Командировочные расходы в иностранной валюте (Л. Морозова, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.)

Командировочные расходы в иностранной валюте

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебная командировка может проходить как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами. В данной статье рассмотрим порядок возмещения работнику расходов, связанных с его служебной командировкой за границей, а также правила принятия к бухгалтерскому учету расходов, произведенных в иностранной валюте, и их пересчета в российские рубли.

Общие положения о направлении в заграничную командировку и ее документальном оформлении

Напомним, что особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств установлены в Положении N 749*(1).

Согласно п. 2 данного положения в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании (унифицированная форма Т-10а), которое утверждается работодателем (п. 6 Положения N 749).

Работник направляется в командировку на основании изданного в учреждении приказа о направлении работника в командировку (унифицированные формы Т-9, Т-9а), в котором указывают фамилию и инициалы командированного работника, его должность или специальность, цель, время и место поездки.

Если работник отправляется в командировку в государства, являющиеся участниками Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, то в соответствии с решением работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10), подтверждающее срок его пребывания в командировке (п. 7, 15 Положения N 749).

Направление работника в командировку за границу в другие страны и государства осуществляется без оформления командировочного удостоверения. Даты пересечения государственной границы Российской Федерации в этом случае при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте (п. 15, 18 Положения N 749).

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):

- авансовый отчет (ф. 0504049) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (если оно оформляется), документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.

Аванс на командировочные расходы

В соответствии с п. 10 Положения N 749 работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Аванс может быть выдан как в валюте РФ, так и в иностранной валюте. Выплата аванса в иностранной валюте, также как и погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 16 Положения N 749).

В случае если при направлении работника в командировку за границу аванс ему выдается в рублях, как правило, их обмен на иностранную валюту осуществляется самим работником. В подтверждение обменных операций работник по возвращении предоставляется справку об обмене валюты.

Стоит отметить, что аванс на командировочные расходы может быть выплачен наличными из кассы, а также с использованием банковских дебетовых карт, эмитируемых кредитными организациями, в том числе в рамках "зарплатных" проектов.

Более того, Минфин в Письме от 05.10.2012 N 14-03-03/728 даже рекомендует организациям сектора государственного управления минимизировать наличное денежное обращение путем введения механизмов безналичных расчетов с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт работников. В качестве преимуществ безналичного способа расчетов с подотчетными лицами, Минфин называет следующие моменты:

- повышение эффективности платежных процессов;

- автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

Практика показывает, что перечисление средств на счета работников, открытые им в кредитных организациях для расчетов с использованием расчетных (дебетовых) карт комфортно и упрощает процедуры по выполнению работодателем (наймодателем) обязанностей по возмещению произведенных работником командировочных расходов, а также повышает оперативность и надежность осуществления платежей.

Введение механизма безналичных расчетов с подотчетными лицами осуществляется путем внесения соответствующих положений в коллективный договор, положение о служебных командировках, учетную политику. Так, например, Минфин в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора осуществляет выдачу своим работникам денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица с указанием в нем реквизитов, необходимых для перечисления на счет работника, открытый в кредитной организации, при командировании:

- на территории Российской Федерации в рублях, с применением банковских карт, используемых в рамках "зарплатного" проекта;

- на территории иностранных государств в долларах США, с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре.

Возмещение заграничных командировочных расходов

Согласно ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения N 749 в случае направления в служебную командировку на территорию иностранных государств работодатель обязан возмещать работнику:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в том числе командировками на территории иностранного государства, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Стоит отметить, что при установлении размеров суточных и расходов по найму жилого помещения, возмещаемых казенными учреждениями за счет бюджетных средств необходимо руководствоваться:

- Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета";

- Приказом Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н "Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

На бюджетные и автономные учреждения вышеперечисленные нормативные акты не распространяются, поскольку они не относятся к учреждениям, финансируемым за счет средств федерального бюджета. Следовательно, такие учреждения вправе самостоятельно устанавливать размеры возмещения расходов, связанных с командировками на территорию иностранных государств.

Далее рассмотрим особенности возмещения некоторых расходов, произведенных работником, командированным на территорию иностранного государства.

Суточные. В соответствии с п. 17 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

- при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам пограничных органов в паспорте о пресечении государственной границы Российской Федерации либо по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении (если оно оформляется).

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения N 749).

В случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению руководителя учреждения при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения N 749).

Если работник, выехавший в командировку на территорию иностранного государства, возвратился на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте ему выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения N 749).

Расходы по найму жилого помещения. В соответствии с п. 21 Положения N 749 расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения (проживанию) в иностранной гостинице (отеле), как правило, служит инвойс (от англ. "invoice" - счет, фактура, счет-фактура, накладная).

Для справки. Если в счете за проживание в иностранной гостинице отдельной строкой выделена сумма НДС, то работодатель возмещает сотруднику все сумму расходов, указанную в счете, включая указанную сумму налога. В последующем работодатель вправе учесть такую сумму в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль в рамках деятельности, приносящей доход (Письмо Минфина РФ от 30.01.2012 N 03-03-06/1/37).

Помимо счета за проживание в гостинице, расходы по найму жилого помещения могут подтверждаться кассовыми чеками и чеками, выдаваемыми при операциях с использованием пластиковых банковских карт (Письмо Минфина РФ от 16.02.2009 N 03-03-05/23).

Расходы на проезд. Согласно п. 22 Положения N 749 расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном п. 12 Положения N 749 при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

Напомним, что на основании п. 12 Положения N 749 расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В данном случае под транспортом общего пользования понимаются:

- железнодорожный транспорт (пассажирские поезда);

- водный транспорт (морские и речные судна);

- воздушный транспорт (пассажирские самолеты);

- автомобильным транспортом (автобусы и маршрутки общего пользования);

- электротранспорт (электрички, троллейбусы и трамваи).

Документом, подтверждающим расходы на проезд, является проездной билет.

В настоящее время все большой популярностью пользуются электронные авиа- и железнодорожные билеты. При покупке проездных билетов электронным способом оправдательными документами, подтверждающими расходы на проезд, служат:

а) при авиаперелете:

- сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;

- посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;

б) при железнодорожных перевозках - контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Такие разъяснения приводятся в письмах Минфина РФ от 26.04.2012 N 03-03-04/1, УФНС РФ по г. Москве от 07.08.2012 N 16-15/071659@.

Обратите внимание! В случае утери проездных документов Минфин рекомендует использовать в качестве оправдательных следующие документы:

- если утерян посадочный талон, в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (письма Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11);

- при потере подлинников проездных документов может быть представлен дубликат проездного документа или копия экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку физического лица, или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки (Письмо Минфина РФ от 05.02.2010 N 03-03-05/18).

Кроме того, работникам также могут быть возмещены расходы по проезду на такси при условии наличия соответствующих оправдательных документов, оформленных надлежащим образом и позволяющих подтвердить использование работником такси для поездок, осуществляемых в служебных целях (письма Минфина РФ от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180, от 25.04.2012 N 03-04-05/9-549). Такими документами являются кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112).

Целесообразность использования услуг такси в интересах учреждения работник может указать в объяснительной записке (например, в связи со срочностью служебного поручения или отсутствием (нерегулярностью) рейсов общественного транспорта).

Принятие к бухгалтерскому учету командировочных расходов, произведенных в иностранной валюте, и их перерасчет в рубли

В соответствии с п. 13 Инструкции N 157н*(2) бухгалтерский учет ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Первичные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Таким образом, в первую очередь при принятии к учету документов, подтверждающих командировочные расходы, составленные на иностранном языке, необходимо обязательное наличие их перевода на русский язык. Такой перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Далее рассмотрим особенности пересчета в рубли при принятии к учету командировочных расходов, произведенных в иностранной валюте.

Согласно п. 215 Инструкции N 157н учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет.

Задолженность подотчетного лица уменьшается на сумму отраженных в авансовом отчете произведенных им расходов, подтвержденных оправдательными документами.

Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается учреждением принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.

Сумма неизрасходованного аванса, выданного ранее работнику наличными денежными средствами, по завершении командировки вносится им в кассу.

Исходя их вышеизложенного, при выдаче в подотчет командируемому сотруднику аванса в иностранной валюте полученные и израсходованные им подотчетные суммы учреждение в бухгалтерском учете отражает одновременно в соответствующей иностранной валюте, а также в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи денежных средств под отчет. Стоит отметить, что в данном случае перерасчет выданной иностранной валюты на дату утверждения авансового отчета не производится.

Однако стоит учитывать, что при возврате сотрудником неизрасходованных подотчетных сумм в иностранной валюте они отражаются в бухгалтерском учете в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату внесения денежных средств в кассу) (п. 154 Инструкции N 157н).

Как было указано выше, в случае если командируемому работнику аванс выдается в рублях, он самостоятельно обменивает их на иностранную валюту. Документом, подтверждающим курс обмена, является справка о покупке валюты.

В этой ситуации командировочные расходы, произведенные в иностранной валюте, принимаются к бухгалтерскому учету также в иностранной валюте и в рублевом эквиваленте по курсу покупки валюты. Курс покупки определяется на основании справки о покупке командированным лицом иностранной валюты.

Если командированный сотрудник не может подтвердить курс покупки иностранной валюты в связи с отсутствием такой справки, то командировочные расходы следует принимать к учету одновременно в иностранной валюте (в соответствии с документами, подтверждающими произведенные расходы) и в рублях по курсу ЦБ РФ, действующему на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина РФ от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193).

Рассмотрим на примерах порядок принятия к учету командировочных расходов, произведенных в иностранной валюте.

Пример 1

Работник бюджетного учреждения направлен в командировку за границу на пять суток. При отъезде за счет средств субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания, ему были выданы суточные в сумме 250 долларов США (по 50 долларов США на сутки). На дату выдачи аванса курс ЦБ РФ составил 1 доллар США = 30,5 руб. Из командировки сотрудник вернулся раньше на один день, о чем свидетельствуют отметки о пресечении границы РФ в его загранпаспорте.

В связи с этим по приезду из командировки (курс ЦБ РФ 1 доллар США = 30,9 руб.) работник внес в кассу неизрасходованную сумму аванса в размере 50 долларов США (курс ЦБ РФ 1 доллар США = 30,9 руб.).

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, в долларах США / руб.
Выдана сумма в иностранной валюте в подотчет командированному сотруднику, направляемому за границу (250 долларов x 30,5 руб.)	4 208 12 560	4 20134 610	250 / 7 625
Приняты к учету расходы на оплату суточных (200 долларов x 30,5 руб.)	410960 212	4 208 12 660	200 / 6 100
Внесен в кассу неизрасходованный остаток аванса (50 долларов x 30,9 руб.)	4 20134 510	4 208 12 660	50 / 1 545
Произведен перерасчет внесенного остатка в связи изменением курса валют (50 долларов x (30,9 - 30,5 руб.))	4 208 12 560	4 401 10 171	20 руб.

Пример 2

Работнику бюджетного учреждения, направленному в командировку за границу, выдали 16 000 руб. за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, для оплаты расходов на проживание. По возвращении из командировки работник отчитался о произведенных расходах, приложив к авансовому отчету счет-фактуру о проживании в гостинице, чек об оплате данных услуг на сумму 400 евро, а также справку о покупке 400 евро по курсу 1 евро = 40 руб.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, в евро/ руб.
Выдан аванс командированному сотруднику, направляемому за границу	2 208 26 560	2 20134 610	12 000 руб.
Приняты к учету расходы по оплате услуг проживания в гостинице по курсу согласно справки о покупке иностранной валюты (400 евро x 40 руб.)	2 109 60 226	2 208 26 660	400 / 16 000

Пример 3

Работнику бюджетного учреждения, направляемому в командировку за границу, выдали за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, 20 000 руб. для оплаты расходов по проживанию. По возвращении из командировки работник приложил к авансовому отчету счет за проживание и чек об оплате услуг гостиницы на сумму 480 евро. Справку о покупке иностранной валюты работник не предоставил. На дату утверждения авансового отчета курс ЦБ РФ составил 1 евро = 41 руб. Неизрасходованный остаток (320 руб.) работник сдал в кассу.

В данном случае операции отразятся в бухгалтерском учете следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, в евро / руб.
Выдан аванс командированному сотруднику, направляемому за границу	2 208 26 560	2 20134 610	20 000 руб.
Приняты к учету расходы по оплате услуг проживания в гостинице по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (480 евро x 41 руб.)	2 109 60 226	2 208 26 660	480 / 19 680
Внесен в кассу неизрасходованный остаток денежных средств	2 20134 510	2 208 26 660	320 руб.

Л. Морозова,

эксперт журнала

"Учреждения культуры и искусства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2013 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н.