Ошибки в трудовых книжках: выявить и исправить! (Л. Французова, "Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2013 г.)

Ошибки в трудовых книжках: выявить и исправить!

Наверное, редко найдется трудовая книжка работника, в которой не допущено ни одной ошибки, не имеется ни одного недочета. Автор обращает внимание на типичные ошибки, встречающиеся на практике, советует, как их вовремя исправить.

Количество ошибок в трудовых книжках, как показывает практика, превышает все мыслимые пределы. А ведь это - основной документ о трудовой деятельности работника! Если кадровики допускают ошибки в основном документе, то о других документах по личному составу уже и говорить не приходится. Достаточно во время проверки открыть одну-две трудовые книжки сотрудников, и работу кадровика уже можно оценить, не проверяя все прочее.

Вот и у работника тоже имеется возможность оценить профессионализм бывших коллег-кадровиков, когда во время очередного собеседования при трудоустройстве работник службы персонала ему заявляет: "В вашей трудовой книжке ошибка на ошибке!"

Многих граждан такое замечание повергает в ужас. Однако на самом деле обстоятельства складываются в пользу владельца трудовой книжки: его должно обрадовать, что наконец-то на его трудовом пути встретился квалифицированный специалист, который с ходу выявил, что основной документ о трудовой деятельности не в порядке. Ведь до этого, по-видимому, никто из кадровиков не замечал многочисленных нарушений правил заполнения трудовой книжки этого гражданина либо, не желая его огорчать, об ошибках вслух не говорил.

Между тем, как показывает практика, исправление ошибок должно быть сделано как можно более оперативно. Ведь подобные упущения в работе кадровых служб грозят обернуться многочисленными проблемами для владельцев трудовых книжек в будущем.

Приходится констатировать тот факт, что в последнее десятилетие количество ошибок в трудовых книжках работников приобрело небывалый размах. Причем не стоит думать, что кадровик с 20-летним стажем все сделает грамотно. Кадровикам "старой закалки" свойственна одна особенность: при заполнении трудовых книжек они "не замечают" (или не желают этого замечать?), что законодательство не стоит на месте, а ежедневно меняется. И те правила, которые они применяли 20 лет назад, уже давно не действуют, а они все еще продолжают их применять...

Так, в 2003 году были приняты сразу два нормативно-правовых акта, касающиеся порядка ведения трудовых книжек:

- постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с "Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей", далее - Правила ведения трудовых книжек), последняя редакция от 19.05.2008;

- постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".

Важно помнить, что законодательная база по вопросам работы с трудовыми книжками названными выше двумя нормативными документами не ограничивается. До настоящего времени не отменены, а потому продолжаются применяться в порядке, установленном ст. 423 Трудового кодекса РФ:

- постановление Совета Министров СССР от 21.04.1975 г. N 310 "О трудовых книжках колхозников" (ред. от 15.08.1990);

- постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" (ред. от 15.08.1990).

Никогда не поздно провести аудит трудовых книжек, выявить и исправить допущенные ошибки.

Общие правила

Откроем трудовую книжку и сначала проверим, соблюдены ли общие правила ее заполнения.

Все записи в трудовых книжках производятся перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Не допускается использование зеленой, красной пасты: такие "художественные излишества" неуместны в этом сугубо деловой документе.

Запрещается сокращать какие-либо слова. Например, нельзя употреблять сокращения вроде "пр." вместо "приказ", "ОК" вместо "отдел кадров", "ТК" вместо "Трудовой кодекс", "ст." вместо "статья" и т.д. Приходится признать, что подобными сокращениями и прочими аббревиатурами пестрят практически все трудовые книжки.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (причем, число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 1 декабря 2012 года в трудовой книжке делается запись: "01.12.2012".

Титульный лист

Самыми "трудноисправимыми" ошибками на первом листе трудовой книжки считаются отсутствие подписи лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печати организации (печати кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Восстановить такой пробел через некоторое время становится практически невозможно: некомпетентный кадровик может уволиться, печать может быть уничтожена, фирма исчезнуть и т.д.

В своем письме от 28.08.2008 N 0807-1 Роструд рассуждает об этой проблеме так:

"...Полагаем, что отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки при условии, что все записи о трудовой деятельности внесены правильно, не является автоматически основанием для признания трудовой книжки недействительной.

В случае если печать организации отсутствует и местонахождение организации неизвестно, с нашей точки зрения, работнику для избежания в дальнейшем каких-либо конфликтных ситуаций следует обратиться в архив города, в котором находилась организация, и запросить копию приказа о приеме на работу или другие документы, подтверждающие факт существования данной организации, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта работы в организации, где должна была быть поставлена печать (факта, имеющего юридическое значение). При этом работодатель в случае обращения к нему, полагаем, должен оказать необходимую помощь.

Кроме этого, Пенсионный фонд РФ в своей деятельности руководствуется, в частности, Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 г. N 555 (ред. от 20.07.2011) в соответствии с п. 34 Правил период работы и иной деятельности после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица подтверждаются на основании сведений индивидуального персонифицированного учета. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (ред. от 03.12.2011, с изм. и доп.), в котором закрепляется обязанность страхователя представлять в соответствующий орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о работающих у него застрахованных лицах, вступил в силу на территории Российской Федерации 1 января 1997 года.

Таким образом, для целей пенсионного обеспечения после указанного периода времени первичным является наличие сведений индивидуального персонифицированного учета.

Очень часто кадровики допускают ошибки на титульном листе уже при первичном заполнении трудовой книжки. Практически всегда это происходит от невнимательности сотрудника отдела кадров либо от его нежелания сверить вносимые данные с удостоверяющими их документами. Нередко кадровики вносят сведения со слуха, а потому искажают фамилию владельца трудовой книжки, профессию и т.д.

"Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта", гласит п. 42 Правил ведения трудовых книжек.

Но практически всегда кадровик по первому месту работы, желая скрыть свои "грехи" и вопреки законам, все же выдает работникам "забракованную" трудовую книжку, заведомо зная, что документ содержит неисправимую ошибку и создаст им массу проблем в будущем.

Нормативно-правовые акты о порядке ведения трудовых книжек содержат лишь указания о том, как исправить на титульном листе правильно внесенные личные данные на другие в случае их смены в результате вступления в брак, изменения паспортных данных и т.п. А вот как исправить неправильные записи, ни одна инструкция, конечно, не рассказывает, рассчитывая на то, что перед заполнением документа работник кадровой службы все же удосужится прочитать установленные правила. Увы! На практике такое происходит далеко не всегда.

Если работник менял фамилию в связи с изменением семейного статуса, проследите, чтобы были внесены соответствующие правки на титульный лист. Одной чертой (ручкой, не карандашом!) зачеркивается прежняя фамилия и записываются новые данные. Но это еще не все: ссылка на соответствующий документ делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Если работник получил высшее образование, то прежняя ступень образования не вычеркивается из его жизни и, соответственно, из его трудовой книжки: дополнение записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей. При этом инструкция по заполнению трудовых книжек не обязывает кадровика дополнительно удостоверять внесенные изменения и делать отметки на внутренней стороне обложки (как это мы видели в случае изменения фамилии).

Сведения о работе

А вот в разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание (замазывание, заклеивание) ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Если кадровиком внесена неправильная запись (например, содержащая неверные фактические данные), то исправление производится единственно допустимым способом: путем признания этой записи недействительной.

Допустим, в трудовой книжке следовало написать: "Принята в административный отдел на должность секретаря". Но невнимательный специалист кадровой службы указал: "Принята в административный отдел на должность администратора".

Исправить такую ошибку нужно так.

В графе 1 указывается очередной порядковый номер записи. В графе 2 проставляется не дата первоначальной записи, а дата исправления ошибочной записи, даже если между ошибкой и ее исправлением прошло значительное время.

В графе 3 указывается:

"Запись за номером таким-то недействительна. Принята в административный отдел на должность секретаря".

Если ошибка обусловлена невнимательностью кадровика, а приказ содержит верные сведения, то в графе 4 повторяются дата и номер этого приказа. Если же ошибка закралась в сам распорядительный документ, то сначала необходимо признать недействительным приказ, оформить новый приказ и только затем перенести дату и номер нового документа в графу 4.

Если кадровик хотя бы один раз испортил трудовую книжку тем, что внес запись об увольнении или переводе на другую постоянную работу, которая впоследствии была признана недействительной, то по письменному заявлению работника он обязан выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

До внесения записи о приеме на работу в графу 3 записывается в виде заголовка наименование организации. Типичной ошибкой является то, что многие кадровики указывают либо только полное наименование, либо только сокращенное. Между тем Инструкция по заполнению трудовых книжек требует, чтобы было указано и полное, и сокращенное наименование (при его наличии). Причем наименование работодателя следует указывать в точности с тем, как оно указано в учредительных документах.

В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, согласно которому работник принят на работу, затем указывается сначала его дата и только затем номер.

При внесении записи о приеме на работу никакие условия труда, кроме конкретного наименования структурного подразделения организации (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор) и наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, не вносятся. Так, ошибочным является указание в трудовой книжке на то, что работник принят с испытательным сроком, на неполный рабочий день и т.п. Почему-то по-прежнему кадровики пишут лицам, принятым на условиях срочного трудового договора, в трудовые книжки: "Принят временно...", хотя такое уточнение нормативно-правовыми актами о порядке ведения трудовых книжек не предусмотрено.

В трудовую книжку вносятся сведения только о переводах на другую постоянную работу. Сведения о переводах временного характера, о совмещении профессий (должностей), о замещении временно отсутствующего работника, об отпусках всех видов в документ не вносятся.

Если у работника есть желание в будущем иметь доказательства, что он успешно замещал заболевшего начальника или работал по другой профессии (должности), то он вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче справки либо получении заверенных копий приказов соответствующего содержания.

Вкладыш в трудовую книжку вшивается тогда, когда в трудовой книжке все страницы одного заполнены все страницы одного из разделов, например, "Сведения о работе". Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Чтобы вкладыш не потерялся, кадровик должен его именно вшить (не приклеить и не вложить) в трудовую книжку. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

Если кадровик не захотел утруждать себя тем, чтобы заводить вкладыш, а продолжил вносить сведения о работе в раздел "Сведения о награждении", то это является грубой ошибкой, и работнику необходимо немедленно требовать переносить все записи о работе во вкладыш.

Заверение трудовой книжки

Заверять подписью кадровика и печатью организации каждую внесенную запись в трудовую книжку нормативно-правовые акты о порядке ведения трудовых книжек не обязывают: наоборот, это является ошибкой.

Кадровик (другое уполномоченное приказом лицо) расписывается только один раз: после внесения записи о прекращении трудового договора. Равным образом всего один раз ставится печать.

Свою подпись в трудовую книжку вправе ставить только то лицо, на которое данное полномочие возложено приказом. Этого требует п. 45 Правил ведения трудовых книжек. Таким образом, даже должностная инструкция, содержащая перечисление обязанностей кадровика (в том числе обязанности по ведению трудовых книжек), не может заменять собой указанный приказ. Соответственно, если временно (по причине ухода в отпуск, болезни и пр.) то лицо, которое уполномочено ставить подпись в трудовых книжках согласно приказу, отсутствует, возникает необходимость издать другой приказ о назначении временно ответственным за трудовые книжки еще кого-то из сотрудников.

Запись об увольнении

В записи о прекращении трудового договора основание увольнения должно быть указано в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи закона.

Как замечает в своем письме от 04.05.2009 N 1173-6-1 Роструд, использование формулировки "Уволен по собственному желанию" в трудовой книжке не противоречит ч. 5 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, поскольку основная мысль данной нормы заключается в том, чтобы запись в трудовой книжке четко передавала причину прекращения трудового договора, указанную в соответствующей статье Кодекса. Исключительно формальный подход при применении ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ может привести к неоднозначному толкованию записей, их противоречию здравому смыслу. В частности, в этом случае вызывает затруднение изложение в заявлении работника формулировки увольнения.

Формулировка "Уволен по собственному желанию" четко передает причину прекращения трудового договора и соответствует многолетней практике ведения трудовых книжек правоприменителями.

В Правилах ведения трудовых книжек понятия "увольнение" и "прекращение трудового договора" употребляются как тождественные.

В связи с этим допускается возможность указания в трудовой книжке как фразы "Уволен", так и "Трудовой договор прекращен" (например, когда трудовой договор прекращает свое действие в результате смерти работника).

Вместе с тем многолетняя практика ведения трудовых книжек выработала подход, согласно которому в трудовой книжке, как правило, употребляется слово "уволен".

Учитывая изложенное, при прекращении трудового договора по инициативе работника запись в трудовой книжке производится примерно следующего содержания:

"Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

При получении трудовой книжки при увольнении вручите работнику трудовую книжку в открытом виде, на той странице, где была внесена последняя запись, чтобы работник не сразу убрал документ в сумку, а взглянул на те записи, которые были ему внесены. Попросите работника перечитать все записи, перепроверить даты, нумерацию и т.п. И если все сведения внесены правильно, то работник должен расписаться непосредственно в трудовой книжке, а не на отдельном листочке, как это делали раньше.

Роструд настоятельно рекомендует (см. письмо от 04.05.2009 N 1173-6-1) подпись работника ставить под подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. При этом работнику целесообразно делать расшифровку своей подписи.

Если же работник обнаружил ошибку, немедленно признайте ее и примите меры к исправлению "по горячим следам", чтобы по новому месту работы новый кадровик не восклицал, оценивая ваш профессионализм: "В этой трудовой книжке ошибка на ошибке!"

Библиографический список

1. Галкина Е. Трудовая книжка: работа над ошибками // Кадровик. Кадровое делопроизводство. - 2011. - N 5.

Л. Французова,

юрист по трудовому праву

ООО "Кадровый Холдинг "Бета Пресс"

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 1, январь 2013 г.