Оформляем документы при увольнении (Ю.Н. Калмыкова, "Руководитель бюджетной организации", N 6, июнь 2012 г.)

Оформляем документы при увольнении

Трудовые отношения с работником заканчиваются изданием приказа об увольнении и внесением записи об этом в трудовую книжку. Процедура эта очень ответственная. От правильности оформления документов о трудовой деятельности работника в организации будет зависеть его будущая пенсия. Мы постараемся дать исчерпывающие разъяснения по вопросам, связанным с внесением записи об увольнении в трудовую книжку.

При увольнении сотрудника в его трудовую книжку необходимо внести запись об основании и причине прекращения трудового договора в соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Таким образом, на основании ст. 84.1 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.).

Обратите внимание, что копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*(1) (далее - Правила ведения и хранения ТКн) при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Делегируем полномочия

Возникает вопрос: кто из должностных лиц организации может подписываться в трудовой книжке за работодателя? Ведь согласно п. 45 Правил ведения и хранения ТКн ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них несет работодатель. Однако только в небольших организациях работодатель лично занимается трудовыми книжками. Чаще всего ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Обычно это инспектор по кадрам (менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительные обязанности по обеспечению кадрового делопроизводства и работе с трудовыми книжками.

Когда назначенный ответственным за эту работу сотрудник уходит в отпуск или находится на больничном, он не может оформить трудовую книжку увольняющемуся работнику. Как поступить в этом случае? Руководитель может самостоятельно оформить трудовую книжку работнику или издать приказ о временном возложении обязанностей по ведению трудовых книжек.

Приведем пример приказа о временном возложении обязанностей по ведению трудовых книжек.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

"Средняя общеобразовательная школа N 183"

Приказ N 82-п
"О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек"

02.04.2012                                                    г. Воронеж

В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек

Приказываю:

На время отпуска начальника отдела кадров Слепневой О.А. назначить ответственной за работу с трудовыми книжками работников секретаря Золину К.П. и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Установить доплату за выполнение данных обязанностей в размере 2000 руб.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор                      /Морозов/                     В.П. Морозов

Ознакомлены:

К.П. Золина ________________________________

О.А. Слепнева ______________________________

Таким образом, при увольнении сотрудника блок записей о трудовой деятельности в данной организации в трудовой книжке должен быть подписан специально уполномоченным лицом - как правило, инспектором по кадрам.

Нормативные правовые акты не содержат никаких указаний, как должна быть оформлена подпись кадровика, и не приводят никаких образцов. На практике подпись выглядит следующим образом: "Инспектор по кадрам Дроздова О.Ю. /Дроздова/".

Иногда в расшифровке подписи не указываются инициалы, а пишется только фамилия должностного лица. Но согласно п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2) (далее - ГОСТ) в состав реквизита "Подпись" входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Итак, реквизит "Подпись" кроме указания должности включает в себя личную подпись в виде собственноручного росчерка и ее расшифровку с указанием фамилии и инициалов.

Ни в Правилах ведения и хранения ТКн, ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек*(3) нет прямого указания на необходимость руководствоваться ГОСТом при работе с трудовыми книжками, да и сама трудовая книжка не относится к организационно-распорядительной документации. Однако использование данного стандарта не будет противоречить общему порядку ведения и заполнения трудовых книжек.

Важно правильно ставить подпись

После подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, необходимо, чтобы свою подпись поставил работник.

Часто подпись работника имеет следующий вид: "С записями ознакомлен, Грачев /Грачев/", что является неверным.

Во-первых, как было сказано выше, в расшифровке должны присутствовать инициалы.

Во-вторых, формулировка "С записями ознакомлен" не предусмотрена ни одним нормативным правовым актом.

Еще одна распространенная ошибка заключается в том, что после подписи инспектора по кадрам (или вообще рядом с ней) появляется непонятно чья личная подпись без какой-либо расшифровки. Эта ошибка вытекает из того, что часто подпись и личную подпись отождествляют. Но личная подпись без расшифровки теряет смысл, так как не позволяет персонифицировать лицо, которое ее поставило, поэтому расшифровка нужна обязательно.

Еще одной ошибкой будет отсутствие указания на должность работника, что в соответствии с ГОСТом делает реквизит "Подпись" неполным. Кроме того, подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись работника должны производиться по одним правилам, указанным в п. 35 Правил ведения и хранения ТКн.

Согласно ст. 84.1 ТК РФ днем увольнения является последний день работы.

В этот день и должна быть внесена запись об увольнении (п. 10 Правил ведения и хранения ТКн), а также выдана трудовая книжка на руки работнику. Этот день указывается в табеле учета рабочего времени как отработанный. То есть в последний день работы сотрудник еще работает по обусловленной трудовым договором трудовой функции, а значит, выполняет работу по должности в соответствии со штатным расписанием (ст. 15 ТК РФ). Таким образом, должность у увольняющего работника должна быть указана.

Пример подписи работника: "Учитель истории Воронин А.Б. /Воронин/".

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил ведения и хранения ТКн).

Как передать трудовую книжку, если работник отсутствует

В случае, если в день увольнения выдать работнику трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения (об этом должен быть составлен акт, подписанный свидетелями), работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Уведомление необходимо отослать в день увольнения заказным письмом или телеграммой. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ, абз. 2 п. 36 Правил ведения и хранения ТКн).

В противном случае наступает материальная ответственность работодателя по ст. 234 ТК РФ за ущерб, причиненный работнику в результате незаконного лишения возможности трудиться.

Рекомендуем работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Опись вложения поможет работодателю в случае судебного разбирательства отстоять свою позицию.

Обратите внимание, что пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только при наличии письменного согласия работника (п. 36 Правил ведения и хранения ТКн).

Письменное заявление с просьбой переслать трудовую книжку по почте работник может составить заранее либо переслать письменное заявление по почте заказным письмом или телеграммой. Телеграмма, заказное письмо должны быть подшиты к личному делу работника, так как, например, в случае судебного разбирательства эти бумаги будут являться доказательством просьбы работника переслать трудовую книжку по почте.

Отдать трудовую книжку третьему лицу можно только при наличии у него нотариально заверенной доверенности, которая должна быть оформлена в соответствии со ст. 185-189 ГК РФ.

Без доверенности трудовая книжка выдается только в случае смерти работника.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения ТКн). Основанием для выдачи документа будут служить свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство с умершим, и паспорт. На вопрос, кто является родственником, в Правилах ведения и хранения ТКн прямого ответа нет. Поэтому, руководствуясь СК РФ, остановимся на понятии близких родственников - это родственники по прямой восходящей и нисходящей линии (родители и дети, дедушка, бабушка и внуки), полнородные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры (ст. 14 СК РФ). Ему вторит УПК РФ, добавляя к близким родственникам супруга и супругу (п. 4 ст. 5 УПК РФ). На наш взгляд, трудовую книжку следует выдавать близким родственникам, а также усыновителям или усыновленным. Передача трудовой книжки другим родственникам (племяннику, племяннице, тете, дяде и т.п.) может быть рассмотрена работодателем только в крайнем случае, если нет близких родственников.

Копии всех представленных родственниками документов должны быть заверены отделом кадров и подшиты в личное дело работника. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходимо сделать запись, кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ, в трудовую книжку работника вносится запись. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной (п. 35 Правил ведения и хранения ТКн).

Работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в следующих случаях:

- при несовпадении последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за прогул, то есть отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены)) или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу);

- при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

В случае длительного отсутствия работника по невыясненным обстоятельствам, если при этом неизвестно его местонахождение, для прекращения трудового договора с ним рекомендуется обратиться в суд с иском о признании его безвестно отсутствующим. На основании судебного решения трудовой договор с этим сотрудником можно прекратить. В трудовую книжку вносится запись: "Трудовой договор расторгнут в связи с признанием судом безвестно отсутствующим". Основанием для внесения такой записи будет являться основанный на решении суда приказ об исключении работника из списочного состава.

Ответственность работодателя за ведение трудовых книжек

Нормы, определяющие порядок ведения трудовых книжек, относятся к законодательству о труде. Таким образом, лица, ответственные за ведение трудовых книжек, в случае нарушения правил их ведения могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства о труде.

Согласно п. 45 Правил ведения и хранения ТКн ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Приказом работодателя назначается уполномоченное лицо, которое несет ответственность за указанные процедуры. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную ст. 5.27 "Нарушение законодательства о труде и об охране труда" КоАП РФ. Кроме того, отсутствие в организации книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее также является серьезным нарушением, за которое ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность в виде административных штрафов за нарушение законодательства о труде и об охране труда:

- для должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;

- для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

Ю.Н. Калмыкова,

эксперт журнала "Руководитель бюджетной организации"

"Руководитель бюджетной организации", N 6, июнь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).

*(2) Принят Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта РФ".

*(3) Утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек".