на складах, базах, участках, в кладовых, пунктах, отделениях, в других организациях и подразделениях;

- прием от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение и выполнению других операций с ними;

- прием и обработка для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных и денежных ценностей, их доставка (сопровождение), выдача (сдача);

- изготовление (сборка, монтаж, регулировка) и ремонт машин и аппаратуры, приборов, систем и других изделий, выпускаемых для продажи населению;

- покупка, продажа, обмен, перевозка, доставка, пересылка, хранение, обработка и применение в процессе производства драгоценных и полудрагоценных металлов;

- выращивание, откорм, содержание и разведение сельскохозяйственных и других животных;

- изготовление, переработка, транспортировка, хранение, учет и контроль, реализация (покупка, продажа, поставка) ядерных материалов, радиоактивных веществ и отходов и других химических веществ.

Приведенные выше перечни должностей и работ являются исчерпывающими, поэтому договор об индивидуальной или коллективной полной материальной ответственности с лицом, не входящим в его состав является недействительным. Отсюда следует, что привлечь работника к ответственности и взыскать с него ущерб по такому договору невозможно.

Порядок возмещения ущерба, причиненного материально ответственным лицом

Возмещение ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Необходимо отметить, что стоимость имущества при такой оценке не должна быть меньше его балансовой стоимости (с учетом износа).

Федеральным законом может быть установлен особый порядок определения размера подлежащего возмещению ущерба, причиненного работодателю хищением, умышленной порчей, недостачей или утратой отдельных видов имущества и других ценностей, а также в тех случаях, когда фактический размер причиненного ущерба превышает его номинальный размер (ст. 246 ТК РФ).

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества необходимо провести инвентаризацию. Результаты инвентаризации оформляются в соответствии с Методическими указаниями N 49. На основании Инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) оформляются Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Эти документы являются основанием для списания недостач. Списание недостачи имущества и материальных запасов оформляются следующими первичными документами (Приказ Минфина РФ N 173н*(1)):

- Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);

- Акт о списании групп объектов основных средств (ф. 0306033);

- Акт о списании автотранспортных средств (ф. 0306004);

- Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);

- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

В ходе проведения инвентаризации специальная комиссия в составе соответствующих специалистов устанавливает размер причиненного ущерба и причины его возникновения. При выявлении виновного лица, необходимо потребовать от него письменное объяснение причин возникновения ущерба. В случае отказа или уклонения от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт (ст. 247 ТК РФ). Работник может возместить ущерб в добровольном порядке полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке. С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество. Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю. Следует отметить, что если работник отказывается добровольно возместить причиненный работодателю ущерб в сумме превышающей средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом (ст. 248 ТК РФ).

В казенном учреждении на основании Инструкции N 162н*(2) расчеты по недостачам, хищениям денежных средств и ценностей, суммы потерь от порчи материальных ценностей и другие суммы, подлежащие возмещению виновными лицами в установленном законодательством РФ порядке, учитываются на счете 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" с разбивкой по субсчетам:

- 0 209 71 000 "Расчеты по ущербу основным средствам";

- 0 209 72 000 "Расчеты по ущербу нематериальным активам";

- 0 209 73 000 "Расчеты по ущербу непроизведенным активам";

- 0 209 74 000 "Расчеты по ущербу материальных запасов";

- 0 209 81 000 "Расчеты по недостачам денежных средств";

- 0 209 82 000 "Расчеты по недостачам иных финансовых активов".

Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

- суммы выявленных недостач, хищений, потерь, отнесенных за счет виновных лиц, отражаются по рыночной стоимости по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" (0 209 71 560-0 209 74 560, 0 209 81 560, 0 209 82 560) и кредиту счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами";

- суммы восстановленной задолженности неплатежеспособных дебиторов по выявленным недостачам, хищениям, потерям, ранее списанным на забалансовый учет, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" (0 209 71 560-0 209 74 560, 0 209 81 560, 0 209 82 560) и кредиту счета 0 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами";

- суммы выявленных недостач, хищений, потерь денежных средств отражаются по дебету счета 0 209 81 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств" и кредиту счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения";

- суммы, списанные с балансового учета в связи с приостановлением согласно законодательству РФ предварительного следствия, уголовного дела или принудительного взыскания, а также в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" (0 209 71 660-0 209 74 660, 0 209 81 660, 0 209 82 660) и дебету счета 0 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами";

- суммы, поступившие в возмещение причиненного учреждению ущерба, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" (0 209 71 660-0 209 74 660, 0 209 81 660, 0 209 82 660) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 201 00 000 "Денежные средства учреждения" (0 201 11 510, 0 201 21 510, 0 201 34 510), 0 210 02 000 "Расчеты с финансовым органом по поступлениям в бюджет" (0 210 02 410, 0 210 02 420, 0 210 02 430, 0 210 02 440, 0 210 02 130, 0 210 02 620);

- суммы, списанные с баланса в связи с неустановлением виновных лиц, с их уточнениями решениями судов, а также в связи с возмещением ущерба виновными лицами в натуральной форме, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" (0 209 71 660-0 209 74 660, 0 209 81 660, 0 209 82 660) и дебету счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами".

Согласно Инструкции N 157н*(3) аналитический учет по счету 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" ведется в Карточке учета средств и расчетов в разрезе лиц, ответственных за возмещение причиненного ущерба (виновных лиц), вида имущества и сумм ущерба, в том числе по выявленным хищениям, недостачам. Отражение операций по счету осуществляется в Журнале операций расчетов с дебиторами по доходам.

Пример

При увольнении заведующего гаражом (материально ответственного лица) казенного учреждения была проведена инвентаризация, обнаружена недостача автозапчастей на сумму 25 000 руб. Комиссия учреждения признала материально ответственное лицо виновным. Рыночная стоимость автозапчастей на момент обнаружения недостачи составила 27 000 руб. Недостача автозапчастей была добровольно возмещена виновным лицом в натуральной форме.

В соответствии с Инструкцией N 162н необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отнесена недостача автозапчастей на виновное лицо по рыночной стоимости	1 209 74 560	1 401 10 172	27 000
Списана с балансового учета стоимость недостающих автозапчастей	1 401 10 172	1 105 36 440	25 000
Недостача возмещена виновным лицом в натуральной форме	1 401 10 172	1 209 74 660	27 000
Приняты к учету автозапчасти, поступившие в возмещение ущерба, виновным лицом	1 105 36 340	1 401 10 172	27 000

М. Мишанина,

редактор журнала "Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

*(2) Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

*(3) Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.