В каких случаях записи в Книге учета доходов и расходов нужно корректировать (Н.Г. Сазонова, "Упрощенка", N 3, март 2013 г.)

В каких случаях записи в Книге учета доходов и расходов нужно корректировать

Если у вас "упрощенка" с объектом доходы. В статье мы рассказали о корректировке доходов и расходов. Поэтому информация будет полезна и вам.

Бывает, что, уже сделав записи в Книге учета доходов и расходов, возникает необходимость исправить их, то есть уменьшить или увеличить на определенную сумму. Такое возможно, например, когда, рассчитавшись за товар, вы находите в нем брак и желаете вернуть свои деньги. Либо после того, как вы закупили определенный объем продукции, продавец предоставил вам скидку и цена покупки для вас уменьшилась.

О том, в каком порядке нужно вносить корректировочные записи в Книгу учета доходов и расходов, вы узнаете из нашей статьи. И сразу хотим обратить ваше внимание на то, что мы подготовили рекомендации для двух сторон сделки, поскольку корректировки затронут каждого, если он является плательщиком единого налога при упрощенной системе налогообложения.

Независимо от того, по какой причине вы будете вносить корректировки, их не нужно рассматривать в качестве самостоятельного дохода или расхода при УСН. А значит, и обоснование из Налогового кодекса РФ, для того чтобы сделать подобные записи в Книге учета доходов и расходов, вам не потребуется. Ведь корректировка - это увеличение либо уменьшение той суммы, которая первоначально уже была отражена в Книге учета.

Чтобы изменить сумму, вам потребуется первичный документ, раскрывающий причины вносимых изменений. А результаты этих изменений вы будете отражать в графе 4 или 5 Книги учета доходов и расходов методом сторнирования, то есть записи со знаком "минус".

Что же касается повторного заверения Книги учета в налоговой инспекции после корректировки доходов или расходов, то оно не понадобится. А Книгу учета доходов и расходов за 2013 год, напомним, и вовсе заверять не нужно.

На заметку. Каким документом подтвердить корректировочные записи в Книге учета доходов и расходов

Чтобы сделать в Книге учета корректировочную запись, вам нужно указать в графе 2 дату и номер документа, на основании которого вы вносите изменения. В большинстве случаев таким документом будет бухгалтерская справка, которую вам придется оформить самостоятельно, указав в ней все реквизиты, обязательные для первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Отметим, что образец бухгалтерской справки вы можете разработать один раз и утвердить приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике.

Случай N 1. Продавец вернул аванс покупателю

Получив аванс от покупателя, продавец должен отразить его стоимость в доходах и занести в графу 4 Книги учета. А вот как поступить, если аванс пришлось вернуть? В какой части Книги учета отразить возврат - в доходной или расходной?

Действующая редакция пункта 1 статьи 346.17 НК РФ разрешает уменьшить доходы на суммы возврата в том налоговом (отчетном) периоде, в котором был осуществлен такой возврат. Поэтому сумму возвращенного аванса продавцу следует отразить в графе 4 Книги со знаком "минус" в день, когда деньги были отданы обратно.

Если возвращается аванс, полученный прежде в неденежной форме, то корректировку нужно делать исходя из рыночных цен, действующих на момент, когда имущество в качестве аванса было получено. Даже несмотря на то, что на дату возврата его стоимость может быть другой (п. 4 ст. 346.18 НК РФ).

Пример 1. Налоговый учет аванса, возвращенного покупателю

ООО "Солнце", применяющее УСН, 14 января 2013 года получило аванс в размере 50 000 руб. под поставку продукции. Позднее стоимость поставки была уменьшена, и 25 января 2013 года ООО "Солнце" возвратило заказчику 20 000 руб.

Всю сумму полученного аванса 14 января бухгалтер ООО "Солнце" записал в графу 4 "Доходы". А в день, когда деньги были возвращены, бухгалтер оформил бухгалтерскую справку и на ее основании в этой же графе отразил 20 000 руб. со знаком "минус" (табл. 1).

Таблица 1

Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО "Солнце" за I квартал 2013 года

N п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
1	2	3	4	5
...	...	...	...	...
25	Платежное поручение от 14.01.2013 N 30	Поступила предоплата по договору	50 000 руб.	-
...	...	...	...	...
55	Бухгалтерская справка от 25.01.2013 N 15	Уменьшены доходы на стоимость возвращенного аванса	-20 000 руб.	-

Мы рассмотрели учет у продавца. Теперь о другой стороне сделки. Покупатель, перечисляя аванс, не включает его сумму в расходы. Объясняется это тем, что при УСН затраты признаются после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Выданный аванс - это еще не оплата. А предоплата. И раз в расходы аванс покупатель не включал, то, получая деньги обратно, не нужно включать их и в доходы. То есть никакая корректировка не требуется (письмо Минфина России от 16.06.2010 N 03-11-06/2/93).

Случай N 2. Возврат денег за бракованный товар

Если покупатель приобрел товар с недостатками, он может вернуть его и потребовать от продавца возврата ранее уплаченной денежной суммы (п. 2 ст. 475 ГК РФ). Однако чтобы такую операцию провести и обосновать, необходимо оформить соответствующие первичные документы.

Прежде всего следует составить акт о выявленных недостатках. Для этого можно использовать либо унифицированную форму N ТОРГ-2, либо бланк, разработанный самостоятельно, поскольку форма N ТОРГ-2 достаточно громоздка и не всегда удобна. В акте нужно указать все дефекты товара и сослаться на пункты договора и закона, по которым осуществляется возврат. Второй документ, который нужно оформить, - это претензия (образец на с. 58). В ней покупатель подробно прописывает свои требования к продавцу, что он хочет вернуть деньги, поменять товар или уменьшить цену поставки и т.п.

Рисунок

Образец претензии о возврате денежных средств за некачественный товар

Генеральному директору

ООО "Причал"

Ивановой С.К.

от ООО "Путник", г. Москва,

Волгоградский пр-т, д. 123

Претензия
о возврате денежных средств за некачественный товар

В соответствии с Договором поставки от 21.01.2013 N 5 и накладной от 25.01.2013 N 35 ООО "Причал" продало нашей организации лодки в количестве 2 штук на общую сумму 40 000 руб.

В соответствии с условием пункта 10 Договора наша организация произвела оплату за товар в сумме 40 000 руб. (копия документа, подтверждающего оплату, прилагается). Однако полученный товар не соответствует предъявленным требованиям по качеству, что установлено комиссией ООО "Путник" в количестве трех человек под председательством М.А. Левина. Более того, по заключению независимой экспертизы (копия прилагается), проведенной 25 января 2013 года ООО "Бюро экспертиз", обнаруженные недостатки поставленного Вашей организацией товара не могут быть устранены без соразмерных расходов и затрат времени, что является существенным нарушением требований к качеству поставленного товара.

В связи с изложенным выше, на основании пункта 10 Договора поставки и руководствуясь статьей 483 ГК РФ, требуем в течение трех дней возвратить уплаченные нами денежные средства в размере 40 000 руб. на наш счет N 45789367891324567802 в ЗАО "Райффайзенбанк".

При неудовлетворении требований, указанных в претензии, в установленный срок мы будем вынуждены обратиться за защитой своих нарушенных прав в суд.

Приложение:

1) акт о выявленных недостатках товара, полученного от ООО "Причал";

2) копия заключения независимой экспертизы;

3) копия платежного поручения об оплате товара от 24.01.2013 N 49.

Генеральный директор                Крупнов                  А.Л. Крупнов

М.П.

Если право собственности на бракованный товар к вам, как покупателю, уже перешло, при возврате нужно выписать накладную по форме N ТОРГ-12. И если прежде стоимость брака вы уже списали на расходы при УСН (например, речь идет о покупке материалов, которые были включены в затраты сразу после оплаты на основании подпункта пункта 2 статьи 347.17 НК РФ), то нужно внести корректировки в Книгу учета. Стоимость возвращенных ценностей отразите в графе 5 Книги сторнировочной записью на дату возврата. Ведь поскольку ценности поступили ненадлежащего качества, договор поставки в их части считается неисполненным, а значит, нарушилось условие о признании расходов (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Отдельно следует сторнировать и "входной" НДС по возвращаемым ценностям на основании корректировочного счета-фактуры (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), если он также уже был включен в затраты.

Продавец, получив назад бракованный товар, должен вернуть за него деньги покупателю и на их сумму сторнировать отраженные ранее доходы. То есть записать их со знаком "минус" в графе 4 Книги учета на дату возврата. При этом доходы можно уменьшить, только если оплата от покупателя поступила до того, как ценности были возвращены. Что касается корректировки расходов, то она возможна, только если продавец списал стоимость товаров на расходы при УСН. В таком случае их необходимо сторнировать на дату, когда они были учтены. И не забыть при этом про "входной" НДС (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Ведь если корректируется стоимость товаров, то нужно сторнировать и НДС, который к ней относится.

Полезные советы. Самостоятельно разработанную "первичку" можно применять в отношении любых операций, кроме кассовых и расчетных

С 1 января 2013 года использование унифицированных форм первичных документов не является обязательным. Это следует из статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". То есть форму любого первичного документа вы можете разработать самостоятельно, даже если по нему есть унифицированные бланки. Главное - предусмотреть все обязательные реквизиты: название и дату документа, название фирмы, содержание операции, единицу ее измерения, наименование лиц, ответственных за совершение операции, их ФИО и личные подписи. Формы всех документов, которые вы будете применять в 2013 году (как унифицированные, так и самостоятельно разработанные), лучше утвердить приказом в качестве приложения к учетной политике. Тогда никаких вопросов о том, почему вы применяете именно эти бланки, у проверяющих не возникнет.

Исключением являются расходные и приходные кассовые ордера, расчетные и расчетно-платежные ведомости - их можно оформлять лишь по установленным формам. Это следует из Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Центральным банком РФ от 12.10.2011 N 373-П.

Случай N 3. Продавец предоставил скидку после оплаты

Чтобы привлечь клиентов и увеличить объем продаж, продавцы предоставляют покупателям скидки. Обычно условие о порядке их предоставления, а также виды и размер поощрений прописывают в договоре (соглашении к нему) либо в положении о маркетинговой политике (п. 2 ст. 424 ГК РФ).

На заметку. Условия предоставления скидок покупателям прописывают в договорах с ними или в маркетинговой политике компании-продавца.

Если скидка предоставлена продавцом уже после того, как подписан договор, но до момента поступления денег по нему, никаких корректировок в учете продавца либо покупателя это не вызывает. Поскольку обе стороны отразят у себя в учете суммы за минусом скидки.

А вот если оплата уже прошла и покупатель не намерен оставлять ее в качестве аванса под будущие поставки, придется корректировать Книгу учета доходов и расходов. В таком случае продавец на дату возврата денег сторнирует доходы на сумму скидки (письмо Минфина России от 29.06.2011 N 03-11-11/162). А покупатель в день, когда скидка им будет получена, в доходы ее не включает. Если же ценности, которые куплены со скидкой, уже были прежде списаны на расходы при УСН, их величину нужно уменьшить. То есть отразить сумму скидки в графе 5 со знаком "минус". Аналогичное правило относится и к "входному" НДС по ценностям, приобретенным со скидкой (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Пример 2. Налоговый учет расходов покупателя при получении скидки

ООО "Мечта" применяет УСН с объектом доходы минус расходы. В январе 2013 года общество заключило договор на поставку материалов с ООО "Берег" на сумму 50 000 руб. 24 января 2013 года от поставщика поступили ценности, за которые ООО "Мечта" сразу рассчиталось. А 28 января 2013 года ООО "Берег" предоставило ООО "Мечта" скидку в размере 5000 руб., и стоимость покупки была пересчитана.

24 января 2013 года бухгалтер ООО "Мечта" отнес на расходы полную стоимость приобретенных материалов - 50 000 руб. А 28 января 2013 года, когда была получена скидка, скорректировал расходы на 5000 руб., отразив эту сумму в графе 5 Книги учета со знаком "минус" (табл. 2).

Таблица 2

Фрагмент Книги учета доходов и расходов ООО "Мечта" за I квартал 2013 года

N п/п	Дата и номер первичного документа	Содержание операции	Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
1	2	3	4	5
...	...	...	...	...
30	Платежное поручение от 24.01.2013 N 15	Списаны на расходы оплаченные и оприходованные материалы	-	50 000 руб.
31	Бухгалтерская справка от 28.01.2013 N 16	Уменьшена стоимость ранее списанных материалов на сумму предоставленной скидки	-	-5000 руб.

Полезные советы. Как действовать, если в Книге учета доходов и расходов нужно исправить ошибку

Шаг 1. Определите период, в котором была допущена ошибка. В результате исправления ошибок вы должны пересчитывать налоговую базу по "упрощенке" того периода, к которому она относится. Исключением являются ситуации, когда период, в котором допущена ошибка, неизвестен, его невозможно определить либо в результате ошибки у вас возникла переплата по единому налогу при упрощенной системе налогообложения (п. 1 ст. 54 НК РФ). Тогда исправления можно вносить в текущем отчетном периоде, то есть когда были обнаружены неверные данные.

Шаг 2. Внесите правки в Книгу учета доходов и расходов. Если вы ведете Книгу учета на бумажном носителе, то, внося исправления, просто перечеркните неверное значение и рядом запишите правильное, поставьте текущую дату, роспись руководителя организации или предпринимателя и печать (если такая имеется). Рядом с корректировками можете сделать надпись: "Исправлено".

Если Книга учета была заверена в налоговой, повторно заверять ее после исправления не нужно (п. 1.6 Порядка заполнения Книги учета, утвержденного приказом Минфина России от 31.12.2008 N 154н).

В случае, когда Книга учета доходов и расходов ведется в электронном виде, достаточно удалить неправильные данные и внести новые. А на печать вывести Книгу учета без правок. Такой способ будет удобнее, если в документе много ошибок и при этом вы ее еще не заверяли и не распечатывали.

Если Книга учета распечатана или в ней мало ошибок, то лучше внести коррективы уже в распечатанную Книгу учета (по правилам исправлений для бумажной Книги учета доходов и расходов).

Шаг 3. Посчитайте недоимку, пени или переплату "упрощенного" налога. Если ошибка привела к занижению налоговой базы, то доплатите единый налог по УСН и пени по нему (ст. 75 НК РФ). При этом пени считайте исходя из 1/300 ставки рефинансирования Центрального банка РФ за каждый календарный день просрочки начиная со дня, который идет за крайним днем уплаты налога, и кончая днем, когда недоимку уплачиваете в бюджет.

Если в результате ошибки налоговая база по УСН оказалась завышенной, напишите заявление о зачете переплаченной суммы в счет предстоящих платежей по "упрощенному" налогу или о возврате денежных средств (ст. 78 НК РФ). За счет переплаты вы можете также погасить недоимку и по другим федеральным налогам, например по НДС.

Шаг 4. Если исправлялась ошибка прошлых лет, подайте уточненную декларацию. Заполните ее по форме, действующей в том периоде, за который она подается. То есть представлять "уточненку", например, за 2011 год нужно по той форме, которая действовала в 2011 году.

Н.Г. Сазонова,

эксперт журнала "Упрощенка"

Нюансы, требующие особого внимания

Возвращая аванс, продавец сторнирует доходы на сумму возврата. А покупатель, получивший ранее выданный им аванс назад, в доходах его не учитывает.

При возврате брака покупатель корректирует расходы, а продавец - доходы.

Продавец, предоставляя скидку, уменьшает на ее сумму доходы, а покупатель в некоторых случаях должен уменьшить расходы.

"Упрощенка", N 3, март 2013 г.