Личная карточка работника (В. Семенихин, "Кадровый вопрос", N 6, июнь 2012 г.)

Личная карточка работника

Кадровая служба на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма N Т-2) либо личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС)), утвержденные постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. N 1, которые применяется для учета лиц, занимающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. В настоящей статье рассмотрим некоторые особенности заполнения личной карточки работника (форма N Т-2).

Чтобы заполнить все пункты личной карточки работника, работодателю требуется гораздо больше информации, чем содержится в документах, установленных статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации в качестве перечня, необходимого для заключения трудового договора.

Таким образом, если работник отказывается предоставить какие-либо дополнительные сведения (напомним, что это его право), при оформлении карточки некоторые ее пункты останутся незаполненными.

Личная карточка заполняется на основании данных из следующих личных документов работника:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

- другие сведения о работнике.

Напомним, в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Рассмотрим некоторые нюансы заполнения личной карточки работника.

В раздел "Прием на работу, переводы на другую работу" личной карточки вносятся записи на основании соответствующих приказов (распоряжений), с каждой записью администрация обязана ознакомить работника под роспись.

После того как работник ознакомился с записью в трудовой книжке, он должен расписаться в личной карточке Т-2 в разделе III "Прием на работу и переводы на другую работу", графа 6 "Личная подпись владельца трудовой книжки". Кадровая служба обязана с каждой записью, вносимой в раздел III "Прием на работу, переводы на другую работу", ознакомить работника под роспись в графе 6 раздела.

Если сведения о работнике меняются, то в его личную карточку также вносятся соответствующие данные, которые заверяются работником кадровой службы.

Раздел II "Сведения о воинском учете" личной карточки заполняется:

- на граждан, пребывающих в запасе, - на основании военного билета;

- на граждан, подлежащих призыву, - на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения об итогах аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке указываются в разделах IV "Аттестация", V "Повышение квалификации", VI "Профессиональная переподготовка" на основании документов об образовании работника.

Почетные звания работников отражаются в разделе VII личной карточки вместе с наградами и поощрениями.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отметки в личной карточке делаются в разделе VIII "Отпуск", в котором ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Если по каким либо причинам работника отзывают из отпуска, то на основании приказа вносится соответствующая запись в раздел VIII "Отпуск" личной карточки работника, то есть учет всех отпусков, которые предоставляются работнику в период работы в организации, ведется в разделе "Отпуск" личной карточки.

В случае если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, то в раздел IX вносятся записи о льготе, на которую работник имеет право, а также указывается номер и дата выдачи документа, удостоверяющего право работника на льготу.

Раздел X "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о работниках, обучающихся в учебных заведениях и другого.

В случае увольнения работника на основании приказа кадровая служба делает запись в личной карточке, а работник расписывается в карточке Т-2. Личные дела должны храниться в архиве 75 лет.

Пример

Гражданином Ковалевым Д.П. на имя директора ОАО "Мираж" было написано заявление от 14 сентября 2010 года с просьбой о принятии его на работу с 17 сентября 2010 года на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Ковалевым Д.П. и ОАО "Мираж" был заключен бессрочный трудовой договор от 15 сентября 2010 года N 65, на основании которого был издан приказ от 16 сентября 2010 года N 244к о приеме на работу Ковалева Д.П. с 17 сентября 2010 года.

Рассмотрим порядок заполнения личной карточки принятого работника на основе предоставленных документов.

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301002  |

                                                            |-----------|

                     ОАО "Мираж"                     по ОКПО|           |

----------------------------------------------------        \-----------/

               наименование организации

Дата составления	Табельный номер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования	Алфавит	Характер работы	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
17.09.2010	38	550600244942	059-332-286 51	И	постоянно	основная	мужской

Личная карточка работника

                                  I Общие сведения

                                                     /------------------\

                                                     | номер |   65     |

                                                     |-------+----------|

                                   Трудовой договор  |  дата |15.09.2010|

                                                     \------------------/

1. Фамилия      Ковалев     Имя    Дмитрий    Отчество    Павлович

           ----------------     -------------          -----------------

                                                             /----------\

2. Дата рождения  30 января 1973                             |   Код    |

                 ------------------------------------------  |          |

                   день, месяц, год                          |          |

                                                             |----------|

3. Место рождения  гор. Омск                        по ОКАТО |  04 401  |

                  ---------------------------------          |          |

                                                             |----------|

4. Гражданство   Россия                              по ОКИН |    1     |

                 ----------------------------------          |          |

                                                             |----------|

5. Знание иностранного языка   немецкий              по ОКИН |   014 1  |

                             ----------------------          |          |

                               наименование                  |          |

                       читаю и перевожу со словарем          |          |

                      ------------------------------         |          |

                             степень знания                  |          |

                                                             |          |

6. Образование      среднее профессиональное         по ОКИН |----------|

               -------------------------------------         |    11    |

               среднее (полное) общее, начальное             \----------/

      профессиональное, среднее профессиональное,

                   высшее профессиональное

/-------------------------------------------------------------------\

|Наименование образовательного|Документ об образовании, о |   Год   |

|          учреждения         | квалификации или наличии  |окончания|

|                             |    специальных знаний     |         |

|                             |---------------------------+---------|

|                             | наименование |серия|номер |  1992   |

|-----------------------------+--------------+-----+------|         |

|Омский автотранспортный      |    диплом    | АП  |385689|         |

|техникум                     |              |     |      |         |

|-----------------------------+-------------------------------------|

|Квалификация по документу    |Направление или специальность по     |

|об образовании               |документу                            |

|-----------------------------+-------------------------------------+---\

|Специалист по сервису на     |                          Код по ОКСО|51 |

|транспорте                   |                                     |   |

\-------------------------------------------------------------------+---|

Послевузовское профессиональное                          Код по ОКИН|   |

образование_______________________________________                  \---/

            аспирантура, адъюнктура, докторантура

/-------------------------------------------------------------------\

|Наименование образовательного|Документ об образовании, о |   Год   |

|          учреждения         | квалификации или наличии  |окончания|

|                             |    специальных знаний     |         |

|                             |---------------------------+---------|

|                             | наименование |серия|номер |         |

|-----------------------------+--------------+-----+------|         |

|                             |              |     |      |         |

|                             |              |     |      |         |

|-----------------------------+-------------------------------------|

|Квалификация по документу    |Направление или специальность по     |

|об образовании               |документу                            |

|-----------------------------+-------------------------------------+---\

|                             |                          Код по ОКСО|   |

\-------------------------------------------------------------------+---|

                                                                    |Код|

                                                                    |---|

7. Профессия  специалист по сервису                       по ОКПДТР |   |

             -------------------------------------------            |   |

                   основная                                         |---|

              водитель автомобиля                          по ОКПДР |   |

             -------------------------------------------            |   |

                    другая                                          \---/

                                                 2-я страница формы N Т-2

8. Стаж работы (по состоянию на "14" сентября 2010 г.):

                          --  ------  --

Общий               10      дней    8   месяцев    17 лет

                   ----            ---             --

Непрерывный         10      дней    8   месяцев    17 лет

                   ----            ---             --

Дающий право на надбавку за __ дней  ____ месяцев __  лет

выслугу лет         11      дней    6   месяцев    13 лет

                   ----            ---             --

                                                                  /---\

9. Состояние в браке                 женат            Код по ОКИН | 5 |

                            ------------------------              \---/

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3
Дочь	Ковалева Анастасия Дмитриевна	1995

11. Паспорт: N 5203 653702 Дата выдачи "08" октября 2003 г.

             -------------              --  -------   --

    Выдан                  УВД ЛАО г. Омска

             ------------------------------------------------------------

                   наименование органа, выдавшего паспорт

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

12. Адрес места жительства:

               /---------------\

               |Почтовый индекс|

               |---------------|

   По паспорту |   644099      |г. Омск, ул. Красный путь, д. 123, кв. 15

               \---------------/-----------------------------------------

               /---------------\

               |Почтовый индекс|

               |---------------|

   Фактический |   644099      |г. Омск, ул. Красный путь, д. 123, кв. 15

               \---------------/-----------------------------------------

Дата регистрации по месту жительства "10" августа 1997 г.

                                      --  -------   --

Номер телефона 210416

               ---------------------

                         II. Сведения о воинском учете

1. Категория запаса I солдаты     | 6. Наименование военного

                    ------------- |комиссариата по месту жительства _____

2. Воинское звание рядовой        |Центральный РВК г. Омска

                   -------------- |--------------------------------------

3. Состав (профиль) солдаты       |______________________________________

                    ------------- |7. Состоит на воинском учете: ________

4. Полное кодовое обозначение ВУС |

839037А                           |а) общем (номер команды, партии) С 11

--------------------------------- |                                 -----

5. Категория годности к           |б) специальном ______________________

военной службе А -годен           |

               ------------------ |8. __________________________________

                                  |    отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы  специалист    Иванова          И.И. Иванова

                          ----------- -------------- --------------------

                           должность  личная подпись  расшифровка подписи

Работник      Ковалев

           --------------

           личная подпись

"17" сентября 2010 г.

 --  --------   --

                                                 3-я страница формы N Т-2

                 III. Прием на работу и переводы на другую работу

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6
17.09.2010	Транспортный отдел	Водитель 1 класса	10 000 + 500	Приказ N 244к от 16.09.2010	Ковалев

                                    IV. Аттестация

Дата аттестации	Решение комиссии	Документ (протокол)		Основание
		номер	дата
1	2	3	4	5

                               V. Повышение квалификации

Дата		Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)			Основание
Начала обучения	окончания обучения			наименование	серия, номер	дата

                           VI. Профессиональная переподготовка

Дата		Специальность (направление, профессия)	Документ (диплом, свидетельство)			Основание
Начала переподготовки	Окончания переподготовки		наименование	номер	дата

                                                 4-я страница формы N Т-2

                     VII. Награды (поощрения), почетные звания

Наименование награды (поощрения)	Документ
	наименование	номер	дата
1	2	3	4

                                VIII. Отпуск

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Периоды работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7

                            IX. Социальные льготы,

       на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4

                         X. Дополнительные сведения

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

XI. Основание прекращения трудового

договора (увольнения) ___________________________________________________

Дата увольнения "__" ____________________ 20__г.

Приказ (распоряжение) N ____________ от "__" _________________ 20__г.

Работник кадровой службы  специалист     Иванова          И.И. Иванова

                          ----------  --------------  -------------------

                          должность   личная подпись  расшифровка подписи

Работник      Ковалев

           --------------

           личная подпись

Теперь обратимся к госслужащим. Как уже отмечено, личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС (МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

При заполнении пункта 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

В пункте 7 раздела I "Общие сведения" в карточке N Т-2ГС (МС) указывается ученая степень служащего: кандидат наук, доктор наук, а также код по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 01895, утвержденному постановлением Госстандарта Российской Федерации от 31 июля 1995 г. N 412.

В пункте 8 карточки формы N Т-2ГС (МС) отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный стаж государственной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и другие) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку государственного (муниципального) служащего вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:

- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

пункт 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

пункт 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и тому подобные);

пункт 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");

пункт 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

в пункте 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу: пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются; пункт 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву"; пункт 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

В пункте 8 раздела II формы N Т-2ГС (МС) гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и других.

Пример

Рассмотрим порядок заполнения личной карточки государственного (муниципального) служащего (унифицированная форма N Т-2ГС (МС)).

		Код
	Форма по ОКУД	0301016
Торгово-экономический колледж	по ОКПО
(наименование организации)

Дата составления	Табельный номер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования	Алфавит	Характер работы	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
15.09.2010	42	550700322548	069-2455-3851-25	М	постоянно	основная	мужской

Личная карточка государственного (муниципального) служащего

I. Общие сведения

	Трудовой договор	номер
		дата	11.09.2010

1. Фамилия

Миронов

Имя

Андрей

Отчество

Владимирович

					Код
2. Дата рождения	25 апреля 1984
	(день, месяц, год)				04401
3. Место рождения	г. Омск			по ОКАТО
4. Гражданство	Россия			по ОКИН	1
5. Знание иностранного языка	английский			по ОКИН
	(наименование)		(степень знания)
				по ОКИН
	(наименование)		(степень знания)		11
6. Образование	Среднее профессиональное			по ОКИН
	(полное среднее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное)

Наименование образовательного учреждения	Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний			Год окончания
Омский педагогический колледж	наименование	серия	номер	2007
	диплом	АП	2462821
Квалификация по документу об образовании	Направление или специальность по документу
Учитель безопасности жизнедеятельности, специалист по физической культуре и спорту	Код по ОКСО

Наименование образовательного учреждения	Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний			Год окончания
	наименование	серия	номер
Квалификация по документу об образовании	Направление или специальность по документу
	Код по ОКСО
Послевузовское профессиональное образование				Код по ОКИН
	(аспирантура, адъюнктура, докторантура)

Наименование образовательного, научного учреждения		Документ об образовании, номер, дата выдачи	Год окончания
		Направление или специальность по документу
		Код по ОКСО
7. Ученая степень			Код по ОКИН
	(кандидат наук, доктор наук)

8. Стаж работы (по состоянию на "11" сентября 2010 г.):
Общий	12	дней	5	месяцев	2	лет
Непрерывный	12	дней	5	месяцев	2	лет
Стаж государственной (муниципальной) службы: для надбавки за выслугу лет		дней		месяцев		лет
для доплаты к пенсии		дней		месяцев		лет

9. Состояние в браке

женат

Код по ОКИН

10. Состав семьи:

Степень родства (ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество	Год рождения
1	2	3
сын	Миронов Вадим Андреевич	2006

11. Паспорт:	N 5204 658425 Дата выдачи "13" мая 2004 г.
Выдан	УВД ЦАО г. Омска
	(наименование органа, выдавшего паспорт)

12. Адрес места жительства:

	Почтовый индекс
По паспорту	644052	Г. Омск, ул. Поселковая 2, кв. 47

	Почтовый индекс
Фактический	644052	Г. Омск ул. Поселковая 2 кв. 47

Дата регистрации по месту жительства

"22" сентября 2000 г.

Номер телефона 92 48 75

II. Сведения о воинском учете

				6. Наименование военного комиссариата по месту жительства
1. Категория запаса	I солдаты
2. Воинское звание	рядовой			Центральный РВК г. Омска
3. Состав (профиль)	солдаты			7. Состоит на воинском учете:
4. Полное кодовое обозначение ВУС		6584265Т		а) общем (номер команды, партии)	С12
5. Категория годности к военной службе		А - годен		б) специальном
				8.
				(отметка о снятии с воинского учета)

Работник кадровой службы		специалист			Демина		Демина В.Е.
		(должность)			(личная подпись)		(расшифровка подписи)
Работник	Миронов
	(личная подпись)
"15" сентября 2010 г.

III. Прием на работу и переводы на другую работу

Дата	Структурное подразделение	Должность	Оклад, надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5	6
15.09.2010 г.		Учитель по безопасности жизнедеятельности и физической культуре	12 000 + 5% надбавка за совмещение профессий	Приказ N 231к от 14.09.2010	Миронов

IV. Присвоение квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания

Дата	Квалификационный разряд, классный чин, дипломатический ранг, воинское звание	Размер надбавки, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки
1	2	3	4	5

V. Аттестация

Дата аттестации	Решение комиссии	Документ (протокол)		Основание
		номер	дата
1	2	3	4	5

VI. Повышение квалификации

Дата		Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)			Основание
Начала обучения	окончания обучения
				наименование	серия, номер	дата
1	2	3	4	5	6	7	8

VII. Профессиональная переподготовка

Дата		Специальность (направление)	Документ (диплом, свидетельство)			Основание
Начала переподготовки	Окончания переподготовки
			наименование	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7

VIII. Государственные и ведомственные награды, почетные звания

Наименование награды (поощрения)	Документ
	наименование	номер	дата
1	2	3	4

IX. Отпуск

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7

X. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

Наименование льготы	Документ		Основание
	номер	дата выдачи
1	2	3	4

XI. Дополнительные сведения

____________________________________________________________________ _____

____________________________________________________________________ _____

____________________________________________________________________ _____

____________________________________________________________________ _____

____________________________________________________________________ _____

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения) _______________

Дата увольнения   "__" ____ 20____ г.

Приказ (распоряжение) N ___ от "____" ________ 20___ г.

Работник кадровой службы  специалист     Демина          И.И. Демина

                          ----------  --------------  -------------------

                          должность   личная подпись  расшифровка подписи

Работник      Миронов

           --------------

           личная подпись

В. Семенихин,

эксперт журнала

"Кадровый вопрос", N 6, июнь 2012 г.