Учет неиспользованных отпусков в программе "1С" (О.Я. Леонова, "Зарплата", N 8, август 2012 г.)

Учет неиспользованных отпусков в программе "1С"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Из статьи вы узнаете, как вести учет использованных и рассчитывать количество неиспользованных дней отпуска в программах "1С:Зарплата и управление персоналом 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8".

В прошлом номере журнала мы рассказали, как произвести настройку учета отпусков в программах "1С". В этом материале рассмотрим возможности программ в регулярной работе. В программах линейки "1С" учет отпуска организован как совокупность следующих операций:

- регистрация персонального права сотрудника на дополнительный отпуск;

- первичный ввод количества неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды;

- определение количества неиспользованных дней на текущую дату;

- расчет количества дней неиспользованного отпуска, за которые работнику положена компенсация при увольнении, а также дней отпуска, использованных авансом, за которые следует произвести удержание излишне выплаченных отпускных.

Регистрация персонального права работника на отпуск

Если сотрудник имеет персональное право на дополнительный отпуск определенного вида, например как чернобылец - на отпуск продолжительностью 14 календарных дней (п. 5 ст. 14 и п. 4 ст. 19 Закона РФ от 15.05.91 N 1244-1), необходимо сделать следующие действия (рис. 1):

1) открыть форму "Остатки отпусков" (Интерфейс "Кадровый учет организаций" / меню "Кадровый учет" / "Учет невыходов" / "Остатки отпусков");

2) выбрать фамилию сотрудника;

3) нажать кнопку "Изменить количество дней отпуска в год";

4) добавить вид положенного отпуска (правая кнопка мыши на поле);

5) указать количество дней отпуска, на которое сотрудник имеет право в течение года;

6) сохранить.

Ввод остатков неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды

Если программа "1С" используется для учета отпусков не со дня основания организации (то есть не вся история по отпускам прошлых лет отражена в программе), то для последующего определения остатка неиспользованных дней отпуска за прошлые периоды нужно вручную ввести остатки неиспользованных дней отпуска. Это делается один раз в момент перехода на работу в программе "1С".

Для этого бухгалтер должен (рис. 2):

1) открыть форму "Остатки отпусков" (Интерфейс "Кадровый учет организаций" / меню "Кадровый учет" / "Учет невыходов" / "Остатки отпусков");

2) выбрать фамилию сотрудника;

3) нажать кнопку "Редактировать остаток отпуска";

4) в открывшейся форме нажать кнопку "Рассчитать";

5) вручную скорректировать остатки;

6) сохранить.

Как определить остаток неиспользованных дней отпуска на текущую дату

Информация о том, сколько отпускных дней еще не использовал конкретный сотрудник, содержится в отчете "Справка по отпуску". Отчет открывается из карточки сотрудника так: Интерфейс "Кадровый учет организаций" / меню "Предприятие" / "Сотрудники". Кнопка "Печать" / "Справка по отпуску" (рис. 3).

Актуальные остатки неиспользованных дней отпуска по всем работникам можно увидеть в списке "Остатки отпусков" (рис. 4 на с. 33). Он открывается следующим образом: Интерфейс "Кадровый учет организаций" / меню "Кадровый учет" / "Учет невыходов" / "Остатки отпусков".

Данные формы бухгалтер может вывести в отчет (правая кнопка мыши на данных / "Вывести список").

Колонка "Текущий остаток отпуска" содержит данные по суммарному остатку всех видов отпусков на текущую дату.

Для просмотра остатков отпусков на другую дату бухгалтеру нужно установить ее как "Рабочую дату". Для этого в меню "Сервис" / "Параметры" / "Общие" в окно "Использовать значение" ввести интересующую дату (рис. 5).

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск в программе "1С"

Чтобы при увольнении сотрудника выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск, необходимо определить за все рабочие годы количество таких дней отпуска, накопившееся на дату увольнения.

Программа "1С" автоматически определяет начало и конец каждого рабочего года конкретного сотрудника при формировании приказа на отпуск. Приказ вводится в списке, который открывается так: Интерфейс "Кадровый учет организаций" / меню "Кадровый учет" / "Учет невыходов" / "Отпуска организаций" (рис. 6).

Также автоматически производится подсчет количества неиспользованных дней отпусков или дней отпуска, использованного авансом, за которое производится удержание излишне выданных отпускных. Результат можно увидеть в двух документах:

- в кадровом документе "Увольнение из организаций" - Интерфейс "Кадровый учет организаций" / меню "Кадровый учет" / "Увольнение из организаций" (рис. 7 на с. 35);

- расчетном документе "Расчет при увольнении" - Интерфейс "Расчет зарплаты организаций" / меню "Расчет зарплаты" / "Первичные документы" / "Расчет при увольнении сотрудника" (рис. 8 на с. 35). Обратите внимание: автоматически рассчитываются дни одного вида отпуска - указанного в виде расчета "Компенсация отпуска при увольнении" - основного оплачиваемого отпуска.

Если необходимо выплатить компенсацию за неиспользованные дни разных отпусков, например основного и дополнительного, в программе есть такая возможность. Корректировка неиспользованных дней всех отпусков производится вручную. Для этого нужно уточнить остаток неиспользованных дней всех отпусков в отчете "Справка по отпуску" (рис. 3). А затем ввести необходимое количество дней в поле "Дней" документа "Расчет при увольнении". Интерфейс "Расчет зарплаты организаций" / меню "Расчет зарплаты" / "Первичные документы" / "Расчет при увольнении сотрудника" (рис. 8).

О.Я. Леонова,

руководитель отдела автоматизации кадрового учета

и расчета заработной платы компании "Микротест"

"Зарплата", N 8, август 2012 г.