Основные цели и задачи финансово-экономического учета в медицинских организациях
Учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.
Являясь одной из функций управления, финансово-экономический учет решает следующие важнейшие задачи: предоставление информации для научного планирования и повышения эффективности работы, контроль за выполнением сметы расходов учреждений, соблюдением режима экономии, охрана всех видов собственности, обеспечение информацией для внедрения и повышения эффективности работы, выявление резервов повышения эффективности и качества работы.
Посредством учетной информации осуществляется контроль за мерой труда и мерой потребления, определяется объем выполненной работы и причитающаяся каждому работнику оплата в соответствии с количеством и качеством затраченного труда.
Для организации систематического и действенного контроля за выполнением сметы расходов необходима надежная учетная информация о состоянии хозяйственной деятельности. Контроль неразрывно связан с учетом и практически неотделим от него. Отсутствие учетной информации может привести к отрыву органов управления от реальной практики.
Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей [13, С. 7].
По данным учета выявляются резервы повышения эффективности работы учреждений. Используя его данные, определяются возможности улучшения качества работы, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, устанавливаются причины нерационального их использования и намечаются пути устранения недостатков и улучшения качества работы.
Бухгалтерский учет в учреждениях здравоохранения осуществляет бухгалтерия, которая является отдельным структурным подразделением. В ее обязанности входит:
обеспечение правильной организации бухгалтерского учета в соответствии с инструкцией и отдельными указаниями;
осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;
контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету с учетом внесенных в них в установленном порядке изменений, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей;
своевременное финансирование учреждений, ведущих учет самостоятельно, а также контроль за исполнением ими смет расходов и правильной постановкой бухгалтерского учета;
учет доходов и расходов по сметам специальных средств и учет операций по другим внебюджетным средствам;
начисление и выплата в срок заработной платы рабочим и служащим, стипендий учащимся учебных заведений; своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет, с предприятиями, учреждениями и отдельными лицами;
участие в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременное и правильное определение результатом инвентаризации и отражение их в учете;
проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на ответственном хранении;
широкое применение современных средств вычислительной техники при выполнении учетно-вычислительных работ; составление и представление в установленные сроки бухгалтерской отчетности;
составление и согласование с руководителями учреждений (при отсутствии плановых отделов или других аналогичных структурных подразделений) смет расходов и расчетов к ним;
осуществление контроля за сохранностью средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;
систематизированный учет положений, инструкций, методических указаний по вопросам учета и отчетности, других нормативных документов, относящихся к компетенции бухгалтерских служб;
хранение бухгалтерских документов, регистров учета, машинограмм, смет расходов, расчетов к ним, других документов, а также сдача их в архив в установленном порядке.
Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется, как правило, централизованными бухгалтериями, создаваемыми при министерствах, ведомствах, а также при центральных городских и районных больницах и других учреждениях.
Учреждения расходуют государственные средства в соответствии с целевым назначением и в меру выполнения мероприятий, предусмотренных сметами, строго соблюдая финансово-бюджетную дисциплину и максимальную экономию материальных ценностей и денежных средств.
Форма учета
Учет в учреждениях здравоохранения осуществляется на основании инструкции по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. Данный документ содержит план счетов, состоящий из 15 разделов, 32 счетов, 140 субсчетов и 13 забалансовых счетов. Счета нумеруются двузначными цифрами, субсчета трехзначными.
Бухгалтерский учет исполнения смет расходов осуществляется по мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.
Министерства и ведомства Российской Федерации в отдельных случаях могут разрешать учреждениям вести бухгалтерский учет по журнально-ордерной форме при наличии разработанных и согласованных с Министерством финансов Российской Федерации указаний [13, С. 6].
Представление первичных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения. Если учет ведется централизованной бухгалтерией, этот график утверждается руководителем учреждения, при котором создана бухгалтерия. Выписки из графика документооборота о сроках представления документов в бухгалтерию вручаются материально ответственным и другим должностным лицам.
Все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, подписываются руководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или заменяющим его лицом. Право первой подписи может быть также предоставлено начальникам управлений и самостоятельных отделом министерств и ведомств, по письменному распоряжению руководителя.
В централизованных бухгалтериях банковские документы, расходные кассовые документы и платежные ведомости на выдачу заработной платы и другим выплатам подписываются руководителями учреждения или другим заменяющим его лицом и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, строительных материалов, изделий медицинского назначения, медикаментов и других ценностей, а также документы по расчетным и кредитным операциям учреждений, обслуживаемых централизованными бухгалтериями, подписываются соответствующими руководителями учреждений и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.
Документы считаются недействительными и не принимаются к исполнению, если на них нет подписи главного бухгалтера или заменяющего его лица. Если на приходных кассовых ордерах нет подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира, они также считаются недействительными.
Первичные документы должны быть надлежащее оформлены, они являются основанием для отражение записей в учетных регистрах, и оформления бухгалтерских проводок. Первичные документы могут быть разовые, то есть для оформления отдельных хозяйственных операций, или групповыми, предназначенными для оформления ряда однородных хозяйственных операций за определенный период. Первичные документы составляются в момент совершения операции, если это невозможно, то сразу после ее окончания и должны содержать достоверные данные.
Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты:
1) наименование документа;
2) код формы;
3) дату составления;
4) содержание хозяйственной операции;
5) измерители в количественном и стоимостном выражении;
6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7) личные подписи и их расшифровки.
В некоторых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, другие дополнительные реквизиты. Записи в первичных документах производятся чернилами, пастой шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркивают.
В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.
Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно проверяются как по форме, так и по содержанию. Эти документы должны быть полностью и правильно оформлены, должны иметь все необходимые реквизиты, должна быть логическая увязка отдельных показателей.
Лица, создавшие и подписавшие первичные документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных, за своевременное и доброкачественное составление.
Обязательному гашению штампом или надписью от руки: "Поручено" или "Оплачено" подлежат все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, с указанием даты.
Принятые к учету документы после проверки систематизируются по датам совершения операций, в хронологическом порядке и оформляются мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие номера:
мемориальный ордер 1 - накопительная ведомость по кассовым операциям ф. 381;
мемориальный ордер 2 - накопительная ведомость по движению средств на бюджетных текущих счетах ф. 381;
мемориальный ордер 3 - накопительная ведомость по движению средств на текущих счетах по внебюджетным средствам ф. 381;
мемориальный ордер 4 - накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек ф. 323;
мемориальный ордер 5 - свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям ф. 405;
мемориальный ордер 6 - накопительная ведомость по расчетам с разными учреждениями и организациями ф. 408;
мемориальный ордер 7 - накопительная ведомость по расчетам в порядке плановых платежей ф. 408;
мемориальный ордер 8 - накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами ф. 386;
мемориальный ордер 9 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств ф. 438;
мемориальный ордер 10 - накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных и быстроизнашивающихся предметов ф. 438;
мемориальный ордер 11 - свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания ф. 398;
мемориальный ордер 12 - свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания ф. 411;
мемориальный ордер 13 - накопительная ведомость по расходу материалов ф. 396;
мемориальный ордер 14 - накопительная ведомость начисления доходов по специальным средствам ф. 409;
мемориальный ордер 15 - свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей ф. 406.
По остальным операциям и по операциям "Сторно" составляются отдельные мемориальные ордера ф. 274, которые нумеруются начиная с 16 за каждый месяц в отдельности. Эти ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня, по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция субсчетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного субсчета и кредиту другого субсчета или нескольких субсчетов или по кредиту одного субсчета и дебету нескольких субсчетов.
Основные виды бухгалтерских проводок представлены в Инструкции по бухгалтерскому учету.
Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или заменяющим его лицом и исполнителем, при централизации учета - кроме этого и руководителем группы учета.
В книге "Журнал-главная" ф. 308 регистрируются все мемориальные ордера. Учет ведется по субсчетам, а по решению главного бухгалтера может вестись по счетам.
В соответствии с заключительным балансом за истекший год открывается книга "Журнал-главная" с записями сумм остатков на начало года. Записи в ней производятся по мере составления мемориальных ордеров. Суммы мемориального ордера записываются сначала в графу "Сумма по ордеру", а затем в дебет и кредит соответствующих субсчетов. Сумма оборотов за месяц по всем субсчетам как по дебету, так и по кредиту должна быть равна итогу графы "Сумма по ордеру". Второй строкой после оборотов за месяц выводится остаток на начало следующего месяца по каждому субсчету.
Исправление ошибок, обнаруженных в записях бухгалтерского учета за текущий год, производится в следующем порядке: обнаруженная ошибка за данный отчетный период до момента представления бухгалтерского баланса, не требующая изменения данных мемориального ордера, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и надписывается над зачеркнутым исправленный текст и сумма, одновременно здесь же на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается оговорка "Исправлено"; если ошибка обнаружена до момента представления бухгалтерского баланса и вызвана ошибкой в мемориальном ордере, в зависимости от ее характера исправляется дополнительным мемориальным ордером или по способу "Красное сторно"; точно так же исправляются ошибки во всех случаях, когда они обнаружены в записях, за тот отчетный период, за который баланс уже представлен. Дополнительные мемориальные ордера, помимо обычных реквизитов, должны иметь ссылку на номер и дату мемориального ордера, исправляемого данным ордером.
По истечении отчетного месяца все мемориальные ордера вместе с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. На обложке должна быть надпись: наименование учреждения или централизованной бухгалтерии, название и порядковый номер папки, дела, отчетный год и месяц, начальный и последний номера мемориальных ордеров, количество листов в деле.
Автоматизированная система бухгалтерского учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки документации по всем разделам учета с составлением баланса в соответствии с межотраслевыми типовыми проектными решениями по комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Проекты должны предусматривать следующие разделы учета: труда и заработной платы; расчетов по специальным видам платежей; продуктов питания; материальных ценностей, расчетных операций, кассовых и фактических расходов и сводный синтетический учет.
Бухгалтерский учет ведется на основе единого классификатора учетных номенклатур по всем синтетическим и аналитическим счетам. Первичные документы кодируются в строгом соответствии со структурой и значностью кодов, приведенных в классификаторах учетных номенклатур.
Таким образом, данные синтетического и аналитического учета отражаются в машинограммах, предусмотренных межотраслевыми типовыми проектными решениями с применением электронных вычислительных машин, утвержденных Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации.
Машинограммы являются регистрами синтетического и аналитического учета.
Обязанность по кодированию и оформлению документов для передачи их вычислительной установке возлагается на бухгалтерские службы. Машинограммы должны быть оформлены надлежащим образом, подписаны лицами, ответственными за их выпуск, и скреплены печатью. Они хранятся отдельно по каждому номеру машинограммы соответствующего субсчета.
Объекты учета
В соответствии с законодательством бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах предприятий, о движении имущества и обязательств путем сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций.
Соответственно, исходя из этого определения, объектами бухгалтерского учета в учреждениях здравоохранения являются:
имущество;
обязательства;
хозяйственные операции, осуществляемые предприятием в процессе своей деятельности.
Имущество учреждения представляет собой совокупность всех имеющихся в распоряжении активов: основные средства, здания, сооружения, оборудование, автотранспорт, строительные, горючее и смазочные материалы, медикаменты, перевязочные средства, продукты питания, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, белье, постельные принадлежности, обувь, денежные средства на текущем расчетном счете и в кассе, финансовые активы и т.д.
Имущество учреждений классифицируется на несколько групп:
1. Основные средства.
2. Материальные запасы.
3. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.
4. Денежные средства и финансовые вложения.
К основным средствам относятся здания, сооружения, передаточные устройства, рабочие и силовые машины и оборудование, вычислительная техника, медицинское оборудование (зубоврачебные кресла, операционные столы, кровати со специальным оборудованием и др.), измерительные приборы (дозаторы, барометры, индикаторы, манометры, хронометры, мерники, специальные весы), регулирующие приборы и устройства (кислородно-дыхательные приборы, регулирующие устройства электрические, пневматические и гидравлические, пульты автоматического управления), лабораторное оборудование (пирометры, регуляторы, калориметры, приборы для определения влажности, микроскопы и т.д.), транспортные средства, инструменты, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий и продуктивный скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и нематериальные активы. Также к ним относятся капитальные вложения на улучшение земель и в арендованные здания, сооружения и другие объекты.
К материальным запасам относятся: строительные материалы, оборудование к установке, материалы, продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, топливо и горючее, корма, фураж, тара, запасные части к машинам и оборудованию, продукция и изделия подсобных хозяйств, молодняк животных на откорме, материалы для учебных, научных и других целей, а также материалы длительного пользования, спецоборудование для хоздоговорных и научно-исследовательских работ.
К малоценным и быстроизнашивающимся предметам относятся: предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости, или стоимостью в пределах 500 рублей за единицу, независимо от срока службы за исключением сельскохозяйственных машин и орудий, строительного механизированного инструмента, рабочего и продуктивного скота; орудия лова; специальные инструменты и приспособления; специальная одежда, обувь, постельные принадлежности, форменная одежда, обувь; временные (нетитульные) сооружения, приспособления и устройства, затраты по возведению которых относятся на себестоимость строительно-монтажных работ в составе накладных расходов; тара для хранения товарно-материальных ценностей стоимостью в пределах установленного лимита; предметы, предназначенные для выдачи напрокат независимо от стоимости; молодняк животных, птица, кролики, а также подопытные животные; многолетние насаждения, выращиваемые в питомнике в качестве посадочного материала.
Денежные средства учреждений здравоохранения хранятся в учреждениях банка на текущих расчетных счетах. Для осуществления своей деятельности в учреждениях хранятся наличные денежные средства в кассе. Это необходимо для оплаты труда, выплаты компенсации, пособий, доплат, а также на выдачу в подотчет для хозяйственных операций (приобретение ГСМ, хозяйственных средств), возмещения командировочных расходов и т.д.
С расчетного счета денежные средства учреждений могут быть перечислены на основании платежного поручения, другим учреждениям и организациям, путем безналичного расчета. Главными распорядителями ассигнований в учреждениях банка открываются отдельные текущие счета:
1. На расходы учреждения.
2. На расходы учреждений и организаций, обслуживаемых централизованной бухгалтерией; для перевода средств подведомственным учреждениям.
3. На финансирование капитальных вложений.
Обязательства учреждения перед третьими лицами возникают в ходе хозяйственной деятельности и погашаются по мере получения финансирования на покрытие расходов.
Возникновения обязательств связано с приобретением товарно-материальных ценностей у поставщиков, возникновением задолженности по оплате труда, начислением страховых взносов и платежей, оплатой налогов, начислением процентов по полученным ссудам и т.д.
Операции, изменяющие финансово-хозяйственное состояние предприятия: расчетные операции (начисление, оплата задолженности и взыскание обязательств по долгам); операции, изменяющие состояние средств предприятия (финансовых, денежных, материальных, основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов), это поступление и выбытие основных средств и материальных ресурсов, приобретение и расходование медикаментов и перевязочных средств на лечение больного и т.д.; операции по капитальному вложению (строительство здание, сооружений, капитальный ремонт машин и оборудования),
Все операции учреждения здравоохранения должны быть оформлены первичными документами. Они должны содержать определенные реквизиты, иначе документы будут являться недействительными. При необходимости к первичным документам должны прилагаться сопроводительные документы. Например, если был составлен акт приемки основных средств, то в нем указываются все характеристики объекта, стоимость, износ, годы выпуска, постройки, а также прилагаемые к акту сопроводительные документы: технический паспорт, типовая документация по проектированию и другие виды документации.
Поступление бюджетных средств на финансирование расходов учреждения также является объектом бухгалтерского учета. Денежные средства, полученные в счет финансирования и на выполнение определенных мероприятий, если они поступают из федерального бюджета, то оприходуются записью в дебет субсчета 100 и кредит субсчета 230, а если поступают от главного распорядителя ассигнований, то записываются в дебет субсчета 100 и кредит субсчета 140.
Учет расходов и расчетов.
При работе учреждения возникают следующие виды расходов.
Расходы на заработную плату основным работающим и совместителям, включая оплату очередных и дополнительных отпусков, доплат за совмещение, за ненормированный и напряженный труд, за работу в ночное время, в выходные и праздничные дни, оплату районных коэффициентов и других видов доплат.
Расходы на оплату начислений от заработной платы, оплата взносов в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Фонд занятости населения, Фонд обязательного медицинского страхования.
Расходы на текущую деятельность: приобретение медикаментов и продуктов питания, оплата теплоэлектроэнергии, расходы на периодическую печать, коммунальные расходы, оплата угля, газа и других видов топлива, приобретение канцелярских принадлежностей и мягкого инвентаря и т.д.
Список используемых источников
1. Вялков А.И., Карпеев А.А., Кузин В.Ф. Проблемы и перспективы развития системы стандартизации в здравоохранении. - М.: Проблемы стандартизации в здравоохранении. - 2000. - N 2-8 с.
2. Вялков А.И. Основы региональной политики в здравоохранении. - М.: ГЭОТАР-МЕД. - 2001. - 336 с.
3. Вялков А.И. Роль стандартизации в выполнении задач совершенствования медицинской помощи населению // Проблемы стандартизации в здравоохранении. - 2002. - N 3-8 с.
4. Вялков А.И., Райсберг Б.А., Шиленко Ю.В. Управление и экономика здравоохранения. - М.: ГЭОТАР-МЕД, 2002. - 327 с.
5. Вялков А.И. Управление в здравоохранении Российской Федерации. Теория и практика. - М.: ГЭОТАР-МЕД, 2003. - 528 с.
6. Вялков А.И. Управление качеством в здравоохранении // Проблемы управления здравоохранением. - 2003. - N 1. - 8 с.
7. Вялкова Г.М., Флек В.О. Показатели эффективности деятельности амбулаторно-поликлинических и стационарных учреждений // Главврач, 2004. - N 6. - 4 с.
8. Гасников В.К. Основы научного управления в здравоохранении. Учебное пособие. - Ижевск, 1997. - 170 с.
9. Глухов В.В. Менеджмент. - СПб: Лань, 2002. - 526 с.
10. Дьяченко В.Г. Экспертиза качества медицинской помощи. Вопросы теории и практики. - М.: ЗдравРеформ, 1996. - 203 с.
11. Гребенников В.И., Яковлев Е.П. Дифференцированная оплата труда // Главный врач. - 2000. - N 3.
12. Гройсман В.А. Современные технологии управления лечебно-профилактическим учреждением. - Тольятти, 2000.
13. Кадыров Ф.Н. Методические подходы к некоторым проблемам оплаты труда работников в условиях ОМС // Экономика здравоохранения. - 1996. - N 12. - С. 28-34.
14. Конгстведт П. Управление медицинской помощью: Практическое руководство. - М.: ГЭОТАР-МЕД, 2000. - 743 с.
М.С. Смайловская,
д-р экон. наук, проф. МГУСиТ, Москва
"Экономист лечебного учреждения", N 1 январь 2013 г.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Экономист лечебного учреждения"
Общероссийский ежемесячный журнал (рег. свидетельство ПИ N ФС 77-24741 от 29.06.2006 г.) регулярно выпускается с 2006 года.
В журнале рассматриваются особенности экономических отношений в здравоохранении, проводится экономический анализ деятельности медицинских организаций. Журнал знакомит читателей с опытом организации экономической деятельности ЛПУ, подробно информирует по вопросам финансирования медицинской помощи, о проблемах оплаты труда медработников. Один из постоянных разделов журнала - экономическая учеба. Регулярно печатаются актуальные материалы о практике работы экономических служб в условиях кризиса.
С полным содержанием журнала можно ознакомится на сайте www.panor.ru