Ошибки в акте приема-передачи документов, которые могут повлечь налоговые штрафы (М.Н. Бусыгина, "Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2012 г.)

Ошибки в акте приема-передачи документов, которые могут повлечь налоговые штрафы

Акт приема-передачи документов, представляемых в инспекцию, застрахует компанию от повторного истребования "первички" а также докажет, что она исполнила требование налоговиков. Однако если он будет составлен неверно, то не исключены претензии контролеров.

С 2010 года налоговики не вправе требовать у компании документы, которые уже представлены в ходе предыдущих проверок (п. 5 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Это подтверждает и судебная практика (постановления ФАС Московского от 25.05.12 N А40-61314/11-129-261, от 29.06.11 N КА-А40/5974-11 и от 25.01.11 N КА-А40/17535-10, Поволжского от 09.08.11 N А55-27123/2010, Северо-Кавказского от 01.09.10 N А53-28805/2009, Центрального от 14.12.10 N А68-3284/10-135/18 округов). Если же компания не представит те или иные документы, то ей грозит штраф согласно статье 126 НК РФ в размере 200 руб. за каждый документ.

Во избежание повторного истребования, а также наложения штрафов налогоплательщику важно получить подтверждение, что он исполнил требования инспекторов в срок и в полном объеме. В НК РФ не указано, какой документ может служить таким доказательством. На практике в качестве такового обычно используют акт приема-передачи с описью представленных документов.

В ИФНС России N 25 по г. Москве,

173000, г. Москва, ул. 5-я Кожуховская, д. 1-11

от Общества с ограниченной ответственностью "Компания",

ИНН 7713000016, КПП 771301001,

105066, г. Москва, ул. Спартаковская, д. 2, корп. 4

Исх. N 123/23 от 06.08.12

На N 456 от 23.07.12

Акт
приема-передачи документов согласно требованию ИФНС России N 25 по г. Москве
от 23.07.12 N 456

г. Москва

6 августа 2012 года

Общество с ограниченной ответственностью "Компания" (ИНН 7713000016, КПП 771301001) в лице генерального директора Иванова И.П., действующего на основании устава, согласно требованию о представлении документов от 23.07.12 N 456 передало, а ИФНС России N 25 по г. Москве в лице государственного налогового инспектора Сидоровой М.И. получила следующие документы.

                                                                              /-\

/-----------------------------------------------------------------------------|4|-\

|     |                                                            |          \-/ |

|N п/п|                   Наименование документа                   |  Количество  |

|     |    /-\     /-\                      /-\                    |   страниц    |

|-----+----|3|-----|2|----------------------|5|--------------------+--------------|

|     |    \-/     \-/                      \-/                    |              |

| 1   |Заверенная копия счета-фактуры от 18.06.12 N 55             |      1       |

|-----+------------------------------------------------------------+--------------|

| 2   |Заверенная копия товарной накладной от 18.06.12 N 64        |      2       |

|-----+------------------------------------------------------------+--------------|

| 3   |Заверенная копия акта приема-передачи объекта основных      |      3       |

|     |средств от 18.06.12 N 48                                    |              |

|-----+------------------------------------------------------------+--------------|

| 4   |Заверенная копия договора от 14.05.12 N 5                   |      15      |

|-----+------------------------------------------------------------+--------------|

|     |Всего                                                       |      21      |

\---------------------------------------------------------------------------------/

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых остается у ИФНС России N 25 по г. Москве, другой - у ООО "Компания".

ООО "Компания":               ИФНС России N 25 по г. Москве:

Генеральный директор          Государственный налоговый инспектор

    Иванов  И.П. Иванов            Сидорова          М.И. Сидорова

-----------                   -------------------

  (подпись)                      (подпись)

/-\                           /-\

|1|                           |6|

\-/                           \-/

"06" августа 2012 года       "06" августа 2012 года

1. Дата представления документов выходит за срок, установленный НК РФ. При ответе на требование, выставленное в рамках обычной проверки, налогоплательщик должен представить документы в течение 10 дней со дня его получения, в рамках встречной проверки - в течение 5 дней (п. 3 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ соответственно). Инспекторы строго следят за сроками, поскольку эти периоды входят в камеральную и выездную проверки. Отсчет срока начинается на следующий день за днем фактического вручения требования и исчисляется в рабочих днях (п. 2 и 6 ст. 6.1 НК РФ).

Если дата акта приема-передачи документов и, самое важное, дата получения этого акта инспекцией выйдет за рамки установленных сроков, то на компанию, скорее всего, наложат штраф.

Отметим, на практике налогоплательщикам часто удается снизить сумму санкций, учитывая смягчающие обстоятельства (постановление ФАС Поволжского го округа от 07.07.09 N А12-19285/2008 оставлено в силе определением ВАС РФ от 22.09.09 N ВАС-12510/09), или даже избежать их (постановление ФАС Московского округа от 29.02.12 N А40-54137/11-116-156). Так, суды принимают во внимание частичное исполнение требования в срок, большой объем запрошенных документов, а также невозможность направления их по ТКС ввиду отсутствия установленных форматов электронных документов (постановления ФАС Московского округа от 06.07.12 N А40-124869/11-75-498 и от 04.05.12 N А40-77795/11-290-338).

2. В ответ на требование представлены подлинники документов. Пункт 2 статьи 93 НК РФ прямо указывает, что по требованию инспекции должны быть представлены копии документов. Однако, чтобы не тратить время на копирование и заверение, налогоплательщики иногда предлагают инспекторам забрать подлинники. Это неправомерно, поэтому налоговики имеют право не принять такие бумаги и оштрафовать компанию за непредставление копий.

Однако суды признают незаконным привлечение к ответственности за непредставление копий документов, если налогоплательщик предоставил доступ к подлинникам (постановления ФАС Московского от 25.08.11 N КА-А40/9135-11, Поволжского от 19.11.09 N А65-1947/2009 и Уральского от 04.02.08 N Ф09-107/08-С3 округов). При этом по окончании проверки инспекция обязана вернуть подлинные документы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.01.12 N А13-974/2011).

3. Копии документов не заверены. Документы на бумажном носителе предоставляются налогоплательщиком в виде заверенных копий (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Согласно общим правилам надлежаще заверенной копией признается дубликат документа, на котором проставлены все необходимые реквизиты, придающие ему юридическую силу (п. 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 N 28).

Так, на копии ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, а также ставят печать организации (письмо Минфина России от 11.05.12 N 03-02-07/1-122).

Если копии документов не будут заверены, вероятнее всего, инспекторы откажут в их принятии и суд их поддержит (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 N КА-А41/11390-09). Если же налоговый орган принял незаверенные копии документов, он может использовать их в проверке. В этом случае наложение штрафов за непредставление документов неправомерно (постановление ФАС Уральского округа от 15.09.08 N Ф09-6550/08-С3).

4. Заверена подшивка документов, а не каждый лист. В НК РФ не разъясняется, должна ли быть заверена каждая копия документа или разрешается заверить всю сшивку. Однако Минфин России в своих разъяснениях неоднократно указывал, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов (письма от 24.10.11 N 03-02-07/1-374 и от 30.11.10 N 03-02-07/1-549).

Суды также указывают, что при заверении целой подшивки каждая копия не содержит печать и подпись полномочного должностного лица. А без них документ, то есть копия, не обладает юридической силой. Следовательно, инспекции правомерно отказывают в принятии таких документов (постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 N КА-А41/11390-09).

5. В акте не указаны реквизиты документов, копии которых представляются. Поскольку инспекторы обычно требуют большое количество документов, многие компании в описях не прописывают реквизиты конкретных документов, копии которых подают. Например, указывают: "Товарные накладные за II квартал 2011 года".

Однако в этом случае невозможно определить, копии каких конкретно документов были представлены. И даже если это не повлечет начисление штрафов (ведь требования налоговиков тоже обычно носят расплывчатый характер), то такой акт может не уберечь от повторного истребования уже конкретных документов (постановление ФАС Московского округа от 04.09.09 N КА-А40/8715-09).

6. Отсутствует отметка о приеме документов. Самое главное в акте - подтверждение того, что инспекция приняла запрашиваемые документы. Если они представляются лично или через представителя, должностное лицо налогового органа при приеме ставит штамп, указывает дату, должность, фамилию и инициалы.

Компания также может направить документы по почте заказным письмом или передать их в электронной форме по ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ).

По почте документы направляются заказным письмом с описью вложения. В качестве доказательства представления документов суды принимают опись вложения в ценные письма и почтовые квитанции к указанным описям. Они содержат подтверждающий оттиск календарного штемпеля и подпись работника отделения почтовой связи (постановление ФАС Московского округа от 07.07.09 N КА-А40/6140-09). Можно использовать уведомление о вручении, на котором отметку о вручении проставит представитель налогового органа.

Если запрашиваемые документы оформлены в электронном виде, их копии компания может представить в инспекцию в электронном виде в соответствии с Порядком, утвержденным приказом ФНС России от 17.02.11 N ММВ-7-2/168@ (п. 2 ст. 93 НК РФ и письмо Минфина России от 11.01.12 N 03-02-07/1-1). Подтверждением поступления документов будет электронная квитанция о приеме.

М.Н. Бусыгина,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 17, сентябрь 2012 г.