Жесткий учет мягкого инвентаря в казенном учреждении (Н.П. Нестеренко, "Бюджетный учет", N 7, июль 2012 г.)

Жесткий учет мягкого инвентаря в казенном учреждении

Материальные запасы подразделяются на ряд групп. В одной из них учитывают мягкий инвентарь, без которого сложно представить деятельность многих учреждений.

Поступление

Согласно пункту 99 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. N 157н (далее - Инструкция N 157н), приобретенный мягкий инвентарь принимают в бухгалтерском учете на основании первичных учетных документов и учитывают на счете 0 105 05 000 "Мягкий инвентарь". Аналитический учет ведут по наименованиям предметов, количеству, их стоимости, группам и материально ответственным лицам на карточках количественно-суммового учета.

Единица учета мягкого инвентаря выбирается учреждением самостоятельно и указывается в его учетной политике. Ее следует выбирать таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации о запасах в учреждении. Кроме того, при выборе единицы учета следует принимать во внимание возможность надлежащего контроля за наличием и движением мягкого инвентаря в учреждении. Например, можно учитывать комплект спецодежды как один объект или как несколько самостоятельных объектов (куртка, брюки, рубашка). Но если в накладной поставщика указана стоимость всего комплекта без указания цены на каждый предмет комплекта, то возникает вопрос определения цены единицы учета. В данной ситуации целесообразно закрепить в учетной политике учреждения способ определения стоимости единицы учета, входящей в комплект.

Принятие объектов мягкого инвентаря к бухгалтерскому учету осуществляется по фактической стоимости, которой признается сумма фактических вложений в их приобретение, сооружение или изготовление (создание) с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и (или) подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством). Согласно пункту 102 Инструкции N 157н в фактическую стоимость мягкого инвентаря могут включаться:

- суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;

- таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов;

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;

- суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки. Если в сопроводительном документе поставщика указано несколько наименований материальных запасов, расходы на их доставку (в рамках договора поставки) распределяются пропорционально стоимости каждого наименования материального запаса в их общей стоимости;

- суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанных с их использованием);

- иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

Мягкий инвентарь может приобретаться:

- путем заключения договора поставки;

- изготовляться собственными силами или в ателье из материалов учреждения или материалов ателье.

Также возможно поступление такого имущества в рамках централизованной поставки или безвозмездной передачи. Независимо от способа поступления все предметы мягкого инвентаря должны быть промаркированы материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения. При выдаче предметов в эксплуатацию следует производить дополнительную маркировку с указанием года и месяца выдачи их со склада.

В казенных учреждениях в соответствии с указаниями Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. N 162н (далее - Инструкция N 162н), операции отражаются соответствующими записями.

Внимание! В фактическую стоимость материальных запасов не включается сумма общехозяйственных и иных аналогичных расходов, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с их приобретением (изготовлением) (п. 105 Инструкции N 157н).

Приобретение мягкого инвентаря по договору с поставщиком

Дебет 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 302 34 730, 0 208 34 660 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов", "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов"

- приобретен инвентарь в рамках государственного (муниципального) договора по фактической (сформированной) стоимости.

Если мягкий инвентарь приобретается по нескольким договорам (например, отдельно оплачиваются доставка, консультационные или посреднические услуги и т.п.), все затраты, связанные с его приобретением, собираются на счете 0 106 34 340 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения".

Дебет 0 106 34 340 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 0 302 22 730 "Увеличение кредиторской задолженности по транспортным услугам"

- приняты к учету транспортные услуги при приобретении мягкого инвентаря;

Дебет 0 106 34 340 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 0 302 26 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"

- приняты к учету посреднические услуги при приобретении мягкого инвентаря;

После того как будет сформирована фактическая стоимость мягкого инвентаря, его принимают к учету:

Дебет 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества"

Кредит 0 106 34 340 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

- принят к учету мягкий инвентарь.

Внимание! При наличии услуг, связанных с доставкой мягкого инвентаря и приведением в состояние, в котором он пригоден для использования, их стоимость включается в фактическую стоимость мягкого инвентаря.

Изготовление мягкого инвентаря сторонними организациями

Мягкий инвентарь может изготавливаться по заказу учреждения в ателье и мастерских. Причем изготовление инвентаря может производиться за счет материалов как изготовителя, так и учреждения.

Дебет 0 105 36 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 105 36 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"

- переданы материалы со склада учреждения в мастерскую;

Дебет 0 106 34 340 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 0 302 26 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"

- отражена стоимость услуг по изготовлению инвентаря;

Дебет 0 302 26 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"

Кредит 0 201 11 610, 0 201 21 610, 0 304 05 226 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", "Выбытия денежных средств учреждения со счетов в кредитной организации", "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам"

- оплачены услуги по изготовлению инвентаря;

Дебет 0 106 34 340 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 0 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"

- списана стоимость материалов, израсходованных на изготовление инвентаря;

Дебет 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

Кредит счета 0 106 34 340 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

- принят к учету мягкий инвентарь.

Безвозмездное получение мягкого инвентаря

В ряде случаев в учреждения объекты мягкого инвентаря могут поступать безвозмездно. Безвозмездная передача (получение) объектов государственного (муниципального) имущества осуществляется по балансовой (фактической) стоимости объектов учета (п. 29 Инструкции N 157н). В зависимости от подведомственности принимающей и передающей сторон операция отражается следующими записями:

Дебет 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 304 04 340 "Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов"

- принят мягкий инвентарь в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному и тому же главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств (внутриведомственные расчеты);

Дебет 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 180, 0 210 06 660 "Прочие доходы", "Уменьшение расчетов с учредителем"

- принят мягкий инвентарь в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета, между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также при получении от государственных и муниципальных организаций, иных организаций, за исключением государственных и муниципальных, и от физических лиц;

Дебет 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 151 "Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы российской Федерации"

- в рамках движения объектов между учреждениями разных уровней бюджетов.

В случае когда имущество приобретается учреждениями в виде централизованных закупок, учреждение вправе не включать в фактическую стоимость приобретаемого мягкого инвентаря затраты, произведенные по заготовке и доставке инвентаря до центральных (производственных) складов и (или) грузополучателей, включая страхование доставки. В соответствии с указаниями пункта 103 Инструкции N 157н затраты можно сразу относить на финансовый результат текущего финансового года.

По результатам инвентаризации

В соответствии с указаниями пункта 5.1 приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" излишки имущества, выявленного в результате инвентаризации, подлежат оприходованию и зачислению на финансовый результат учреждения.

Учет излишков мягкого инвентаря отражается записью:

Дебет 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 180 "Прочие доходы"

- оприходованы излишки мягкого инвентаря, выявленные в результате инвентаризации.

Если в результате инвентаризации выявлена недостача, которая возмещена в натуральном виде, то оприходование отражается следующей записью:

Дебет 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами"

В соответствии с пунктом 25 Инструкции N 157н фактическая стоимость мягкого инвентаря, поступившего в виде дарения или излишков, определяется исходя из текущей рыночной стоимости на дату принятия имущества к учету. Для целей бухгалтерского учета под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету. Полномочия по определению стоимости возлагаются на специально созданную в учреждении комиссию по поступлению и выбытию нефинансовых активов. В качестве источников информации комиссия использует данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов на добровольных началах) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

Внутреннее перемещение

При смене материально ответственных лиц учреждения, перемещении инвентаря из одного подразделения учреждения в другое и ряде других случаев происходит внутреннее перемещение. В соответствии с пунктом 24 Инструкции N 162н внутреннее перемещение мягкого инвентаря оформляется Требованием-накладной (ф. 0315006) и Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Внутреннее перемещение мягкого инвентаря между материально ответственными лицами в учреждении отражается путем изменения материально ответственного лица в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей на основании Требования-накладной (ф. 0315006).

Операции по внутреннему перемещению мягкого инвентаря оформляются записью:

Дебет 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 105 35 340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

Выдача мягкого инвентаря в эксплуатацию отражается материально ответственным лицом в Книге (карточке) учета материальных ценностей на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 504210). Сроки использования предметов мягкого инвентаря исчисляются со дня их фактической выдачи в эксплуатацию. Время хранения на складах в срок эксплуатации не засчитывается.

При увольнении работник обязан сдать на склад пригодную для дальнейшего использования спецодежду. Если при увольнении работник сдал спецодежду, срок носки которой не истек, то комиссия или уполномоченное лицо определяют процент ее износа, который фиксируется в личной карточке учета выдачи объекта. При повторной выдаче бывшей в употреблении спецодежды срок носки исчисляется с учетом установленного процента износа. Специальная одежда и специальная обувь, возвращенные работниками по истечении сроков носки, но пригодные для дальнейшей эксплуатации, могут быть использованы по назначению после стирки, чистки, дезинфекции, дегазации, дезактивации, обеспыливания, обезвреживания и ремонта (п. 22 приказа Минздравсоцразвития России от 1 июня 2009 г. N 290н "Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты").

Дебет 0 401 20 225 "Расходы на работы, услуги по содержанию имущества"

Кредит 0 302 25 730 "Увеличение кредиторской задолженности по работам, услугам по содержанию имущества"

- отражены расходы на стирку, сушку, дезинфекцию и ремонт мягкого инвентаря.

При повторной выдаче спецодежды производится запись в Личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты работника с пометкой "б/у" (бывшая в употреблении).

Внимание! В налоговом учете стоимость мягкого инвентаря, выданного в эксплуатацию, принимается при определении налогооблагаемой прибыли в момент его передачи в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Списание

Списанию подлежит только полностью непригодный мягкий инвентарь, который невозможно восстановить или его восстановление экономически нецелесообразно.

Истечение срока эксплуатации не является основанием для списания предметов мягкого инвентаря. Основным фактором выбытия является приведение имущества в состояние, непригодное для дальнейшего применения вследствие физического износа. Также основаниями для выбытия мягкого инвентаря могут быть их хищение, а также чрезвычайные ситуации (пожар, затопление).

Определение непригодности и решение вопроса о списании мягкого инвентаря осуществляются в учреждении постоянно действующей комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Если принято решение о списании предметов мягкого инвентаря, то в присутствии комиссии списанное имущество уничтожается (режется, рвется и т.д.) и превращается в ветошь. При этом штампы, нанесенные ранее на мягкий инвентарь при приеме его к учету и выдаче в эксплуатацию, отрезаются.

Ветошь, пригодная для использования в хозяйственных целях, принимается на склад по Приходному ордеру N М-4 (ф. 0315003) с указанием веса. После этого она может выдаваться для дальнейшего использования.

Ветошь принимается к учету по текущей рыночной стоимости. В учете производятся записи:

Дебет 0 105 36 340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" принята к учету ветошь.

Выбытие (отпуск) мягкого инвентаря осуществляется одним из способов (п. 108 Инструкции N 157н):

- по фактической стоимости каждой единицы;

- по средней фактической стоимости.

Применение одного из указанных способов определения стоимости материальных запасов при выбытии по группе (виду) материальных запасов осуществляется в течение финансового года непрерывно. При этом выбранный порядок выбытия мягкого инвентаря прописывается в учетной политике учреждения.

Выбытие (списание) мягкого инвентаря оформляется следующими документами:

- Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210),

- Актом о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).

Если выбытие осуществляется в результате недостачи или чрезвычайных ситуаций, к вышеуказанным документам добавляются акты комиссий по списанию, где отражаются причины, по которым мягкий инвентарь пришел в негодность. При этом выбытие мягкого инвентаря по основанию его списания в результате хищений, недостач, потерь производится с отражением его стоимости на уменьшение финансового результата текущего финансового года с одновременным предъявлением к виновным лицам сумм причиненного ущерба. Выбытие мягкого инвентаря по основанию его списания в результате потерь при чрезвычайных обстоятельствах производится с отнесением на чрезвычайные расходы текущего финансового результата (п. 112, 113 Инструкции N 157н).

Учет операций по выбытию и перемещению материальных запасов ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

В соответствии с указаниями пункта 26 Инструкции N 162н операции по выбытию мягкого инвентаря оформляются следующими проводками:

Дебет 0 401 20 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит 0 105 35 440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

- списание мягкого инвентаря, пришедшего в негодность;

Дебет 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами"

Кредит 0 105 35 440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

- списание мягкого инвентаря при выявлении недостач, хищений;

Дебет 0 401 20 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит 0 105 35 440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

- списание мягкого инвентаря вследствие стихийных и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы;

Дебет 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами"

Кредит 0 105 35 440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря - иного движимого имущества учреждения"

- списание мягкого инвентаря, уничтоженного в результате террористических актов, иных действий, произведенных вне зависимости от учреждения.

Н.П. Нестеренко,

бухгалтер МКДОУ N 45 "Светлячок"

"Бюджетный учет", N 7, июль 2012 г.