Дистанционные рабочие места: плюсы и минусы (Д. Новинский, "Налоговый учет для бухгалтера", N 6, июнь 2012 г.)

Дистанционные рабочие места: плюсы и минусы

В прошлом году необходимость доработки законодательства, касающегося дистанционных работников, отметил Президент. Существующие сейчас нормы (гл. 49 ТК РФ) не предусматривают всех специфических особенностей удаленного труда с использованием современных средств телекоммуникаций, вычислительной и организационной техники. В статье описаны риски и проблемы, а также способы их возможного разрешения.

Дистанционный труд является новым видом трудовых отношений в России, который получает все большее развитие. Под дистанционной работой понимается работа сотрудника организации вне офисного помещения с применением систем электронных коммуникаций. Для дистанционной, или удаленной, работы обязательным условием является использование электронных систем коммуникаций и то, что удаленные/дистанционные работники состоят в штате организации-работодателя.

Для работников преимуществами дистанционной работы являются возможность обеспечения баланса между работой и отдыхом; отсутствие производственных и личностных конфликтов на работе; возможность работать по специальности сразу на нескольких работодателей; минимизация дополнительных расходов (на проезд, питание, бензин и т.п.). Недостатками для них являются отвлекающие факторы, которые могут отрицательно сказаться на качестве и сроках выполнения работы (дети, домашние дела); отсутствие возможностей для профессионального общения и обмена мнениями с коллегами; отсутствие профессионального и карьерного роста, профессиональной конкуренции.

Для работодателей преимуществами выступают экономия на аренде помещений и на коммунальных расходах, возможность уменьшения площадей, занимаемых под офис; возможность перенаправления сэкономленных денежных средств на расширение бизнеса. Недостатками - отсутствие контроля над сотрудниками, исполнением ими своих должностных обязанностей; риски несанкционированного "съема" служебной информации третьими лицами; дополнительные расходы, связанные с организацией дистанционных рабочих мест: на криптографическую защиту, обучение работе с IT-технологиями и программами, проверку и установку систем связи. А самое главное - ряд вопросов, связанных с налогообложением, имеющих неоднозначное толкование и последствия.

Отличия дистанционной работы

В действующем российском трудовом законодательстве труд дистанционных работников не регулируется. В ТК РФ есть гл. 49 "Особенности регулирования труда надомников". Ряд экспертов полагает, что понятие "дистанционный работник" и "надомник" тождественны. Однако понятия эти, на наш взгляд, различаются. "Надомник" больше подходит для производственной сферы (швеи, сборщики несложных агрегатов и пр.). Для надомного труда характерно то, что им занимаются люди, имеющие определенные ограничения по здоровью, не позволяющие им находиться на рабочих местах вне дома. Как правило, надомный труд является малоквалифицированным и не связан с применением высокотехнологичных средств и предметов труда.

Для дистанционного труда характерно использование высокотехнологичных средств и предметов труда, высокая квалификация сотрудников и занятость работников в непроизводственной сфере (консалтинг, журналистика, редактирование и корректировка изданий, поддержка интернет-сайтов и т.п.). Дистанционная работа связана с желанием работника осуществлять свой функционал в привычных и комфортных для него условиях. Не всякий вид дистанционного труда связан с нахождением именно дома. Так, журналист-фрилансер может осуществлять свою работу дистанционно и в поездках.

Надомный труд является сдельным, а дистанционный - повременным, как и любой труд офисного работника. Для работника, занятого дистанционным трудом, может быть предусмотрена и сверхурочная работа. Общим для вышеперечисленных видов труда является выполнение работы в жилых помещениях.

Иногда с дистанционной работой путают работу по гражданско-правовым договорам. Однако она предполагает выполнение только каких-либо конкретных заданий, без зачисления работника в штат, в то время как дистанционная работа выполняется штатным сотрудником. Гражданско-правовые договоры следует заключать в тех случаях, когда организации нанимают удаленных работников на выполнение какой-либо разовой работы. Если же работа будет носить постоянный характер, то "увлечение" гражданско-правовыми договорами может привести к налоговым рискам в части предъявления претензий со стороны налоговых органов в незаконной оптимизации налогообложения. В этом вопросе судебные инстанции придерживаются жесткой позиции, солидарной с позицией налоговых органов.

Судебная практика

Согласно п. 14 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ" в тех случаях, когда организация прибегает к услугам дистанционного работника регулярно и работа предполагает постоянный, а не разовый характер, при возникновении споров между работодателем и работником в суде гражданско-правовой договор может быть признан трудовым договором, действующим неопределенный срок.

Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретенных надомником за свой счет. В случае использования надомником своих инструментов и механизмов ему выплачивается компенсация за их износ. Выплата такой компенсации и возмещение иных расходов, связанных с выполнением работ на дому, производится работодателем в порядке, определенном трудовым договором.

Однако не все виды работ можно перевести в дистанционную или надомную категории. Согласно Положению об условиях труда надомников, утвержденному постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 29.09.1981 N 275/17-99 (действует в части, не противоречащей российскому трудовому законодательству), некоторые виды надомного труда запрещены к выполнению в жилых помещениях по соображению техники безопасности и соблюдения санитарно-гигиенических норм. Однако труд дистанционных работников российским трудовым законодательством не регламентирован. Поэтому работодателям и дистанционным работникам следует использовать требования гл. 49 ТК РФ для регулирования трудовых отношений, хотя эти нормы и не регулируют специфику удаленной работы.

Порядок закрепления

Дистанционная форма работы оформляется трудовым договором между работником и работодателем в соответствии с нормами законодательства.

Судебная практика

Согласно постановлению ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.2011 по делу N А27-4851/2010 факт трудовых отношений между работодателем и работником подтверждается приказом о приеме на работу, трудовым договором, должностной инструкцией, справкой о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ.

На дистанционную форму трудовых отношений можно не только принять новых работников, но и перевести уже действующих работников. Для этого необходимо заключить с действующим работником дополнительное соглашение.

Пример 1

Редакция журнала перевела специалиста-корректора на дистанционную форму работы. С этим работником было заключено дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором были указаны точный адрес удаленного рабочего места (адрес местожительства сотрудника); продолжительность рабочей недели (40 часов в соответствии с трудовым законодательством); кому принадлежит оборудование, на котором сотрудник выполняет свою работу (марка персонального компьютера); кому принадлежат материалы, используемые сотрудником в процессе работы (присылаются редакцией посредством электронной почты); порядок сдачи работы (проверенный материал пересылается в редакцию с выделением исправленных мест и скорректированного материала; дата, до которой материал должен быть переслан); формы и сроки оплаты; соблюдение вопросов коммерческой тайны.

У вновь принимаемого на дистанционную форму работы сотрудника в трудовом договоре оговариваются ключевые вопросы в части адреса рабочего места, продолжительности рабочей недели, принадлежности оборудования, порядка сдачи и оплаты работы, а также соблюдения коммерческой тайны. В приказе о приеме на работу указывается: "дистанционная форма работы".

На дистанционного работника распространяются все социальные гарантии (ст. 165 ТК), право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК РФ), выплату пособия по временной нетрудоспособности, прочие выплаты (премии, компенсации и т.п.), предусмотренные для сотрудников, непосредственно работающих в офисе.

Контроль со стороны работодателя

Важным моментом является контроль со стороны работодателя за выполнением удаленным работником своих должностных обязанностей. Это необходимо не столько для контроля за соблюдением дисциплины работника, сколько для обоснованности выплаты ему заработной платы. В качестве документов, подтверждающих факт выполнения дистанционным работником должностных обязанностей, выступают должностная инструкция, трудовой договор, табель учета рабочего времени, расчетные ведомости, документы, подтверждающие ежедневное выполнение работником своих должностных обязанностей в соответствии с занимаемой им должностью. И если табель учета рабочего времени (в нем ставятся "восьмерки"), договор и инструкция не вызывают сомнения, то наличие и оформление подтверждения факта ежедневного выполнения работником своих должностных обязанностей является наиболее сложным. Не по всякой удаленной работе можно установить определенные рамки выполнения. В этом случае работодателю необходимо разработать систему индивидуальных норм работы для дистанционного работника или же применять к нему нормы, аналогичные тем, которые применяются в офисе для его коллег, занимающих одинаковые с ним должности.

Пример 2

Организация с целью оптимизации затрат перевела переводчиков с иностранных языков на удаленную форму работы. В офисе был оставлен только начальник отдела переводов. Для выполнения дистанционными работниками своих обязанностей начальник отдела каждое утро в 9.00 пересылал им по электронной почте сканированную копию служебного задания со своей резолюцией и указанной датой, к которой работа должна быть выполнена. Фактом ее выполнения является пересылка переведенного материала по электронной почте к указанной дате.

Приведенная в примере система контроля за работой дистанционного работника может быть применима также к дизайнерам, консультантам, аналитикам, редакционным работникам. Отметим, что работодателю не следует подписывать с сотрудниками актов приема-передачи выполненных работ, так как это применимо только для сторонних работников, работающих по гражданско-правовым договорам.

Вопросы дистанционного характера работы должны быть отражены не только в приказах и трудовых договорах, но и в должностных инструкциях работников. В этих случаях арбитражные суды встают на сторону организаций-налогоплательщиков.

Судебная практика

Согласно постановлению ФАС Западно-Сибирского округа от 25.07.2011 по делу N А27-15734/2010 факт выполнения дистанционным работником своих должностных обязанностей подтверждается, среди прочих документов, его должностной инструкцией, в которой указано, что он выполняет их дистанционно, посредством связи по Интернету и телефону.

Соблюдение конфиденциальности

Вопрос соблюдения удаленным сотрудником режима конфиденциальности и сохранения служебной и коммерческой тайны также является очень важным в его взаимоотношениях с работодателем. Для этого и дистанционный работник, и работодатель должны соблюдать требования информационной безопасности. Для ее решения на персональный компьютер дистанционного работника устанавливается система криптографической защиты, позволяющая предотвращать пересылку дистанционным работником служебной информации сторонним лицам.

Также между дистанционным работником и работодателем может быть подписано соглашение об использовании электронной подписи. Согласно ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" использование электронных подписей может регулироваться соглашениями между участниками электронного взаимодействия.

Постановка на учет

Наиболее важным вопросом является необходимость постановки на учет в налоговых органах организации-работодателя по месту нахождения его обособленных подразделений. Это требование указано в ст. 83 НК РФ. Под обособленным подразделением понимается любое территориально обособленное от организации-налогоплательщика подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места (ст. 11 НК РФ). Рабочее место считается стационарным, если оно создано на срок более одного месяца.

Дистанционное/удаленное рабочее место расположено по месту жительства работника. Согласно ст. 288 ГК РФ в жилых помещениях не могут располагаться производственные площади и они не могут сдаваться под офисы без выведения их из состава жилого фонда, что работодатель не может сделать. По мнению Минфина РФ, изложенному в письме от 24.05.2006 N 03-02-07/1-129, рабочее место не создается в том случае, если работа сотрудника связана с выполнением им своих обязанностей на дому, причем это должно быть указано в трудовом договоре.

На наш взгляд, при определении понятия стационарного оборудованного рабочего места следует исходить из арбитражной практики, которая понимает под ним создание всех необходимых условий для исполнения трудовых обязанностей, а также само исполнение таких обязанностей (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 20.06.2007 N Ф08-3590/2007-1449А).

Таким образом, под оборудованием рабочего места понимается его оснащение средствами вычислительной и организационной техники, телефонной связью, канцелярскими принадлежностями и т.п. Вместе с тем дистанционное рабочее место сотрудника оборудовано перечисленными объектами, которые принадлежат именно ему и приобретены им за собственный счет. Причем даже если работодатель возместил работнику затраты, этот факт ситуации не меняет, потому что при возмещении затрат право собственности на средства и предметы труда не переходит к другому лицу. Наличие же каких-либо специальных технических средств, например, веб-камеры или программного обеспечения, принадлежащих работодателю, означает только то, что к техническим средствам, принадлежащим физическому лицу, временно присоединены другие. Характер собственности это не меняет, а создать условия для выполнения работником своих должностных обязанностей работодатель обязан по трудовому договору, независимо от того, работает сотрудник непосредственно в офисе или на дому.

Интересно, что по данному вопросу имеется и противоположное мнение, которое выражено в документах налоговиков. Ряд управлений ФНС по субъектам РФ считает, что функционирование дистанционного рабочего места более одного месяца требует его регистрации в качестве обособленного подразделения для целей налогового контроля. В противном случае к организации будут применены штрафные санкции.

В прошлом году данный вопрос был наконец-то прокомментирован ФНС России в письме от 18.01.2011 N ПА-4-6/449. Но вместо того чтобы решить ситуацию, ведомство еще больше ее запутало. По мнению ФНС России, упоминание в трудовом договоре об удаленном или надомном характере труда не позволяет сделать вывод об отсутствии у организации-работодателя дистанционного рабочего места. ФНС передает решение этого вопроса территориальным налоговым органам, которые на основании представленных организациями документов будут принимать решения о необходимости постановки на учет удаленных или надомных работников в качестве обособленных подразделений. На наш взгляд, передача решения вопроса на уровень территориальных органов создаст неоднозначную практику.

Возмещение расходов

Следующей проблемой является возмещение (компенсация) дистанционному сотруднику расходов, связанных с осуществлением им своих должностных обязанностей (ст. 188 и 310 ТК РФ). Размер и порядок возмещения компенсации должны быть зафиксированы в трудовом договоре. Для учета этих расходов в системе налогового учета у компании должны быть предусмотрены соответствующие регистры.

Имейте в виду, что в трудовом договоре должно быть четко указано, какие именно расходы работодатель возмещает работнику. Причем возмещаться должны только те из них, которые непосредственно связаны с выполнением сотрудником своих должностных обязанностей. Например, расходы, связанные с приобретением канцтоваров, запасных частей к компьютеру и оргтехнике, магнитных носителей, оплата связи. Те же расходы, которые носят двойной характер, например, заправка картриджей, ремонт компьютера, оплата коммунальных услуг, на наш взгляд, возмещению не подлежат или подлежат по фиксированным нормам. Это связано с тем, что такие затраты могут быть понесены как для нужд работодателя, так и для нужд самого работника. А это уже приводит к необоснованному занижению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Пример 3

В трудовом договоре дистанционного работника можно предусмотреть, что ему возмещаются расходы на приобретение расходных материалов и канцелярских товаров из расчета следующих норм: бумага (одна коробка в месяц); скрепки (одна коробка на квартал); ручки, карандаши и т.п. (одна упаковка на год); флэш-карты (одна на год); заправка картриджа или покупка нового (один за год). Оплата пользования Интернетом осуществляется самим работником, так как подключение было осуществлено им на основании персонального договора с провайдером. Оплата междугородних переговоров осуществляется на основании представленной подробной распечатки оператора связи.

Другим вариантом является внесение в трудовой договор с дистанционным работником пункта, согласно которому обеспечение его канцелярскими товарами, расходными материалами и пр. осуществляется исходя из норм, установленных для штатных работников организации, рабочие места которых находятся в офисе, и утвержденных приказом по организации.

Кроме того, возмещение расходов должно производиться на основании личного заявления удаленного работника с обязательным приложением товарных документов и кассовых чеков.

Возникает и вопрос возмещения работнику работодателем стоимости эксплуатируемого оборудования. Это возможно, если дистанционный сотрудник осуществляет свой функционал на приобретенном за свой счет оборудовании. Данный факт должен быть внесен в трудовой договор. При расчете норм возмещения стоимости основных средств следует руководствоваться письмом Минфина РФ от 31.12.2004 N 03-03-01-04/1/194, согласно которому такому работнику можно компенсировать стоимость основных средств только в пределах норм амортизации, установленных требованиями постановления Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы". Их организация сможет включить в состав расходов, включаемых в расчет налоговой базы по налогу на прибыль. По нашему мнению, работодатель может и увеличить суммы компенсации стоимости основных средств, но разницу, превышающую норму, установленную Классификацией основных средств, она будет выплачивать за счет чистой прибыли.

Некоторые организации идут по пути "наименьшего сопротивления" и вместо компенсации повышают дистанционному работнику заработную плату или увеличивают премию. Но такой подход является неверным. Заработную плату можно выплачивать только в соответствии с установленным окладом по занимаемой должности, а выплаты сотруднику, занятому дистанционным трудом, премии в большем размере, чем его коллегам, занятым на работе непосредственно в офисе, может привести к нежелательным конфликтам в коллективе. Поэтому наименее рискованный вариант состоит в том, чтобы оплачивать расходы на приобретение по установленным нормам, а компенсировать стоимость основных средств в пределах норм амортизации, установленных Классификацией основных средств.

Все расходы в пределах норм (или согласованные сторонами в трудовом договоре) будут включаться в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль (подп. 23-25, 48.1, 48.2 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Д. Новинский,

налоговый консультант, аттестованный аудитор

"Налоговый учет для бухгалтера", N 6, июнь 2012 г.