С каждого филиала по трудовой ("Кадровик.ру", N 6, июнь 2012 г.)

С каждого филиала по трудовой

Дискуссия на форуме

А: Наша компания имеет 12 филиалов по России. Каждое предприятие - это отдельная юридическая структура. Имеется головной офис (УК), откуда осуществляется общее управление. Дирекция по персоналу только лишь курирует предприятия, внедряет стандарты. С этого года было принято решение забрать трудовые книжки директоров и главных бухгалтеров на хранение в головной офис. Все филиалы по городам стали протестовать и забрасывать головной офис служебками о том, что это не правомочно. Как быть? Что может быть мотивом для того, чтобы забрать на хранение трудовую книжку в головной офис?

Б: Кто является ответственным за ведение и хранение трудовых книжек в соответствии с приказом? И где этот работник находится?

В: Не могли бы вы разъяснить, почему каждое предприятие - это отдельная юридическая структура? Если имеется в виду, что это отдельное юрлицо, то они абсолютно правы. Вы как директор по персоналу должны это знать.

А: Ответственные за ведение трудовых книжек назначены на местах по городам. Но наш босс (собственник компании) хочет их видеть централизованно в одном месте, чтобы избежать своевольного и неправильного обращения с трудовыми книжками - пишут, что угодно и как угодно, держат книжки дома, а не на работе и т.д.

В: Ну, для этого надо не скупиться на зарплату и брать профессионалов.

Г: В таком случае законного способа нет. Вы лишь можете лишний раз напомнить ответственным, какие санкции к ним могут применяться в случае выявления нарушений.

Д: Описанный вами вариант организации ведения и хранения трудовых книжек, когда они изымаются и в головной офис передаются, весьма рационален и может успешно применяться. Для этого следует утвердить и ввести в действие приказом генерального директора управляющей компании соответствующий локальный нормативный акт - например, раздел регламента кадрового делопроизводства "Хранение и ведение трудовых книжек". Саботаж руководителей филиалов понятен (в их интересах хранить трудовые при себе, ограничивая возможности работодателя), но такое поведение следует жестко пресекать в дисциплинарном порядке - как неисполнение регламента.

Мнение эксперта

Екатерина Рощупкина, эксперт Национального союза кадровиков

К сожалению, как отметили некоторые участники дискуссии, правовых норм, разрешающих изъятие трудовых книжек работников и перемещение их для хранения в управляющую компанию, на сегодняшний день не предусмотрено. Тем более эти 12 компаний, как следует из описанной ситуации, являются самостоятельными юридическими лицами. Следовательно, согласно п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, в каждой организации должно быть свое специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Можно предложить такой выход: в каждой организации поставить сейф, доступ к которому будет ограничен для руководителей и главных бухгалтеров "филиалов", и в этом сейфе хранить трудовые книжки указанных работников. Хранение ключа можно поручить проверенному и надежному работнику, который в любое время сможет открыть сейф и в присутствии ответственного за трудовые книжки выдать документы, в том числе при увольнении "неблагонадежных" сотрудников.

"Кадровик.ру", N 6, июнь 2012 г.