Можно ли учесть в расходах стоимость проезда к месту проведения отпуска, оплаченную северянам (В.А. Синицына, "Упрощенка", N 6, июнь 2012 г.)

Можно ли учесть в расходах стоимость проезда к месту проведения отпуска, оплаченную северянам

   /--------------------------------------------------------------\

   | Сотрудник, работающий на Севере, планирует отдых за границей?|

   \--------------------------------------------------------------/

                  Да                                      Нет

                   |                                       |

/--------------------------------------------\ /-------------------------\

| 1. В расходы включается стоимость проезда  | |Работодатель может учесть|

|в пределах Российской Федерации             | |в расходах всю стоимость |

|до пересечения государственной границы.     | |проезда к месту отпуска  |

| 2. Страховыми взносами и НДФЛ              | |и обратно.               |

|не облагается стоимость проезда от места    | | Она не облагается НДФЛ  |

|отправления до пункта пропуска через границу| |и страховыми взносами    |

|и обратно                                   | |                         |

\--------------------------------------------/ \-------------------------/

Бюджетные организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, должны один раз в два года оплачивать проезд своим работникам в пределах территории Российской Федерации к месту проведения отпуска и обратно (ст. 325 ТК РФ). Совсем недавно Конституционный суд РФ указал, что работник коммерческой организации также вправе рассчитывать на компенсацию (постановление КС РФ от 09.02.2012 N 2-П). Потому что, по мнению суда, гарантия, предусмотренная Трудовым кодексом, должна распространяться на всех работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Получается, что оплачивать дорогу в отпуск и обратно должны не только бюджетные, но и коммерческие организации, а также работодатели - индивидуальные предприниматели.

Есть нюансы. Проезд к месту проведения отпуска и обратно должны оплачивать все организации, находящиеся в районах Крайнего Севера, в том числе и коммерческие.

Размер, условия и порядок выплаты компенсации коммерческие организации должны установить в коллективных или трудовых договорах. При этом у работников должна быть возможность провести отпуск за пределами районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. Отметим, что воспользоваться этой льготой могут не только работники, но и их неработающие члены семьи (неработающий муж или жена, а также проживающие вместе с работниками несовершеннолетние дети). Кроме того, эта категория сотрудников также вправе рассчитывать на оплату стоимости провоза багажа до 30 килограммов.

Выплаченную компенсацию "упрощенцы" в таких регионах вправе учесть в расходах на оплату труда (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и п. 7 ст. 255 НК РФ). При этом надо позаботиться о документах, подтверждающих обоснованность затрат (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Таковыми могут быть проездные билеты, багажные квитанции, чеки АЗС на оплату бензина при использовании личного транспорта и т.д.

Отметим, что стоимость проезда, которую оплатили работникам организации, расположенные в районах Крайнего Севера, не облагается страховыми взносами, перечисляемыми во внебюджетные фонды (подп. 7 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Что касается НДФЛ, то не облагаемые этим налогом выплаты перечислены в статье 217 НК РФ. И в ней нет норм, которые освобождали бы от НДФЛ стоимость проезда к месту проведения отпуска. Такое мнение высказано в письмах Минфина России от 21.10.2011 N 03-04-06/6-281 и от 05.04.2011 N 03-04-05/6-224. Тем не менее в связи со сложившейся судебной практикой финансовое ведомство разрешило не облагать данные выплаты НДФЛ.

Для справки. Организации Крайнего Севера вправе учесть в расходах оплаченную работникам стоимость проезда к месту проведения отпуска. Эта сумма не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Отдельно следует сказать о ситуации, когда работник проводит отпуск за границей. В этом случае в расходах можно признать только затраты на оплату проезда в пределах РФ до пересечения государственной границы (письма Минфина России от 18.10.2010 N 03-03-06/1/651 и от 12.04.2010 N 03-03-06/2/72). Стоимость перевозки по территории России до места пересечения границы можно узнать из справки, выданной транспортной компанией. Указанная сумма также не облагается НДФЛ и взносами на обязательное страхование (письмо Минфина России от 03.11.2010 N 03-04-06/6-263).

В.А. Синицына,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 6, июнь 2012 г.